Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào là một tài liệu thương mại dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ nhằm mục đích phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trì hoạt động của doanh nghiệp.
Đối với hoạt động kế toán, hóa đơn đầu vào được sử dụng để ghi nhận và xác nhận các khoản phải trả của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp. Thông qua việc theo dõi hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp có thể duy trì sự minh bạch về các khoản nợ, quản lý tài chính và xác định các chi phí liên quan đến quá trình sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ.
Khi xử lý hóa đơn đầu vào trong kế toán, có một số chứng từ quan trọng cần được kết hợp để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong ghi chép tài chính của doanh nghiệp. Dưới đây là một số chứng từ quan trọng liên quan đến hóa đơn đầu vào:
- Hợp đồng mua, bán hàng hóa: Nếu hợp đồng không ghi rõ danh mục các mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo ghi chi tiết danh mục hàng hóa mua vào.
- Phiếu nhập kho với hàng hóa mua vào.
- Phiếu thu, biên lai ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau.
- Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.
Xử lý hóa đơn đầu vào kiểu truyền thống
Mô tả kiểu truyền thống
Quá trình làm việc của kế toán đều phải xử lý rất nhiều công việc liên quan đến sổ sách, chứng từ, báo cáo, đề xuất, tờ trình, hóa đơn… Khi thực hiện theo kiểu truyền thống, kế toán thường phải quản lý và làm thủ công thông qua việc ghi chép bằng tay hoặc bảng tính Excel. Điều này dễ dẫn đến sai sót và rủi ro không đáng có. Việc xử lý hóa đơn đầu vào cũng không ngoại lệ, nếu chọn phương pháp truyền thống thì kế toán phải kiểm tra bằng mắt thường và nhập liệu hoàn toàn thủ công.
Để giải quyết vấn đề này, ứng dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào là lựa chọn hợp lý để chuyên nghiệp hóa quy trình quản lý hóa đơn nói riêng và nghiệp vụ kế toán nói chung.
Xử lý hóa đơn đầu vào kiểu truyền thống là lựa chọn không tối ưu
Những bất cập khi xử lý hóa đơn đầu vào theo kiểu truyền thống bằng Excel
- Mất thời gian nhập liệu, tra cứu, tìm kiếm, quản lý hóa đơn.
- Quá nhiều sheet hóa đơn đầu vào cho từng tháng.
- Dữ liệu không được bảo mật.
- Sai sót không đáng có.
- Khó khăn khi lập báo cáo tài chính.
- Không thể tích hợp với phần mềm khác.
Các tính năng của phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào
- Tự động hóa việc nhập dữ liệu từ hóa đơn vào phần mềm kế toán. Nhận diện và trích xuất thông tin từ hóa đơn như số lượng, giá cả, tên sản phẩm, địa chỉ nhà cung cấp, mã số thuế…
- Tự động lưu, quản lý và phân loại hóa đơn không đủ điều kiện hoặc chưa đủ điều kiện, các loại chứng từ phục vụ cho công tác hạch toán.
- Tự động tra cứu hóa đơn, đồng bộ hóa đơn từ Tổng cục Thuế về phần mềm.
- Tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán, phần mềm ERP…
>> Xem thêm: Hóa đơn trực tiếp là gì? Toàn bộ thông tin về hóa đơn trực tiếp
Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào mang đến nhiều lợi ích:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình quản lý hóa đơn đầu vào, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho bộ phận kế toán.
- Nâng cao hiệu quả quản lý: Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn đầu vào một cách khoa học, chính xác, giúp giảm thiểu rủi ro sai sót.
- Tuân thủ quy định: Phần mềm giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về quản lý hóa đơn, giúp doanh nghiệp chú ý đến những hóa đơn không đúng yêu cầu, tránh khỏi các rủi ro pháp lý.
- Tăng cường tính minh bạch: Phần mềm giúp doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn đầu vào một cách an toàn, bảo mật, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
- Tăng cường tính hiệu quả: Phần mềm giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình quản lý hóa đơn đầu vào, giúp bộ phận kế toán tiết kiệm thời gian và công sức.
5 phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào tốt nhất hiện nay
Chức năng quản lý hóa đơn đầu vào tích hợp trực tiếp trên phần mềm FAST
Chức năng quản lý hóa đơn đầu vào đã chính thức được cập nhật trên các phần mềm của FAST như:
- Phần mềm kế toán Fast Accounting, Fast Accounting Online.
- Giải pháp ERP Fast Business Online.
- Phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice.
Tính năng quản lý đầu vào của Fast e-Invoice
Quản lý hóa đơn đầu vào chuyên nghiệp hơn với các tính năng ưu việt:
- Tự động đọc thông tin hóa đơn và lấy lên chứng từ hạch toán từ file XML, email hoặc trực tiếp từ cơ quan Thuế.
- Kiểm tra tính đúng đắn của hóa đơn điện tử. Hiển thị danh sách các hóa đơn đầu vào thuộc các doanh nghiệp rủi ro về thuế theo danh sách công bố của Tổng cục Thuế.
- Lưu trữ, tra cứu và truy xuất thông tin các tệp xml, pdf… của hóa đơn đầu vào.
- Chuyển dữ liệu sang các chứng từ kế toán: Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ; phiếu chi; giấy báo nợ…
- Tự động nhận diện và điền mã hàng hóa, vật tư, dịch vụ, hỗ trợ tự động hạch toán hóa đơn đầu vào.
- Các tính năng bổ trợ: Xem danh sách hóa đơn xử lý lỗi từ Thuế, Cho phép tạo mã vật tư mới hoặc chỉ định mã vật tư trong hệ thống cập nhật vào hóa đơn đầu vào…
Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào Wininvoice
Wininvoice giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử từ lập đến gửi và lưu trữ một cách tiện lợi và hiệu quả. Ngoài tính năng quản lý hoạt động của khách hàng, sản phẩm và dịch vụ, ứng dụng này còn tích hợp nhiều hệ thống khác giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.
Giao diện phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào Wininvoice
Các tính năng
- Bóc tách và lưu trữ dữ liệu chi tiết của hóa đơn sẵn sàng cho việc truy xuất kế toán.
- Cung cấp cổng truy xuất dữ liệu, thông tin cho báo cáo, tổng hợp.
- Lưu trữ hóa đơn an toàn, đúng luật thuế 10 năm.
- Cảnh báo hóa đơn hợp lệ.
- Tự động so khớp dữ liệu với hệ thống kế toán nội bộ như: Nhà cung cấp – Khoản mục chi phí – Hợp đồng liên quan.
Nguồn: Wininvoice
Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào VNPT EIMS
Phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào VNPT EIMS trở thành công cụ đắc lực cho doanh nghiệp, cho các bộ phận Tài chính – Kế toán để doanh nghiệp tập trung phát triển chuyên môn, nâng tầm doanh nghiệp.
Giao diện phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào VNPT EIMS
Các tính năng
- Tự động hóa 90% công việc xử lý hóa đơn đầu vào.
- Tự động đồng bộ với phần mềm kế toán, giúp kế toán tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công mỗi khi phát sinh hóa đơn đầu vào.
- Toàn bộ hóa đơn đầu vào được lưu trữ tập trung trên cùng một địa chỉ duy nhất giúp kế toán dễ dàng tìm kiếm, quản lý hóa đơn.
- VNPT EIMS phân tích hóa đơn đầu vào tự động tra cứu và tải hóa đơn từ email nhận được từ nhà cung cấp.
Nguồn: VNPT EIMS
Phần mềm quản lý hóa đơn đầu Misa – MeInvoice
Phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào của Misa – MeInvoice của Công ty cổ phần Misa được đánh giá có giao diện thân thiện và dễ sử dụng.
Giao diện phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào Misa – MeInvoice
Các tính năng
- MISA meInvoice phân tích hóa đơn tự động tra cứu và tải hóa đơn từ email nhận được từ nhà cung cấp.
- Toàn bộ hóa đơn được lưu trữ tập trung trên cùng một địa chỉ duy nhất giúp kế toán dễ dàng tìm kiếm, quản lý hóa đơn.
- Tự động phân tích, kiểm tra thông tin hóa đơn, trạng thái hoạt động của người bán – đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn.
Nguồn: Misa – MeInvoice
Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào EasyIN
EasyIN được phát triển bởi Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ và Thương Mại Softdream – một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực phát triển phần mềm, công nghệ phục vụ doanh nghiệp và chính phủ.
Giao diện phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào EasyIN
Các tính năng
- Tự động nhập liệu 80% và chính xác. Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ theo yêu cầu của Thuế.
- Lưu trữ 10 năm miễn phí.
- Không giới hạn thiết bị truy cập, quản lý tài khoản đăng nhập và phần mềm cho từng nhân viên.
- Cảnh báo tức thì với các hóa đơn không hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
Nguồn: EasyIN
Lời kết
Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào hiện nay đang được phổ biến và áp dụng rộng rãi, được các doanh nghiệp tin dùng. Không chỉ bởi phần mềm phù hợp với thời đại chuyển đổi số, mà đó còn là công cụ tối ưu hóa, tăng hiệu quả cho việc xử lý vấn đề về hóa đơn đầu vào. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào chuyên nghiệp thì có thể chat trực tiếp tại website https://fast.com.vn/ hoặc Fanpage https://www.facebook.com/PhanMemFAST.