Trong thời đại công nghệ ngày nay, việc lựa chọn phần mềm kế toán và nhà cung cấp phù hợp là một quyết định quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Việc hiểu rõ các tiêu chí quan trọng khi chọn lựa phần mềm kế toán và nhà cung cấp là chìa khóa để đảm bảo sự thành công và bền vững trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Bài viết này, FAST sẽ đề cập đến những tiêu chí cần xem xét để đảm bảo rằng sự lựa chọn của bạn không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn đồng hành với sự phát triển trong tương lai của doanh nghiệp.
1. Phần mềm kế toán là gì?
Phần mềm kế toán là một phần mềm được thiết kế để hỗ trợ quá trình quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Nó giúp tự động hóa nhiều công việc liên quan đến ghi nhận, phân loại và báo cáo về các giao dịch tài chính. Các chức năng chính của phần mềm kế toán bao gồm nhập liệu dữ liệu, xử lý thông tin theo quy trình đã định sẵn, và tạo ra các báo cáo và thông tin tài chính cần thiết.
Phần mềm kế toán có thể bao gồm nhiều tính năng như quản lý sổ cái, bảng cân đối kế toán, theo dõi khoản thu và chi, tính toán thuế, và quản lý tiền lương. Nó giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính, đồng thời giảm thiểu công sức và thời gian mà nhân viên phải bỏ ra trong các quá trình kế toán truyền thống.
Sự phổ biến của phần mềm kế toán đã làm cho quá trình quản lý tài chính trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu báo cáo và theo dõi tài chính.
>>> Xem thêm: Cách lập bảng cân đối kế toán chi tiết theo thông tư 200
2. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là một công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện nay. Sinh viên ngành kế toán được đào tạo bài bản về cách sử dụng phần mềm kế toán, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với nhu cầu của mình. Dưới đây là một số gợi ý về các tiêu chí cần xem xét để lựa chọn phần mềm kế toán và nhà cung cấp phù hợp.
Có thể đưa ra 5 tiêu chí sau để sử dụng khi lựa chọn phần mềm kế toán.
- Phần mềm kế toán phải phù hợp với quy mô của doanh nghiệp
- Phần mềm kế toán phải phù hợp với loại hình hoạt động của doanh nghiệp
- Phần mềm kế toán đáp ứng được các yêu cầu về quản trị.
- Phần mềm kế toán phải phù hợp với yêu cầu đặc thù ngành nghề của doanh nghiệp
- Phần mềm kế toán phải phù hợp đối với yêu cầu về công nghệ.
Phần mềm kế toán phải phù hợp với quy mô của doanh nghiệp
Mỗi phần mềm kế toán chỉ phù hợp với một quy mô của doanh nghiệp.
Về quy mô của doanh nghiệp có thể chia ra thành các loại: siêu nhỏ, nhỏ và vừa, vừa và lớn.
Quy mô doanh nghiệp có thể được xác định dựa trên các tiêu chí sau:
- Số lượng nhân viên: Doanh nghiệp có số lượng nhân viên dưới 10 người được coi là doanh nghiệp siêu nhỏ; từ 10 đến 50 người là doanh nghiệp nhỏ và vừa; từ 50 đến 200 người là doanh nghiệp vừa; trên 200 người là doanh nghiệp lớn.
- Doanh thu: Doanh nghiệp có doanh thu dưới 10 tỷ đồng được coi là doanh nghiệp siêu nhỏ; từ 10 đến 50 tỷ đồng là doanh nghiệp nhỏ và vừa; từ 50 đến 200 tỷ đồng là doanh nghiệp vừa; trên 200 tỷ đồng là doanh nghiệp lớn.
- Vốn chủ sở hữu: Doanh nghiệp có vốn chủ sở hữu dưới 10 tỷ đồng được coi là doanh nghiệp siêu nhỏ; từ 10 đến 50 tỷ đồng là doanh nghiệp nhỏ và vừa; từ 50 đến 200 tỷ đồng là doanh nghiệp vừa; trên 200 tỷ đồng là doanh nghiệp lớn.
- Hoặc để thuận tiện, có thể tạm xác định quy mô của doanh nghiệp như sau: nếu như doanh nghiệp chỉ có 1 kế toán thì có thể thuộc nhóm doanh nghiệp siêu nhỏ; có từ 2-7 kế toán là doanh nghiệp nhỏ và vừa; trên 7 kế toán là doanh nghiệp vừa và lớn.
Khi lựa chọn phần mềm kế toán, doanh nghiệp cần xác định quy mô của mình để lựa chọn phần mềm phù hợp. Phần mềm kế toán phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
>>> Xem thêm: Top 10+ phần mềm kế toán miễn phí tốt nhất năm 2024
Phần mềm kế toán phải phù hợp với loại hình hoạt động của doanh nghiệp
Về loại hình hoạt động có thể tạm chia doanh nghiệp thuộc các nhóm sau:
- Các doanh nghiệp dịch vụ
- Các doanh nghiệp thương mại
- Các doanh nghiệp xây lắp
- Các doanh nghiệp sản xuất
- Các cá nhân làm dịch vụ kế toán.
Mỗi loại hình hoạt động có các yêu cầu riêng. Vì vậy, khi lựa chọn phải nắm rõ phần mềm kế toán đang tìm hiểu chuyên sâu cho loại hình hoạt động nào của doanh nghiệp, hoặc phần mềm đó có các phiên bản dành riêng cho từng loại hình hoạt động của doanh nghiệp không. Một phần mềm kế toán “chung chung”, không tách riêng theo loại hình sẽ khó đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán phải đáp ứng các yêu cầu về quản trị và tính giá thành
Kế toán được chia thành 2 mảng: kế toán tài chính và kế toán quản trị.
- Kế toán tài chính là đáp ứng các yêu cầu về sổ sách và báo cáo cho các cơ quan nhà nước, các nhà đầu tư, ngân hàng.
- Kế toán quản trị phục vụ nhu cầu quản trị nội bộ của công ty, đó là cung cấp các báo cáo phân tích số liệu về bán hàng, khách hàng, mua hàng, nhà cung cấp, hàng tồn kho, phân tích chi phí… Các báo cáo quản trị phân tích số liệu theo nhiều chiều, nhóm số liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau và các báo cáo phân tích số liệu theo thời gian…
Đối với các doanh nghiệp xây lắp và sản xuất thì phần mềm phải đáp ứng tốt việc tính giá thành. Các phần mềm kế toán thông thường chỉ tính được giá thành đơn giản. Để tính được giá thành phức tập cần có phần mềm kế toán chuyên sâu cho bài toán này.
Phần mềm kế toán phải phù hợp với yêu cầu đặc thù ngành nghề của doanh nghiệp
Đối với các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, yêu cầu đối với phần mềm kế toán thường cao hơn, đặc biệt là khi cần phải xử lý các đặc thù cụ thể của từng ngành nghề. Mỗi ngành nghề mang đến những yêu cầu riêng biệt, ví dụ như ngành thuỷ hải sản, vật liệu xây dựng, hoá chất, bán lẻ, bán buôn, hậu cần logistic, nhà hàng, du lịch, và nhiều ngành khác.
Để đảm bảo rằng phần mềm kế toán đáp ứng đúng những yêu cầu đặc thù của ngành nghề, việc thăm nhà cung cấp để hỏi rõ về khả năng của phần mềm trong việc đáp ứng các đặc tính cụ thể của từng lĩnh vực là quan trọng. Xem xét danh sách khách hàng trong cùng ngành nghề cũng là một cách hiệu quả để đánh giá tính khả dụng và sự phù hợp của phần mềm với nhu cầu kinh doanh cụ thể.
Phần mềm kế toán phải phù hợp đối với yêu cầu về công nghệ
Để đáp ứng yêu cầu về công nghệ, việc xem xét một số vấn đề quan trọng là không thể thiếu khi lựa chọn phần mềm kế toán:
- Loại ứng dụng: Phải xác định liệu phần mềm là ứng dụng Windows-based (dựa trên hệ điều hành Windows) hay là ứng dụng web-based (truy cập qua trình duyệt web). Cả hai loại này đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, phụ thuộc vào nhu cầu và môi trường làm việc của doanh nghiệp.
- Cài đặt hay đám mây: Phải quyết định liệu phần mềm sẽ được cài đặt trực tiếp trên máy tính (on-premise) hay sử dụng dưới dạng dịch vụ đám mây (cloud-based). Các ứng dụng đám mây thường mang lại tính linh hoạt và tiện lợi hơn, đồng thời giảm bớt gánh nặng về quản lý và bảo trì.
- Hệ điều hành và trình duyệt: Cần xác định phần mềm có khả năng chạy trên hệ điều hành nào (ví dụ: Windows, macOS, Linux) và trình duyệt web nào. Điều này quan trọng để đảm bảo tính tương thích với hạ tầng công nghệ hiện tại của doanh nghiệp.
- Cơ sở dữ liệu: Phải tìm hiểu về loại cơ sở dữ liệu mà phần mềm sử dụng, bao gồm những yếu tố như hiệu suất, khả năng mở rộng, và tính bảo mật của cơ sở dữ liệu.
Việc đưa ra những quyết định chính xác về những vấn đề trên sẽ giúp đảm bảo rằng phần mềm kế toán không chỉ đáp ứng yêu cầu kỹ thuật hiện tại mà còn có khả năng thích ứng với sự phát triển và thay đổi trong tương lai.
3. Các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp phù hợp cho doanh nghiệp
Lựa chọn nhà cung cấp là một quyết định quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động, sự phát triển và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Vì vậy, trước khi đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp nào cho phù hợp, các doanh nghiệp cần có những tiêu chí cụ thể. Dưới đây là một số tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp mà các doanh nghiệp có thể tham khảo:
Nhà cung cấp phải có đủ “thâm niên” hoạt động
Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp cho doanh nghiệp là quyết định quan trọng, và việc xem xét thâm niên hoạt động của nhà cung cấp là một trong những tiêu chí cần được đặc biệt chú ý.
- Độ thâm niên hoạt động: Thời gian mà nhà cung cấp đã hoạt động trên thị trường là một chỉ số quan trọng về sự ổn định và kinh nghiệm. Nhà cung cấp có độ thâm niên cao thường cho thấy họ đã vượt qua nhiều thách thức và có khả năng cung cấp sản phẩm và dịch vụ ổn định.
- Độ bền vững: Việc nhà cung cấp tồn tại và phát triển trong thời gian dài thường đi kèm với độ bền vững. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có đối tác ổn định và có khả năng hỗ trợ dài hạn.
- Khả năng tiếp tục hỗ trợ: Khi chọn nhà cung cấp, quan trọng để đảm bảo rằng họ sẽ tiếp tục cung cấp hỗ trợ và cập nhật cho phần mềm kế toán trong thời gian dài, phù hợp với yêu cầu lưu trữ dữ liệu kế toán theo quy định của cơ quan thuế.
Nhà cung cấp phải có dịch vụ tư vấn ứng dụng chuyên nghiệp
Mặc dù hiện nay phần mềm kế toán đã khá phổ biến, tuy nhiên để khai thác hiệu quả phần mềm kế toán thì cần có dịch vụ tư vấn ứng dụng chuyên nghiệp. Nếu chỉ mua về và tự cài đặt, tự tìm hiểu để khai thác thì sẽ không hiệu quả.
Khách hàng và nhà cung cấp phần mềm cần trao đổi làm việc với nhau về bài toán, về các yêu cầu để đưa ra giải pháp phù hợp. Ví dụ:
- Cần tư vấn và thống nhất cách tổ chức danh mục tài khoản, bộ phận hạch toán, khoản mục phí như thế nào để đáp ứng yêu cầu về theo dõi các lĩnh vực kinh doanh, các trung tâm chi phí và lợi nhuận, phân tích về chi phí…
- Cần tư vấn về cách mã hoá và phân nhóm các danh mục khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hoá, hợp đồng… như thế nào để đáp ứng các yêu cầu về phân tích số liệu cho các đối tượng nêu trên;
- Cần tư vấn về quy trình xử lý các nghiệp vụ đặc thù, và đặc biệt là tư vấn về thiết lập các mã, các tham số… để tính được giá thành sản phẩm đối với các doanh nghiệp xây lắp hoặc doanh nghiệp sản xuất.
[ Xem thêm: Quy trình tư vấn ứng dụng phần mềm ]
Trong tài liệu có đưa dẫn các tiêu chí khác nhau mà người lần đầu mua phần mềm kế toán và người mua phần mềm kế toán đã có kinh nghiệm (lần mua thứ 2). Các tiêu chí này do hãng kiểm toán và tư vấn Deloitte và Touche thực hiện khảo sát.
Đối với người mua lần đầu thì 3 tiêu chí xếp đầu là giá, dễ triển khai và dễ sử dụng.
Nhưng đối với người mua có kinh nghiệm thì 3 tiêu chí xếp đầu là tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp, nhà cung cấp có danh tiếng và phần mềm phải phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.
Có thể bạn lần đầu tiên đang tìm mua phần mềm kế toán, nhưng hãy sử dụng các tiêu chí lựa chọn của những người mua có kinh nghiệm, để tránh việc sau một thời gian ngắn lại phải đi tìm mua phần mềm kế toán khác để thay thế.
4. Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp Fast Accounting
Fast Accounting là phần mềm kế toán chuyên sâu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, phần mềm được thiết kế để đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kế toán, thuế cho các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực dịch vụ, thương mại, xây lắp và sản xuất.
Điểm nổi bật của Fast Accounting:
Nghiệp vụ đầy đủ, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp vừa và nhỏ
Fast Accounting cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ kế toán cơ bản như kế toán tổng hợp, kế toán bán hàng, kế toán mua hàng, kế toán kho, kế toán tài sản cố định, kế toán tiền lương, kế toán thuế. Ngoài ra, phần mềm còn có các nghiệp vụ chuyên sâu phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp như:
- Phân hệ dịch vụ: Cho phép theo dõi doanh thu và công nợ theo khách hàng, hóa đơn; theo dõi thực hiện, doanh thu, thu tiền theo giai đoạn, đa dạng báo cáo…
- Phân hệ thương mại: Bán hàng và công nợ phải thu, mua hàng và công nợ phải trả, hàng tồn kho… Đặc biệt có nhiều báo cáo phân tích số liệu theo nhiều đối tượng khác nhau.
- Phân hệ xây lắp: Đầy đủ nghiệp vụ khai báo dự toán; theo dõi thực hiện theo giai đoạn, công nợ phải thu, phải trả, hàng tồn kho…
- Phân hệ sản xuất: Đầy đủ nghiệp vụ kế toán sản xuất, tính giá thành chuyên sâu: Đáp ứng các đặc thù tính giá thành khác nhau, tính giá nhanh, báo cáo đa dạng…
Báo cáo tài chính và sổ sách đúng theo quy định
- Fast Accounting luôn được cập nhật các thông tư về kế toán và thuế của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế, giúp người dùng lên các báo cáo tài chính và sổ sách kế toán theo đúng quy định.
Thông tin nhanh chóng, kịp thời
- Bảng thông tin quản trị cung cấp các thông tin quản trị một cách nhanh chóng dựa trên gần 20 báo cáo quản trị thường dùng. Người sử dụng cũng có thể khai báo thêm các báo cáo theo yêu cầu riêng.
Tích hợp hóa đơn điện tử miễn phí
- Fast Accounting tích hợp với các phần mềm hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp nhập liệu một lần và gửi dữ liệu lên phần mềm HĐĐT.
Lợi ích khi sử dụng Fast Accounting
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Fast Accounting giúp doanh nghiệp tự động hóa các nghiệp vụ kế toán, tiết kiệm thời gian và chi phí cho nhân sự kế toán.
- Nâng cao hiệu quả quản trị: Fast Accounting cung cấp các báo cáo quản trị đa dạng, giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh một cách nhanh chóng và kịp thời.
- Tuân thủ quy định pháp luật: Fast Accounting giúp doanh nghiệp lên các báo cáo tài chính và sổ sách kế toán theo đúng quy định pháp luật.
>>> Xem thêm: Bảng giá phần mềm kế toán Fast Accounting tốt nhất 2024
Tài liệu tham khảo