Triển khai ERP là gì? Quy trình triển khai dự án ERP thành công

1. Triển khai ERP là gì?

Triển khai ERP là quá trình đưa hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) vào hoạt động trong một tổ chức. Hệ thống ERP là nền tảng phần mềm tích hợp, giúp kết nối và đồng bộ các quy trình, dữ liệu giữa nhiều phòng ban như kế toán, nhân sự, sản xuất, bán hàng,… vào một hệ thống quản lý tập trung. Mục tiêu của việc triển khai là tăng hiệu quả vận hành, giảm sai sót dữ liệu và tối ưu hoá việc ra quyết định trong toàn doanh nghiệp.

2. Dự án ERP là gì?

Dự án ERP bao gồm tất cả các hoạt động trong một quy trình triển khai giải pháp ERP cho doanh nghiệp, cụ thể: Tư vấn, khảo sát, phân tích, triển khai, golive (vận hành), nghiệm thu…

Một dự án ERP kết thúc khi khách hàng thực hiện đánh giá lần cuối để đảm bảo hệ thống ERP đã vận hành trôi chảy và xác nhận (có thể bằng văn bản) rằng dự án đã thực hiện thành công theo các yêu cầu đã thỏa thuận.

>> Xem thêm: Triển khai ERP thành công cho Công ty Hóa chất miền Nam (SOCHEM)

3. Các bước cơ bản của quy trình triển khai dự án ERP trong thực tế

Bước 1: Khảo sát và thực hiện đánh giá hiện trạng

Trước khi đưa ra những phương án triển khai phù hợp, đơn vị cung cấp sẽ thực hiện khảo sát tình trạng thực tế của khách hàng: Hạ tầng công nghệ thông tin, cấu trúc các phòng ban, hồ sơ chứng từ, các nghiệp vụ thường xuyên sử dụng… từ đó hoàn thiện báo cáo đánh giá để làm nền tảng triển khai về sau.

Bước 2: Chuẩn hóa các yếu tố liên quan đến cơ sở hạ tầng

Căn cứ vào tình hình thực tế sau khi khảo sát, 2 bên sẽ tiến hành họp bàn và thống nhất các yếu tố cơ sở hạ tầng cần chuẩn hóa, chẳng hạn như quy trình nghiệp vụ, hồ sơ tài liệu… Ngoài ra, đơn vị cung cấp cũng có thể đề xuất cải tạo, nâng cấp hệ thống hay những vấn đề liên quan khác để phục vụ cho công tác triển khai được diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn.

Bước 3: Lập kế hoạch chi tiết

Ở bước này, một lộ trình cụ thể sẽ được vạch ra bao gồm giai đoạn, các công việc, nhân sự, ngân sách… Đây là cơ sở để triển khai ERP nhằm đạt được những mục tiêu đã đặt ra.

Bước 4: Khởi động và triển khai ERP

Trong quy trình, khởi động và triển khai dự án ERP là giai đoạn dài và quan trọng nhất. Dựa vào kế hoạch đã đặt ra, nhà cung cấp sẽ tiến hành thiết lập, chỉnh sửa các tính năng, nghiệp vụ ở tất cả các phòng ban và liên kết chúng lại với nhau thành một khối dữ liệu thống nhất. Cùng với đó, những người tham gia trực tiếp bên phía khách hàng sẽ được đào tạo bài bản về cách sử dụng để triển khai cho toàn bộ nhân viên trong công ty.

Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao

Khi tất cả các hạng mục đã được hoàn thành theo kế hoạch, ban quản lý sẽ tiến hành nghiệm thu dự án ERP. Thông thường, một dự án được đánh giá đạt khi hệ thống đã thiết lập đáp ứng tốt các yêu cầu nghiệp vụ khách hàng đề ra, hệ thống vận hành trôi chảy, không bị gián đoạn trong quá trình thao tác…

Bước 6: Bảo hành và hỗ trợ trong quá trình sử dụng

Công tác bảo hành sản phẩm được thực hiện khi sản phẩm phần mềm đã cung cấp cho khách hàng có vấn đề phát sinh gây ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Quy trình triển khai ERP chi tiết của Công ty Phần mềm FAST

4. Các thành phần tham gia vào quy trình triển khai ERP

Một quy trình triển khai ERP thành công cần sự phối hợp về mặt nhân sự của cả đơn vị cung cấp và khách hàng. Vì vậy, bước đầu tiên là xác định các thành phần tham gia bằng cách thành lập một ban quản lý dự án có sự góp mặt của những vị trí cấp cao như giám đốc hay trưởng các phòng ban. Ban quản lý này sẽ thực hiện nhiệm vụ đưa ra các mục tiêu chung cho dự án, lên kế hoạch, phân bổ thời gian và theo dõi, giám sát quá trình thực hiện.

Nhân sự tham gia triển khai ERP

>> Xem thêm: Tất tần tật về chi phí triển khai ERP cho doanh nghiệp

Cụ thể, các nhân sự cần có khi triển khai ERP bao gồm:

Về phía khách hàng

• Người quản lý dự án ERP: Là người chịu trách nhiệm chính điều hành dự án từ phía khách hàng, có hiểu biết về nghiệp vụ các phòng ban.

• Người thử nghiệm: Được chọn từ các bộ phận để hỗ trợ triển khai ERP tại phòng của họ và cũng sẽ là người dùng thử khi hệ thống được triển khai trong toàn bộ doanh nghiệp.

Về phía đơn vị triển khai

• Người quản lý: Phụ trách toàn bộ dự án và làm việc với bên khách hàng.

• Người tư vấn quản lý: Tư vấn hệ thống để hiểu rõ những quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.

• Người tư vấn hệ thống: Thiết lập các cấu hình cho hệ thống ERP để phù hợp với quy trình kinh doanh cũng như đảm nhiệm vai trò đào tạo cho khách hàng.

• Người tư vấn kỹ thuật: Khảo sát cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của doanh nghiệp, đề xuất cải tạo (nếu có) để dự án ERP có thể chạy trơn tru nhất.

• Người quản lý chất lượng: Kiểm soát chất lượng từng giai đoạn và đảm bảo khách hàng hài lòng với dự án đã triển khai.

5. Tại sao một số công ty triển khai ERP thất bại?

Nguyên nhân thất bại

Nhận thấy được những lợi ích quan trọng của phần mềm ERP, rất nhiều doanh nghiệp đã đầu tư triển khai, tuy nhiên, không ít trong số đó đã thất bại. Vậy nguyên nhân do đâu?

• Lập kế hoạch sơ sài.

• Lựa chọn sai nhà cung cấp.

• Không có lộ trình rõ ràng.

• Đánh giá thấp thời gian và nguồn lực cần thiết.

• Thiếu vắng nhân sự đứng đầu.

• Không đầu tư cơ sở hạ tầng.

Cách khắc phục

Từ những nguyên nhân trên đây, có thể khẳng định rằng, triển khai ERP là một quá trình dài hạn, mang tính chiến lược, tiêu tốn nhiều nguồn lực nên cần xem xét, nghiên cứu thật kỹ ở tất cả các giai đoạn. Với 30 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp quản trị doanh nghiệp, FAST đã đúc kết một số biện pháp để hạn chế thấp nhất việc triển khai ERP thất bại:

• Đánh giá được khả năng doanh nghiệp có thể ứng dụng được phần mềm ERP hay không? Vì nếu không phù hợp thì việc đầu tư ERP là lãng phí. Vì vậy cần có những hoạt động kiểm soát, đánh giá lại quy trình từng phòng ban.

• Xác định được nhu cầu thực tế của doanh nghiệp sau đó lên danh sách những nhà cung cấp đủ khả năng giải quyết các yêu cầu đã đặt ra.

• Yêu cầu nhà cung cấp ERP đưa ra được lộ trình triển khai dự án. Cần theo dõi, bám sát lộ trình thực hiện dự án.

• Cần đưa ra được định mức thời gian phát sinh và kiểm tra lỗi, thời gian chạy thực nghiệm tại các thí điểm…

• Thống nhất những yêu cầu/đề xuất từ nhà cung cấp trong thời gian gần để dự án không trì trệ.

• Bổ nhiệm một nhân sự đóng vai trò là trưởng dự án song song với người đứng đầu chịu trách nhiệm phía nhà cung cấp phần mềm.

• Đào tạo và thay đổi quy trình công việc của tất cả các phòng ban để phù hợp với hệ thống ERP.

• Chú trọng đầu tư vào cơ sở hạ tầng doanh nghiệp. Xem xét lựa chọn giải pháp ERP trên nền tảng đám mây nhằm tiết kiệm chi phí đầu tư hệ thống.

6. Quản lý rủi ro khi triển khai dự án ERP

Việc nhận diện sớm các rủi ro giúp doanh nghiệp chủ động phòng ngừa, hạn chế sai sót và tối ưu hiệu quả triển khai hệ thống ERP. Các nhóm rủi ro chính cần xem xét bao gồm:

Đánh giá quy trình Stage Gate (Cổng giai đoạn)

• Rà soát toàn bộ quy trình Stage Gate để phát hiện lỗ hổng, điểm yếu hoặc thiếu sót trong quá trình ra quyết định.

• Phân tích các tiêu chí, dữ liệu đầu vào được sử dụng ở từng giai đoạn xem có đảm bảo tính khách quan và cập nhật không.

• Xem xét mức độ tham gia và truyền thông giữa các bên liên quan.

• Rút kinh nghiệm từ những quyết định trước đây dẫn đến kết quả chưa đạt kỳ vọng.

Đánh giá mô hình quản trị và quản lý dự án ERP

• Kiểm tra quy trình, phương pháp và công cụ quản lý dự án hiện tại.

• Đánh giá năng lực của đội ngũ quản lý dự án, đặc biệt là khả năng lập kế hoạch, kiểm soát rủi ro và giao tiếp.

• Phân tích những dự án ERP trước đây để nhận diện nguyên nhân của các thất bại hoặc chậm tiến độ.

• Xác định điểm nghẽn trong quản trị, như thiếu phân quyền rõ ràng hoặc thiếu quy trình giám sát tiến độ.

Quản lý thay đổi tổ chức (Change Management)

• Xác định các nhóm đối tượng chịu ảnh hưởng và đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi của họ.

• Phân tích tác động của văn hóa tổ chức đến việc tiếp nhận ERP.

• Rà soát chiến lược, kế hoạch và công cụ hỗ trợ quản lý thay đổi hiện có.

• Thu thập phản hồi từ những sáng kiến thay đổi trước đây để rút kinh nghiệm.

Rủi ro trong tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ (BPR)

• Đánh giá mức độ phù hợp giữa quy trình hiện tại và khả năng của hệ thống ERP.

• Xác định những khu vực có khả năng kháng cự thay đổi.

• Đảm bảo tài liệu hóa và hiểu rõ quy trình nghiệp vụ hiện có.

• Xem xét tác động đến vai trò và trách nhiệm nhân sự sau khi tái cấu trúc.

• Phân tích bài học từ các dự án BPR trước để tối ưu lần triển khai này.

Rủi ro trong kế hoạch chuyển đổi dữ liệu (Data Migration)

• Xác định phạm vi, yêu cầu và độ phức tạp của việc truyền dữ liệu.

• Đánh giá rủi ro liên quan đến mất dữ liệu, sai lệch, trùng lặp hoặc không tương thích.

• Rà soát chiến lược sao lưu và kế hoạch khôi phục dữ liệu.

• Đảm bảo dữ liệu được kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và toàn vẹn trước khi chuyển đổi.

• Học hỏi từ những vấn đề trong các dự án migration trước để tránh lặp lại lỗi cũ.

Đánh giá mức độ tùy chỉnh hệ thống (Customization)

• Xác định nhu cầu tùy chỉnh cụ thể của doanh nghiệp và mức độ ảnh hưởng đến cấu trúc ERP gốc.

• Phân tích tác động của tùy chỉnh đến việc nâng cấp hệ thống trong tương lai và khả năng hỗ trợ của nhà cung cấp.

• Kiểm tra tài liệu hướng dẫn, hiểu biết kỹ thuật về các phần tùy chỉnh.

• Đánh giá rủi ro liên quan đến bảo trì, chi phí và độ ổn định lâu dài của hệ thống.

• Tham khảo các trường hợp tùy chỉnh trước đây để rút ra kinh nghiệm xử lý.

Phần mềm ERP và những lưu ý để triển khai thành công

7. Chi phí triển khai ERP trong thực tế là bao nhiêu?

Chi phí triển khai ERP cũng là vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Trên thực tế, không có mức giá chính xác mà thường phụ thuộc vào nhu cầu của mỗi doanh nghiệp, ví dụ như:

• Số lượng phân hệ (module) cần sử dụng.

• Số người dùng, số chi nhánh, đơn vị triển khai.

• Các bài toán nghiệp vụ, yêu cầu quản trị.

• Yêu cầu lập trình chỉnh sửa.

• …

>>> Xem thêm: Tham khảo bảng giá phần mềm ERP Fast Business Online

Đến đây, mong rằng bạn đã nắm được chi tiết quy trình triển khai ERP hiệu quả. Khi làm dự án ERP, doanh nghiệp cần chuẩn bị nguồn lực thật kỹ càng và đừng quên những lưu ý đã nêu trên để đạt được kết quả tốt nhất.

Công ty Phần mềm FAST – Đơn vị cung cấp phần mềm ERP uy tín, với hơn 28 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai các giải pháp quản trị cho doanh nghiệp. FAST cung cấp giải pháp ERP Fast Business Online giúp quản trị toàn diện doanh nghiệp, cung cấp một cái nhìn tổng thể về công nợ, tình hình tài chính, tình hình tồn kho, dòng tiền, nhân sự… giúp cho ban lãnh đạo ra quyết định chính xác, kịp thời. Giải pháp đã được triển khai cho cho hơn 6.000 khách hàng trên khắp cả nước. Một số khách hàng tiêu biểu: PV Oil, SCIC, MICCO, CODUPHA, HTP Pharma, VIFON, VICEM Hoàng Thạch, VISSAI… Phần mềm ERP Fast Business Online Các doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn giải pháp, triển khai ERP xin vui lòng liên hệ tại website https://fast.com.vn/ hoặc Fanpage Công ty Phần mềm FAST