Biên lai là chứng từ thường được sử dụng trong quá trình thu tiền thuế, phí, lệ phí hoặc các khoản thu khác theo quy định. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa biên lai và hóa đơn khi sử dụng trong thực tế. Trong bài viết dưới đây, cùng FAST tìm hiểu biên lai là gì, các loại biên lai hiện nay và những quy định mới nhất cần lưu ý khi sử dụng.
1. Biên lai là gì?
Biên lai là chứng từ dùng để ghi nhận việc thu tiền thuế, phí, lệ phí hoặc các khoản thu khác theo quy định của pháp luật. Chứng từ này được lập bởi tổ chức hoặc cơ quan có thẩm quyền thu tiền và giao cho người nộp để xác nhận khoản tiền đã được thanh toán.
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, biên lai thuộc nhóm chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí và lệ phí của cơ quan thuế. Khi tổ chức thu tiền từ cá nhân, tổ chức, đơn vị thu phải lập biên lai và giao cho người nộp để làm căn cứ chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính.
2. Các loại biên lai hiện nay
Theo quy định hiện hành, biên lai được sử dụng để ghi nhận việc thu tiền thuế, phí và lệ phí của tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật. Tùy theo đặc điểm của khoản thu và cách thể hiện số tiền trên chứng từ, biên lai thu thuế, phí, lệ phí được chia thành các loại phổ biến dưới đây.
2.1. Biên lai thu thuế, phí, lệ phí
Biên lai thu thuế, phí, lệ phí là chứng từ do cơ quan thu hoặc tổ chức được ủy quyền lập khi thực hiện thu các khoản tiền theo quy định. Chứng từ này được giao cho người nộp tiền để xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính đối với khoản thuế, phí hoặc lệ phí phát sinh. Đây cũng là căn cứ để cơ quan quản lý kiểm soát và theo dõi các khoản thu theo quy định pháp luật.
2.2. Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá
Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá là loại biên lai đã được in sẵn số tiền cụ thể trên từng tờ chứng từ. Khi thu tiền, đơn vị thu sẽ lựa chọn biên lai có mệnh giá tương ứng với khoản thu cần ghi nhận. Loại biên lai này thường được áp dụng đối với các khoản thu có mức thu cố định nhằm giúp quá trình thu và quản lý chứng từ được thuận tiện hơn.
2.3. Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá
Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá là loại biên lai mà số tiền thu sẽ được ghi trực tiếp khi lập chứng từ. Khi phát sinh khoản thu, đơn vị thu sẽ điền số tiền thực tế vào biên lai trước khi giao cho người nộp. Loại biên lai này thường được sử dụng đối với các khoản thu có mức thu thay đổi hoặc không cố định theo từng trường hợp cụ thể.
Lưu ý khi sử dụng biên lai
Việc phát hành và sử dụng biên lai phải tuân thủ quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản liên quan. Tùy đặc điểm khoản thu, đơn vị có thể sử dụng biên lai in sẵn mệnh giá (mức thu cố định) hoặc biên lai không in sẵn mệnh giá (mức thu thay đổi). Biên lai cần được lập và lưu trữ đúng quy định về thuế và kế toán.
Tùy đặc điểm khoản thu, doanh nghiệp có thể sử dụng biên lai in sẵn hoặc không in sẵn mệnh giá
3. Phân biệt biên lai và hoá đơn
Biên lai và hóa đơn đều là chứng từ dùng để ghi nhận việc thu tiền trong các giao dịch. Tuy nhiên, hai loại chứng từ này có mục đích sử dụng, phạm vi áp dụng và quy định quản lý khác nhau. Dưới đây là bảng so sánh giúp doanh nghiệp dễ dàng phân biệt:
| Tiêu chí | Biên lai | Hóa đơn |
| Khái niệm | Chứng từ ghi nhận việc thu các khoản thuế, phí, lệ phí hoặc các khoản thu theo quy định | Chứng từ do người bán lập để ghi nhận việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ |
| Mục đích sử dụng | Xác nhận người nộp đã nộp tiền vào ngân sách hoặc nộp phí, lệ phí | Ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ và làm căn cứ kê khai thuế |
| Đối tượng sử dụng | Cơ quan thuế, cơ quan nhà nước hoặc tổ chức được ủy quyền thu phí, lệ phí | Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ |
| Căn cứ pháp lý | Quy định về thuế, phí và lệ phí | Quy định về hóa đơn, chứng từ và quản lý thuế |
| Thời điểm lập | Khi thu tiền thuế, phí, lệ phí | Khi phát sinh giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ |
Việc phân biệt đúng giữa biên lai và hóa đơn giúp doanh nghiệp sử dụng chứng từ phù hợp trong từng trường hợp và đảm bảo tuân thủ các quy định về kế toán, thuế hiện hành.
>> Xem thêm: Invoice là gì? Hướng dẫn cách lập và xuất hóa đơn chi tiết
>> Xem thêm: Hóa đơn bán hàng là gì? Một số mẫu hóa đơn bán hàng
4. Nội dung cần có trên biên lai
Theo quy định về quản lý chứng từ thu thuế, phí và lệ phí, khi lập biên lai, đơn vị thu cần đảm bảo đầy đủ các nội dung cơ bản để chứng từ có giá trị pháp lý. Các thông tin quan trọng thường bao gồm:
- Tên loại biên lai và ký hiệu mẫu biên lai.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị thu (nếu có).
- Số biên lai và ngày lập biên lai.
- Tên tổ chức, cá nhân nộp tiền.
- Nội dung khoản thu (thuế, phí, lệ phí hoặc khoản thu khác).
- Số tiền thu (ghi bằng số và bằng chữ).
- Chữ ký của người thu tiền và các thông tin liên quan theo quy định.
Việc ghi đầy đủ các nội dung trên giúp biên lai đảm bảo tính hợp lệ, đồng thời là căn cứ để người nộp chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính theo quy định pháp luật.
Doanh nghiệp cần đảm bảo đầy đủ các thông tin trên biên lai theo quy định hiện hành
5. Các quy định về biên lai cần nắm rõ
5.1. Đăng ký khi sử dụng biên lai điện tử
Theo khoản 1 Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức thu phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai điện tử phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Thông tin đăng ký được thực hiện theo Mẫu số 01/ĐK-BL ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký, tổ chức mới được phép phát hành và sử dụng biên lai điện tử theo quy định.
5.2. Gửi báo cáo sử dụng biên lai định kỳ cho cơ quan thuế
Căn cứ Điều 38 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi tại khoản 25 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tổ chức thu phí, lệ phí phải lập và gửi báo cáo tình hình sử dụng biên lai theo quý cho cơ quan thuế quản lý.
Thời hạn nộp báo cáo chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo. Nội dung báo cáo gồm: thông tin đơn vị, loại biên lai, ký hiệu mẫu, số tồn đầu kỳ, số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ và số tồn cuối kỳ.
5.3. Tích hợp biên lai thu thuế, phí vào hóa đơn điện tử
Theo điểm b khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (bổ sung khoản 9 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), từ 01/06/2025, trong trường hợp cùng thu thuế, phí, lệ phí và tiền bán hàng hóa, dịch vụ của một khách hàng, các bên được phép tích hợp biên lai và hóa đơn trên cùng một định dạng điện tử.
Hóa đơn điện tử tích hợp phải đảm bảo đầy đủ nội dung của cả hóa đơn và biên lai điện tử theo định dạng do cơ quan thuế quy định. Các bên liên quan cần thỏa thuận đơn vị chịu trách nhiệm lập hóa đơn tích hợp và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
>> Xem thêm: Tích hợp biên lai thu thuế, phí vào hóa đơn điện tử từ 6/2025
>> Xem thêm: Top 17+ phần mềm hóa đơn điện tử tốt, thông dụng nhất 2025
6. Câu hỏi thường gặp
6.1. Biên lai và hóa đơn khác nhau như thế nào?
Biên lai và hóa đơn đều là chứng từ ghi nhận việc thu tiền nhưng được sử dụng trong các trường hợp khác nhau. Biên lai thường dùng để ghi nhận việc thu thuế, phí, lệ phí hoặc các khoản thu theo quy định của pháp luật, trong khi hóa đơn được lập khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ để ghi nhận doanh thu và làm căn cứ kê khai thuế.
6.2. Số biên lai là gì?
Số biên lai là dãy số được ghi trên mỗi biên lai nhằm phân biệt và quản lý từng chứng từ thu tiền. Mỗi biên lai sẽ có một số riêng theo thứ tự nhất định để phục vụ việc theo dõi, kiểm soát và đối chiếu khi cần thiết.
6.3. Biên lai thu tiền là gì?
Biên lai thu tiền là chứng từ xác nhận việc đã nhận tiền từ tổ chức hoặc cá nhân đối với một khoản thu cụ thể. Biên lai này được lập bởi đơn vị thu và giao cho người nộp tiền để chứng minh rằng khoản tiền đã được thanh toán theo quy định.
Việc hiểu rõ biên lai là gì, các loại biên lai và quy định liên quan giúp doanh nghiệp và tổ chức thu thực hiện đúng quy định pháp luật trong quá trình quản lý các khoản thu. Đồng thời, việc phân biệt biên lai với hóa đơn và nắm rõ các yêu cầu về đăng ký, báo cáo sử dụng biên lai sẽ giúp hạn chế sai sót trong nghiệp vụ kế toán, thuế. Nếu doanh nghiệp cần giải pháp quản lý tài chính, hóa đơn và chứng từ hiệu quả, FAST luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ tối ưu quy trình quản trị.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast