Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cách lập mới 2026

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là báo cáo doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh cần lập trong một số trường hợp nhất định khi sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, chia tách, sáp nhập, giải thể hoặc chuyển địa điểm kinh doanh. Việc hiểu đúng đối tượng phải nộp, mẫu báo cáo và thời hạn thực hiện giúp hạn chế sai sót khi làm việc với cơ quan thuế. Trong bài viết này, FAST sẽ hướng dẫn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mới 2026 và gợi ý cách quản lý dữ liệu hóa đơn điện tử hiệu quả hơn.

1. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là gì?

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là báo cáo dùng để tổng hợp số lượng hóa đơn đã sử dụng, chưa sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy hoặc còn tồn trong một kỳ báo cáo nhất định. Báo cáo này giúp cơ quan thuế theo dõi việc quản lý, sử dụng hóa đơn của người nộp thuế trong các trường hợp pháp luật yêu cầu.

Trước đây, nhiều doanh nghiệp quen với việc lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu BC26/AC. Tuy nhiên, trong bối cảnh hóa đơn điện tử được áp dụng rộng rãi, không phải mọi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử đều phải nộp báo cáo này theo định kỳ như trước.

Hiện nay, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa việc quản lý dữ liệu hóa đơn điện tử và việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Với hóa đơn điện tử, dữ liệu hóa đơn thường được lập, gửi, nhận, lưu trữ và tra cứu trên hệ thống điện tử. Còn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chỉ phát sinh trong một số trường hợp cụ thể, đặc biệt là trường hợp mua hóa đơn của cơ quan thuế.

Vì vậy, trước khi lập báo cáo, kế toán nên kiểm tra loại hóa đơn đang sử dụng, tình trạng hóa đơn trong kỳ và yêu cầu từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Nếu doanh nghiệp không thuộc đối tượng phải nộp, việc lập sai mẫu hoặc nộp không cần thiết có thể làm phát sinh thêm thao tác xử lý không cần thiết.

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giúp doanh nghiệp theo dõi số hóa đơn đã sử dụng, còn tồn và kiểm tra đúng trường hợp phải nộp theo quy định.

>>> Xem thêm: Hoá đơn bán lẻ là gì? Tải Mẫu hóa đơn bán lẻ mới nhất

>>> Xem thêm: Hoá đơn thương mại là gì? Mẫu hoá đơn thương mại chuẩn

2. Đối tượng cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Không phải doanh nghiệp nào cũng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Theo thông tin từ Cổng Dịch vụ công Bộ Tài chính, thủ tục báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn áp dụng trong các trường hợp như mua hóa đơn của cơ quan thuế, chia tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu hoặc chuyển địa điểm kinh doanh sang địa bàn khác cơ quan thuế quản lý.

2.1. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới

Với phần lớn doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành, dữ liệu hóa đơn được lập và quản lý trên hệ thống hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp không nên mặc định rằng cứ sử dụng hóa đơn điện tử là phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý.

Tuy nhiên, kế toán vẫn cần theo dõi đầy đủ dữ liệu hóa đơn đã phát hành, hóa đơn bị hủy, hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh và các thông báo sai sót nếu có. Đây là cơ sở quan trọng để đối chiếu khi kê khai thuế, giải trình số liệu hoặc kiểm tra lịch sử giao dịch.

Trong thực tế, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử nên quản lý dữ liệu theo các nhóm sau:

Quản lý dữ liệu hóa đơn điện tử tập trung giúp doanh nghiệp dễ theo dõi hóa đơn phát hành, điều chỉnh, hủy/xóa bỏ, hóa đơn đầu vào và file XML/PDF khi cần đối chiếu.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn xuất hóa đơn vận chuyển đúng quy định mới nhất

>>> Xem thêm: Quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn và cách đánh số hóa đơn điện tử

2.2. Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế

Người nộp thuế mua hóa đơn của cơ quan thuế là nhóm đối tượng cần đặc biệt lưu ý khi lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Theo thủ tục của Bộ Tài chính, người nộp thuế mua hóa đơn của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ theo quý cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Mẫu báo cáo hiện hành cần lưu ý là Mẫu số BC26/HĐG ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Báo cáo được nộp theo quý, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp phát sinh sử dụng hóa đơn trong quý II/2026, thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý II thường là ngày cuối cùng của tháng đầu quý III/2026. Kế toán cần kiểm tra lịch làm việc thực tế, ngày nghỉ và hướng dẫn của cơ quan thuế để nộp đúng hạn.

Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, người nộp thuế vẫn có thể phải nộp báo cáo với số lượng hóa đơn sử dụng bằng 0, tùy tình trạng tồn hóa đơn và kỳ báo cáo trước. Nếu kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn, đã báo cáo số tồn bằng 0 và trong kỳ không mua, không sử dụng hóa đơn thì có thể không phải báo cáo.

2.3. Doanh nghiệp chia, tách, sáp nhập hoặc giải thể

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu hoặc giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước. Báo cáo này được nộp cùng thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.

Trong các trường hợp này, kế toán cần rà soát toàn bộ tình trạng hóa đơn trước thời điểm thực hiện thủ tục. Các nội dung thường cần kiểm tra gồm:

• Số hóa đơn đã sử dụng.
• Số hóa đơn chưa sử dụng.
• Hóa đơn xóa bỏ, hủy, mất, cháy, hỏng nếu có.
• Hóa đơn đã điều chỉnh hoặc thay thế.
• Bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ.
• Hồ sơ quyết toán thuế liên quan.

Việc đối chiếu sớm giúp doanh nghiệp tránh tình trạng hồ sơ quyết toán thuế bị chậm do sai lệch dữ liệu hóa đơn. Đặc biệt, khi giải thể hoặc sáp nhập, số liệu hóa đơn cần khớp với sổ kế toán, báo cáo thuế và hồ sơ thanh toán.

Doanh nghiệp cần rà soát hóa đơn đã sử dụng, hóa đơn hủy/xóa bỏ và hồ sơ liên quan khi thuộc trường hợp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

2.4. Doanh nghiệp thay đổi địa điểm kinh doanh

Trường hợp doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp, doanh nghiệp cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ với cơ quan thuế nơi chuyển đi.

Đây là bước quan trọng trước khi doanh nghiệp cập nhật thông tin quản lý thuế tại địa bàn mới. Nếu không rà soát hóa đơn trước khi chuyển địa điểm, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi đối chiếu dữ liệu giữa cơ quan thuế nơi chuyển đi và nơi chuyển đến.

Kế toán nên kiểm tra các nội dung sau trước khi chuyển địa điểm:

• Tình trạng sử dụng hóa đơn đến thời điểm chuyển đi.
• Dữ liệu hóa đơn đã gửi cơ quan thuế.
• Hóa đơn còn tồn nếu có.
• Hóa đơn có sai sót chưa xử lý.
• Báo cáo và bảng kê cần nộp theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

3. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mới 

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cần lưu ý trong năm 2026 là Mẫu số BC26/HĐG đối với báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế. Mẫu này được nêu tại thủ tục hành chính của Bộ Tài chính và được cập nhật trong các hướng dẫn pháp lý mới về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Một mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thường cần thể hiện các nhóm thông tin chính như:

Khi lập báo cáo, kế toán cần đặc biệt chú ý số tồn đầu kỳ và số tồn cuối kỳ. Nếu số tồn đầu kỳ không khớp với báo cáo kỳ trước, báo cáo kỳ hiện tại có thể bị sai dây chuyền. Do đó, trước khi nhập số liệu, nên đối chiếu với báo cáo kỳ trước, bảng kê hóa đơn, sổ theo dõi hóa đơn và dữ liệu trên hệ thống thuế.

Ngoài ra, doanh nghiệp không nên dùng mẫu cũ theo thói quen nếu chưa kiểm tra quy định hiện hành. Trong nhiều tài liệu hoặc phiên bản phần mềm cũ, kế toán có thể gặp tên BC26/AC; tuy nhiên, khi lập báo cáo năm 2026 cho hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế, cần ưu tiên kiểm tra mẫu đang được cơ quan thuế và phần mềm hỗ trợ kê khai áp dụng.

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn

4. Hướng dẫn lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên HTKK

HTKK là phần mềm hỗ trợ kê khai thuế thường được kế toán sử dụng để lập nhiều loại tờ khai và báo cáo thuế. Khi lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, kế toán cần cập nhật phiên bản HTKK mới nhất, kiểm tra đúng mẫu báo cáo và nhập đúng kỳ báo cáo.

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK

Trước hết, kế toán mở phần mềm HTKK và đăng nhập bằng mã số thuế của doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh. Sau khi đăng nhập, cần kiểm tra thông tin người nộp thuế, tên đơn vị, địa chỉ và cơ quan thuế quản lý.

Nếu thông tin đăng ký thuế đã thay đổi nhưng chưa được cập nhật trên phần mềm, kế toán nên điều chỉnh trước khi lập báo cáo. Điều này giúp hạn chế sai lệch thông tin khi kết xuất và nộp báo cáo lên hệ thống thuế điện tử.

Trước khi nhập số liệu, kế toán cũng nên chuẩn bị sẵn:

• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước.
• Bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ.
• Số hóa đơn đã sử dụng, xóa bỏ, hủy, mất, cháy, hỏng.
• Số hóa đơn tồn đầu kỳ và tồn cuối kỳ.
• Thông báo hoặc hướng dẫn từ cơ quan thuế nếu có.

Đăng nhập vào phần mềm HTKK để bắt đầu lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn.

Bước 2: Chọn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)

Sau khi đăng nhập, kế toán vào nhóm chức năng liên quan đến hóa đơn và chọn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Tên mẫu trên phần mềm có thể khác nhau tùy phiên bản, nhưng với báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế, kế toán cần lưu ý mẫu hiện hành là BC26/HĐG.

Ở bước này, cần tránh chọn nhầm mẫu báo cáo cũ hoặc mẫu không phù hợp với loại hóa đơn doanh nghiệp đang sử dụng. Nếu phần mềm hiển thị nhiều mẫu tương tự, kế toán nên đối chiếu với hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc văn bản hiện hành.

Một số thông tin cần kiểm tra khi chọn mẫu gồm:

• Tên báo cáo.
• Kỳ báo cáo.
• Loại hóa đơn.
• Mẫu số, ký hiệu hóa đơn.
• Cơ quan thuế tiếp nhận.

Bước 3: Chọn kỳ báo cáo phù hợp

Kế toán chọn đúng kỳ báo cáo theo quý hoặc theo thời điểm phát sinh nghĩa vụ báo cáo. Với trường hợp mua hóa đơn của cơ quan thuế, báo cáo được nộp theo quý, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn.

Ví dụ:

Sau khi chọn kỳ, kế toán nhập số liệu theo từng dòng hóa đơn. Cần đảm bảo công thức tồn cuối kỳ hợp lý: số tồn đầu kỳ cộng số mua/phát sinh trong kỳ, trừ đi số đã sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy hoặc các trường hợp khác nếu có.

Chọn kỳ báo cáo theo quý hoặc theo thời điểm phát sinh nghĩa vụ báo cáo.

Bước 4: Hoàn tất và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

Sau khi nhập đủ dữ liệu, kế toán nên kiểm tra lại toàn bộ báo cáo trước khi kết xuất. Các lỗi thường gặp gồm sai kỳ báo cáo, sai số tồn đầu kỳ, nhập thiếu hóa đơn xóa bỏ, không khớp số liệu giữa bảng kê và báo cáo hoặc chọn nhầm mẫu báo cáo.

Sau khi kiểm tra xong, kế toán kết xuất file theo định dạng phần mềm yêu cầu và nộp qua hệ thống thuế điện tử nếu thuộc trường hợp phải nộp. Theo thủ tục hành chính của Bộ Tài chính, hồ sơ báo cáo gửi đến cơ quan thuế không có kết quả giải quyết trả lại cho người nộp thuế; cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ và xử lý theo quy định.

Doanh nghiệp cần xác định đúng mình có thuộc đối tượng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hay không, đồng thời kiểm tra mẫu BC26/HĐG, kỳ báo cáo và số liệu hóa đơn trước khi gửi cơ quan thuế.

Để hạn chế sai sót khi lập báo cáo, doanh nghiệp nên quản lý dữ liệu hóa đơn điện tử tập trung từ đầu. Fast e-Invoice hỗ trợ lập, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử trên nền tảng cloud, giúp doanh nghiệp dễ tra cứu dữ liệu hóa đơn, bản thể hiện và tệp dữ liệu gốc khi cần đối chiếu.

Thông tin liên hệ:

• Website: https://fast.com.vn/
• Email: info@fast.com.vn 
• Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST 
• Zalo: https://zalo.me/phanmemfast