Mẫu thẻ tài sản cố định là biểu mẫu giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết từng tài sản trong quá trình sử dụng, điều chuyển hoặc ghi giảm. Bài viết dưới đây tổng hợp mẫu thẻ tài sản cố định theo Thông tư mới, nội dung cần có trên thẻ và cách lập theo từng chỉ tiêu. Doanh nghiệp có thể kết hợp các giải pháp phần mềm kế toán, tài chính kế toán và ERP của FAST để quản lý dữ liệu TSCĐ nhất quán hơn.
Những điểm chính của bài viết: Mẫu thẻ tài sản cố định là biểu mẫu kế toán dùng để theo dõi riêng từng tài sản cố định trong doanh nghiệp, từ thời điểm ghi tăng, đưa vào sử dụng đến khi điều chuyển, ngừng sử dụng hoặc ghi giảm. Việc lập thẻ đầy đủ giúp kế toán kiểm soát nguyên giá, giá trị hao mòn, bộ phận sử dụng và hồ sơ liên quan đến tài sản.
|
1. Thẻ Tài Sản Cố Định Là Gì?
Thẻ tài sản cố định là tài liệu kế toán dùng để theo dõi chi tiết một tài sản cố định riêng biệt. Mỗi thẻ thường gắn với một đối tượng ghi TSCĐ, thể hiện thông tin nhận diện tài sản, chứng từ hình thành, nguyên giá, hao mòn hoặc khấu hao lũy kế và các thay đổi trong quá trình sử dụng.
Khi doanh nghiệp có nhiều máy móc, phương tiện, thiết bị văn phòng hoặc tài sản phục vụ sản xuất kinh doanh, thẻ TSCĐ giúp kế toán không chỉ nhìn thấy số liệu tổng hợp mà còn kiểm tra được lịch sử của từng tài sản. Đây là cơ sở để đối chiếu khi kiểm kê, tính khấu hao, điều chuyển tài sản hoặc ghi giảm tài sản.
Thẻ tài sản cố định giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết từng tài sản trong quá trình sử dụng.
1.1. Khái niệm thẻ tài sản cố định
Về bản chất, thẻ tài sản cố định là thẻ theo dõi chi tiết cho từng tài sản. Thẻ ghi nhận các thông tin cơ bản như tên tài sản, số hiệu tài sản, nước sản xuất hoặc xây dựng, năm sản xuất, năm đưa vào sử dụng, bộ phận quản lý, nguyên giá và giá trị hao mòn đã trích.
Thẻ được lập dựa trên hồ sơ liên quan đến tài sản, chẳng hạn biên bản giao nhận TSCĐ, chứng từ mua sắm, hồ sơ xây dựng, tài liệu kỹ thuật, biên bản đánh giá lại, bảng phân bổ khấu hao hoặc biên bản thanh lý. Vì vậy, khi lập thẻ, kế toán cần căn cứ vào chứng từ gốc thay vì ghi theo ước tính hoặc thông tin chưa được phê duyệt.
1.2. Vai trò trong công tác quản lý tài sản
Thẻ tài sản cố định giúp doanh nghiệp quản lý tài sản rõ ràng hơn trong suốt quá trình sử dụng. Khi cần kiểm tra một máy móc đang được dùng tại bộ phận nào, đưa vào sử dụng từ năm nào, đã trích khấu hao bao nhiêu hoặc đã từng điều chuyển chưa, thẻ TSCĐ là tài liệu đối chiếu trực tiếp.
Ngoài phục vụ kế toán tài chính, thẻ TSCĐ còn hỗ trợ quản trị nội bộ. Doanh nghiệp có thể dựa vào thông tin trên thẻ để kiểm kê tài sản, đánh giá hiệu quả sử dụng, lập kế hoạch sửa chữa, thay thế hoặc thanh lý tài sản khi không còn phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh.
Sau khi đã hiểu khái niệm và vai trò của thẻ TSCĐ, hãy cùng tìm hiểu các nội dung cần có và mẫu thẻ đang được áp dụng.
2. Nội Dung Và Mẫu Thẻ Tài Sản Cố Định
Một mẫu thẻ tài sản cố định cần trình bày đủ thông tin để nhận diện tài sản, theo dõi biến động nguyên giá và ghi nhận giá trị hao mòn hoặc khấu hao theo thời gian. Tùy chế độ kế toán đang áp dụng, doanh nghiệp có thể dùng mẫu theo phụ lục hướng dẫn hoặc thiết kế biểu mẫu nội bộ nhưng vẫn cần bảo đảm đầy đủ thông tin phục vụ quản lý và đối chiếu.
Từ năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026, doanh nghiệp cần lưu ý cập nhật chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (ban hành ngày 27/10/2025) nếu thuộc đối tượng áp dụng. Với doanh nghiệp có năm tài chính lệch, thời điểm áp dụng cần được xác định theo năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau mốc hiệu lực này.
2.1. Các thông tin bắt buộc trên thẻ tài sản cố định
Các thông tin trên thẻ tài sản cố định thường được chia thành ba nhóm chính. Nhóm đầu tiên là thông tin nhận diện tài sản, gồm tên tài sản, ký mã hiệu, quy cách hoặc cấp hạng, số hiệu TSCĐ, nước sản xuất hoặc xây dựng, năm sản xuất, bộ phận quản lý, năm đưa vào sử dụng và công suất hoặc diện tích thiết kế nếu có.
Nhóm thứ hai là thông tin về nguyên giá tài sản cố định và giá trị hao mòn. Phần này giúp kế toán theo dõi chứng từ ghi tăng, diễn giải nguyên giá, giá trị hao mòn hoặc khấu hao qua từng năm và giá trị còn lại của tài sản. Đây là phần cần khớp với sổ tài sản cố định, bảng phân bổ khấu hao và báo cáo liên quan.
Nhóm thứ ba là thông tin về phụ tùng, dụng cụ kèm theo và ghi giảm tài sản. Nếu tài sản có phụ tùng, dụng cụ đi kèm, kế toán nên ghi rõ tên, quy cách, đơn vị tính, số lượng và giá trị. Khi tài sản ghi giảm, thẻ cần thể hiện chứng từ ghi giảm, ngày ghi giảm và lý do giảm để phục vụ lưu trữ hồ sơ.
2.2. Mẫu thẻ tài sản cố định mới nhất
Mẫu thẻ tài sản cố định theo Thông tư mới có thể trình bày theo Mẫu số S23-DN trong phụ lục sổ kế toán. Khi dùng mẫu này, doanh nghiệp cần điền đúng tên đơn vị, địa chỉ, số thẻ, ngày lập thẻ và căn cứ lập thẻ từ biên bản giao nhận TSCĐ hoặc hồ sơ liên quan.
Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa đang áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, biểu mẫu theo dõi TSCĐ cần được đối chiếu với mẫu tương ứng trong chế độ kế toán đang áp dụng. Trường hợp doanh nghiệp lựa chọn áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp cần thực hiện thống nhất hệ thống chứng từ, sổ kế toán và chính sách kế toán theo chế độ đã lựa chọn.
File Word mẫu đính kèm: Tải xuống mẫu thẻ tài sản cố định mới nhất. Doanh nghiệp có thể chỉnh sửa thêm thông tin nội bộ, mã tài sản hoặc trường phân loại theo nhu cầu quản lý, miễn là không làm mất các thông tin cần theo dõi trên thẻ.
Khi đã xác định được mẫu biểu và các thông tin cần theo dõi, bước tiếp theo là điền từng chỉ tiêu trên thẻ tài sản cố định.
Mẫu thẻ tài sản cố định cần thể hiện đầy đủ thông tin nhận diện, nguyên giá và giá trị hao mòn.
3. Hướng Dẫn Lập Thẻ Tài Sản Cố Định
Để lập thẻ chính xác, kế toán nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ của tài sản trước khi ghi thông tin lên thẻ. Các thông tin trên thẻ cần thống nhất với chứng từ tăng TSCĐ, sổ tài sản cố định, bảng phân bổ khấu hao và dữ liệu đang theo dõi trên phần mềm kế toán nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm.
Sau khi lập, thẻ tài sản cố định cần được người lập và người có trách nhiệm kiểm tra, ký xác nhận theo mẫu biểu, chế độ kế toán và quy chế phân quyền của doanh nghiệp trước khi lưu trữ chính thức. Trường hợp doanh nghiệp quy định thêm bước phê duyệt của kế toán trưởng, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền, việc ký duyệt cần được thực hiện thống nhất theo quy chế nội bộ.
Khi lập thẻ tài sản cố định, kế toán cần đối chiếu chứng từ và thông tin quản lý thực tế.
3.1. Ghi các chỉ tiêu chung về tài sản cố định
Ở phần chỉ tiêu chung, kế toán ghi tên tài sản theo hồ sơ mua sắm hoặc biên bản bàn giao. Nếu tài sản có ký mã hiệu, model, số seri hoặc quy cách kỹ thuật, các thông tin này nên được ghi rõ để thuận tiện cho việc kiểm kê và nhận diện tài sản sau này.
Tiếp đó, kế toán ghi số hiệu TSCĐ theo hệ thống mã tài sản của doanh nghiệp. Số hiệu này nên thống nhất giữa thẻ tài sản, sổ tài sản cố định, tem nhãn tài sản và phần mềm kế toán. Với bộ phận quản lý, sử dụng, cần ghi theo bộ phận đang trực tiếp sử dụng tài sản tại thời điểm lập thẻ.
Năm đưa vào sử dụng nên căn cứ theo thời điểm tài sản sẵn sàng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, không chỉ dựa vào ngày mua. Nếu tài sản có công suất thiết kế, diện tích sử dụng hoặc thông số kỹ thuật quan trọng, doanh nghiệp nên ghi đầy đủ để phục vụ quản trị nội bộ.
3.2. Ghi các chỉ tiêu nguyên giá TSCĐ
Phần nguyên giá TSCĐ cần căn cứ vào chứng từ hợp lệ và chính sách kế toán của doanh nghiệp. Kế toán ghi số hiệu chứng từ, ngày tháng chứng từ, diễn giải nghiệp vụ ghi tăng và nguyên giá được xác định cho tài sản.
Trong quá trình sử dụng, nếu tài sản được điều chỉnh tăng hoặc giảm nguyên giá theo hồ sơ hợp lệ, thẻ tài sản cố định cần được cập nhật để phản ánh biến động này. Việc cập nhật nên được thực hiện đồng thời với sổ kế toán và phần mềm để tránh chênh lệch giữa hồ sơ giấy và dữ liệu quản lý.
Đối với giá trị hao mòn hoặc khấu hao, kế toán ghi theo từng năm hoặc từng kỳ phù hợp với cách doanh nghiệp theo dõi. Số liệu này cần khớp với bảng tính khấu hao, tài khoản kế toán liên quan và báo cáo TSCĐ.
3.3. Ghi số phụ tùng, dụng cụ kèm theo TSCĐ đối chiếu với sổ tài sản cố định
Một số tài sản cố định có phụ tùng, dụng cụ hoặc thiết bị đi kèm. Khi lập thẻ, kế toán nên ghi rõ tên, quy cách, đơn vị tính, số lượng và giá trị của từng phụ tùng, dụng cụ nếu các thông tin này được thể hiện trong hồ sơ bàn giao.
Phần phụ tùng, dụng cụ kèm theo giúp doanh nghiệp kiểm soát đầy đủ tình trạng tài sản khi bàn giao giữa các bộ phận hoặc khi kiểm kê định kỳ. Nếu phát sinh thay đổi, kế toán cần đối chiếu với biên bản bàn giao, biên bản kiểm kê hoặc hồ sơ điều chuyển để cập nhật cho nhất quán.
Với doanh nghiệp quản lý nhiều tài sản, việc dùng phần mềm có thể giúp giảm rủi ro sai lệch giữa thẻ tài sản, sổ tài sản cố định và báo cáo khấu hao. Trên website FAST, phân hệ kế toán TSCĐ của Fast Accounting cho phép theo dõi các thông tin như nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại, phương pháp tính khấu hao, nhóm tài sản, loại tài sản và bộ phận sử dụng.
Sau khi hoàn thành việc lập và kiểm tra thẻ, hãy cùng giải đáp một số tình huống thường gặp trong quá trình quản lý TSCĐ.
Phần mềm hỗ trợ kế toán theo dõi thông tin tài sản cố định và quá trình khấu hao thuận tiện hơn.
4. Câu Hỏi Thường Gặp
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp khi doanh nghiệp lập và quản lý mẫu thẻ tài sản cố định trong thực tế. Nội dung trả lời mang tính hướng dẫn chung, doanh nghiệp nên đối chiếu thêm chế độ kế toán đang áp dụng và quy chế quản lý tài sản nội bộ.
4.1. Doanh nghiệp có bắt buộc lập thẻ tài sản cố định không?
Doanh nghiệp có tài sản cố định cần có hình thức theo dõi chi tiết từng tài sản để phục vụ ghi sổ, kiểm kê, trích khấu hao và ghi giảm khi cần thiết. Lập thẻ tài sản cố định là cách phổ biến để đáp ứng yêu cầu theo dõi này.
Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán hoặc hệ thống quản lý tài sản, dữ liệu trên phần mềm cần thể hiện đầy đủ các thông tin cần thiết như mã tài sản, bộ phận sử dụng, nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại và lịch sử thay đổi. Khi in hoặc xuất dữ liệu, biểu mẫu nên đáp ứng mục đích đối chiếu và lưu trữ hồ sơ.
4.2. Khi điều chuyển tài sản giữa các bộ phận có cần cập nhật thẻ tài sản cố định không?
Có. Khi tài sản được điều chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác, thông tin bộ phận quản lý, sử dụng trên thẻ cần được cập nhật theo chứng từ hoặc biên bản điều chuyển. Việc cập nhật giúp doanh nghiệp kiểm kê đúng nơi sử dụng và phân bổ chi phí khấu hao phù hợp.
Nếu doanh nghiệp theo dõi TSCĐ trên phần mềm, kế toán cũng nên cập nhật đồng thời trên hệ thống để báo cáo điều chuyển, báo cáo khấu hao và sổ tài sản cố định không bị sai lệch.
4.3. Tài sản đã khấu hao hết có cần tiếp tục theo dõi trên thẻ tài sản cố định không?
Tài sản đã khấu hao hết nhưng vẫn còn sử dụng vẫn cần được tiếp tục theo dõi cho đến khi doanh nghiệp ghi giảm tài sản theo hồ sơ hợp lệ. Lý do là tài sản vẫn đang tồn tại, vẫn có bộ phận sử dụng và vẫn cần được kiểm kê, quản lý trong nội bộ.
Khi tài sản được thanh lý, nhượng bán, mất mát hoặc không còn sử dụng, kế toán mới thực hiện cập nhật phần ghi giảm trên thẻ theo chứng từ liên quan. Thông tin ghi giảm cần thể hiện số chứng từ, ngày chứng từ và lý do giảm để hoàn thiện hồ sơ lưu trữ.
Mẫu thẻ tài sản cố định là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết từng TSCĐ trong suốt quá trình sử dụng. Một thẻ TSCĐ đầy đủ cần thể hiện rõ thông tin nhận diện tài sản, căn cứ lập thẻ, nguyên giá, hao mòn hoặc khấu hao, phụ tùng kèm theo và thông tin ghi giảm khi phát sinh.
Khi lập thẻ, kế toán nên dựa trên chứng từ gốc, đối chiếu với sổ tài sản cố định và cập nhật nhất quán trên phần mềm nếu doanh nghiệp đang quản lý bằng hệ thống số. Điều này giúp hạn chế sai lệch dữ liệu, hỗ trợ kiểm kê và nâng cao hiệu quả quản trị tài sản trong doanh nghiệp.
Để quản lý TSCĐ thuận tiện hơn, doanh nghiệp có thể tham khảo Fast Accounting Online hoặc Fast Financial của FAST, đặc biệt các phân hệ hỗ trợ theo dõi thông tin tài sản, tính khấu hao, phân bổ khấu hao và lập báo cáo phục vụ quản trị.
Tìm hiểu thêm:
- Phân hệ kế toán Tài sản cố định (TSCĐ)
- Phân hệ quản lý TSCĐ trong Fast Financial
- Cách hạch toán thanh lý tài sản cố định theo trường hợp cụ thể
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast