Trong hoạt động kinh doanh, việc ghi chép doanh thu đầy đủ và chính xác là yếu tố quan trọng giúp hộ kinh doanh theo dõi tình hình tài chính và đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế khi cần thiết, đặc biệt với những người mới bắt đầu hoặc quy mô nhỏ. Trong bài viết này, FAST sẽ hướng dẫn chi tiết cách ghi sổ S1a-HKD, từ khâu chuẩn bị, cách điền thông tin đến xử lý các tình huống phát sinh, kèm theo ví dụ cụ thể để bạn có thể áp dụng nhanh chóng và đúng quy định.
1. Sổ S1a HKD là gì?
Sổ S1a-HKD là sổ dùng để ghi chép doanh thu từ hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của hộ kinh doanh. Đây là mẫu sổ được Bộ Tài chính ban hành theo Thông tư 152/2025/TT-BTC và bắt đầu áp dụng từ ngày 01/01/2026.
Về bản chất, sổ S1a-HKD là công cụ giúp hộ kinh doanh cá thể theo dõi toàn bộ doanh thu phát sinh hằng ngày một cách rõ ràng và liên tục. Thông qua việc ghi chép đầy đủ, người kinh doanh có thể dễ dàng kiểm soát hoạt động bán hàng, đồng thời có cơ sở để xác định liệu doanh thu có vượt ngưỡng phải nộp thuế theo quy định hay không.
Mẫu số S1a-HKD
>> Xem thêm: [Tải tài liệu] Sổ tay thuế hộ kinh doanh 2026: Hướng dẫn đăng ký, khai và nộp thuế
>> Xem thêm: Mẫu tờ khai thông báo doanh thu cho hộ kinh doanh dưới 500 triệu mới nhất 2026
2. Đối tượng nào bắt buộc sử dụng Mẫu số S1a-HKD?
Mẫu số S1a-HKD được áp dụng đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đáp ứng một số điều kiện nhất định theo quy định của pháp luật thuế, cụ thể như sau:
- Về doanh thu: đối tượng phải lập sổ này là những trường hợp có doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong năm dương lịch không vượt quá ngưỡng chịu thuế, hiện nay là dưới 500 triệu đồng/năm.
- Về nghĩa vụ thuế: các hộ và cá nhân kinh doanh thuộc diện này thường không phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Tuy không phát sinh nghĩa vụ thuế, việc ghi chép doanh thu bằng sổ S1a-HKD vẫn là yêu cầu bắt buộc.
- Về thời điểm áp dụng: Quy định này bắt đầu được áp dụng cho các kỳ kế toán từ ngày 01/01/2026 trở đi. Vì vậy, các hộ kinh doanh cần xác định rõ mình có thuộc đối tượng áp dụng hay không để thực hiện việc lập và ghi sổ đúng theo quy định.
Hộ kinh doanh và cá nhân đủ điều kiện bắt buộc sử dụng mẫu S1a-HKD
>> Xem thêm: Hướng Dẫn Kê Khai Thuế Hộ Kinh Doanh, Cá Nhân Mới Nhất 2026
3. Hướng dẫn cách ghi sổ S1a-HKD chi tiết
Để ghi sổ S1a-HKD đúng quy định và hạn chế sai sót, bạn cần nắm rõ một số nguyên tắc và quy tắc cơ bản trong quá trình thực hiện. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ghi sổ để bạn có thể áp dụng dễ dàng trong thực tế.
3.1. Nguyên tắc mở sổ
Sổ S1a-HKD được lập để ghi nhận doanh thu phát sinh từ hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của hộ, cá nhân kinh doanh. Các thông tin trong sổ là căn cứ quan trọng để xác định người kinh doanh có thuộc diện phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo quy định hay không.
Trong trường hợp có thực hiện kê khai với cơ quan thuế, sổ này còn được sử dụng để theo dõi và đối chiếu số liệu khi cần thiết, giúp đảm bảo tính minh bạch và hạn chế sai lệch trong quá trình quản lý doanh thu.
3.2. Nguyên tắc ghi chép nội dung trong sổ
Việc ghi chép sổ S1a-HKD không phức tạp, tuy nhiên cần đảm bảo tính chính xác và thống nhất trong suốt quá trình thực hiện. Khi ghi sổ, bạn cần điền thông tin theo từng cột như sau:
- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
- Cột B: Ghi diễn giải doanh thu từ việc bán hàng hóa, dịch vụ. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh hoặc theo định kỳ.
- Cột 1: Ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ.
Nguyên tắc ghi chép nội dung trong sổ S1a-HKD
3.3. Quy tắc ghi sổ
Khi ghi sổ S1a-HKD, hộ kinh doanh cần tuân thủ một số quy tắc cơ bản để đảm bảo tính chính xác và minh bạch như sau:
- Ghi chép trình tự thời gian: Mọi giao dịch phát sinh cần được ghi nhận theo đúng ngày, không để dồn nhiều ngày mới ghi và tránh bỏ sót dữ liệu.
- Đảm bảo minh bạch: Doanh thu của từng ngày nên được ghi riêng biệt, không gộp chung. Khi có sai sót, cần bổ sung hoặc điều chỉnh thì phải làm theo quy định của Luật Kế toán như ghi cải chính, ghi âm hoặc ghi điều chỉnh.
- Lưu trữ sổ sách: Sổ S1a-HKD cần được bảo quản ít nhất 05 năm. Hộ kinh doanh có thể lựa chọn lưu dưới dạng bản giấy có chữ ký xác nhận hoặc file điện tử, miễn là đảm bảo có thể phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
>> Xem thêm: Tải miễn phí 10 mẫu báo cáo doanh thu bán hàng phổ biến
>> Xem thêm: Hoá đơn bán lẻ là gì? Tải Mẫu hóa đơn bán lẻ mới nhất
4. Ví dụ ghi chép doanh thu trong sổ S1a-HKD
Ví dụ hộ kinh doanh Trần Thị B ghi sổ doanh thu như sau:
Thông tin hộ kinh doanh:
- Hộ kinh doanh: Trần Thị B
- Địa chỉ: 44A Vườn Lài, TP.HCM
- Mã số thuế: 1234456677
- Kỳ kê khai: Năm 2026
Cách ghi sổ:
Trong ngày 20/02/2026, hộ kinh doanh có các giao dịch:
- Bán trà sữa: 300.000 đồng
- Bán bánh ngọt: 200.000 đồng
Tổng doanh thu trong ngày: 500.000 đồng
Hộ kinh doanh có thể lựa chọn cách ghi phù hợp:
- Nếu muốn theo dõi chi tiết, có thể ghi riêng từng loại sản phẩm như “trà sữa”, “bánh ngọt”.
- Nếu bán nhiều đơn nhỏ trong ngày, có thể ghi gộp thành một dòng như: “Doanh thu bán đồ uống, bánh” với tổng số tiền 500.000 đồng.
Lưu ý khi ghi sổ, hộ kinh doanh nên lựa chọn một phương pháp ghi phù hợp và áp dụng nhất quán trong suốt quá trình thực hiện. Không cần ghi chi tiết từng sản phẩm, có thể ghi tổng doanh thu theo ngày để tiết kiệm thời gian.
Chọn phương pháp ghi sổ phù hợp với tình hình kinh doanh và áp dụng nhất quán
Trong thực tế, việc ghi chép sổ sách thủ công như S1a HKD dễ phát sinh sai sót, đặc biệt khi khối lượng giao dịch tăng lên. Do đó, nhiều hộ kinh doanh đã chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán để tự động hóa quy trình ghi nhận và tổng hợp số liệu. Một số giải pháp phổ biến hiện nay có thể kể đến như Fast Accounting và Fast Accounting Online. Các phần mềm này giúp tự động ghi nhận và tổng hợp số liệu kế toán theo đúng chuẩn biểu mẫu, giảm thiểu sai sót trong quá trình ghi chép thủ công, đồng thời hỗ trợ tra cứu và đối chiếu số liệu dễ dàng khi lập báo cáo thuế, phù hợp với cả doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh đang trong quá trình mở rộng quy mô.
Việc áp dụng phần mềm kế toán không chỉ giúp việc ghi số S1a HKD trở nên nhanh chóng, chính xác hơn mà còn hỗ trợ hộ kinh doanh quản lý tài chính bài bản, minh bạch theo quy định.
Việc hiểu rõ cách ghi sổ S1a-HKD sẽ giúp hộ kinh doanh theo dõi doanh thu chính xác, hạn chế sai sót và đảm bảo tuân thủ đúng quy định về thuế. Khi nắm được nguyên tắc ghi chép, thời điểm cập nhật và cách xử lý các tình huống phát sinh, quá trình quản lý sổ sách sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Nếu doanh nghiệp hoặc cá nhân cần giải pháp quản lý thuế, hóa đơn và kế toán hiệu quả, FAST luôn đồng hành, hỗ trợ tối ưu quy trình quản trị tài chính.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast