fbpx

Hướng dẫn xuất hóa đơn xăng dầu điện tử chi tiết từng lần bán

23/09/2025

25/08/2025

92

Xuất hóa đơn xăng dầu điện tử không chỉ là nghĩa vụ theo quy định mà còn là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh. Việc quản lý doanh thu, chi phí và dữ liệu khách hàng trở nên minh bạch và dễ dàng hơn khi áp dụng hóa đơn điện tử. FAST đồng hành cùng bạn trong từng bước triển khai, từ hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn cho mỗi lần bán đến cung cấp giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và xây dựng uy tín vững chắc

1. Quy định về xuất hóa đơn điện tử xăng dầu

1.1. Nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử xăng dầu

Theo Khoản 1, Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019, các đơn vị kinh doanh xăng dầu có trách nhiệm phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng dưới định dạng chuẩn dữ liệu. Hóa đơn cần được thể hiện đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định về thuế và kế toán, không phụ thuộc vào giá trị giao dịch của từng lần bán lẻ.

xuất hóa đơn điện tử xăng dầu

1.2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử xăng dầu

Căn cứ Điểm i, Khoản 4, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tại cửa hàng bán lẻ xăng dầu, thời điểm lập hóa đơn điện tử là khi hoàn tất việc bán hàng cho khách tại từng lần giao dịch. Người bán phải lưu trữ đầy đủ các hóa đơn đã phát hành và bảo đảm khả năng tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

1.3. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử xăng dầu

Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định các thông tin tối thiểu cần có trên hóa đơn điện tử xăng dầu, bao gồm:

  • Tên, ký hiệu, mẫu số và số thứ tự của hóa đơn.
  • Thông tin người bán: tên, địa chỉ, mã số thuế.
  • Thông tin người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có; trường hợp khách hàng là cá nhân không có mã số thuế thì được để trống).
  • Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng cộng sau thuế.
  • Thời điểm lập và ký số, hiển thị theo ngày, tháng, năm dương lịch.
  • Mã của cơ quan thuế (nếu áp dụng hóa đơn điện tử có mã).
  • Các khoản giảm giá, chiết khấu, khuyến mại, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước (nếu có).
  • Chữ ký số của người bán và các thông tin khác theo chuẩn quy định.

1.4. Nguyên tắc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử xăng dầu trong ngày

Theo Điểm a, Khoản 3, Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Khoản 4, Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC:

  • Người bán phải tổng hợp toàn bộ hóa đơn phát sinh trong ngày theo từng loại hàng hóa.
  • Sau đó lập bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và gửi cho cơ quan thuế ngay trong ngày phát sinh giao dịch, thông qua cổng thông tin điện tử hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được chấp thuận.

Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử xăng dầu

2. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử xăng dầu

2.1. Chuẩn bị trước khi xuất hóa đơn

  • Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp/cửa hàng phải gửi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC) và chờ cơ quan thuế phê duyệt.
  • Triển khai phần mềm hóa đơn điện tử: Cài đặt giải pháp hóa đơn điện tử như Fast e-Invoice đảm bảo hệ thống kết nối trực tiếp với máy bơm xăng hoặc phần mềm bán hàng tại cây xăng.
  • Thiết lập thông tin hóa đơn: Kiểm tra và cấu hình chính xác thông tin doanh nghiệp (tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký số), mẫu số, ký hiệu hóa đơn theo chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.

2.2. Lập hóa đơn ngay sau mỗi giao dịch

  • Thời điểm lập hóa đơn: Ngay khi khách hoàn tất giao dịch mua xăng dầu, nhân viên phải khởi tạo hóa đơn điện tử trên hệ thống (theo Điểm i, Khoản 4, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
  • Thông tin cần nhập:
    • Trường hợp khách hàng là cá nhân không kinh doanh: chỉ cần ghi họ tên; mã số thuế và chữ ký điện tử của người mua có thể bỏ trống.
    • Trường hợp khách hàng là doanh nghiệp/hộ kinh doanh: bắt buộc nhập đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế theo thông tin đăng ký.
  • Chi tiết giao dịch: Nhân viên nhập số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT (nếu có). Hệ thống sẽ tự động tính tổng số tiền và thuế.

2.3. Ký số và phát hành hóa đơn

  • Hệ thống hóa đơn điện tử sẽ tự động gắn chữ ký số của đơn vị bán hàng vào hóa đơn.
  • Trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế: dữ liệu hóa đơn được gửi trực tiếp đến cơ quan thuế để cấp mã xác thực, sau đó mới phát hành cho khách.
  • Trường hợp hóa đơn không có mã: hóa đơn được phát hành ngay cho khách, nhưng vẫn phải lưu trữ để cuối ngày tổng hợp và gửi dữ liệu lên cơ quan thuế.

2.4. Chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế

  • Đối với hóa đơn có mã: dữ liệu đã được cơ quan thuế tiếp nhận và xác thực ngay tại thời điểm phát hành, không cần lập bảng tổng hợp.
  • Đối với hóa đơn không có mã: cuối mỗi ngày, cửa hàng phải lập bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo từng mặt hàng xăng dầu. Bảng này phải được gửi ngay trong ngày cho cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin điện tử hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cấp phép.

2.5. Cung cấp hóa đơn cho khách hàng

  • Phương thức nhận hóa đơn: khách hàng có thể nhận hóa đơn qua email, SMS chứa link tra cứu, hoặc bản in thể hiện hóa đơn điện tử.
  • Yêu cầu về tra cứu: doanh nghiệp/cửa hàng phải bảo đảm khách hàng có thể tra cứu hóa đơn online dễ dàng, kể cả sau khi giao dịch đã hoàn tất, đồng thời lưu trữ an toàn để phục vụ kiểm tra của cơ quan chức năng.

Cung cấp hóa đơn điện tử xăng dầu

3. Cách tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu

3.1. Tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế

Đây là cách chính thống nhất, giúp xác minh hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không.

Bước 1: Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
Bước 2: Chọn mục Tra cứu hóa đơn.
Bước 3: Nhập các thông tin bắt buộc:

  • Mã số thuế người bán.
  • Số hóa đơn.
  • Mẫu số, ký hiệu hóa đơn.
  • Mã tra cứu (nếu có).

Bước 4: Nhấn Tra cứu để hiển thị chi tiết hóa đơn.
Kết quả hiển thị sẽ cho biết hóa đơn có được cơ quan thuế chấp nhận, hợp lệ và còn hiệu lực hay không.

3.2. Tra cứu qua hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử

Nếu cửa hàng/doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử như Fast e-Invoice, khách hàng có thể tra cứu trực tiếp trên hệ thống này:

  • Khách hàng nhập mã tra cứu hoặc mã số thuế + số hóa đơn.
  • Hệ thống sẽ hiển thị hóa đơn đã phát hành.
  • Có thể tải về file PDF, xem bản thể hiện hóa đơn hoặc in ra khi cần.

3.3. Tra cứu qua email hoặc SMS của khách hàng

Sau khi phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể gửi cho khách hàng qua email hoặc SMS:

  • Email: khách sẽ nhận file PDF hoặc link dẫn đến cổng tra cứu hóa đơn.
  • SMS: chứa đường link tra cứu trực tiếp trên hệ thống hóa đơn điện tử của nhà cung cấp dịch vụ.

 Đây là cách nhanh nhất, thường được sử dụng cho khách lẻ tại các cây xăng.

Tra cứu hóa đơn điện tử

3.4. Tra cứu tại cửa hàng xăng dầu

Trong một số trường hợp khách hàng không quen với công nghệ, có thể đến trực tiếp cửa hàng để yêu cầu nhân viên hỗ trợ in bản thể hiện hoặc gửi lại đường link tra cứu hóa đơn.

 Lưu ý khi tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu:

  • Cần nhập chính xác thông tin (số hóa đơn, ký hiệu, mã số thuế người bán) để tránh nhầm lẫn.
  • Hóa đơn điện tử có đầy đủ mã của cơ quan thuế mới được coi là hợp lệ.
  • Khách hàng nên lưu trữ hóa đơn hoặc link tra cứu để sử dụng khi cần quyết toán, bảo hành, hoặc chứng minh chi phí hợp lệ.

Xuất hóa đơn điện tử xăng dầu không chỉ đáp ứng quy định pháp luật mà còn là chìa khóa giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn, giảm rủi ro và gia tăng sự minh bạch. Với giải pháp Fast e-Invoice, mọi khâu từ lập hóa đơn, ký số đến tra cứu đều diễn ra trơn tru, an toàn và tuân thủ quy định mới nhất. FAST cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số, mang lại sự an tâm và nâng cao uy tín với khách hàng.

Thông tin liên hệ: