Trong thời đại chuyển đổi số, các doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm những giải pháp quản trị hiện đại để nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa quy trình vận hành. SaaS ERP nổi lên như một giải pháp nhờ vào khả năng triển khai nhanh chóng, chi phí hợp lý và tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác. FAST sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn SaaS ERP về lợi ích, hạn chế và gợi ý một số nhà cung cấp uy tín trên thị trường. Qua đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định đúng đắn nhất nhé!
1. SaaS ERP là gì?
SaaS ERP (Software as a Service Enterprise Resource Planning) là một mô hình phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được cung cấp dưới dạng dịch vụ trên nền tảng điện toán đám mây. Thay vì mua và cài đặt phần mềm ERP trên hệ thống máy chủ nội bộ, doanh nghiệp có thể “thuê” và sử dụng phần mềm này thông qua bên thứ 3 cung cấp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí và các gánh nặng về quản lý cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin.
Với SaaS ERP, người dùng có thể truy cập hệ thống từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, mang lại sự linh hoạt và tiện lợi trong vận hành. Hệ thống này thường được triển khai theo hai mô hình chính:
- Multi-tenant SaaS ERP: Nhiều doanh nghiệp cùng sử dụng chung một phiên bản phần mềm và cơ sở hạ tầng. Tuy nhiên, dữ liệu của mỗi đơn vị được bảo mật và tách biệt hoàn toàn. Nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm bảo trì, cập nhật phần mềm định kỳ, đảm bảo tất cả khách hàng đều sử dụng phiên bản mới nhất.
- Single-tenant SaaS ERP: Mỗi doanh nghiệp có một phiên bản phần mềm và cơ sở dữ liệu riêng, cho phép tùy chỉnh linh hoạt hơn theo nhu cầu đặc thù và kiểm soát tốt hơn về bảo mật.
SaaS ERP là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
2. Ưu điểm của SaaS ERP đối với doanh nghiệp
SaaS ERP không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa quy trình vận hành mà còn mang lại sự linh hoạt, hiện đại và bảo mật cao hơn so với các mô hình ERP truyền thống. Đây là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả quản lý và duy trì lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh. Lợi ích chính của SaaS ERP bao gồm:
- Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu
Lợi ích lớn nhất của SaaS ERP là giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí đầu tư ban đầu. Thay vì phải chi một khoản tiền để mua phần mềm và hạ tầng phần cứng, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký dịch vụ với mức phí cố định hoặc linh hoạt theo nhu cầu thực tế.
- Khả năng mở rộng linh hoạt
SaaS ERP mang đến khả năng mở rộng dễ dàng theo sự phát triển của doanh nghiệp. Khi cần mở rộng quy mô, doanh nghiệp có thể nhanh chóng thêm người dùng, triển khai các tính năng mới hoặc tích hợp với các hệ thống phần mềm khác mà không cần nâng cấp hạ tầng. Điều này giúp doanh nghiệp luôn sẵn sàng thích nghi với những thay đổi mà không gặp rào cản về công nghệ.
- Cập nhật và bảo trì tự động
Với các hệ thống ERP truyền thống, doanh nghiệp thường phải dành nhiều thời gian và nguồn lực để cập nhật phần mềm và bảo trì hệ thống. Tuy nhiên, SaaS ERP giúp loại bỏ gánh nặng này khi nhà cung cấp sẽ tự động cập nhật phần mềm định kỳ, đảm bảo doanh nghiệp luôn sử dụng phiên bản mới nhất.
- Truy cập mọi lúc, mọi nơi
Hoạt động trên nền tảng đám mây giúp SaaS ERP mang lại sự linh hoạt tối đa. Nhân viên có thể truy cập hệ thống từ bất kỳ đâu, miễn là có kết nối internet. Điều này đặc biệt hữu ích trong bối cảnh làm việc từ xa ngày càng phổ biến, giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động mà không bị ràng buộc bởi không gian văn phòng cố định.
- Giao diện hiện đại, dễ sử dụng
SaaS ERP thường có giao diện thân thiện, dễ sử dụng nhờ vào các công nghệ thiết kế hiện đại. Người dùng có thể dễ dàng làm quen và thao tác trên hệ thống mà không cần qua quá trình đào tạo phức tạp. Việc điều hướng mượt mà và trực quan cũng giúp nâng cao trải nghiệm sử dụng, giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
- Khả năng tích hợp mạnh mẽ
Một ưu điểm quan trọng khác của SaaS ERP là khả năng tích hợp linh hoạt với các hệ thống phần mềm khác gồm quản lý quan hệ khách hàng (CRM), kế toán, nhân sự hay chuỗi cung ứng,… Nhờ vào hệ thống API mở, SaaS ERP giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu, tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất hoạt động.
- Bảo mật dữ liệu cao
SaaS ERP được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây với các công nghệ bảo mật tiên tiến, giúp bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp khỏi các nguy cơ tấn công mạng. Các nhà cung cấp SaaS thường triển khai các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt, bao gồm mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố và sao lưu tự động. Từ đó, doanh nghiệp có thể yên tâm hơn trong việc bảo vệ thông tin quan trọng.
3. Hạn chế của SaaS ERP cần cân nhắc
Mặc dù SaaS ERP mang lại nhiều lợi ích vượt trội, nhưng doanh nghiệp vẫn cần cân nhắc những hạn chế về bảo mật, kết nối internet, khả năng cập nhật tự động và mức độ linh hoạt trong tùy chỉnh. Cụ thể như sau:
- Phụ thuộc hoàn toàn vào kết nối internet
SaaS ERP yêu cầu kết nối internet liên tục để có thể vận hành. Nếu mạng bị gián đoạn, người dùng sẽ không thể truy cập vào hệ thống, ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Điều này đặc biệt bất tiện đối với nhân viên thường xuyên di chuyển hoặc làm việc tại những khu vực có kết nối internet không ổn định. Mặc dù một số nhà cung cấp đang phát triển tính năng hỗ trợ ngoại tuyến để giảm thiểu rủi ro này, nhưng khả năng hoạt động không cần internet của SaaS ERP vẫn còn nhiều hạn chế so với các giải pháp On-premise.
- Tự động cập nhật phần mềm có thể gây bất tiện
Một trong những đặc điểm của SaaS ERP là các bản cập nhật phần mềm được triển khai tự động bởi nhà cung cấp. Dù điều này giúp doanh nghiệp luôn được sử dụng phiên bản mới nhất với các tính năng tiên tiến, nhưng nó cũng có thể gây ra sự bất tiện. Các thay đổi đột ngột về giao diện hoặc tính năng có thể khiến người dùng mất thời gian làm quen, thậm chí ảnh hưởng đến quy trình làm việc nếu không có sự chuẩn bị trước.
- Khả năng tùy chỉnh kém linh hoạt
So với ERP On-premise, SaaS ERP có mức độ tùy chỉnh hạn chế hơn. Do phần mềm được thiết kế theo mô hình tiêu chuẩn hóa, nó có thể không đáp ứng tốt nhu cầu của các doanh nghiệp có quy trình vận hành đặc thù. Nếu một tổ chức yêu cầu tùy chỉnh sâu để phù hợp với hệ thống hiện tại, SaaS ERP có thể không phải là lựa chọn phù hợp. Hầu hết các tính năng của phần mềm được thiết lập chung cho nhiều loại hình doanh nghiệp, nên khả năng cá nhân hóa sẽ bị hạn chế.
4. Khi nào doanh nghiệp nên triển khai SaaS ERP?
Trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển, việc sử dụng các hệ thống quản trị doanh nghiệp hiện đại giúp tối ưu quy trình, đồng thời, tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Dưới đây là một số dấu hiệu cho thấy đã đến lúc doanh nghiệp cần cân nhắc triển khai giải pháp này.
4.1. Hệ thống quản trị hiện tại cản trở sự phát triển của doanh nghiệp
Nếu nền tảng ERP hiện tại không còn đáp ứng được tốc độ phát triển của doanh nghiệp, thì đó là dấu hiệu rõ ràng cho thấy đã đến lúc cần thay đổi. Các hệ thống on-premise truyền thống thường yêu cầu đầu tư lớn vào phần cứng và bảo trì, trong khi khả năng tích hợp với các công nghệ mới lại hạn chế. Ngược lại, SaaS ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với sự phát triển liên tục mà không gặp phải các rào cản công nghệ.
4.2. Tình trạng dữ liệu rời rạc, không đồng bộ
Một trong những thách thức lớn nhất của các hệ thống ERP truyền thống là khả năng tương thích kém với các phần mềm khác. Thông thường, dữ liệu bị phân mảnh và không đồng bộ với nhau. Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc triển khai nhiều giải pháp phần mềm khác nhau, việc tích hợp dữ liệu trở thành một vấn đề phức tạp, gây mất nhiều thời gian và công sức. Nếu doanh nghiệp nhận thấy rằng các hệ thống hiện tại không thể giao tiếp với nhau một cách hiệu quả, thì SaaS ERP chính là giải pháp tối ưu. Một hệ thống mới giúp đồng bộ dữ liệu trên một nền tảng duy nhất, cải thiện khả năng ra quyết định dựa trên thông tin chính xác và kịp thời.
4.3. Hệ thống quản trị không hỗ trợ mô hình làm việc linh hoạt
Sự thay đổi trong mô hình làm việc, đặc biệt là sau đại dịch Covid-19, đã khiến các doanh nghiệp phải thích nghi với xu hướng làm việc kết hợp giữa trực tiếp và từ xa. Nếu hệ thống quản trị hiện tại không thể đáp ứng nhu cầu truy cập linh hoạt từ nhiều thiết bị và địa điểm khác nhau, thì đây chính là thời điểm để doanh nghiệp chuyển sang SaaS ERP. Với nền tảng điện toán đám mây, nhân viên có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi mà không bị ràng buộc bởi cơ sở hạ tầng tại văn phòng, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quy trình vận hành.
4.4. Chi phí bảo trì và nâng cấp hệ thống ngày càng gia tăng
Các hệ thống ERP truyền thống đòi hỏi khoản đầu tư ban đầu lớn. Không dừng lại ở đó, trong suốt quá trình vận hành, hệ thống còn phát sinh nhiều chi phí bảo trì và nâng cấp theo thời gian. Khi doanh nghiệp nhận thấy rằng chi phí duy trì hệ thống đang tăng lên đáng kể mà hiệu quả mang lại không còn tương xứng, thì việc chuyển sang SaaS ERP có thể là một giải pháp kinh tế hơn. Mô hình này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư vào cơ sở hạ tầng, đồng thời luôn được cập nhật các phiên bản mới nhất mà không phải lo lắng về việc triển khai và bảo trì hệ thống.
4.5. Doanh nghiệp cần tuân thủ các yêu cầu pháp lý và tài chính mới
Khi môi trường kinh doanh thay đổi, các yêu cầu về báo cáo tài chính, tuân thủ quy định và quản lý rủi ro cũng ngày càng khắt khe hơn. Nếu hệ thống hiện tại không đủ linh hoạt để đáp ứng các quy định mới hoặc khiến quá trình báo cáo trở nên phức tạp và mất nhiều thời gian, doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang SaaS ERP. Giải pháp này cung cấp các công cụ báo cáo mạnh mẽ, giúp tự động hóa quá trình tổng hợp và phân tích dữ liệu, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán và pháp lý một cách dễ dàng.
5. Các nhà cung cấp SaaS ERP phổ biến hiện nay
Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, nhu cầu về các giải pháp ERP dựa trên nền tảng điện toán đám mây ngày càng gia tăng. Doanh nghiệp không chỉ tìm kiếm một hệ thống hoạch định nguồn lực mạnh mẽ mà còn mong muốn một nền tảng linh hoạt, dễ mở rộng và tích hợp với các công nghệ hiện đại. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp SaaS ERP. Mỗi đơn vị sở hữu những thế mạnh riêng, đáp ứng nhu cầu của từng loại hình doanh nghiệp.
5.1. ERP Fast Business Online
Với khả năng quản lý toàn diện, hiệu suất cao, và sự hỗ trợ từ một công ty có kinh nghiệm và uy tín như FAST, hệ thống ERP Fast Business Online là một lựa chọn đáng tin cậy cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa hoạt động quản lý. Phần mềm nổi bật với khả năng quản lý toàn diện, bao quát tất cả các khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp, ví dụ như: tài chính, kế toán, mua hàng, kho bãi, sản xuất, nhân sự, và quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Phần mềm này được phát triển trên nền tảng web, mobile-web, và ứng dụng di động, đảm bảo tính tiện lợi và linh hoạt cho người dùng.
Một điểm thú vị là phần mềm này không chỉ phù hợp cho doanh nghiệp vừa và lớn, mà còn được tin dùng trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau, từ cảng biển đến giáo dục. Qua đó, ERP Fast Business Online cho thấy tính ứng dụng rộng rãi và khả năng tùy chỉnh cao theo từng doanh nghiệp.
ERP Fast Business Online là giải pháp hoàn hảo cho doanh nghiệp vừa đến lớn
5.2. SAP Business ByDesign
Một trong những giải pháp đáng chú ý là SAP Business ByDesign, được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn mong muốn một hệ thống quản trị toàn diện nhưng vẫn linh hoạt. SAP Business ByDesign cung cấp các chức năng quan trọng như tài chính, quản lý chuỗi cung ứng, bán hàng và dịch vụ khách hàng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao hiệu suất làm việc.
5.3. Oracle NetSuite
Bên cạnh đó, Oracle NetSuite cũng là một trong những nền tảng SaaS ERP hàng đầu, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô nhanh chóng. Với hệ thống quản trị tài chính mạnh mẽ, Oracle NetSuite có khả năng tự động hóa quy trình kinh doanh và tích hợp với nhiều ứng dụng khác. Quy trình vận hành của doanh nghiệp sẽ hoạt động trơn tru và dễ dàng, thích nghi với sự thay đổi của thị trường.
5.4. Microsoft Dynamics 365
Không thể không nhắc đến Microsoft Dynamics 365, một giải pháp ERP đám mây linh hoạt, cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể. Được phát triển bởi Microsoft, hệ thống này không chỉ hỗ trợ quản lý tài chính, bán hàng, vận hành mà còn tích hợp chặt chẽ với các công cụ quen thuộc như Microsoft Office, Power BI và các ứng dụng trí tuệ nhân tạo, mang lại trải nghiệm làm việc hiệu quả hơn cho người dùng.
5.5. Odoo ERP
Ngoài ra, Odoo ERP cũng là một lựa chọn phổ biến, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Điểm mạnh của Odoo nằm ở khả năng tùy chỉnh linh hoạt và hệ sinh thái phong phú với hàng trăm ứng dụng có thể mở rộng. Nhờ mã nguồn mở và giao diện thân thiện, Odoo giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai và tối ưu hóa quy trình quản trị mà không cần đầu tư quá nhiều vào hạ tầng công nghệ.
Việc lựa chọn một hệ thống SaaS ERP phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn lực mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trong môi trường kinh doanh hiện đại. Mặc dù vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định, nhưng những lợi ích mà SaaS ERP mang lại là điều không thể chối cãi. Với nhiều nhà cung cấp uy tín trên thị trường, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm được giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu và định hướng phát triển của mình.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast