Phần Mềm ERP - Giải Pháp ERP

Ngày nay, ứng dụng phần mềm ERP vào hoạt động quản lý của doanh nghiệp vừa là xu hướng, vừa là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, củng cố nội lực và nâng cao tính hiệu quả trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng và môi trường cạnh tranh ngày càng tăng.

Một báo cáo do HCA thực hiện năm 2014 cho thấy, dù giải pháp ERP thời điểm này đang là chương trình có tỷ lệ đầu tư thấp nhất (chỉ 18%) trong số các chương trình được triển khai ở doanh nghiệp nhưng trong kế hoạch tương lai của mình, đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp dự định thực hiện nhất (40%).

Như vậy đủ để thấy vai trò của ERP đã được nhận thức sâu sắc. Việc sớm có được hiểu biết và am hiểu về lĩnh vực này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động khi tìm kiếm và lựa chọn giải pháp phù hợp cho mình, tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian triển khai và nhanh chóng thu hồi giá trị đầu tư ban đầu khi ERP thực sự đi vào vận hành.

Bài viết này xin chia sẻ cùng bạn những kiến thức cơ bản về phần mềm ERP dựa trên việc tìm hiểu và tổng hợp từ các nguồn uy tín, kinh nghiệm triển khai ERP của FAST, đồng thời cố gắng cập nhật những hiểu biết mới nhất về giải pháp này những năm gần đây.

ERP là gì?

5 đặc điểm của phần mềm ERP

ERP khác biệt thế nào với ISO?

Ngoài ERP, còn có những phần mềm quản lý doanh nghiệp nào?

Các phân hệ của phần mềm ERP

Các lợi ích khi ứng dụng phần mềm ERP

Khi nào cần đầu tư cho ERP

Lựa chọn phần mềm ERP

Quy trình triển khai ứng dụng phần mềm ERP

Các kinh nghiệm thành công và thất bại trong việc triển khai ứng dụng ERP

ERP là gì?

ERP, viết tắt của “Enterprise Resource Planning”, nghĩa là “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”. Tuy nhiên theo Christopher Koch [1], để thực sự hiểu ERP, đừng quá chú trọng toàn bộ nghĩa của nó. Hãy tạm quên phần “hoạch định”, nó không có ý nghĩa gì nhiều, cũng hãy quên phần “nguồn lực”, và chú ý vào phần “Doanh nghiệp”. Đấy mới là tham vọng thực sự của ERP.

Mục đích của phần mềm ERP là hợp nhất mọi phòng ban và chức năng của tổ chức vào một hệ thống duy nhất có thể đáp ứng bất kỳ nhu cầu đặc thù nào từ những bộ phận khác nhau.

Thông thường, trước khi ứng dụng phần mềm ERP, mỗi bộ phận – tài chính kế toán, kinh doanh, mua hàng, kho hàng, nhân sự - đã có một hệ thống phần mềm phục vụ các đặc trưng riêng biệt của từng bộ phận.

Tuy nhiên, các phần mềm này thường không kết nối được với nhau. Để phục vụ nhu cầu quản lý của từng bộ phận, một thông tin có thể được nhập đi, nhập lại vào các hệ thống khác nhau. Do sự nhầm lẫn hoặc không đồng thời khi cập nhật (mỗi bộ phận chỉ nhập số liệu khi cần, chứ không nhập số liệu khi có phát sinh), các hệ thống này có thể cho các số liệu khác nhau về cùng một thông tin.

Thêm nữa là, các hệ thống này thường cũng không trao đổi thông tin được với nhau, mà thường lại là cát cứ thông tin của mỗi phòng ban. Người của phòng ban này không truy cập được vào hệ thống của phòng ban khác và bạn phải xin số liệu khi cần. Khách hàng muốn biết thông tin phải qua nhiều cửa chứ không phải một cửa.

Lấy quy trình xử lý đơn bán hàng làm ví dụ.

