Thâm niên là yếu tố quan trọng trong quản lý nhân sự, quyết định mức phụ cấp, thưởng thâm niên và các quyền lợi liên quan của người lao động. Bài viết dưới đây giúp bạn hiểu rõ thâm niên là gì, cách tính phụ cấp thâm niên theo từng nhóm đối tượng và các quy định áp dụng mới nhất. Cùng FAST tìm hiểu chi tiết để doanh nghiệp triển khai đúng và tối ưu quy trình tính lương.
1. Phụ cấp thâm niên là gì?
Thâm niên có thể được hiểu là khoảng thời gian làm việc liên tục của người lao động tại một cơ quan, ngành hoặc đơn vị và được tính theo năm. Khoản thời gian này thường được sử dụng làm căn cứ xác định các chế độ đãi ngộ liên quan đến kinh nghiệm và gắn bó trong công việc.
Phụ cấp thâm niên là khoản phụ cấp trả thêm cho người lao động khi có thời gian làm việc liên tục nhiều năm tại một cơ quan, đơn vị hoặc ngành nghề nhất định. Khoản phụ cấp này nhằm ghi nhận kinh nghiệm, mức độ gắn bó và đóng góp của người lao động trong quá trình công tác.
Ghi nhận thâm niên để khuyến khích nhân viên gắn bó và phát triển lâu dài
2. Đối tượng được hưởng phụ cấp thâm niên
Theo Điều 103 Bộ luật Lao động 2019, phụ cấp thâm niên trong doanh nghiệp không phải là chế độ bắt buộc. Việc áp dụng hay không phụ thuộc vào chính sách đãi ngộ của từng đơn vị và thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Do đó, không phải tất cả người lao động trong khu vực doanh nghiệp đều được hưởng phụ cấp thâm niên.
Tuy nhiên, một số ngành nghề và cơ quan nhà nước lại áp dụng phụ cấp thâm niên như một khoản thu nhập cố định hằng tháng. Các nhóm đối tượng tiêu biểu gồm:
- Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp thuộc lực lượng quân đội nhân dân Việt Nam.
- Hạ sĩ quan hưởng lương thuộc công an nhân dân Việt Nam.
- Người làm công tác cơ yếu trong tổ chức cơ yếu.
- Cán bộ, công chức đã được xếp lương theo các ngạch hoặc chức danh chuyên ngành như: Hải quan, tòa án, viện kiểm sát, thanh tra thi hành án dân sự, kiểm lâm.
- Nhà giáo đang giảng dạy trong các cơ sở công lập đáp ứng đủ điều kiện theo quy định.
Tính phụ cấp thâm niên chính xác giúp doanh nghiệp đảm bảo minh bạch trong quản lý lương.
3. Cách tính phụ cấp thâm niên
Phụ cấp thâm niên được tính dựa trên thời gian công tác liên tục và mức lương hiện hưởng của người lao động theo từng nhóm đối tượng. Theo quy định hiện hành, người lao động chỉ được hưởng phụ cấp thâm niên khi đáp ứng đủ thời gian làm việc tối thiểu và thuộc các ngành, chức danh được pháp luật quy định.
3.1. Công thức chung
Mức phụ cấp thâm niên được tính dựa trên mức lương hiện hưởng và tỷ lệ phần trăm phụ cấp của từng nhóm đối tượng. Theo Điều 3 Nghị định 38/2019/NĐ-CP, mức lương cơ sở được sử dụng làm căn cứ hiện hành là 1.800.000 đồng/tháng (áp dụng từ ngày 01/7/2023). Trước thời điểm này, mức lương cơ sở là 1.490.000 đồng/tháng.
Dựa trên quy định nêu trên, công thức tính phụ cấp thâm niên được xác định như sau:
Trước ngày 01/7/2023:
Phụ cấp thâm niên = Hệ số lương × 1.490.000 đồng × Tỷ lệ % phụ cấp
Từ ngày 01/7/2023:
Phụ cấp thâm niên = Hệ số lương × 1.800.000 đồng × Tỷ lệ % phụ cấp
Trong đó, tỷ lệ % phụ cấp phổ biến là 5% từ năm thứ 6, và mỗi năm tăng thêm 1% từ năm thứ 7 trở đi tùy theo quy định của từng ngành.
Ví dụ: Một viên chức có hệ số lương là 3.
- Trước 01/7/2023: Lương = 1.490.000 × 3 = 4.470.000 đồng → phụ cấp thâm niên năm đầu = 5% = 223.500 đồng/tháng.
- Từ 01/7/2023: Lương = 1.800.000 × 3 = 5.400.000 đồng → phụ cấp thâm niên năm đầu = 5% = 270.000 đồng/tháng.
Xem thêm: Hệ số lương cơ bản để tính lương cơ cán bộ, công chức 2025
3.2. Cách tính phụ cấp thâm niên nhà giáo
Theo Điều 4 Nghị định 77/2021/NĐ-CP, nhà giáo giảng dạy hoặc giáo dục có thời gian đóng BHXH bắt buộc từ đủ 5 năm (60 tháng) sẽ được hưởng phụ cấp thâm niên. Mức hưởng ban đầu là 5% mức lương hiện hưởng, cộng với phụ cấp chức vụ lãnh đạo và phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có). Từ năm thứ 6 trở đi, mỗi năm (đủ 12 tháng) được tính thêm 1%.
Công thức tính: Phụ cấp thâm niên nhà giáo: = (Lương theo chức danh + phụ cấp chức vụ lãnh đạo + phụ cấp thâm niên vượt khung nếu có) × Tỷ lệ % phụ cấp được hưởng
Trong đó:
- Tỷ lệ phụ cấp năm đầu: 5%
- Từ năm thứ 6: tăng thêm 1%/năm
- Mức lương áp dụng tính phụ cấp căn cứ vào mức lương cơ sở theo từng thời kỳ (hiện tại là 1.800.000 đồng/tháng).
Ví dụ: Giáo viên hạng A1 có hệ số lương 2,34 → Lương = 1.800.000 × 2,34 = 4.212.000 đồng → phụ cấp thâm niên năm đầu = 5% = 210.600 đồng/tháng.
Phụ cấp thâm niên được tính theo thời gian làm việc, phản ánh đúng mức độ tích lũy kinh nghiệm của người lao động
3.3. Cách tính phụ cấp thâm niên công chức, cán bộ
Cách tính phụ cấp thâm niên của công chức, cán bộ được thực hiện theo Nghị định 204/2004/NĐ-CP và Thông tư liên tịch 68/2011/TTLT-BGDĐT-BNV-BTC-BLĐTBXH. Theo quy định, người lao động có từ đủ 5 năm (60 tháng) làm việc trong ngành sẽ được hưởng phụ cấp thâm niên bằng 5% mức lương hiện hưởng, phụ cấp chức vụ lãnh đạo và phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có). Từ năm thứ 6 trở đi, mỗi năm tăng thêm 1%.
Công thức tính: Phụ cấp thâm niên công chức: = (Mức lương hiện hưởng + phụ cấp chức vụ lãnh đạo + phụ cấp thâm niên vượt khung nếu có) × Tỷ lệ % phụ cấp được hưởng
Ví dụ: Một công chức có mức lương hiện hưởng 5.000.000 đồng, giữ chức vụ lãnh đạo được hưởng phụ cấp chức vụ 500.000 đồng và có phụ cấp thâm niên vượt khung 200.000 đồng. Người này đã đủ 5 năm công tác, tương ứng hưởng 5% phụ cấp thâm niên. Phụ cấp thâm niên được tính như sau: (5.000.000 + 500.000 + 200.000) × 5% = 285.000 đồng/tháng.
Thời gian được tính hưởng thâm niên bao gồm:
- Thời gian làm việc theo ngạch hoặc chức danh chuyên ngành (hải quan, tòa án, kiểm sát, kiểm toán, thanh tra, thi hành án dân sự, kiểm lâm…).
- Thời gian được hưởng phụ cấp thâm niên trong quân đội, công an, cơ yếu (nếu có).
- Thời gian đi nghĩa vụ quân sự trước khi trở lại đơn vị và tiếp tục công tác.
Thời gian không được tính hưởng phụ cấp thâm niên gồm:
- Thời gian tập sự, thời gian thực hiện chế độ công chức dự bị.
- Thời gian nghỉ việc không hưởng lương liên tục từ 01 tháng trở lên.
- Thời gian nghỉ ốm đau, thai sản vượt quá thời hạn quy định.
- Thời gian bị tạm đình chỉ công tác, tạm giữ, tạm giam; thời gian chấp hành kỷ luật buộc thôi việc, truy cứu trách nhiệm (không được cộng dồn).
- Thời gian làm công việc không thuộc ngạch/chức danh được hưởng phụ cấp thâm niên.
3.4. Cách tính phụ cấp thâm niên quân đội, công an
Cách tính phụ cấp thâm niên đối với sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp và lực lượng Công an nhân dân được quy định trong Nghị định 49/2019/NĐ-CP và các văn bản liên quan. Đây là nhóm ngành có quy định riêng về thâm niên nghề, được hưởng mức phụ cấp tăng dần theo thời gian công tác.
Điều kiện hưởng:
- Có từ 60 tháng phục vụ trong quân đội hoặc công an.
- Đang hưởng lương theo cấp bậc quân hàm hoặc chức vụ được quy định.
Mức hưởng theo quy định:
- Sau đủ 5 năm: hưởng 5% mức lương hiện hưởng.
- Từ năm thứ 6 trở đi: mỗi năm tăng thêm 1%.
Công thức tính: Phụ cấp thâm niên: = (Lương hiện hưởng + phụ cấp chức vụ lãnh đạo + phụ cấp thâm niên vượt khung nếu có) × Tỷ lệ % phụ cấp được hưởng
Ví dụ: Một quân nhân có lương hiện hưởng 7.000.000 đồng, phụ cấp chức vụ 800.000 đồng và phụ cấp thâm niên vượt khung 300.000 đồng. Người này đã công tác 8 năm, tương ứng mức phụ cấp: 5 năm đầu: 5%; Từ năm thứ 6 đến năm thứ 8: +3%
→ Tổng hưởng: 8%. Vậy, phụ cấp thâm niên được tính như sau: (7.000.000 + 800.000 + 300.000) × 8% = 680.000 đồng/tháng.
Phương thức chi trả:
- Phụ cấp thâm niên được trả cùng kỳ lương hằng tháng.
- Khoản phụ cấp này được tính vào tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.
Đối với doanh nghiệp áp dụng nhiều chính sách phụ cấp hoặc có cơ chế tính thâm niên riêng, việc tổng hợp thời gian công tác và tính toán thủ công dễ dẫn đến sai sót. Fast HRM hỗ trợ tự động ghi nhận thời gian làm việc của từng nhân sự, áp dụng công thức phụ cấp theo từng nhóm đối tượng và tích hợp trực tiếp vào bảng lương. Hệ thống giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình tính lương – phụ cấp, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý nhân sự.
Áp dụng chính sách phụ cấp thâm niên rõ ràng đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý nhân sự
4. Thời gian và mức hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung
Phụ cấp thâm niên vượt khung được áp dụng khi người lao động đã xếp đến bậc lương cuối cùng trong ngạch hoặc chức danh, nhưng vẫn tiếp tục công tác và đáp ứng đủ tiêu chuẩn đánh giá theo quy định. Khoản phụ cấp này nhằm ghi nhận kinh nghiệm nghề nghiệp và duy trì động lực làm việc cho các nhóm ngành đặc thù trong khu vực nhà nước.
4.1. Thời gian tối đa để xét hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung
- Người lao động phải giữ bậc lương cuối cùng trong ngạch hoặc chức danh một thời gian tối thiểu theo quy định từng nhóm:
- 36 tháng (3 năm) đối với ngạch công chức, viên chức từ loại A0 đến loại A3; các chức danh chuyên môn, nghiệp vụ thuộc ngành Tòa án, Kiểm sát.
- 24 tháng (2 năm) đối với viên chức loại B, loại C và ngạch nhân viên thừa hành, phục vụ.
- Thời gian giữ bậc lương cuối cùng phải liên tục và đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao.
- Không vi phạm kỷ luật trong thời gian xét (khiển trách, cảnh cáo, cách chức, bãi nhiệm…).
Thời gian tối đa để tính phụ cấp được ghi nhận theo số năm giữ bậc lương cuối cùng; mỗi năm xét bổ sung 1% phụ cấp nếu đáp ứng đủ tiêu chuẩn.
4.2. Cách xác định mức hưởng phụ cấp thâm niên
Mức hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung được tính theo tỷ lệ phần trăm dựa trên mức lương bậc cuối cùng trong ngạch, cụ thể:
- Năm đầu tiên đủ điều kiện: hưởng 5% mức lương bậc cuối cùng.
- Từ năm thứ hai trở đi:
- Nếu mỗi năm tiếp tục đáp ứng tiêu chuẩn xét phụ cấp: tăng thêm 1%/năm.
- Tổng phần trăm phụ cấp được cộng dồn theo số năm đủ tiêu chuẩn.
Mức hưởng có sự khác nhau theo nhóm đối tượng:
- Công chức từ loại A0 đến A3; chức danh ngành Tòa án, Kiểm sát: hưởng theo mức 5% và tăng 1% mỗi năm tiếp theo.
- Viên chức loại B, C và nhóm thừa hành, phục vụ: tương tự, nhưng xét theo điều kiện 24 tháng giữ bậc cuối cùng.
4.3. Công thức tính phụ cấp thâm niên vượt khung
Phụ cấp thâm niên vượt khung = Mức lương bậc cuối × Tỷ lệ phụ cấp vượt khung
Trong đó:
- Tỷ lệ phụ cấp năm đầu: 5%.
- Từ năm thứ hai trở đi: mỗi năm đủ tiêu chuẩn tăng thêm 1%.
Ví dụ: Một công chức loại A2 có lương bậc cuối 7.000.000 đồng/tháng và đã giữ bậc này đủ 3 năm sẽ hưởng 5% ở năm đầu (350.000 đồng), cộng thêm 1% mỗi năm cho hai năm tiếp theo (70.000 đồng/năm). Tổng phụ cấp thâm niên vượt khung là 7%, tương đương 490.000 đồng/tháng.
Hiểu rõ cách tính phụ cấp thâm niên để không mắc phải sai sót trong quản lý lương và quyền lợi nhân sự
5. Giải đáp thắc mắc thường gặp (FAQ)
5.1. Doanh nghiệp có bắt buộc trả phụ cấp thâm niên không?
Không. Bộ luật Lao động 2019 không quy định phụ cấp thâm niên là khoản bắt buộc trong doanh nghiệp. Việc chi trả phụ thuộc vào chính sách đãi ngộ nội bộ, thỏa thuận trong hợp đồng lao động hoặc quy chế lương thưởng của từng doanh nghiệp. Do đó, người lao động trong khu vực ngoài nhà nước chỉ được hưởng khi doanh nghiệp tự xây dựng hoặc cam kết áp dụng.
5.2. Thâm niên được tính từ khi nào?
Thâm niên thường được tính từ thời điểm người lao động bắt đầu làm việc chính thức, tức ngày được tuyển dụng hoặc ngày ký hợp đồng lao động đầu tiên. Đối với nhóm ngành có quy định riêng (nhà giáo, công chức, quân đội, công an), thời gian tính thâm niên phải đáp ứng thêm yêu cầu về thời gian đóng BHXH bắt buộc hoặc thời gian giữ chức danh chuyên môn theo từng văn bản chuyên ngành.
5.3. Có thể cộng dồn thâm niên giữa các cơ quan/đơn vị không?
Có, nhưng chỉ trong các trường hợp pháp luật cho phép. Một số nhóm ngành như quân đội, công an, cơ yếu, tòa án, kiểm sát, thanh tra, kiểm lâm, thi hành án dân sự được cộng dồn thời gian công tác khi chuyển đơn vị, nếu thời gian đó thuộc cùng hệ thống hoặc cùng chuyên ngành được hưởng thâm niên. Đối với doanh nghiệp tư nhân, việc cộng dồn thâm niên khi chuyển nơi làm việc không bắt buộc, trừ khi doanh nghiệp mới có chính sách ghi nhận thời gian công tác trước đó của người lao động.
Việc nắm vững quy định và cách tính phụ cấp thâm niên giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống đãi ngộ minh bạch, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ đúng pháp luật. Để tối ưu quy trình quản lý nhân sự và áp dụng chính sách thâm niên một cách chính xác, doanh nghiệp có thể liên hệ với FAST để được tư vấn chi tiết và đề xuất giải pháp phù hợp với mô hình vận hành của mình.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast