Có nên sử dụng chấm công bằng nhận diện khuôn mặt trong doanh nghiệp?

Việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên luôn là một vấn đề quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Trong những năm gần đây, chấm công bằng nhận diện khuôn mặt được xem như một giải pháp thay thế cho các phương pháp chấm công truyền thống như điểm danh trên giấy, thẻ từ, vân tay…

Vậy có nên sử dụng chấm công bằng nhận diện khuôn mặt hay không vẫn là một vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn. FAST sẽ phân tích những ưu và nhược điểm của phương pháp chấm công này, từ đó giúp bạn đưa ra quyết định phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

1. Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt là gì?

Chấm công nhận diện bằng khuôn mặt hay chấm công bằng khuôn mặt là một hệ thống quản lý thời gian làm việc, sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để theo dõi thời gian ra vào của nhân viên.  Công nghệ này sử dụng các thuật toán và hệ thống hiện đại để phân tích và so khớp các điểm đặc trưng của khuôn mặt với dữ liệu được lưu trữ trước đó trong hệ thống.

Trong chấm công bằng khuôn mặt, có 80 điểm vị trí quan trọng trên khuôn mặt giúp phân biệt giữa người này với người khác. Thiết bị chuyên dụng sẽ ghi lại các đặc điểm nhận dạng này, dựa trên các bộ phận như mũi, miệng, cấu trúc xương gò má và nhiều yếu tố khác.

Những thông tin đo lường này sẽ tự động được lưu trữ và bảo mật trong kho dữ liệu an toàn. Dữ liệu này sẽ trở thành thông tin của từng cá nhân và được sử dụng cho mục đích nhận diện danh tính, thay thế cho các phương pháp truyền thống như chấm công vân tay hoặc chấm công thẻ từ.

Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt có thể tương thích với nhiều thiết bị như điện thoại thông minh, iPad… Khi dữ liệu gương mặt đã có trong kho dữ liệu, thiết bị chuyên dụng sẽ tự động nhận dạng khuôn mặt cho các lần ghi danh, chấm công tiếp theo.

>>Xem thêm: 11 Phần mềm chấm công bằng nhận diện khuôn mặt (Face ID) Tốt nhất

2. Ưu nhược điểm của chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

Ưu điểm của chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

• Độ chính xác cao: Công nghệ nhận diện khuôn mặt sử dụng các thuật toán và phương pháp xử lý hình ảnh để phân tích đặc trưng của khuôn mặt, cung cấp mức độ chính xác cao trong việc xác định danh tính của nhân viên.
• Tiện lợi và nhanh chóng: Nhân viên có thể chấm công bằng nhận diện khuôn mặt một cách dễ dàng và nhanh chóng chỉ bằng việc đưa khuôn mặt vào trước máy quét.
• Không cần thiết bị phụ trợ: Không cần thiết bị như thẻ từ, mã vạch hay ngón tay để chấm công, giảm bớt chi phí và rủi ro mất mát hoặc hỏng hóc của thiết bị.
• Khả năng xử lý số lượng lớn người dùng: Hệ thống chấm công bằng nhận diện khuôn mặt có thể xử lý được số lượng lớn người dùng, phù hợp với các tổ chức có quy mô lớn.
• Phòng tránh gian lận: Khó khăn cho người khác nhận dạng hoặc gian lận bằng cách sử dụng thẻ từ hoặc mã vạch của người khác, giúp tăng cường tính minh bạch và trung thực trong quản lý thời gian làm việc.
• Tích hợp dễ dàng: Công nghệ nhận diện khuôn mặt có thể dễ dàng tích hợp vào các hệ thống quản lý nhân sự và phần mềm chấm công hiện có.

Nhược điểm của chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

• Khả năng hoạt động trong môi trường đặc biệt: Hệ thống nhận diện khuôn mặt có thể gặp khó khăn trong việc nhận diện trong môi trường có ánh sáng yếu, nhiều khói bụi, hoặc nhiệt độ quá cao/thấp.
• Khả năng nhận diện sai: Có thể xảy ra trường hợp hệ thống nhận diện khuôn mặt không nhận diện chính xác danh tính của nhân viên, đặc biệt là trong trường hợp người dùng thay đổi ngoại hình, đeo kính hay có sự biến đổi về khuôn mặt do các yếu tố khác.
• Chi phí: Hệ thống chấm công bằng nhận diện khuôn mặt có chi phí cao hơn so với các hệ thống chấm công truyền thống như thẻ từ, vân tay. Chi phí bảo trì và nâng cấp hệ thống cũng cao hơn so với các hệ thống chấm công truyền thống.

3. Quy trình triển khai phần mềm chấm công Face ID trong doanh nghiệp

Xác định nhu cầu và mục tiêu

Doanh nghiệp cần tiến hành một cuộc đánh giá tổng thể để xác định rõ nhu cầu và mục tiêu của mình khi sử dụng phần mềm chấm công Face ID. Ví dụ:

• Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.
• Xác định số lượng nhân viên.
• Những tính năng và yêu cầu bổ sung để phù hợp với doanh nghiệp..

Lựa chọn phần mềm phù hợp

• Doanh nghiệp cần nghiên cứu và lựa chọn phần mềm chấm công Face ID phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình. Cần lưu ý các yếu tố như:
  • Tính năng.
  • Giá thành.
  • Khả năng tích hợp với các hệ thống khác.
  • Hỗ trợ khách hàng.

Chuẩn bị hạ tầng

Kiểm tra và chuẩn bị hạ tầng công nghệ để triển khai phần mềm chấm công Face ID. Điều này có thể bao gồm cài đặt và cấu hình máy chủ, mạng và các thiết bị quét khuôn mặt.

Triển khai và cấu hình

Tiến hành triển khai và cấu hình phần mềm chấm công Face ID trên hạ tầng công nghệ đã chuẩn bị. Cài đặt phần mềm trên máy chủ và thiết bị quét khuôn mặt và cấu hình các tham số cần thiết.

Đào tạo nhân viên

• Doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo cho nhân viên về cách sử dụng phần mềm chấm công Face ID.
• Giải đáp các thắc mắc và hướng dẫn nhân viên khắc phục các sự cố thường gặp.

Kiểm tra và điều chỉnh

Tiến hành các bước kiểm tra và điều chỉnh để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động một cách chính xác và hiệu quả. Kiểm tra tính chính xác của việc nhận diện khuôn mặt, sự liên kết với dữ liệu thời gian làm việc và các tính năng khác của hệ thống.

Bắt đầu sử dụng và theo dõi hiệu quả

• Doanh nghiệp cần theo dõi hiệu quả sử dụng phần mềm và điều chỉnh các cài đặt nếu cần thiết.
• Thu thập phản hồi từ nhân viên để cải thiện hệ thống.

Giám sát và bảo trì

Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần thực hiện việc giám sát và bảo trì hệ thống định kỳ, đảm bảo rằng phần mềm chấm công face ID vẫn hoạt động đúng như kỳ vọng và không gặp phải sự cố nào. Nếu có vấn đề, cần có biện pháp khắc phục kịp thời.

4. Có nên sử dụng máy chấm công bằng nhận diện khuôn mặt trong doanh nghiệp?

So với hình thức chấm công truyền thống, chấm công bằng khuôn mặt mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nếu muốn nâng cao trải nghiệm cho nhân viên và quản lý giờ làm hiệu quả hơn thì doanh nghiệp nên áp dụng chấm công bằng khuôn mặt.

• Cập nhật chấm công tức thời: Hệ thống chấm công bằng khuôn mặt cho phép theo dõi giờ check-in, check-out và giờ tăng ca ngay trên hệ thống. HR và quản lý có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào.
• Đảm bảo tính chính xác: Phần mềm chấm công bằng khuôn mặt cung cấp dữ liệu nhận diện gần như 100% chính xác, hạn chế gian lận chấm công.
• Tích hợp với nhiều phần mềm quản trị: Máy chấm công bằng khuôn mặt có tính tương thích cao, dễ kết nối với phần mềm HRM, ERP.
• Tính bảo mật cao: Giúp kiểm soát ra vào chặt chẽ hơn và cảnh báo đăng nhập bất thường. Có phân quyền nghiêm ngặt, chỉ người dùng được phân quyền mới truy cập được vào điều chỉnh dữ liệu khuôn mặt ban đầu và xem dữ liệu tổng hợp.
• Báo cáo chấm công tổng quan: Phần mềm chấm công bằng khuôn mặt thường cung cấp báo cáo tổng hợp công cho từng nhân viên và cả công ty, giúp tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo chấm công cho HR.
• Tốc độ nhận diện cao, tăng trải nghiệm cho nhân viên: Chấm công bằng khuôn mặt nhanh chóng và không gặp các vấn đề như vân tay mờ, quên thẻ. Điều này phù hợp với môi trường làm việc hiện đại và nâng cao trải nghiệm cho nhân viên.

Tuy nhiên, doanh nghiệp nên cân nhắc các yếu tố sau đây trước khi quyết định sử dụng máy chấm công bằng nhận diện khuôn mặt:

• Nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu và mục tiêu của mình khi sử dụng máy chấm công bằng nhận diện khuôn mặt.
• Ngân sách của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần cân nhắc chi phí đầu tư ban đầu và chi phí duy trì, bảo trì hệ thống.
• Vấn đề bảo mật dữ liệu: Doanh nghiệp cần có biện pháp để bảo mật dữ liệu khuôn mặt của nhân viên.
• Văn hóa doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần cân nhắc xem việc sử dụng máy chấm công bằng nhận diện khuôn mặt có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hay không.
• Ý kiến của nhân viên: Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của nhân viên trước khi quyết định sử dụng máy chấm công bằng nhận diện khuôn mặt.

Máy chấm công bằng nhận diện khuôn mặt là một phương pháp chấm công hiện đại với nhiều ưu điểm. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc các nhược điểm và rủi ro trước khi quyết định sử dụng phương pháp này.

5. Phần mềm quản lý chấm công khuôn mặt Fast HRM Online

Fast HRM Online là một phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến được thiết kế trên nền tảng web, hỗ trợ các hoạt động quản lý nhân sự như tuyển dụng, chấm công, tính lương, đào tạo, phát triển, đánh giá, quản lý việc thôi việc… Fast HRM Online cung cấp thông tin đa chiều về nhân viên bao gồm thông tin cá nhân, kỹ năng, quá trình học tập, kinh nghiệm làm việc và các thành tích.

Phần mềm cho phép kết nối với nhiều thiết bị chấm công, trong đó có máy chấm công FaceID để quản lý hoạt động chấm công – tính lương cho doanh nghiệp.  Fast HRM Online quản lý việc kết nối, cập nhật tình trạng, đồng bộ thông tin người dùng, đồng bộ số liệu chấm công tức thời từ thiết bị chấm công bằng nhận diện khuôn mặt.

Phần mềm quản lý chấm công khuôn mặt Fast HRM Online

Điểm nổi bật của Fast HRM Online bao gồm:

• Tính mềm dẻo: Phần mềm được thiết kế với nhiều lựa chọn linh hoạt, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp và có thể được chỉnh sửa theo yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.
• Tiện ích: Fast HRM Online cung cấp nhiều tiện ích hữu ích như xin nghỉ, duyệt nghỉ phép qua SMS, email, ứng dụng di động; nhập dữ liệu từ Excel; sao chép chứng từ;tự phục vụ (self-services) trong việc quản lý chấm công bằng khuôn mặt.
• Nghiệp vụ: Giao diện thiết kế đơn giản, dễ hiểu, cho phép khai báo linh hoạt về công, ca làm việc và chi tiết ca. Phần mềm giải quyết mạnh mẽ vấn đề liên quan đến làm ca từ ngày trước đến ngày sau bằng cách lấy số liệu từ máy chấm công. Fast HRM Online cũng cung cấp tính năng phân quyền chi tiết theo chức năng và thông tin, cũng như phân quyền theo quản lý và bộ phận.
• Tự phục vụ (Self-service): Phần mềm cho phép nhân viên tự xem, cập nhật và tạo yêu cầu cá nhân của mình, được quản lý xem xét duyệt trước khi thực hiện. Người quản lý có thể gửi tin nhắn, thông báo đến từng nhân viên hoặc toàn bộ nhân viên thông qua chatbox.

>>Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý máy chấm công từ xa online miễn phí và tiện lợi nhất

6. Một số câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi sử dụng chấm công bằng nhận diện khuôn mặt?

Doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau khi triển khai hệ thống chấm công bằng nhận diện khuôn mặt:

• Lựa chọn nhà cung cấp uy tín và đảm bảo chất lượng hệ thống.
• Có biện pháp để bảo mật dữ liệu khuôn mặt của nhân viên.
• Tập huấn cho nhân viên về cách sử dụng hệ thống.
• Có quy định rõ ràng về việc sử dụng hệ thống chấm công bằng nhận diện khuôn mặt.

Liệu chấm công bằng nhận diện khuôn mặt có thể thay thế hoàn toàn các phương pháp chấm công truyền thống?

Trong thực tế, chấm công bằng nhận diện khuôn mặt có thể mang lại nhiều ưu điểm so với các phương pháp chấm công truyền thống như sử dụng thẻ từ, mã vạch hay nhập mã PIN. Công nghệ này giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên khi không cần mang theo thẻ hoặc nhớ mã số, đồng thời cũng giảm thiểu việc gian lận thông qua việc chấm giờ cho người khác. Tuy nhiên, việc chấm công bằng nhận diện khuôn mặt không phải là giải pháp hoàn hảo và vẫn tồn tại một số hạn chế. 

Ví dụ: Công nghệ này có thể gặp khó khăn trong việc nhận diện khuôn mặt trong điều kiện ánh sáng yếu hoặc khi nhân viên đeo kính.

Trong tương lai, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, đặc biệt là AI, chấm công bằng nhận diện khuôn mặt sẽ được cải tiến hơn. Nhiều người tin rằng chấm công FaceID sẽ thay thế hoàn toàn các loại chấm công truyền thống hiện nay.

Việc sử dụng chấm công bằng nhận diện khuôn mặt có vi phạm quyền riêng tư của nhân viên hay không?

Việc thu thập và lưu trữ dữ liệu khuôn mặt của nhân viên có thể tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ thông tin và vi phạm quyền riêng tư của họ. Doanh nghiệp cần có biện pháp để bảo mật dữ liệu khuôn mặt của nhân viên và sử dụng dữ liệu này một cách hợp lý.