Dự án ERP là gì? Quy trình triển khai dự án ERP thành công

Dự án ERP là gì?

Dự án ERP bao gồm tất cả các hoạt động trong một quy trình triển khai giải pháp ERP cho doanh nghiệp, cụ thể: Tư vấn, khảo sát, phân tích, triển khai, golive (vận hành), nghiệm thu…

Một dự án ERP kết thúc khi khách hàng thực hiện đánh giá lần cuối để đảm bảo hệ thống ERP đã vận hành trôi chảy và xác nhận (có thể bằng văn bản) rằng dự án đã thực hiện thành công theo các yêu cầu đã thỏa thuận.

>>> Xem thêm: Triển khai ERP thành công cho Công ty Hóa chất miền Nam (SOCHEM)

Các thành phần tham gia vào quy trình triển khai ERP

Một quy trình triển khai ERP thành công cần sự phối hợp về mặt nhân sự của cả đơn vị cung cấp và khách hàng. Vì vậy, bước đầu tiên là xác định các thành phần tham gia bằng cách thành lập một ban quản lý dự án có sự góp mặt của những vị trí cấp cao như giám đốc hay trưởng các phòng ban. Ban quản lý này sẽ thực hiện nhiệm vụ đưa ra các mục tiêu chung cho dự án, lên kế hoạch, phân bổ thời gian và theo dõi, giám sát quá trình thực hiện.

Nhân sự tham gia triển khai ERP

>> Xem thêm: Tất tần tật về chi phí triển khai ERP cho doanh nghiệp

Cụ thể, các nhân sự cần có khi triển khai ERP bao gồm:

Về phía khách hàng

• Người quản lý dự án ERP: Là người chịu trách nhiệm chính điều hành dự án từ phía khách hàng, có hiểu biết về nghiệp vụ các phòng ban.

• Người thử nghiệm: Được chọn từ các bộ phận để hỗ trợ triển khai ERP tại phòng của họ và cũng sẽ là người dùng thử khi hệ thống được triển khai trong toàn bộ doanh nghiệp.

Về phía đơn vị triển khai

• Người quản lý: Phụ trách toàn bộ dự án và làm việc với bên khách hàng.

• Người tư vấn quản lý: Tư vấn hệ thống để hiểu rõ những quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.

• Người tư vấn hệ thống: Thiết lập các cấu hình cho hệ thống ERP để phù hợp với quy trình kinh doanh cũng như đảm nhiệm vai trò đào tạo cho khách hàng.

• Người tư vấn kỹ thuật: Khảo sát cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của doanh nghiệp, đề xuất cải tạo (nếu có) để dự án ERP có thể chạy trơn tru nhất.

• Người quản lý chất lượng: Kiểm soát chất lượng từng giai đoạn và đảm bảo khách hàng hài lòng với dự án đã triển khai.

Các bước cơ bản của quy trình triển khai dự án ERP trong thực tế

• Bước 1: Khảo sát và thực hiện đánh giá hiện trạng

Trước khi đưa ra những phương án triển khai phù hợp, đơn vị cung cấp sẽ thực hiện khảo sát tình trạng thực tế của khách hàng: Hạ tầng công nghệ thông tin, cấu trúc các phòng ban, hồ sơ chứng từ, các nghiệp vụ thường xuyên sử dụng… từ đó hoàn thiện báo cáo đánh giá để làm nền tảng triển khai về sau.

• Bước 2: Chuẩn hóa các yếu tố liên quan đến cơ sở hạ tầng

Căn cứ vào tình hình thực tế sau khi khảo sát, 2 bên sẽ tiến hành họp bàn và thống nhất các yếu tố cơ sở hạ tầng cần chuẩn hóa, chẳng hạn như quy trình nghiệp vụ, hồ sơ tài liệu… Ngoài ra, đơn vị cung cấp cũng có thể đề xuất cải tạo, nâng cấp hệ thống hay những vấn đề liên quan khác để phục vụ cho công tác triển khai được diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn.

• Bước 3: Lập kế hoạch chi tiết

Ở bước này, một lộ trình cụ thể sẽ được vạch ra bao gồm giai đoạn, các công việc, nhân sự, ngân sách… Đây là cơ sở để triển khai ERP nhằm đạt được những mục tiêu đã đặt ra.

• Bước 4: Khởi động và triển khai ERP

Trong quy trình, khởi động và triển khai dự án ERP là giai đoạn dài và quan trọng nhất. Dựa vào kế hoạch đã đặt ra, nhà cung cấp sẽ tiến hành thiết lập, chỉnh sửa các tính năng, nghiệp vụ ở tất cả các phòng ban và liên kết chúng lại với nhau thành một khối dữ liệu thống nhất. Cùng với đó, những người tham gia trực tiếp bên phía khách hàng sẽ được đào tạo bài bản về cách sử dụng để triển khai cho toàn bộ nhân viên trong công ty.

• Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao

Khi tất cả các hạng mục đã được hoàn thành theo kế hoạch, ban quản lý sẽ tiến hành nghiệm thu dự án ERP. Thông thường, một dự án được đánh giá đạt khi hệ thống đã thiết lập đáp ứng tốt các yêu cầu nghiệp vụ khách hàng đề ra, hệ thống vận hành trôi chảy, không bị gián đoạn trong quá trình thao tác…

• Bước 6: Bảo hành và hỗ trợ trong quá trình sử dụng

Công tác bảo hành sản phẩm được thực hiện khi sản phẩm phần mềm đã cung cấp cho khách hàng có vấn đề phát sinh gây ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Quy trình triển khai ERP chi tiết của Công ty Phần mềm FAST

Tại sao một số công ty triển khai ERP thất bại?

Nguyên nhân thất bại

Nhận thấy được những lợi ích quan trọng của phần mềm ERP, rất nhiều doanh nghiệp đã đầu tư triển khai, tuy nhiên, không ít trong số đó đã thất bại. Vậy nguyên nhân do đâu?

• Lập kế hoạch sơ sài.

• Lựa chọn sai nhà cung cấp.

• Không có lộ trình rõ ràng.

• Đánh giá thấp thời gian và nguồn lực cần thiết.

• Thiếu vắng nhân sự đứng đầu.

• Không đầu tư cơ sở hạ tầng.

Cách khắc phục

Từ những nguyên nhân trên đây, có thể khẳng định rằng, triển khai ERP là một quá trình dài hạn, mang tính chiến lược, tiêu tốn nhiều nguồn lực nên cần xem xét, nghiên cứu thật kỹ ở tất cả các giai đoạn. Với hơn 25 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp quản trị doanh nghiệp, FAST đã đúc kết một số biện pháp để hạn chế thấp nhất việc triển khai ERP thất bại:

• Đánh giá được khả năng doanh nghiệp có thể ứng dụng được phần mềm ERP hay không? Vì nếu không phù hợp thì việc đầu tư ERP là lãng phí. Vì vậy cần có những hoạt động kiểm soát, đánh giá lại quy trình từng phòng ban.

• Xác định được nhu cầu thực tế của doanh nghiệp sau đó lên danh sách những nhà cung cấp đủ khả năng giải quyết các yêu cầu đã đặt ra.

• Yêu cầu nhà cung cấp ERP đưa ra được lộ trình triển khai dự án. Cần theo dõi, bám sát lộ trình thực hiện dự án.

• Cần đưa ra được định mức thời gian phát sinh và kiểm tra lỗi, thời gian chạy thực nghiệm tại các thí điểm…

• Thống nhất những yêu cầu/đề xuất từ nhà cung cấp trong thời gian gần để dự án không trì trệ.

• Bổ nhiệm một nhân sự đóng vai trò là trưởng dự án song song với người đứng đầu chịu trách nhiệm phía nhà cung cấp phần mềm.

• Đào tạo và thay đổi quy trình công việc của tất cả các phòng ban để phù hợp với hệ thống ERP.

• Chú trọng đầu tư vào cơ sở hạ tầng doanh nghiệp. Xem xét lựa chọn giải pháp ERP trên nền tảng đám mây nhằm tiết kiệm chi phí đầu tư hệ thống.

Một số điều cần chú ý khi triển khai dự án ERP

• Một, đơn vị cung cấp nếu báo giá tổng dự án thấp hơn chi phí bản quyền thì bạn nên xem xét lại.

• Hai, dự án ERP không phải triển khai “một sớm một chiều” là xong, do đó, nếu bên nào cam kết hoàn thành trong thời gian quá ngắn thì nên loại bỏ ngay.

• Ba, nền tảng hạ tầng của doanh nghiệp yếu kém, chưa được chuẩn hóa mà đã quyết định triển khai hệ thống thì tỷ lệ thất bại là rất cao.

• Bốn, điều khoản thanh toán trong hợp đồng đã ký kết cần phù hợp với các giai đoạn triển khai ERP để ngân sách được phân bổ rõ ràng, tránh bị “gãy” trong quá trình thực hiện.

Phần mềm ERP và những lưu ý để triển khai thành công

Chi phí triển khai ERP trong thực tế là bao nhiêu?

Chi phí triển khai ERP cũng là vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Trên thực tế, không có mức giá chính xác mà thường phụ thuộc vào nhu cầu của mỗi doanh nghiệp, ví dụ như:

• Số lượng phân hệ (module) cần sử dụng.

• Số người dùng, số chi nhánh, đơn vị triển khai.

• Các bài toán nghiệp vụ, yêu cầu quản trị.

• Yêu cầu lập trình chỉnh sửa.

• …

>>> Xem thêm: Tham khảo bảng giá phần mềm ERP Fast Business Online

Đến đây, mong rằng bạn đã nắm được chi tiết quy trình triển khai ERP hiệu quả. Khi làm dự án ERP, doanh nghiệp cần chuẩn bị nguồn lực thật kỹ càng và đừng quên những lưu ý đã nêu trên để đạt được kết quả tốt nhất.

Công ty Phần mềm FAST – Đơn vị cung cấp phần mềm ERP uy tín, với hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai các giải pháp quản trị cho doanh nghiệp. FAST cung cấp giải pháp ERP Fast Business Online giúp quản trị toàn diện doanh nghiệp, cung cấp một cái nhìn tổng thể về công nợ, tình hình tài chính, tình hình tồn kho, dòng tiền, nhân sự… giúp cho ban lãnh đạo ra quyết định chính xác, kịp thời. Giải pháp đã được triển khai cho cho hơn 2.200 khách hàng trên khắp cả nước. Một số khách hàng tiêu biểu: PV Oil, SCIC, MICCO, CODUPHA, HTP Pharma, VIFON, VICEM Hoàng Thạch, VISSAI… Phần mềm ERP Fast Business Online Các doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn giải pháp, triển khai ERP xin vui lòng liên hệ tại website https://fast.com.vn/ hoặc Fanpage Công ty Phần mềm FAST