Việc lập sơ đồ kho là một quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp tránh khỏi các vấn đề như thiếu, thất thoát hay thậm chí là để mất hàng hóa. Sơ đồ này cũng là một trong những phương pháp quản lý kho hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Vậy sơ đồ quản lý kho là gì? Cùng FAST tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
1. Sơ đồ kho là gì?
Sơ đồ kho là một biểu đồ minh họa các bước và quy trình quản lý kho hàng trong doanh nghiệp. Sơ đồ giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho và từ đó có thể tối ưu hóa các hoạt động trong quá trình này.
Ngoài ra, sơ đồ quy trình quản lý kho cũng giúp cho việc đào tạo nhân viên mới dễ dàng hơn. Sơ đồ cũng giúp nhân viên dễ dàng hình dung và hiểu rõ hơn về quy trình làm việc trong kho hàng. Từ đó giúp tối ưu năng suất làm việc và giúp quản lý kho dễ dàng kiểm soát tình hình trong kho hơn.
Quy trình quản lý kho sẽ được tiến hành bao gồm các bước sau:
- Quản lý thông tin hàng hóa: Đây là bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho hàng. Ở bước này quản lý sẽ dựa trên thông tin về các mã hàng để lập ra danh mục các hàng hóa trong kho. Việc này sẽ giúp cho việc quản lý hàng hóa dễ dàng và thuận tiện hơn.
- Nhập kho: Bước này bao gồm việc kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa khi nhập vào kho. Khi thực hiện kiểm tra, hàng hóa cần đảm bảo rằng được nhập đúng theo đơn đặt hàng, đúng theo phiếu nhập kho và không có sự cố về chất lượng.
- Xuất kho: Khi có đơn đặt hàng từ khách hàng, hàng hóa sẽ được xuất kho và giao cho bộ phận vận chuyển. Việc xuất kho cũng phải tuân thủ theo nguyên tắc FIFO để đảm bảo hàng hóa không bị lỗi hoặc hết hạn sử dụng.
- Báo cáo tồn kho: Đây là bước quan trọng trong quy trình quản lý kho. Các nhân viên phải thường xuyên kiểm tra số lượng hàng tồn kho và cập nhật vào hệ thống để đảm bảo không có sự thiếu hụt hay thất thoát.
- Kiểm kê kho: Đây là bước kiểm tra và xác nhận lại số lượng hàng tồn kho trong kho hàng. Việc kiểm kê kho giúp cho doanh nghiệp biết được mức độ chính xác của quy trình quản lý kho và từ đó có thể điều chỉnh và cải tiến nếu cần thiết.
>>> Xem thêm: MRP là gì? Quy trình hoạch định nhu cầu vật tư trong sản xuất
2. Lợi ích việc lập sơ đồ quy trình quản lý kho
Quy trình quản lý kho là một hệ thống các bước và thủ tục được sử dụng để quản lý hoạt động của kho. Quy trình này bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc nhận hàng, lưu trữ hàng hóa, xuất hàng và theo dõi hàng tồn kho. Việc lập sơ đồ kho mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Kiểm soát tài sản: Sơ đồ kho giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát tài sản trong kho một cách chặt chẽ. Điều này giúp doanh nghiệp xác định vị trí và tình trạng của tài sản, cũng như quản lý việc xuất nhập kho một cách hiệu quả.
- Dự báo và lập kế hoạch: Sơ đồ quy trình kho còn giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu và lập kế hoạch cho hoạt động kho. Hoạt động này giúp doanh nghiệp xác định mức tồn kho tối ưu, cũng như lập kế hoạch cho việc tiếp nhận và xuất kho hàng hóa. Từ đó giúp đảm bảo lượng hàng tồn và cải thiện hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
- Quản lý chi phí: Sơ đồ quy trình giúp doanh nghiệp quản lý chi phí liên quan đến hoạt động kho một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, sơ đồ còn giúp doanh nghiệp xác định các khoản tiền chính, cũng như tìm cách để giảm thiểu chi phí xuống thấp nhất.
- Hỗ trợ quyết định kinh doanh: Sơ đồ quy trình kho còn cung cấp thông tin cần thiết để hỗ trợ việc ra quyết định kinh doanh. Điều này góp phần hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định về việc mua hàng, lưu trữ và phân phối hàng hóa một cách chính xác và hiệu quả.
- Tối ưu hóa quy trình quản lý kho: Sơ đồ quy trình quản lý kho giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho. Việc tối ưu hóa quy trình quản lý kho sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và thời gian, đồng thời cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Giảm thiểu thất thoát hàng hóa: Việc lập sơ đồ quy trình quản lý kho giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về quy trình nhập, xuất và lưu kho. Từ đó, doanh nghiệp có thể phát hiện và khắc phục các vấn đề gây ra thất thoát hàng hóa như hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn sử dụng hay bị mất mát.
- Dễ dàng đào tạo nhân viên mới: Sơ đồ kho giúp cho việc đào tạo nhân viên mới dễ dàng hơn. Với sơ đồ quy trình rõ ràng, nhân viên mới có thể nhanh chóng hiểu được quy trình làm việc trong kho hàng và có thể tham gia vào công việc một cách hiệu quả.
>> Xem thêm: Quản lý kho bằng QR Code là gì? Lợi ích khi quản lý kho bằng QR Code
Bên cạnh đó, quy trình quản lý kho là một phần thiết yếu của việc bán hàng. Quy trình này giúp đảm bảo rằng các đơn hàng được hoàn thiện chính xác và nhanh chóng. Khi quy trình quản lý kho hàng được áp dụng chính xác, các lợi ích mà quy trình này đem lại cho cả nhân viên bán hàng và công ty, bao gồm:
- Tăng độ chính xác khi xử lý đơn hàng: Quy trình quản lý kho hàng giúp nhân viên bán hàng có thông tin liên tục về tình trạng hàng tồn. Từ đó, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng các đơn hàng được thực hiện kịp thời. Đồng thời giúp giảm thiểu số lượng đơn hàng bị thiếu, hư hỏng hoặc không chính xác giúp thúc đẩy doanh số bán hàng tăng lên.
- Nâng cao hiệu quả làm việc: Quy trình quản lý kho hiệu quả giúp các nhân viên bán hàng tối đa hóa năng suất. Khi nhân viên biết chính xác nơi cất giữ hàng hóa, nhân viên có thể nhanh chóng xác định và đóng gói các sản phẩm cho khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và giảm chi phí lao động.
- Giảm chi phí lưu kho: Khi hàng hóa được lưu trữ và quản lý hiệu quả, công ty có thể giảm thiểu chi phí thuê kho, bảo trì và bảo hiểm. Bên cạnh đó, việc kiểm soát hàng tồn chính xác sẽ giúp tránh tình trạng quá mức hoặc thiếu hàng. Từ đó giảm thiểu rủi ro mất mát hàng hóa và giảm chi phí xử lý.
- Cải thiện khả năng theo dõi đơn hàng: Quy trình quản lý kho hàng cho phép các nhân viên bán hàng dễ dàng theo dõi tình trạng và vị trí của các đơn hàng. Điều này giúp nhân viên cập nhật thông tin cho khách hàng và giải quyết nhanh chóng sự cố xảy ra. Qua đó mang lại trải nghiệm mua sắm tốt hơn và gia tăng sự hài lòng của khách hàng.
- Hỗ trợ chiến lược bán hàng: Quy trình quản lý kho hiệu quả cung cấp thông tin quan trọng về nhu cầu khách hàng và xu hướng bán hàng. Bằng cách phân tích dữ liệu này, nhà quản lý có thể điều chỉnh sản phẩm, giá cả và chiến lược tiếp thị để tối ưu hóa doanh số và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: 10 ứng dụng phổ biến của phần mềm quản lý kho
3. Một số mẫu sơ đồ kho giúp doanh nghiệp quản lý hàng hiệu quả
Để giúp cho doanh nghiệp có thể lập sơ đồ kho một cách dễ dàng, chúng ta sẽ cùng xem qua một số mẫu sơ đồ quản lý kho phổ biến dưới đây:
- Sơ đồ kho theo hình chữ U
Sơ đồ kho này được thiết kế theo dạng hình chữ U với khu vực kho ở giữa và hai bên là khu vực tiếp nhận hàng và khu vận chuyển. Theo đó, hàng hóa được nhập vào kho sẽ được lưu trữ tại các vị trí phù hợp và khi xuất kho. Điều này giúp đảm bảo quá trình xuất/nhập hàng trở nên minh bạch và dễ quản lý, tránh tình trạng thất thoát hàng hóa trong kho.
- Sơ đồ quản lý kho theo hình chữ I
Sơ đồ kho này minh họa theo hình chữ I. Theo đó, hàng hóa được nhập vào kho vào một đầu của chữ Y sau đó được vận chuyển đến kho lưu trữ ở giữa. Sau đó hàng hóa sẽ được lưu trữ tại các vị trí phù hợp. Khi xuất kho hàng hóa sẽ được xuất kho theo đầu chữ I còn lại. Điều này giúp việc kiểm soát lưu lượng nhập/xuất hàng hóa một cách chặt chẽ và minh bạch.
- Sơ đồ kho hình chữ L
Sơ đồ kho này được minh họa bằng hình chữ L. Tương tự như sơ đồ chữ U, sơ đồ chữ L cũng sẽ có 2 bộ phận riêng biệt để tiếp nhận hàng hóa và xuất hàng hóa. Việc quản lý kho theo sơ đồ chữ L giúp đảm bảo tính minh bạch trong quá trình nhập/xuất. Đồng thời tránh các sự cố xảy ra trong kho gây thiếu hoặc làm thất thoát hàng hóa.
Xem thêm: Các phương pháp quản trị kho hàng trong Logistics hiệu quả
4. Các bước vẽ sơ đồ kho hiệu quả và khoa học
Vẽ sơ đồ kho tưởng chừng đơn giản nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quản lý kho hàng, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn vẽ sơ đồ kho hiệu quả nhất:
Bước 1: Xác định mục đích vẽ sơ đồ kho
Mục đích vẽ sơ đồ kho là yếu tố then chốt quyết định thông tin thể hiện trên sơ đồ. Hãy xác định rõ bạn muốn đạt được điều gì:
- Giám sát bố cục kho: Sơ đồ sẽ tập trung vào vị trí các khu vực, lối đi, cửa ra vào, v.v.
- Theo dõi vị trí hàng hóa: Sơ đồ sẽ hiển thị vị trí lưu trữ từng loại hàng hóa cụ thể.
- Lập kế hoạch sắp xếp hàng hóa mới: Sơ đồ giúp bạn dự trù không gian cho hàng hóa mới đến.
Bước 2: Thu thập thông tin về số lượng hàng hóa và diện tích kho hàng
Trước khi bắt đầu vẽ, hãy thu thập đầy đủ thông tin liên quan đến kho hàng, bao gồm:
- Kích thước và hình dạng kho: Chiều dài, chiều rộng, chiều cao, dạng hình chữ nhật, chữ L, v.v.
- Vị trí các cấu trúc: Cửa ra vào, lối đi, cột trụ, kệ hàng, v.v.
- Danh sách hàng hóa: Loại hàng hóa, kích thước, trọng lượng, số lượng.
- Phương pháp lưu trữ: Kệ, giá đỡ, pallet, v.v.
- Luồng di chuyển hàng hóa: Lối đi chính, khu vực bốc dỡ hàng, v.v.
- Yêu cầu an toàn và vệ sinh: Vị trí đặt bình chữa cháy, lối thoát hiểm, khu vực vệ sinh, v.v.
Bước 3: Lựa chọn công cụ vẽ sơ đồ kho phù hợp
Có nhiều lựa chọn cho bạn:
- Giấy vẽ tay: Phù hợp cho sơ đồ đơn giản, dễ dàng chỉnh sửa.
- Phần mềm vẽ sơ đồ: AutoCAD, Visio cung cấp nhiều tính năng chuyên nghiệp.
- Công cụ trực tuyến miễn phí: Lucidchart, Draw.io dễ sử dụng, không cần cài đặt.
Lựa chọn công cụ phù hợp với kỹ năng, nhu cầu và ngân sách của bạn.
Bước 4: Các bước vẽ sơ đồ kho chi tiết
- Vẽ mặt bằng kho: Sử dụng tỷ lệ chính xác, đảm bảo kích thước tương đối.
- Đánh dấu các cấu trúc: Cửa ra vào, lối đi, cột trụ, kệ hàng, v.v.
- Sắp xếp khu vực lưu trữ: Phân chia kho thành các khu vực cho từng loại hàng hóa.
- Thể hiện hàng hóa: Sử dụng ký hiệu, màu sắc để phân biệt loại hàng, số lượng.
- Thêm chú thích: Ghi rõ tên khu vực, loại hàng hóa, số lượng, v.v.
Bước 5: Chỉnh sửa và hoàn thiện
- Kiểm tra kỹ tính chính xác, đầy đủ thông tin của sơ đồ.
- Chỉnh sửa bố cục, ký hiệu, chú thích nếu cần thiết.
- Hoàn thiện sơ đồ bằng đường viền, khung, logo công ty, v.v.
Bước 6: Cập nhật sơ đồ kho thường xuyên
Kho hàng luôn thay đổi, hãy cập nhật sơ đồ khi có thay đổi về bố cục, hàng hóa hoặc phương pháp lưu trữ.
Mẹo bổ sung:
- Sử dụng màu sắc hợp lý để phân biệt khu vực và loại hàng hóa.
- Đảm bảo sơ đồ dễ đọc, dễ hiểu, bố cục khoa học.
- In sơ đồ và dán ở nơi dễ nhìn để tham khảo.
- Tham khảo thêm các mẫu sơ đồ kho hiệu quả trên mạng.
Vẽ sơ đồ kho hiệu quả là bước đầu tiên để quản lý kho hàng khoa học, chuyên nghiệp. Hãy áp dụng hướng dẫn trên để tạo dựng sơ đồ phù hợp nhất cho kho hàng của bạn!
5. Các khu vực và trang thiết bị cần có trong thiết kế mặt bằng kho hàng
Thiết kế mặt bằng kho hàng hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kho, nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Dưới đây là các khu vực và trang thiết bị cần thiết trong thiết kế mặt bằng kho hàng:
Khu vực tiếp nhận hàng:
- Cổng kho: Cổng kho phải có kích thước phù hợp với kích thước xe tải ra vào kho. Nên có mái che để tránh nắng mưa và bảo vệ hàng hóa.
- Sảnh tiếp nhận: Sảnh tiếp nhận phải rộng rãi, bằng phẳng và có sức chịu tải cao để xe tải có thể dễ dàng ra vào và dỡ hàng.
- Khu vực kiểm tra hàng: Khu vực kiểm tra hàng phải có đủ ánh sáng và có bàn để kiểm tra hàng hóa.
- Khu vực lưu trữ tạm thời: Khu vực lưu trữ tạm thời dành cho hàng hóa mới nhập kho hoặc hàng hóa chờ xuất kho.
Khu vực lưu trữ:
- Kệ kho: Kệ kho phải được lựa chọn phù hợp với loại hàng hóa, kích thước và trọng lượng của hàng hóa. Nên sử dụng kệ kho có thể điều chỉnh được độ cao và khoảng cách giữa các tầng để tận dụng tối đa diện tích kho.
- Hệ thống lối đi: Hệ thống lối đi phải rộng rãi đủ để xe nâng và xe đẩy hàng có thể di chuyển dễ dàng.
- Khu vực lưu trữ đặc biệt: Khu vực lưu trữ đặc biệt dành cho những loại hàng hóa cần điều kiện bảo quản đặc biệt như hàng hóa dễ cháy nổ, hóa chất độc hại, v.v.
Khu vực xuất kho:
- Khu vực đóng gói: Khu vực đóng gói phải có đủ diện tích để đóng gói hàng hóa và có bàn làm việc cho nhân viên.
- Khu vực dán nhãn: Khu vực dán nhãn phải có đủ ánh sáng và có bàn để dán nhãn hàng hóa.
- Sảnh xuất kho: Sảnh xuất kho phải rộng rãi, bằng phẳng và có sức chịu tải cao để xe tải có thể dễ dàng ra vào và bốc hàng.
Trang thiết bị:
- Xe nâng: Xe nâng là thiết bị quan trọng nhất trong kho hàng, dùng để di chuyển hàng hóa từ nơi này sang nơi khác.
- Xe đẩy hàng: Xe đẩy hàng dùng để vận chuyển những lô hàng nhỏ hoặc những hàng hóa không thể sử dụng xe nâng.
- Pallet: Pallet là những tấm gỗ hoặc nhựa phẳng được sử dụng để xếp hàng hóa lên trên, giúp việc di chuyển hàng hóa dễ dàng và an toàn hơn.
- Máy quét mã vạch: Máy quét mã vạch dùng để quét mã vạch trên hàng hóa, giúp việc quản lý hàng hóa hiệu quả hơn.
- Hệ thống quản lý kho (WMS): Hệ thống quản lý kho (WMS) là phần mềm giúp quản lý hàng hóa trong kho, bao gồm việc theo dõi số lượng hàng hóa, vị trí lưu trữ, lịch sử xuất nhập kho, v.v.
Ngoài ra, kho hàng cũng cần có đầy đủ các trang thiết bị phòng cháy chữa cháy, hệ thống thông gió, hệ thống chiếu sáng, v.v. để đảm bảo an toàn cho hàng hóa và nhân viên.
Lưu ý:
- Thiết kế mặt bằng kho hàng cần phù hợp với nhu cầu sử dụng và đặc điểm của doanh nghiệp.
- Cần bố trí các khu vực và trang thiết bị một cách hợp lý để tối ưu hóa hoạt động kho.
- Nên sử dụng các phần mềm quản lý kho để nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa.
Thiết kế mặt bằng kho hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường
6. Cách tối ưu quy trình quản lý kho hàng
Việc kiểm tra và đánh giá quy trình quản lý kho thường xuyên giúp cho doanh nghiệp có thể phát hiện và khắc phục các vấn đề gây ra thất thoát hàng hóa. Từ đó, cải tiến và tối ưu hóa quy trình quản lý kho để đảm bảo hoạt động của kho hàng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Để tối ưu hóa sơ đồ kho, doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp sau:
- Sử dụng phần mềm quản lý kho
Phần mềm quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát hàng hóa trong kho, từ đó giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả hơn. Phần mềm quản lý kho có thể giúp doanh nghiệp quản lý các thông tin về hàng hóa như: tên hàng, mã hàng, số lượng, giá cả, ngày nhập kho, ngày xuất kho, hạn sử dụng,…
Ngoài ra, phần mềm quản lý kho cũng có thể giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng hàng hóa trong kho. Với phần mềm này, doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng hàng hóa chẳng hạn như hàng tồn, hàng đã bán hoặc hàng đang ở trạng thái đang/đã giao,…
Chức năng quản trị hàng tồn kho trên giải pháp ERP Fast Business Online cho phép ghi nhận tất cả các hoạt động nhập xuất kho cho doanh nghiệp. Hệ thống có thể quản lý chi tiết đến tận nơi cất giữ/vị trí của vật tư trong kho, quản lý hàng theo lô, theo thời hạn sử dụng; quản lý theo nhiều đơn vị tính giúp nâng cao hiệu quả quản lý kho. Các báo cáo quản trị và phân tích về xuất nhập tồn kho, mức độ luân chuyển hàng trong kho, phân tích ABC… giúp người quản lý có thể nhanh chóng nắm bắt quy trình, trạng thái của kho từ đó đưa ra quyết định chính xác.
>>> Xem thêm: Tích hợp QRCode, BarCode trong giải pháp ERP Fast Business Online để quản lý kho và bán hàng
- Đảm bảo tính liên tục
Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng hoạt động quản lý kho hàng được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Vì vậy, doanh nghiệp cần có một đội ngũ nhân viên quản lý kho đủ lớn và đủ năng lực để đảm bảo rằng công việc quản lý kho hàng luôn được thực hiện một cách suôn sẻ.
- Đảm bảo tính chính xác
Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các thông tin về hàng hóa trong kho là chính xác. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần kiểm tra và cập nhật các thông tin về hàng hóa một cách thường xuyên. Có thể sử dụng mã vạch hoặc dấu tag để giúp việc nhập liệu chính xác hơn.
- Đảm bảo sự khoa học và tính hệ thống trong quản lý kho
Doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống quản lý và sơ đồ kho khoa học và chặt chẽ. Hệ thống này cần bao gồm các quy trình và thủ tục cụ thể để đảm bảo rằng hoạt động quản lý kho hàng được thực hiện một cách hiệu quả. Cần phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng nhân viên, đảm bảo mọi khâu trong quy trình đều được thực hiện suôn sẻ.
- Đào tạo nhân viên
Bên cạnh đó, việc đào tạo nhân viên là một yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý kho. Nhân viên cần được đào tạo về quy trình quản lý kho, cách sử dụng phần mềm quản lý kho và các kỹ năng cần thiết để làm việc trong kho hàng. Việc đào tạo nhân viên giúp cho họ có thể làm việc một cách hiệu quả và giảm thiểu các sai sót trong quy trình quản lý kho.
- Kiểm tra và đánh giá quy trình quản lý kho thường xuyên
Ngoài ra, việc kiểm tra và đánh giá quy trình quản lý kho thường xuyên giúp cho doanh nghiệp có thể phát hiện và khắc phục các vấn đề. Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể cải tiến và tối ưu hóa quy trình quản lý kho. Từ đó đảm bảo hoạt động của kho hàng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.
Có thể thấy lập sơ đồ kho là một công việc quan trọng giúp cho doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình quản lý và tránh thất thoát hàng hóa. Việc lập sơ đồ giúp cho doanh nghiệp đánh giá tổng quan về quy trình quản lý kho, từ đó có thể tối ưu hóa các hoạt động trong quá trình này. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc cần giải đáp về quản trị kho hàng trên phần mềm, hãy liên hệ ngay với FAST để được hỗ trợ nhanh chóng nhé!
>> Xem thêm: Hệ thống MES là gì? Ứng dụng hệ thống MES hiệu quả trong sản xuất
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast