Cấn trừ công nợ là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Để thực hiện đúng quy trình và hợp pháp, việc sử dụng biên bản cấn trừ công nợ là cần thiết, giúp các bên xác nhận giao dịch và thanh toán công nợ một cách minh bạch. Trong bài viết này, FAST sẽ cung cấp mẫu biên bản cấn trừ công nợ mới nhất, cùng với hướng dẫn chi tiết về cách thức thực hiện và các quy định liên quan.
1. Cấn trừ công nợ là gì?
Cấn trừ công nợ hay bù trừ công nợ được hiểu là một loại giao dịch, hoạt động mua bán, cung cấp dịch vụ, hàng hóa giữa các đơn vị với nhau. Những đơn vị này sẽ vừa đóng vai trò là người mua lại vừa là người bán. Trong quá trình hợp tác, nếu có những phát sinh giao dịch thì hai bên phải tạo biên bản bù trừ công nợ.
Hình 1. Cấn trừ công nợ là gì?
Đối với một người vừa là khách hàng, vừa là bên cung cấp sản phẩm thì họ sẽ vừa có nợ phải thu và vừa có cả nợ phải trả. Để bù trừ công nợ, nhân viên kế toán thường cần:
- Xác định các loại chứng từ công nợ của đối tượng
- Tiến hành bù trừ giữa công nợ phải thu và phải trả
- Cập nhật công việc cấn trừ công nợ vào sổ theo dõi riêng.
Hàng tháng, các đơn vụ sẽ tiến hành lập biên bản đối chiếu công nợ bao gồm: Số dư đầu kỳ, phát sinh có trong tháng cũng như tổng tiền trong tháng. Khi này, kế toán sẽ cần kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn, chứng từ mua hàng của các đơn vị thành viên cần đối chiếu công nợ.
Nếu có sai sót giữa hai bên, kế toán cần đối chiếu công nợ lại một lần nữa để làm rõ nguyên nhân. Ví dụ, nếu lỗi đến từ bên B và liên quan đến số lượng hàng hóa thì khi này, bên A sẽ được quyền hủy biên bản đối chiếu công nợ. Bên B sẽ là người phải xác nhận lại và tiến hành làm lại bản đối chiếu.
2. Các chính sách quy định về cấn trừ công nợ
Việc thực hiện cấn trừ công nợ trong giao dịch kinh doanh cần tuân thủ các quy định pháp luật, đặc biệt liên quan đến thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Dưới đây là các nội dung cụ thể:
2.1. Quy định về thuế GTGT
Theo khoản 10, điều 1 của Thông tư 26/2015/TT-BTC, các trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt nhưng vẫn được khấu trừ thuế GTGT bao gồm:
- Thanh toán bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào và bán ra:
- Phải được quy định rõ ràng trong hợp đồng mua bán.
- Cần có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên về việc thanh toán bù trừ công nợ.
- Thanh toán bù trừ qua bên thứ ba:
- Phải có biên bản bù trừ công nợ với sự xác nhận của cả ba bên làm căn cứ khấu trừ thuế.
- Trường hợp bù trừ liên quan đến vay, mượn tiền:
- Phương thức này phải được quy định cụ thể trong hợp đồng.
- Yêu cầu có hợp đồng vay hoặc mượn tiền bằng văn bản, lập trước thời điểm thanh toán.
- Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản bên cho vay sang tài khoản bên đi vay cũng là căn cứ hợp lệ, kể cả trường hợp bù trừ giữa giá trị hàng hóa mua vào và khoản tiền mà người bán hỗ trợ cho người mua.
Hình 2. Các chính sách quy định về cấn trừ công nợ
2.2. Quy định về thuế TNDN
Theo khoản 2, điều 6, Thông tư 119/2014/TT-BTC, sửa đổi khoản 1, điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC, doanh nghiệp được khấu trừ các khoản chi khi tính thuế TNDN nếu:
- Chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh.
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật.
- Thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).
2.3. Yêu cầu để hợp lệ khi cấn trừ công nợ
Để đảm bảo việc thanh toán cấn trừ công nợ hợp lý và được khấu trừ thuế GTGT, cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Hợp đồng mua bán: Quy định rõ ràng việc thanh toán bằng hình thức bù trừ công nợ.
- Biên bản bù trừ công nợ: Có chữ ký xác nhận của cả hai bên.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đảm bảo tuân thủ quy định về chứng từ chuyển khoản hoặc các phương thức thanh toán hợp lệ.
3. Các loại chứng từ quan trọng khi cấn trừ công nợ
Để đảm bảo quá trình thực hiện bù trừ công nợ, bạn buộc phải có đầy đủ các loại chứng từ cần thiết theo đúng quy định như sau:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hợp đồng phải được ghi rõ, cụ thể về hình thức thanh toán bù trừ công nợ.
- Các loại chứng từ/ biên bản giao hàng, xuất kho
- Hóa đơn giá trị gia tăng VAT
- Các chứng từ/ biên bản đối chiếu công nợ của cả 2 bên
- Các chứng từ/ biên bản bù trừ công nợ đã được 2 bên xác nhận rõ ràng
- Các loại chứng từ/ biên lai thanh toán (phiếu chi, phiếu thu nếu xảy ra chênh lệch ít hơn 20 triệu và giấy báo nợ nếu chênh lệch 20 triệu đồng).
Hình 3. Các loại chứng từ quan trọng khi cấn trừ công nợ
4. Tổng hợp các mẫu biên bản cấn trừ công nợ mới nhất 2025
Biên bản cấn trừ công nợ là văn bản ghi nhận thỏa thuận giữa hai bên về việc đối chiếu và đối trừ các khoản nợ qua lại giữa họ. Khi hai bên có các khoản nợ đối ứng, biên bản này giúp xác nhận số tiền nợ của mỗi bên và thực hiện việc bù trừ, chỉ thanh toán phần chênh lệch còn lại (nếu có). Biên bản cấn trừ công nợ không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch mà còn giúp giảm bớt rủi ro tài chính và các tranh chấp về công nợ giữa các bên.
4.1. Mẫu biên bản cấn trừ công nợ chung
……., ngày……tháng……năm……
BIÊN BẢN CẤN TRỪ CÔNG NỢ Số:………………………….. Hôm nay, ngày … tháng … năm … , tại ……………………… Chúng tôi gồm: BÊN A:… Đại diện:………………………………..Chức vụ:………………….. Địa chỉ:…………………………………………………………………….. Điện thoại:…………………Email:………………………………….. Mã số thuế:………………………………………………………………. BÊN B:… Đại diện:………………………………..Chức vụ: Địa chỉ:…………………………………………………………………….. Điện thoại:…………………Email:………………………………….. Mã số thuế:………………………………………………………………. Hai bên thống nhất lập biên bản đối trừ công nợ, với nội dung cụ thể như sau: Bên A mua hàng hóa của Bên B với trị giá hóa đơn là:……… Đồng thời Bên B còn nợ tiền của Bên A với số tiền là:……… Hai bên thống nhất bù trừ tiền hàng cho nhau là:………………………., số tiền chênh lệch mua – bán còn lại Bên B còn phải trả cho Bên A là:………………………….. Biên bản được lập thành … bản, mỗi bên giữ … bản, các bản có giá trị pháp lý như nhau.
|
Tải Mẫu biên bản cấn trừ công nợ chung tại đây
4.2. Mẫu biên bản cấn trừ công nợ tiếng anh
SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independent – Freedom – Happiness ——***—— ……, Date …../…../….. ANNEX OF SALE CONTRACT No.: ……. This is signed between: PARTY A: …….. Address: …. Represented by: ……. – Director Hereinafter called: the seller PARTY B: …… Address: …… Represented by: …… – Director Hereinafter called: the buyer PARTY C: ….. Address: ….. Represented by: ………. – Director Hereinafter called: the assigned personal partnership payer This comes into effect the first annex of the signed contract between Part A, Party B and Party C on the following terms and conditions: I. IMPLEMENTATION VALUE The sale contract of ……… dated ……… with value: ……… dong. Total implementation value in this annex is ……. dong ( Say Vietnam dong: ……. dong). II. PAYMENT TERMS Party C agrees to complement amounts …….. dong to Party A which Party B has not paid for Party A yet. III. GENERAL TERMS – This Annex is an indispensable part of the signed Sale contract of ……., dated …../…../…… Other terms and conditions attached to the said contract, but not mentioned in this Annex still remain valid until the expiration day. – This annex is made in 03 (three) copies of equal value, each hold 01 (one) copy, and comes into effect from the signing date.
|
Tải Mẫu biên bản cấn trừ công nợ tiếng anh tại đây
4.3. Mẫu biên bản cấn trừ công nợ 2 bên
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc —–***—– BIÊN BẢN BÙ TRỪ CÔNG NỢ Số:…/…./……….-………….
BÊN B : CÔNG TY CỔ PHẦN …………………………………………… Địa chỉ : [………] Sau khi bàn bạc cả 2 bên bên cùng thống nhất và thoả thuận một số nội dung sau: Căn cứ theo:
Tính đến ngày …./…../2023 Bên A Còn nợ Bên B số tiền là: Hai bên đồng ý cấn trừ khoản nợ trên vào số tiền bên B còn nợ bên A là Sau khi cấn trừ khoản công nợ trên thì số nợ bên …. còn nợ bên …. là………….đồng. Số tiền này sẽ được bên …. thanh toán nốt bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản trước ngày… tháng… năm ….. Biên bản này có hiệu lực kể từ ngày ký. Biên bản được thành lập làm 02 (hai) bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.
|
Tải Mẫu biên bản cấn trừ công nợ 2 bên tại đây
4.4. Biên biên bản cấn trừ công nợ 3 bên
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc —–***—– BIÊN BẢN THỎA THUẬN BA BÊN Số:…/…./AA-BB-CC
Địa chỉ : [………]
Địa chỉ : [………] Địa chỉ : [………]
Trên cơ sở: 2.1. Bên C sẽ có trách nhiệm thanh toán cho Bên A số tiền 668.000.000 đồng (Sáu trăm sáu mươi tám triệu đồng chẵn) mà Bên B có nghĩa vụ phải thanh toán cho Bên A trong tổng số 880.000.000 đồng (Tám trăm tám mươi triệu đồng chẵn) và Bên C được cấn trừ vào một phần trong tổng số tiền phải thanh toán của Bên C cho Bên B. Thời hạn: trong vòng 15 ngày, kể từ ngày… tháng …. năm….. Thời hạn: trong vòng 30 ngày, kể từ ngày… tháng …. năm….. Thời hạn: trong vòng 30 ngày, kể từ ngày… tháng …. năm….. 4.3. Các điều khoản khác không quy định tại Biên bản này vẫn được thực hiện theo quy định tại Hợp đồng thiết bị và Hợp đồng Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật.
|
Tải Biên biên bản cấn trừ công nợ 3 bên tại đây
5. Khi nào cần sử dụng biên bản cấn trừ công nợ?
Biên bản cấn trừ công nợ là một tài liệu quan trọng trong các giao dịch kinh doanh, đặc biệt khi doanh nghiệp áp dụng phương thức thanh toán bù trừ để giải quyết các khoản nợ giữa hai bên. Dưới đây là các trường hợp cần sử dụng biên bản cấn trừ công nợ:
5.1. Khi có sự đồng thuận giữa các bên về việc bù trừ công nợ
Biên bản cấn trừ công nợ là yêu cầu bắt buộc khi hai bên (người mua và người bán) đã đồng ý sử dụng phương thức cấn trừ công nợ. Biên bản này sẽ xác nhận các khoản nợ cần bù trừ và các khoản nợ đã được giải quyết, giúp đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp của giao dịch.
Hình 4. Khi nào cần sử dụng biên bản cấn trừ công nợ?
5.2. Khi thực hiện thanh toán không bằng tiền mặt
Khi thanh toán giữa các bên không thực hiện qua phương thức tiền mặt, mà thay vào đó là bù trừ công nợ, biên bản cấn trừ công nợ là công cụ pháp lý để xác nhận việc thanh toán đã được thực hiện hợp lệ. Điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp giao dịch có giá trị lớn hoặc có sự tham gia của bên thứ ba.
5.3. Khi có sự thay đổi trong các khoản công nợ
Biên bản này cũng cần thiết khi có sự thay đổi trong các khoản công nợ giữa các bên. Nếu trong quá trình giao dịch, các bên điều chỉnh số tiền phải trả hoặc phải thu, biên bản cấn trừ công nợ sẽ là căn cứ để ghi nhận sự thay đổi này và giúp các bên đối chiếu với các chứng từ liên quan.
5.4. Khi thanh toán công nợ qua bên thứ ba
Trong trường hợp có bên thứ ba tham gia vào việc thanh toán công nợ (ví dụ: bên thứ ba chịu trách nhiệm chuyển tiền thay cho một trong các bên), biên bản cấn trừ công nợ của ba bên là bắt buộc. Đây là điều kiện cần thiết để công nhận việc thanh toán được thực hiện đầy đủ và hợp lệ, giúp đảm bảo quyền lợi của các bên tham gia.
5.5. Khi được yêu cầu bởi cơ quan thuế
Biên bản cấn trừ công nợ cũng cần được lập khi có yêu cầu từ cơ quan thuế, đặc biệt là khi doanh nghiệp muốn khấu trừ thuế GTGT hoặc thuế TNDN liên quan đến các giao dịch bù trừ công nợ. Việc có biên bản đầy đủ và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp pháp của các khoản chi và thu.
6. Những lưu ý khi cấn trừ công nợ
Khi thực hiện cấn trừ công nợ, hai bên cần chú ý các điểm sau:
- Cần cân nhắc kỹ lưỡng xem việc cấn trừ công nợ có phù hợp với tình hình tài chính và mục tiêu kinh doanh hiện tại của hai bên hay không.
- Tham khảo ý kiến từ chuyên gia kế toán, luật sư hoặc kiểm toán để đảm bảo rằng việc cấn trừ công nợ tuân thủ đúng các quy định pháp luật và không gây rủi ro cho doanh nghiệp.
- Lập Biên bản cấn trừ công nợ và lưu trữ cẩn thận, đồng thời gửi bản sao cho cơ quan thuế địa phương để theo dõi và kiểm tra.
- Cập nhật kịp thời các giao dịch cấn trừ công nợ vào sổ cái, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
- Đối chiếu công nợ thường xuyên giữa các bên để đảm bảo không có sai sót hoặc tranh chấp.
Hình 5. Những lưu ý khi cấn trừ công nợ
7. Phần mềm Fast Business Online hỗ trợ cấn trừ công nợ
Fast Business Online, giải pháp ERP toàn diện, là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ cho doanh nghiệp trong việc quản lý cấn trừ công nợ. Với 11 phân hệ lớn, từ tài chính kế toán đến bán hàng, kho và phân phối, phần mềm giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ cấn trừ công nợ một cách chính xác và hiệu quả. Các công ty hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau như bất động sản, sản xuất, bán lẻ hay y tế đều có thể sử dụng phần mềm để tự động hóa quy trình bù trừ công nợ, từ đó giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch tài chính.
Hình 6. Fast Business Online, – giải pháp ERP toàn diện – công cụ hỗ trợ mạnh mẽ cho doanh nghiệp trong việc quản lý cấn trừ công nợ.
Ngoài ra, Fast Business Online còn cung cấp khả năng làm việc trên nền tảng Web-based, Mobile-web và Mobile-app, giúp người dùng có thể dễ dàng quản lý công nợ từ bất kỳ đâu. Phần mềm cũng hỗ trợ khả năng xử lý dữ liệu lớn với tốc độ nhanh chóng và bảo mật cao nhờ công nghệ SSL, chế độ phân quyền nhiều lớp. Đặc biệt, Fast Business Online cho phép kết nối với các thiết bị và ứng dụng khác thông qua API, tạo thành một hệ sinh thái quản trị toàn diện, từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình cấn trừ công nợ và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Việc áp dụng biên bản cấn trừ công nợ không chỉ giúp đảm bảo tính hợp pháp trong giao dịch mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ một cách hiệu quả. Để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, các doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng Fast Business Online – phần mềm ERP toàn diện, hỗ trợ quy trình cấn trừ công nợ tự động, chính xác và bảo mật cao, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa công tác kế toán.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast