Phần mềm kế toán trường học đang ngày càng trở thành công cụ không thể thiếu để tối ưu hóa quy trình tài chính và quản lý ngân sách trong các cơ sở giáo dục. Những phần mềm này giúp các trường học dễ dàng quản lý các khoản thu, chi, học phí và các báo cáo tài chính chính xác. Cùng FAST khám phá ngay danh sách các phần mềm kế toán trường học thông dụng và tốt nhất hiện nay, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho các cán bộ quản lý tài chính trong trường.
1. Tổng quan về phần mềm kế toán trường học
Phần mềm kế toán trường học là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các cơ sở giáo dục trong việc quản lý tài chính, kế toán, và các giao dịch liên quan đến tài chính một cách hiệu quả và chính xác. Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp giảm thiểu sai sót trong công việc tính toán thủ công, tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính, và đặc biệt là đảm bảo tuân thủ đúng các quy định về tài chính và thuế.
Mỗi trường học, dù là cơ sở giáo dục công lập hay tư thục, đều có những yêu cầu tài chính riêng biệt, như quản lý học phí, chi phí giảng dạy, chi phí cơ sở vật chất, thu chi từ các hoạt động ngoại khóa, các khoản tài trợ, và các khoản đóng góp khác từ phụ huynh và học sinh. Phần mềm kế toán trường học giúp đơn giản hóa những công việc này, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính tổng thể của trường.
Các tính năng cơ bản của phần mềm kế toán trường học bao gồm:
- Quản lý thu chi học phí: Ghi nhận, theo dõi và quản lý các khoản thu học phí, phụ phí của học sinh, sinh viên.
- Quản lý ngân sách: Giúp lên kế hoạch ngân sách cho các hoạt động học tập, xây dựng cơ sở vật chất, và các khoản chi khác.
- Lập báo cáo tài chính: Tạo các báo cáo tài chính, báo cáo thuế, và các báo cáo liên quan đến việc sử dụng nguồn tài chính, giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm tra và điều chỉnh hoạt động tài chính.
- Quản lý tiền lương: Tính toán và quản lý lương cho giáo viên, nhân viên, các khoản bảo hiểm và thuế liên quan.
- Kiểm soát và báo cáo thuế: Đảm bảo trường học tuân thủ các quy định về thuế, giúp lập và nộp các báo cáo thuế một cách chính xác.
- Quản lý tài sản và vật tư: Quản lý, theo dõi tình trạng và giá trị của các tài sản cố định và vật tư của trường như bàn ghế, máy móc, thiết bị, tài liệu học tập, v.v.
- Quản lý quỹ trường: Giúp theo dõi các quỹ dành cho các hoạt động ngoại khóa, quỹ hỗ trợ học sinh khó khăn hoặc các khoản tài trợ, quà tặng từ phụ huynh và tổ chức bên ngoài.
- Tính năng đa ngôn ngữ và đa tiền tệ: Phù hợp với các trường học quốc tế hoặc trường học có học sinh từ nhiều quốc gia, cho phép hệ thống hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và tính năng tính toán với nhiều loại tiền tệ khác nhau.
- Tính năng tự động nhắc nhở và thông báo: Cảnh báo về các khoản nợ học phí, các khoản chi phí cần thanh toán hoặc các hạn mức ngân sách.
- Quản lý báo cáo dự báo tài chính: Giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính trong tương lai, phục vụ cho việc lên kế hoạch tài chính dài hạn.
2. Phần mềm kế toán trường học Fast Accounting Online
Phần mềm kế toán trường học Fast Accounting Online là giải pháp phần mềm toàn diện được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu quản lý tài chính và kế toán cho các cơ sở giáo dục. Dưới đây là các tính năng nổi bật của phần mềm giúp tối ưu hóa việc quản lý tài chính trong môi trường giáo dục.
2.1. Quản lý học phí theo từng lớp, từng khối
Fast Accounting Online cung cấp chức năng quản lý học phí cho từng lớp học và khối lớp, giúp theo dõi việc thu học phí của từng học sinh một cách rõ ràng và chi tiết.
- Phân loại học phí theo lớp và khối: Mỗi lớp học hoặc khối lớp sẽ có mức học phí khác nhau, phần mềm cho phép phân bổ học phí chính xác cho từng học sinh dựa trên lớp hoặc khối lớp của học sinh đó.
- Theo dõi tình trạng học phí: Phần mềm giúp quản lý học phí đã thu, học phí còn lại cần thu, và các khoản giảm giá (nếu có).
- Tính toán các khoản thu phụ: Ngoài học phí chính, phần mềm còn có thể tính toán các khoản thu phụ như phí cơ sở vật chất, bảo hiểm, học phí các hoạt động ngoại khóa, hoặc các khoản đóng góp khác từ phụ huynh.
- Lập báo cáo học phí: Cho phép xuất các báo cáo tổng hợp hoặc chi tiết về học phí đã thu và chưa thu để theo dõi dễ dàng.
2.2. Quản lý doanh thu chưa thực hiện
Chức năng này giúp nhà trường theo dõi các khoản doanh thu mà trường học chưa thu hoặc chưa thực hiện việc thu đầy đủ.
- Quản lý các khoản thu chưa thu: Hệ thống sẽ ghi nhận các khoản thu mà trường học đã lập kế hoạch thu, nhưng chưa thực hiện thanh toán. Điều này giúp nhà trường nắm bắt được các khoản tiền chưa thu và chủ động trong việc thu hồi.
- Cập nhật tình trạng thu nợ: Phần mềm sẽ theo dõi tình trạng của từng khoản nợ, phân loại các khoản thu đã hoàn thành và chưa hoàn thành, giúp trường dễ dàng kiểm soát.
- Nhắc nhở tự động: Phần mềm có thể gửi thông báo tự động đến phụ huynh hoặc các đối tác về các khoản thu chưa hoàn thành, giúp cải thiện việc thu hồi công nợ.
- Báo cáo chi tiết: Hệ thống sẽ cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu chưa thu, giúp nhà trường xác định chính xác những khoản cần chú ý.
2.3. Quản lý phiếu ăn theo ngày cho học sinh bán trú
Đối với các trường có dịch vụ bán trú, Fast Accounting Online giúp quản lý phiếu ăn cho học sinh bán trú như sau:
- Theo dõi số lượng học sinh tham gia bán trú mỗi ngày: Phần mềm cho phép ghi nhận số lượng học sinh tham gia ăn bán trú mỗi ngày, từ đó tính toán chi phí ăn uống một cách chính xác.
- Quản lý chi phí ăn uống: Giúp nhà trường tính toán chi phí cho mỗi bữa ăn của học sinh và tổng hợp chi phí ăn uống hàng tháng hoặc theo kỳ.
- Tính toán tiền ăn theo từng học sinh: Mỗi học sinh tham gia bán trú sẽ được tính tiền ăn dựa trên số ngày tham gia và mức phí ăn. Phần mềm giúp tự động tính toán và phân bổ khoản tiền này vào học phí hoặc các khoản thanh toán riêng biệt.
- Báo cáo phiếu ăn: Hệ thống có thể tạo báo cáo về số lượng bữa ăn đã phát sinh và chi phí, giúp nhà trường quản lý tốt hơn tài chính bán trú.
2.4. Quản lý chi phí phải trả cho từng giáo viên
Fast Accounting Online giúp theo dõi chi phí phải trả cho giáo viên, từ lương đến các khoản phụ cấp và đãi ngộ khác:
- Quản lý lương giáo viên: Tính toán và theo dõi lương của giáo viên dựa trên các yếu tố như số giờ dạy, thâm niên, hợp đồng lao động và các chính sách trường học.
- Theo dõi các khoản phụ cấp: Bao gồm các khoản như phụ cấp thâm niên, phụ cấp trách nhiệm, tiền thưởng, các khoản hỗ trợ khác cho giáo viên.
- Quản lý các khoản chi phí khác: Ngoài lương, phần mềm còn giúp theo dõi các chi phí khác như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các khoản phúc lợi cho giáo viên.
- Lập báo cáo chi phí giáo viên: Tạo báo cáo chi tiết về các khoản chi trả cho giáo viên theo từng tháng, quý hoặc năm.
2.5. Quản lý thu chi tổng hợp
Chức năng này giúp trường học theo dõi và tổng hợp toàn bộ các khoản thu và chi tiêu của trường:
- Theo dõi thu chi toàn trường: Phần mềm sẽ ghi nhận tất cả các khoản thu (học phí, phụ phí, phí dịch vụ) và các khoản chi (chi lương, chi hoạt động, chi phí khác) của trường.
- Tính toán và tổng hợp số dư: Phần mềm sẽ tự động tính toán số dư cuối kỳ, giúp nhà quản lý biết được tình hình tài chính của trường, từ đó đưa ra các quyết định phù hợp.
- Quản lý thu chi theo từng bộ phận: Phần mềm cho phép phân bổ thu chi cho từng bộ phận, giúp dễ dàng theo dõi ngân sách cho từng hoạt động của trường.
- Báo cáo thu chi tổng hợp: Phần mềm cung cấp các báo cáo tài chính tổng hợp, giúp nhà trường nắm rõ tình hình tài chính theo thời gian và phục vụ cho các quyết định quản lý.
2.6. Quản lý tài sản cố định
Quản lý tài sản cố định giúp trường học theo dõi và duy trì các tài sản lâu dài như cơ sở vật chất, thiết bị học tập:
- Ghi nhận tài sản cố định: Phần mềm giúp lưu trữ thông tin về tất cả các tài sản cố định của trường học như máy tính, bàn ghế, thiết bị dạy học, xe cộ,…
- Quản lý khấu hao tài sản: Tính toán mức độ khấu hao của các tài sản cố định theo thời gian, giúp trường quản lý chính xác giá trị còn lại của tài sản.
- Bảo trì và sửa chữa: Quản lý lịch bảo trì và sửa chữa tài sản cố định, đảm bảo các tài sản luôn trong tình trạng sử dụng tốt.
- Báo cáo tài sản cố định: Tạo các báo cáo tài chính về tài sản cố định, giúp theo dõi giá trị và tình trạng của từng tài sản trong trường.
2.7. Quản lý công nợ
Chức năng quản lý công nợ của Fast Accounting Online giúp theo dõi các khoản nợ của trường học đối với các đối tác, nhà cung cấp, và các bên liên quan:
- Quản lý công nợ phải thu: Phần mềm theo dõi các khoản công nợ của học sinh hoặc phụ huynh học sinh chưa thanh toán.
- Quản lý công nợ phải trả: Quản lý các khoản công nợ của trường đối với nhà cung cấp hoặc đối tác. Phần mềm sẽ giúp xác định số tiền phải trả cho từng đối tác.
- Lịch thanh toán công nợ: Phần mềm giúp theo dõi các kỳ hạn thanh toán công nợ, đảm bảo thanh toán đúng hạn, tránh gây phát sinh chi phí không cần thiết.
- Báo cáo công nợ: Cung cấp các báo cáo về tình hình công nợ phải thu và phải trả, giúp nhà trường có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và công nợ.
2.8. Quản lý ngân sách
Chức năng quản lý ngân sách giúp trường học lập kế hoạch tài chính cho các hoạt động và phân bổ ngân sách hợp lý:
- Lập ngân sách cho từng bộ phận: Phân bổ ngân sách cho các bộ phận khác nhau như phòng học, hành chính, hoạt động ngoại khóa, cơ sở vật chất,…
- Theo dõi việc sử dụng ngân sách: Phần mềm theo dõi việc chi tiêu ngân sách của từng bộ phận để đảm bảo không vượt quá ngân sách đã phân bổ.
- Đánh giá hiệu quả chi tiêu: Dựa trên các báo cáo tài chính, phần mềm giúp đánh giá việc sử dụng ngân sách có hiệu quả hay không và điều chỉnh kịp thời nếu cần.
2.9. Quản lý hợp đồng
Chức năng quản lý hợp đồng giúp theo dõi các hợp đồng của trường học với các đối tác, giáo viên, nhà cung cấp dịch vụ:
- Lưu trữ hợp đồng: Phần mềm lưu trữ tất cả các hợp đồng đã ký kết, giúp dễ dàng tìm kiếm và theo dõi.
- Theo dõi các điều khoản hợp đồng: Quản lý các điều khoản và điều kiện của hợp đồng, đảm bảo các điều khoản được thực hiện đúng hạn.
- Cảnh báo hợp đồng hết hạn: Phần mềm cảnh báo khi hợp đồng sắp hết hạn hoặc cần gia hạn, giúp nhà trường chủ động trong việc ký kết hợp đồng mới.
2.10. Báo cáo tự động và tùy chỉnh
Phần mềm Fast Accounting Online hỗ trợ tạo báo cáo tài chính tự động và tùy chỉnh theo nhu cầu của người sử dụng:
- Báo cáo tài chính tự động: Phần mềm có thể tạo báo cáo tài chính tự động, giúp giảm thiểu công sức trong việc tổng hợp dữ liệu và tạo báo cáo.
- Báo cáo tùy chỉnh: Người dùng có thể tùy chỉnh báo cáo theo các tiêu chí cụ thể như thời gian, các loại thu chi, công nợ, v.v.
- Báo cáo chi tiết và tổng hợp: Cung cấp báo cáo chi tiết cho từng khoản mục và báo cáo tổng hợp cho toàn bộ trường.
3. So sánh 8 phần mềm kế toán trường học tốt nhất hiện nay
Trong bối cảnh quản lý tài chính ngày càng trở nên quan trọng đối với các cơ sở giáo dục, việc lựa chọn một phần mềm kế toán phù hợp là điều cần thiết để đảm bảo sự minh bạch, hiệu quả trong công tác quản lý tài chính của trường học. Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các phần mềm kế toán phổ biến nhất hiện nay, từ những tính năng nổi bật, ưu điểm, nhược điểm đến mức độ phù hợp với các trường học có quy mô và đặc thù khác nhau.
| Phần mềm | Ưu điểm | Nhược điểm |
| Fast Accounting Online | – Quản lý học phí theo từng lớp, từng khối chi tiết.
– Quản lý doanh thu chưa thực hiện và chi phí bán trú. – Quản lý chi phí phải trả cho giáo viên. – Giao diện thân thiện, dễ sử dụng. – Hỗ trợ báo cáo tự động và tùy chỉnh linh hoạt. |
– Các báo cáo chi tiết có thể chưa hỗ trợ toàn diện cho một số trường.
– Cần kết nối internet ổn định để sử dụng. |
| TMS Accounting | – Quản lý tài chính toàn diện, bao gồm học phí, thu chi, và ngân sách.
– Tích hợp quản lý tài sản cố định và công nợ. – Hỗ trợ báo cáo chi tiết và đa dạng. |
– Giao diện phức tạp, đòi hỏi thời gian làm quen.
– Chi phí triển khai cao |
| School Management Software | – Quản lý toàn diện học phí, thu chi, và ngân sách.
– Tích hợp quản lý học sinh, giáo viên, và lớp học. – Hỗ trợ báo cáo tự động và tùy chỉnh. |
– Chi phí cao, phù hợp với các trường lớn.
– Đòi hỏi nhân sự có chuyên môn để vận hành. |
| Edu Accounting | – Quản lý học phí, thu chi, và công nợ hiệu quả.
– Tích hợp quản lý lớp học và điểm số. – Giao diện đơn giản, dễ sử dụng. |
– Tính năng kế toán chưa được chuyên sâu.
– Hạn chế trong quản lý tài sản cố định. |
| QuickBooks | – Quản lý tài chính chuyên nghiệp, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp, bao gồm trường học.
– Hỗ trợ tích hợp với các phần mềm khác. – Báo cáo chi tiết và đa dạng. |
– Không được thiết kế riêng cho trường học, nên một số tính năng có thể không phù hợp.
– Chi phí cao. |
| EASY Edu | – Quản lý học phí, thu chi, và công nợ hiệu quả.
– Tích hợp quản lý lớp học và điểm số. – Hỗ trợ đa nền tảng (web, mobile). – Giao diện đơn giản, dễ sử dụng. |
– Tính năng kế toán chưa được chuyên sâu.
– Hạn chế trong quản lý tài sản cố định. |
| SMAS | – Quản lý tài chính, học phí, và ngân sách.
– Tích hợp quản lý học sinh, giáo viên, và lớp học. – Hỗ trợ báo cáo chi tiết và đa dạng. – Phù hợp với các trường học lớn. |
– Chi phí triển khai và bảo trì cao.
– Đòi hỏi nhân sự có chuyên môn để vận hành. |
| VietSchool | – Quản lý học phí, thu chi, và công nợ.
– Tích hợp quản lý điểm số và thông tin học sinh. – Giao diện đơn giản, dễ sử dụng. – Chi phí hợp lý. |
– Tính năng kế toán còn hạn chế so với các phần mềm chuyên dụng.
– Khả năng tùy chỉnh báo cáo không linh hoạt. |
| Phần mềm | Tính năng quản lý học phí | Quản lý học sinh | Quản lý tài sản cố định | Quản lý công nợ | Báo cáo tài chính | Quản lý ngân sách | Giao diện dễ sử dụng | Chi phí |
| Fast Accounting Online | Có | Không | Có | Có | Tự động, Tùy chỉnh | Có | Cao | Thấp |
| TMS Accounting | Có | Có | Có | Có | Có | Có | Trung bình | Trung bình |
| School Management Software | Có | Có | Có | Có | Có | Có | Thấp | Cao |
| Edu Accounting | Có | Không | Có | Không | Có | Có | Trung bình | Trung bình |
| QuickBooks | Không | Không | Có | Có | Có | Có | Thấp | Cao |
| EASY Edu | Có | Có | Có | Không | Có | Có | Cao | Trung bình |
| SMAS | Có | Trung bình | Có | Có | Có | Có | Trung bình | Trung bình |
| VietSchool | Có | Có | Có | Có | Có | Có | Cao | Trung bình |
Với những tính năng vượt trội, giao diện thân thiện và khả năng tùy chỉnh linh hoạt, Fast Accounting Online không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong mọi hoạt động tài chính. Đây chính là công cụ đắc lực giúp các trường học nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu tài chính chi tiết và đáng tin cậy.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast