Một số nhà cung cấp sẽ nói với bạn rằng phần mềm của họ có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp có quy mô khác nhau, đáp ứng các yêu cầu của các ngành nghề khác nhau.
Thực tế, cũng như bất kỳ các sản phẩm khác thì một phần mềm cũng chỉ phù hợp cho một nhóm khách hàng nhất định mà thôi. Sản phẩm nhắm đến nhóm khách hàng càng hẹp thì khả năng thoả mãn nhu cầu của nhóm khách hàng hẹp đó càng cao.
Dưới đây sẽ trình bày 2 tiêu chí phân loại, giúp doanh nghiệp trong việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu của mình.
Phân loại phần mềm kế toán theo quy mô của doanh nghiệp
Theo quy mô của doanh nghiệp mà phần mềm hướng tới thì phần mềm kế toán thường phân thành 3 loại sau:
- Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô lớn
- Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa
- Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ
Đối với phần mềm kế toán thì “quy mô” của doanh nghiệp có thể quy về “quy mô” của phòng kế toán. Thường thì doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì số lượng nghiệp vụ phát sinh càng nhiều và đòi hỏi càng nhiều số nhân viên kế toán. Như vậy có thể phân loại phần mềm kế toán theo quy mô người sử dụng như sau:
- Phần mềm kế toán “nhỏ”, đơn giản dành cho doanh nghiệp có số lượng người sử dụng dưới 3 người
- Phần mềm kế toán “vừa” dành cho doanh nghiệp có số lượng người sử dụng từ 3-20 người
- Phần phần kế toán “lớn” dành cho doanh nghiệp có số lượng người sử dụng trên 20 người.
Các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thường không có các yêu cầu cao về phân quyền truy cập theo chức năng menu nghiệp vụ (mua, bán, tồn kho…) và phân quyền về chức năng xử lý số liệu (xem, sửa, xóa), phân quyền truy cập chi tiết đến trường thông tin của từng nghiệp vụ. Các doanh nghiệp nhỏ cũng không cần nhiều báo cáo quản trị. Và như vậy các doanh nghiệp này chỉ cần một phần mềm kế toán đơn giản là đáp ứng nhu cầu.
Các doanh nghiệp có quy mô vừa thường có nhu cầu cao hơn về phân quyền xử lý và truy nhập các chức năng, thông tin trong phần mềm. Các yêu cầu về báo cáo quản trị nhiều hơn. Một số doanh nghiệp có quy mô vừa có các bộ phận, đơn vị phân tán trên địa bàn rộng sẽ đòi hỏi chương trình có khả năng chạy nhanh, ổn định thông qua đường truyền internet.
Các doanh nghiệp lớn thường yêu cầu chương trình có khả năng xử lý số lượng giao dịch lớn với tốc độ nhanh, chương trình có thể chạy trên mạng diện rộng với số lượng người sử dụng nhiều, có thể vượt trên 30-40 người.
Cũng như áo mặc thì khó có phần mềm một size (kích cỡ) lại phù hợp với tất cả các doanh nghiệp với size khác nhau.
Ví dụ, một phần mềm phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa thì sẽ chật chội đối với doanh nghiệp lớn và quá rộng đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ.
Phân loại phần mềm kế toán theo ngành nghề
- Phần mềm kế toán chuyên ngành xây lắp
- Phần mềm kế toán chuyên ngành dịch vụ
- Phần mềm kế toán chuyên ngành thương mại
- Phần mềm kế toán chuyên ngành sản xuất
- Phần mềm kế toán chuyên ngành dược
- Phần mềm kế toán chuyên ngành may mặc
- Phần mềm kế toán chuyên ngành vận chuyển, logistics
- …
Phần mềm kế toán chuyên ngành xây lắp có khả năng theo dõi các phát sinh liên quan đến từng dự án, công trình, hạng mục công trình; cho phép so sánh giữa dự toán và thực tế thực hiện…
Phần mềm kế toán chuyên ngành may mặc sẽ có khả năng theo dõi, ví dụ, áo theo kích cỡ, mầu…
Thông thường một phần mềm kế toán “không chuyên ngành” áp dụng cho một ngành nghề đặc thù sẽ đòi hỏi phải chỉnh sửa nhiều mới đáp ứng được các yêu cầu đặc thù của ngành nghề. Việc này sẽ đòi hỏi thời gian, chi phí và tổng giá mà doanh nghiệp phải trả thường sẽ cao. Ngoài ra sẽ có khó khăn trong việc nâng cấp mỗi khi có phiên bản mới, vì nhà cung cấp chỉ nâng cấp sản phẩm chung chứ không nâng cấp những chỉnh sửa cho từng doanh nghiệp khách hàng cụ thể. Muốn nâng cấp thì lại cần thời gian và chi phí.
Cũng như áo mặc thì khó có phần mềm tổng quát lại đáp ứng với các yêu cầu đặc thù ngành nghề của các doanh nghiệp khác nhau. Có áo mặc đi chơi, áo mặc đi làm, áo mặc ngày lễ… thì cũng có phần mềm chuyên ngành dệt may, phần mềm chuyên ngành xây dựng… Vẫn có thể dùng 1 kiểu áo cho nhiều trường hợp khác nhau, nhưng sẽ phù hợp hơn nếu có những kiểu áo riêng cho từng trường hợp đặc thù. Với phần mềm kế toán cũng vậy.
Phan Quốc Khánh
Công ty FAST, 01-2010