Tờ trình xin bổ sung nhân sự là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp đề xuất nhu cầu tuyển dụng một cách rõ ràng và đúng quy trình. Trong bài viết này, FAST sẽ cung cấp đầy đủ khái niệm, hướng dẫn cách viết chuẩn và tổng hợp các mẫu tờ trình mới nhất để bạn dễ dàng áp dụng.
1. Tờ trình xin bổ sung nhân sự là gì?
Tờ trình xin bổ sung nhân sự là văn bản hành chính được sử dụng trong doanh nghiệp khi phòng ban hoặc bộ phận phát sinh nhu cầu tăng thêm nhân lực. Đây là tài liệu nội bộ, được HR gửi đến ban lãnh đạo để đề xuất tuyển dụng hoặc bổ sung nhân sự nhằm đáp ứng công việc.
Trong thực tế, tờ trình này còn được gọi là giấy đề xuất tuyển dụng hoặc đề xuất bổ sung nhân sự. Văn bản thường được lập trong các trường hợp như: doanh nghiệp mở rộng quy mô, nhân sự nghỉ việc chưa có người thay thế hoặc khối lượng công việc tăng lên cần thêm nhân lực.
Trước khi lập tờ trình xin bổ sung nhân sự, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ nhu cầu thực tế để tránh lãng phí nguồn lực và chi phí. Việc bổ sung chỉ nên thực hiện khi không thể tối ưu thêm từ đội ngũ hiện tại nhằm quản lý nhân sự hiệu quả.
>> Xem thêm: 10 mẫu quyết định bổ nhiệm cho nhiều chức vụ
2. Khi nào cần sử dụng tờ trình xin bổ sung nhân sự?
Một số trường hợp nên sử dụng tờ trình xin bổ sung nhân sự gồm:
- Phát sinh nhiều công việc mới mà nhân sự hiện tại không thể đảm nhận hết.
- Khối lượng công việc tăng cao, cần thêm người để đảm bảo tiến độ và chất lượng.
- Nhân viên thường xuyên phải làm thêm giờ (OT), quá tải trong công việc.
- Doanh nghiệp đang thuê cộng tác viên bên ngoài nhưng hiệu quả không cao, cần tuyển nhân sự chính thức.
Việc xác định đúng thời điểm giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực hợp lý và nâng cao hiệu quả vận hành.
>> Xem thêm: 7 mẫu bảng mô tả công việc chi tiết cho nhiều vị trí
>> Xem thêm: [TẢI NGAY] 7 mẫu biên bản bàn giao công việc đơn giản, đầy đủ nhất
3. Hướng dẫn cách viết tờ trình xin bổ sung nhân sự chuẩn
Việc soạn thảo tờ trình xin bổ sung nhân sự cần đảm bảo rõ ràng, đầy đủ thông tin và dễ phê duyệt. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về hình thức và nội dung:
3.1. Về hình thức trình bày
Tờ trình cần được trình bày ngắn gọn, chuyên nghiệp và dễ đọc. Tùy theo từng doanh nghiệp hoặc cơ quan, hình thức có thể linh hoạt nhưng nên đảm bảo các yếu tố cơ bản:
- Tiêu đề rõ ràng như: “TỜ TRÌNH BỔ SUNG NHÂN SỰ” hoặc “ĐỀ XUẤT TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ”.
- Nếu áp dụng theo chuẩn hành chính, có thể bổ sung quốc hiệu và tiêu ngữ ở đầu văn bản.
- Trình bày trên khổ giấy A4, font chữ dễ đọc, bố cục khoa học.
- Nội dung chia thành các mục rõ ràng, có thể sử dụng gạch đầu dòng hoặc bảng để dễ theo dõi.
Trong doanh nghiệp, tờ trình thường được đơn giản hóa để tiết kiệm thời gian soạn thảo nhưng vẫn cần đảm bảo tính rõ ràng và chuyên nghiệp.
3.2. Về nội dung
Một tờ trình xin bổ sung nhân sự cần đầy đủ các thông tin quan trọng để ban lãnh đạo xem xét và phê duyệt:
- Thông tin người đề xuất: Họ tên, chức vụ và bộ phận đề xuất.
- Đơn vị tiếp nhận: Ban giám đốc, phòng nhân sự hoặc bộ phận có thẩm quyền phê duyệt.
- Lý do đề xuất: Nêu rõ nguyên nhân cần bổ sung nhân sự như tăng khối lượng công việc, thiếu nhân lực, mở rộng hoạt động…
- Vị trí cần tuyển: Liệt kê cụ thể vị trí, số lượng cần bổ sung (có thể trình bày dạng bảng).
- Yêu cầu tuyển dụng: Tóm tắt mô tả công việc, tiêu chí ứng viên hoặc các yêu cầu liên quan.
- Thời gian cần bổ sung: Ghi rõ thời điểm cần có nhân sự để đảm bảo tiến độ công việc.
- Phần ký xác nhận: Bao gồm chữ ký của người đề xuất và khu vực phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
Sau khi hoàn tất, tờ trình sẽ được gửi đến bộ phận liên quan để xem xét, phê duyệt và triển khai tuyển dụng theo quy trình.
4. Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự mới nhất
Dưới đây là một số mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự phổ biến, phù hợp với nhiều nhu cầu trong doanh nghiệp
4.1. Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự chung (phổ biến nhất)
>> Tải ngay mẫu tờ trình bổ sung nhân sự chung
Đây là mẫu được sử dụng nhiều nhất trong doanh nghiệp, áp dụng cho các nhu cầu tuyển dụng định kỳ hoặc theo kế hoạch. Nội dung thường đơn giản, dễ điền và phù hợp với hầu hết các phòng ban.
Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự phổ biến
4.2. Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất
>> Tải ngay mẫu tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất
Mẫu này dùng trong trường hợp cần bổ sung nhân sự gấp, như nhân viên nghỉ việc đột ngột hoặc khối lượng công việc tăng nhanh. Nội dung thường nhấn mạnh tính cấp thiết và thời gian cần tuyển dụng.
Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất
4.3. Mẫu tờ trình theo phòng ban
>> Tải ngay mẫu tờ trình theo phòng ban
Áp dụng khi từng phòng ban hoặc dự án có nhu cầu tuyển dụng riêng. Mẫu này thường bổ sung thêm thông tin về mục tiêu công việc, tiến độ dự án và yêu cầu cụ thể của từng vị trí.
Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự theo phòng ban
4.4. Mẫu tờ trình/công văn đề nghị bổ sung nhân sự
>> Tải ngay mẫu tờ trình/công văn đề nghị bổ sung nhân sự
Thường dùng trong các doanh nghiệp có quy trình hành chính chặt chẽ hoặc cơ quan nhà nước. Hình thức trình bày mang tính chuẩn mực cao, đầy đủ các thành phần như công văn hành chính.
Mẫu công văn tờ trình xin bổ sung nhân sự
4.5. Mẫu tờ trình bổ sung bằng tiếng Anh
>> Tải ngay mẫu tờ trình bổ sung bằng tiếng Anh
Phù hợp với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài hoặc môi trường làm việc quốc tế. Mẫu này giúp thống nhất quy trình đề xuất nhân sự trong các tổ chức đa quốc gia.
Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự bằng Tiếng Anh
>> Xem thêm: 4 mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp 2026
5. Câu hỏi thường gặp (FAQs)
5.1. Một tờ trình có thể xin bổ sung nhân sự nhiều vị trí không?
Có. Doanh nghiệp có thể đề xuất nhiều vị trí trong cùng một tờ trình, miễn là trình bày rõ số lượng, chức danh và lý do cho từng vị trí.
5.2. Tờ trình xin bổ sung nhân sự có bắt buộc phải lập bằng văn bản không?
Có. Tờ trình thường phải lập thành văn bản để đảm bảo tính rõ ràng, minh bạch và làm căn cứ phê duyệt, lưu trữ.
5.3. Ai là người có thẩm quyền phê duyệt tờ trình xin bổ sung nhân sự?
Tùy theo quy mô doanh nghiệp, người phê duyệt có thể là ban giám đốc, giám đốc nhân sự hoặc cấp quản lý có thẩm quyền.
5.4. Phân biệt tờ trình xin bổ sung nhân sự với đơn xin tuyển dụng?
Tờ trình là văn bản đề xuất nhu cầu tuyển dụng từ nội bộ. Đơn xin tuyển dụng là văn bản cá nhân ứng viên gửi để ứng tuyển vào vị trí công việc.
Việc sử dụng tờ trình xin bổ sung nhân sự giúp doanh nghiệp kiểm soát nhu cầu tuyển dụng rõ ràng, đúng quy trình và tránh lãng phí nguồn lực. Khi xây dựng nội dung đầy đủ, hợp lý, quá trình phê duyệt và triển khai tuyển dụng sẽ diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. FAST luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp và đồng bộ
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast