Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là cách ghi nhận phần giá trị hoặc tiền thuế cần giảm so với hóa đơn đã lập, nhưng không phải mọi sai sót đều xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh. Từ ngày 01/07/2026, việc xử lý cần đối chiếu Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Cùng FAST xác định đúng trường hợp, hồ sơ và cách ghi số âm trước khi ký số, gửi hóa đơn cho người mua.
| Những điểm chính của bài viết Hóa đơn điều chỉnh giảm ghi nhận phần chênh lệch cần giảm, không thay thế tùy tiện hóa đơn gốc. Trước khi phát hành, doanh nghiệp nên đối chiếu chứng từ và chọn đúng tình huống xử lý.
|
1. Khi nào cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm?
Doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh giảm khi cần giảm số lượng, đơn giá, doanh thu hoặc tiền thuế đã ghi nhận và tình huống đó thuộc trường hợp được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh. Trước tiên, cần phân biệt sai sót của hóa đơn với biến động phát sinh sau bán hàng; hai nhóm này có điều kiện hồ sơ khác nhau.
1.1. Hóa đơn ghi sai giá trị
Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua ghi cao hơn giá trị giao dịch thực tế, sai đơn giá, số lượng, thuế suất hoặc tiền thuế, người bán có thể chọn lập hóa đơn điều chỉnh theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Khi đó, cần đối chiếu hợp đồng, hóa đơn bán hàng và chứng từ giao nhận để xác định chính xác phần giảm, thay vì lập một hóa đơn âm bằng toàn bộ giá trị hóa đơn gốc.
Riêng trường hợp chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa đều đúng, người bán thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT theo quy định; không lập hóa đơn điều chỉnh giảm chỉ để sửa lỗi này.
1.2. Phát sinh chiết khấu thương mại
Khi chính sách chiết khấu thương mại được xác định theo doanh số hoặc số lượng mua lũy kế, khoản chiết khấu có thể điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối hoặc kỳ tiếp theo nếu không vượt quá giá trị hóa đơn đó. Nếu không phù hợp, người bán lập hóa đơn điều chỉnh riêng, lưu bảng kê các hóa đơn liên quan, số tiền và tiền thuế được giảm theo điểm b khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
1.3. Hàng bán bị trả lại
Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, kể cả đổi hàng làm thay đổi giá trị giao dịch, thông thường người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập. Hai bên cũng có thể thỏa thuận người mua xuất hóa đơn cho hàng trả lại. Trường hợp tài sản đã đăng ký quyền sở hữu mang tên người mua được trả lại có cách xử lý riêng; không nên gom vào cùng một ví dụ hàng hóa thông thường.
Hồ sơ nên có thỏa thuận hoặc xác nhận trả hàng, biên bản giao nhận hàng hóa và thông tin hóa đơn gốc. Số lượng trả lại phải khớp với chứng từ kho để tránh giảm doanh thu nhưng không cập nhật lượng hàng thực nhận; kế toán cũng cần đối chiếu cách hạch toán hàng bán bị trả lại trên sổ sách.
1.4. Giảm giá trị sau quyết toán
Nếu hóa đơn ban đầu đúng tại thời điểm lập nhưng giá trị hoặc khối lượng thanh toán thay đổi sau quyết toán, xác nhận của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ chế điều chỉnh giá thuộc điểm a khoản 5 Điều 10, người bán lập hóa đơn mới cho phần chênh lệch giảm và ghi giá trị âm. Đây là giao dịch phát sinh thay đổi giá trị sau đó, không nhất thiết là lỗi trên hóa đơn gốc.
Các trường hợp điều chỉnh giảm cần được tách theo nguyên nhân và hồ sơ chứng minh
2. Nguyên tắc lập hóa đơn điều chỉnh giảm
Nguyên tắc quan trọng nhất là xác định đúng căn cứ giảm, đúng hóa đơn liên quan và đúng phần chênh lệch. Kể từ 01/07/2026, căn cứ chính trong bài là Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC; không sử dụng nguyên văn hướng dẫn theo Thông tư 32/2025/TT-BTC trong đề cương cũ.
2.1. Hồ sơ và thỏa thuận liên quan
Nếu hóa đơn có sai sót và người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ hoặc cá nhân kinh doanh, trước khi điều chỉnh hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai và lưu cùng hồ sơ. Với người mua là cá nhân, người bán thông báo cho người mua hoặc công bố theo phương thức được quy định. Một số giao dịch tổng hợp dữ liệu và thương mại điện tử có ngoại lệ, nên phải xem đúng loại hóa đơn trước khi áp dụng.
Đối với chiết khấu, trả hàng hoặc giảm giá sau quyết toán, hồ sơ chứng minh cần bám bản chất nghiệp vụ: hợp đồng mua bán hàng hóa, điều khoản chiết khấu, bảng tính doanh số, xác nhận trả hàng, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý hợp đồng hoặc quyết toán nếu có. Không mặc định mọi trường hợp đều phải lập một mẫu biên bản giống nhau.
2.2. Nội dung tham chiếu hóa đơn gốc
Hóa đơn điều chỉnh cho sai sót phải thể hiện rõ dòng tham chiếu “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…”. Kế toán nên tra cứu hóa đơn điện tử và kiểm tra số, ký hiệu, ngày lập, người mua, trạng thái trước khi tạo chứng từ; ghi sai mã tham chiếu sẽ khiến chuỗi hóa đơn khó đối chiếu.
2.3. Cách thể hiện giá trị giảm
Theo điểm c khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nội dung điều chỉnh giảm ghi số âm; điều chỉnh tăng ghi số dương. Chỉ ghi phần chênh lệch cần giảm ở chỉ tiêu liên quan, đồng thời tính lại tiền thuế và tổng thanh toán tương ứng. Nếu chỉ sai tiền thuế, không tự ý giảm cả doanh thu.
Với hóa đơn GTGT, cần phân biệt số tiền trước thuế, thuế suất và thuế VAT. Ví dụ giảm 2.000.000 đồng chưa thuế ở thuế suất giả định 10% thì tiền thuế giảm 200.000 đồng, tổng giảm 2.200.000 đồng; các dòng giảm mang dấu âm trên hóa đơn điều chỉnh.
2.4. Điều chỉnh nhiều hóa đơn
Trường hợp nhiều hóa đơn sai của cùng một người mua, cùng một thông tin sai và cùng tháng, người bán có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế kèm Bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT theo điểm b khoản 1 Điều 10. Ba điều kiện này phải đồng thời thỏa mãn; không dùng cơ chế gộp này cho các hóa đơn khác người mua hoặc khác tháng.
Riêng chiết khấu thương mại cuối kỳ có quy tắc bảng kê riêng tại điểm b khoản 5 Điều 10. Vì vậy, cần ghi rõ đang gộp hóa đơn sai sót hay phân bổ khoản chiết khấu, tránh dùng nhầm một loại bảng kê cho hai nghiệp vụ.
3. Cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm từng bước
Quy trình dưới đây dành cho người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm. Tên nút bấm có thể khác giữa các phần mềm, nhưng đầu ra của từng bước cần thống nhất để kế toán, người duyệt và người mua kiểm tra được.
Bước 1: Xác định lý do và phạm vi giảm
Mở hóa đơn đã phát hành, xác định đây là sai sót ban đầu, chiết khấu, hàng trả lại hay thay đổi giá trị sau quyết toán. Ghi rõ chỉ tiêu cần giảm và đối chiếu số liệu thực tế với hóa đơn gốc.
- Kiểm tra loại hóa đơn, trạng thái phát hành, người mua, số, ký hiệu và ngày lập.
- Xác định giảm đơn giá, số lượng, doanh thu hay chỉ tiền thuế; tính chênh lệch riêng cho từng chỉ tiêu.
- Nếu là hóa đơn sai từ máy tính tiền hoặc tài sản đã đăng ký quyền sở hữu, kiểm tra ngoại lệ phải thay thế trước khi chọn điều chỉnh.
Đối chiếu hóa đơn gốc và chứng từ nghiệp vụ trước khi chọn loại điều chỉnh
>>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ chứng minh
Tập hợp tài liệu theo lý do đã xác định ở Bước 1. Hồ sơ phải giải thích được vì sao giá trị mới thấp hơn giá trị cũ và ai đã xác nhận thay đổi.
- Sai sót hóa đơn: lập văn bản thỏa thuận với người mua thuộc nhóm phải thỏa thuận, ghi rõ nội dung sai và cách sửa.
- Chiết khấu cuối kỳ: lưu hợp đồng, chính sách chiết khấu, bảng tính doanh số và bảng kê hóa đơn được giảm.
- Trả hàng hoặc quyết toán: lưu xác nhận trả hàng, chứng từ kho, biên bản nghiệm thu hoặc kết quả quyết toán phù hợp.
Hồ sơ điều chỉnh giảm cần chứng minh rõ nguyên nhân và giá trị chênh lệch
Bước 3: Lập nội dung hóa đơn điều chỉnh
Trên phần mềm hóa đơn điện tử, chọn nghiệp vụ điều chỉnh giảm, gắn đúng hóa đơn gốc và nhập phần chênh lệch mang dấu âm. Nội dung diễn giải cần nêu lý do, mặt hàng hoặc dịch vụ liên quan và căn cứ tính giảm; không ghi chung chung “điều chỉnh hóa đơn”.
- Điền đầy đủ thông tin người bán, người mua, loại hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, số và ngày của hóa đơn gốc.
- Nhập chỉ tiêu giảm với dấu âm; kiểm tra phép tính tiền hàng, thuế GTGT và tổng thanh toán.
- Nếu điều chỉnh nhiều hóa đơn đủ điều kiện, đính kèm bảng kê; nếu chiết khấu cuối kỳ, dùng bảng kê theo đúng nghiệp vụ chiết khấu.
Hóa đơn điều chỉnh giảm thể hiện thông tin tham chiếu và các giá trị âm
Bước 4: Kiểm tra và ký số
Người lập nên xem trước bản thể hiện và tệp dữ liệu hóa đơn, sau đó để người có thẩm quyền kiểm tra. Chỉ dùng chữ ký số khi số âm, thuế suất, diễn giải và thông tin tham chiếu đã khớp hồ sơ.
- Đối chiếu tổng số giảm với bảng tính hoặc biên bản; kiểm tra không vượt quá phần giá trị được điều chỉnh.
- Xác nhận ngày lập, chữ ký số và hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã.
- Với hóa đơn có mã, gửi cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua; với hóa đơn không mã, ký số và gửi theo quy trình tương ứng.
Kiểm tra bản xem trước và ký số sau khi xác nhận toàn bộ chỉ tiêu
Bước 5: Gửi hóa đơn và lưu hồ sơ
Sau khi phát hành hợp lệ, gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua, lưu thông báo gửi nhận và toàn bộ tài liệu liên quan. Người mua cần đối chiếu hóa đơn đầu vào với hóa đơn gốc; hai bên kê khai theo thời điểm áp dụng cho từng loại nghiệp vụ. Trường hợp thuộc khoản 5 Điều 10, người bán kê khai kỳ lập hóa đơn điều chỉnh và người mua kê khai kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh.
- Lưu hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh, dữ liệu XML, bản thể hiện PDF và chứng từ chứng minh phần giảm.
- Kiểm tra trạng thái tiếp nhận hoặc cấp mã, xác nhận người mua đã nhận hóa đơn.
- Nếu phát hiện hóa đơn điều chỉnh tiếp tục sai, xử lý các lần sau theo cùng hình thức đã chọn ở lần đầu theo điểm a khoản 6 Điều 10.
Doanh nghiệp có thể dùng Fast e-Invoice để lập và phát hành hóa đơn điều chỉnh, đồng thời theo dõi trạng thái hóa đơn. Khi chọn giải pháp, nên đối chiếu thêm tiêu chí phần mềm hóa đơn điện tử và cách quản lý hóa đơn đầu vào với quy trình phê duyệt, lưu trữ thực tế.
Lưu chuỗi hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh và chứng từ liên quan để đối chiếu
4. Mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm – Ví dụ minh họa
Không có một bản thể hiện hóa đơn cố định cho mọi phần mềm và mọi lý do giảm. Ba bảng dưới đây là ví dụ số liệu để kế toán đối chiếu cách ghi phần chênh lệch, không phải mẫu hóa đơn phát hành nguyên trạng. Các tình huống giả định là hóa đơn GTGT nội địa áp dụng thuế suất 10%; khi thực hiện, doanh nghiệp phải xác định thuế suất đúng cho giao dịch của mình.
4.1. Ví dụ điều chỉnh giảm đơn giá
Hóa đơn gốc số 0000123 ghi 10 sản phẩm với đơn giá 1.000.000 đồng/sản phẩm, trong khi hợp đồng xác định đơn giá đúng là 900.000 đồng. Số lượng không đổi; phần phải giảm là 100.000 đồng trên mỗi sản phẩm, tương đương 1.000.000 đồng tiền hàng.
- Ghi rõ lý do điều chỉnh đơn giá và tham chiếu số, ký hiệu, ngày lập hóa đơn gốc.
- Chỉ giảm phần chênh lệch đơn giá, tiền hàng và tiền thuế tương ứng; không ghi âm toàn bộ giá trị 10 sản phẩm.
| Chỉ tiêu | Hóa đơn gốc / căn cứ | Hóa đơn điều chỉnh giảm |
|---|---|---|
| Số lượng | 10 sản phẩm | 10 sản phẩm (không giảm) |
| Đơn giá | 1.000.000 đồng/sản phẩm | -100.000 đồng/sản phẩm |
| Tiền hàng | 10.000.000 đồng | -1.000.000 đồng |
| Thuế GTGT (10%) | 1.000.000 đồng | -100.000 đồng |
| Tổng thanh toán | 11.000.000 đồng | -1.100.000 đồng |
4.2. Ví dụ điều chỉnh giảm số lượng do giao thiếu
Hóa đơn gốc số 0000142 ghi 20 sản phẩm, đơn giá 500.000 đồng/sản phẩm nhưng chứng từ giao nhận xác nhận khách chỉ nhận 18 sản phẩm. Người bán cần điều chỉnh giảm 2 sản phẩm chưa giao, tương ứng 1.000.000 đồng tiền hàng.
- Đối chiếu hóa đơn gốc với phiếu xuất kho và biên bản giao nhận để xác định đúng số lượng thực giao.
- Ghi âm 2 sản phẩm cùng tiền hàng, tiền thuế liên quan; đơn giá làm căn cứ tính vẫn là 500.000 đồng/sản phẩm.
| Chỉ tiêu | Hóa đơn gốc / căn cứ | Hóa đơn điều chỉnh giảm |
|---|---|---|
| Số lượng | 20 sản phẩm | -2 sản phẩm |
| Đơn giá | 500.000 đồng/sản phẩm | 500.000 đồng/sản phẩm |
| Tiền hàng | 10.000.000 đồng | -1.000.000 đồng |
| Thuế GTGT (10%) | 1.000.000 đồng | -100.000 đồng |
| Tổng thanh toán | 11.000.000 đồng | -1.100.000 đồng |
4.3. Ví dụ điều chỉnh giảm do chiết khấu cuối kỳ
Theo hợp đồng, khách hàng được chiết khấu 5% khi doanh số cuối kỳ đạt 100.000.000 đồng chưa thuế từ ba hóa đơn đã lập. Giả sử cả ba hóa đơn áp dụng cùng thuế suất GTGT 10%, khoản chiết khấu là 5.000.000 đồng và tiền thuế tương ứng là 500.000 đồng.
- Lưu điều khoản chiết khấu, bảng tính doanh số và bảng kê ba hóa đơn liên quan.
- Nếu không thể trừ trên hóa đơn lần mua cuối hoặc kỳ tiếp theo theo quy định, lập hóa đơn điều chỉnh riêng cho khoản chiết khấu.
| Chỉ tiêu | Hóa đơn gốc / căn cứ | Hóa đơn điều chỉnh giảm |
|---|---|---|
| Doanh số tính chiết khấu | 100.000.000 đồng trước thuế | 5% theo hợp đồng |
| Tiền hàng giảm | 100.000.000 × 5% | -5.000.000 đồng |
| Thuế GTGT (10%) | 5.000.000 × 10% | -500.000 đồng |
| Tổng thanh toán giảm | 5.000.000 + 500.000 đồng | -5.500.000 đồng |
Các bảng chỉ minh họa phép tính, còn bản thể hiện và dữ liệu hóa đơn phải theo phần mềm, loại hóa đơn và căn cứ thực tế. Không áp dụng máy móc cách ghi này cho hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu.
5. Câu hỏi thường gặp
5.1. Hóa đơn điều chỉnh giảm có phải ghi số âm không?
Có. Theo điểm c khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, phần giá trị điều chỉnh giảm phải ghi số âm. Chỉ ghi âm chỉ tiêu thực sự giảm và tính lại tiền thuế, tổng thanh toán tương ứng; không tự động ghi âm toàn bộ hóa đơn gốc.
5.2. Có phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT khi xuất hóa đơn điều chỉnh giảm?
Không áp dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT một cách đại trà cho mọi hóa đơn điều chỉnh giảm. Mẫu này được dùng trong trường hợp thông báo sai sót theo quy định, chẳng hạn chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng các chỉ tiêu trọng yếu vẫn đúng; doanh nghiệp cần xác định đúng loại sai sót và yêu cầu của cơ quan thuế trước khi gửi.
5.3. Hóa đơn điều chỉnh tiếp tục sai thì xử lý thế nào?
Nếu hóa đơn đã điều chỉnh vẫn sai, các lần xử lý tiếp theo thực hiện theo cùng hình thức đã chọn ở lần đầu, tức tiếp tục điều chỉnh nếu ban đầu đã chọn điều chỉnh. Cần giữ đầy đủ chuỗi hóa đơn và hồ sơ liên quan để chứng minh kết quả sau cùng.
Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm đúng cần bắt đầu từ bản chất giao dịch, xác định phần chênh lệch và lưu hồ sơ đủ để đối chiếu với hóa đơn gốc. Với doanh nghiệp phát hành nhiều hóa đơn, Fast e-Invoice hỗ trợ lập, phát hành và quản lý hóa đơn điều chỉnh; doanh nghiệp có thể xem Fast e-Invoice khi lựa chọn quy trình phù hợp.
Thông tin liên hệ:
- Website: fast.com.vn
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: zalo.me/phanmemfast