Thông thường, khi khách hàng đặt hàng, đơn hàng đó sẽ bắt đầu một chu trình phần lớn trên giấy tờ từ khay tài liệu này sang khay tài liệu khác vòng quanh công ty và trong suốt quá trình đó thường được nhập đi nhập lại vào các hệ thống máy tính của các bộ phận khác nhau. Tất cả vòng lang thang trong các khay tài liệu đó thường làm đơn hàng chậm trễ hoặc thậm chí thất lạc, và việc nhập đi nhập lại vào các hệ thống quản lý khác nhau cũng dễ mắc lỗi.

Trong khi đó, không ai trong công ty biết được tình trạng đơn hàng ra sao tại một thời điểm bất kỳ bởi vì, ví dụ như bộ phận kế toán chẳng hạn, họ không có cách nào vào hệ thống máy tính của bộ phận kho hàng để kiểm tra xem hàng hoá đã được xuất đi chưa.

Vậy nên, mục đích của phần mềm ERP là kết hợp tất cả các hệ thống này trong một phần mềm tích hợp duy nhất sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để các bộ phận khác nhau có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và phối hợp công việc với nhau.

Phần mềm ERP tự động hoá mọi khâu hoạt động trong một chu trình kinh doanh – ví dụ như việc thực hiện đơn hàng, từ khâu nhận đơn đặt hàng của khách đến giao hàng và thu tiền.

Với ERP, khi nhân viên phòng kinh doanh nhận được đơn hàng từ khách, họ dường như có tất cả những thông tin cần thiết để hoàn tất đơn hàng (công nợ phải thu của khách hàng, hạn mức tín dụng, lịch sử đặt hàng của khách, mức tồn kho của các mặt hàng…). Sau khi đơn hàng được cập nhật thì tất cả mọi người khác trong công ty đều vào được màn hình đó và truy cập được vào một cơ sở dữ liệu duy nhất lưu giữ các thông tin liên quan đến đơn hàng mới này.

Khi một bộ phận thực hiện xong các nghiệp vụ liên quan đến đơn hàng, thông qua phần mềm ERP, đơn hàng sẽ được tự động chuyển đến bộ phận tiếp theo. Để kiểm tra tình trạng đơn hàng tại một thời điểm nhất định nào đó, người ta chỉ cần vào hệ thống phần mềm phần mềm ERP và theo dõi trong đó. Trong trường hợp mọi việc suôn sẻ, đơn hàng sẽ được xử lý nhanh chớp và khách hàng sẽ nhận được sản phẩm nhanh hơn và ít lỗi hơn.

Tương tự, phần mềm ERP cũng có thể quản lý rất hiệu quả các hoạt động quan trọng khác trong doanh nghiệp như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự...

5 đặc điểm của phần mềm ERP

Theo Marcelino Tito Torres [5] thì một phần mềm ERP có 5 đặc điểm chính sau:

1. ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất (Integrated Business Operating System). Hợp nhất – có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất.
2. ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer). Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định.
3. Phần mềm ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là phải hệ thống hoạt động theo các quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt động khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước.
4. ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (Defined Responsibilities). Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước.
5. ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication among Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ.

ERP khác biệt thế nào với ISO?

Đây có lẽ là câu hỏi thường trực của bất kỳ ai quan tâm đến cả 2 khái niệm này, ISO vốn được các doanh nghiệp sử dụng như một công cụ thể hiện chất lượng sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp ra thị trường. Tuy nhiên khi được hỏi về sự khác biệt giữa ERP và ISO là gì, không ít người trong chúng ta vẫn còn nhầm lẫn.

ERP như đã biết, là hệ thống hướng đến việc tích hợp các phân hệ với nhau để phối hợp các hoạt động và sử dụng hiệu quả nguồn lực của doanh nghiệp thông qua việc sử dụng một cơ sở dữ liệu chung cho tất cả các phân hệ.

Còn ISO là hệ thống tài liệu chuẩn mực của doanh nghiệp, dùng để quản lý chất lượng sản xuất hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Theo thời gian, tuỳ từng phiên bản mà ISO sẽ nhấn mạnh vào những khía cạnh khác nhau như chất lượng dựa trên tiêu chí định sẵn, dự đoán sai phạm về chất lượng, tuân thủ quy trình sản xuất dịch vụ, cung cấp bằng chứng về việc tuân thủ quy trình chuẩn. Có thể thấy quá trình phát triển của ISO đang chạy theo ERP trong việc chuẩn hoá các quy trình điều hành doanh nghiệp.

Trong việc triển khai ERP, nếu doanh nghiệp đã được chuẩn hoá bằng ISO thì sẽ đỡ vất vả hơn, tuy nhiên điều này chỉ đúng trong trường hợp doanh nghiệp thực sự vận hành theo quy trình đó.

Ngoài ERP, còn có những phần mềm quản lý doanh nghiệp nào?

Theo “Lịch sử phát triển các hệ thống phần mềm quản lý” [4] của tác giả Trần Sơn, thì ngoài phần mềm ERP còn có các phần mềm phục vụ quản lý doanh nghiệp sau:

1. ERM – Enterprise Resouce Management – Phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp
2. CRM – Customer Relationship Management – Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng
3. SCM – Supply Chain Management – Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng.

ERM - Enterprise Resouce Management

ERM là một bộ / hệ thống công cụ quản lý doanh nghiệp, mà phần mềm chỉ là một phần trong đó, các công cụ khác có thể hoàn toàn mang tính quản lý như huấn luyện, lập cẩm nang quy trình, hay kỹ thuật quản trị dự án… Các yếu tố phi máy tính của ERM là điểm tiến hoá rất quan trọng so với hệ thống phần mềm ERP. Nhiều dự án ERP không thành công là do thiếu các yếu tố này.

CRM - Customer Relationship Management

CRM đặt trọng tâm vào khả năng giao tiếp với bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp) của một hệ thống quản lý, do đó có tên gọi “Quản lý quan hệ khách hàng”.

CRM quản lý từ phân tích thị trường, lập kế hoạch tiếp thị và bán hàng, đến các hoạt động tiếp thị như chiến dịch tiếp thị trực tiếp qua thư, e-mail...; quản lý các đơn đặt hàng; và quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng như các trung tâm dịch vụ khách hàng (Call Center), hỗ trợ qua Internet, hỗ trợ tự động…

CRM còn cung cấp các phân tích đa chiều (multi-dimension) về khách hàng để giúp doanh nghiệp định hướng các hoạt động phát triển sản phẩm và bán hàng.

Ngoài quản trị quan hệ khách hàng, các hệ thống quản trị quan hệ với đối tác PRM (Partner Relationship Management) cũng được phát triển phối hợp hoạt động giữa doanh nghiệp và các đối tác, nhằm tăng cường hiệu quả phục vụ khách hàng chung của cả hệ thống và giảm chi phí các hoạt động thiếu phối hợp của các đối tác gây ra.

CRM dựa trên các công nghệ Web và Internet với nhận định những công cụ này tạo diện tiếp xúc rộng nhất cho hệ thống, với khả năng truy cập bất kỳ từ điểm nào.

SCM – Supply Chain Management

SCM được định nghĩa là quá trình từ khi doanh nghiệp tìm kiếm và mua nguyên vật liệu cần thiết, sản xuất ra sản phẩm, và đưa sản phẩm đó đến tay khách hàng.

Nói chung, hệ thống phần mềm SCM sẽ phục vụ các công việc từ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, lựa chọn nhà cung cấp, đưa ra các quy trình theo đó nhà cung cấp sẽ phải tuân thủ trong việc cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp, lập kế hoạch cho lượng hàng sản xuất, quản lý quá trình giao hàng bao gồm quản lý kho và lịch giao hàng, cho đến quản lý hàng trả lại và hỗ trợ khách hàng trong việc nhận hàng.

SCM là họ phần mềm khó chuẩn hoá nhất trong các hệ phần mềm quản lý. Một phần mềm SCM có thể chỉ nhắm vào một khâu trong cả chuỗi cung ứng, như hệ thống quản lý bưu kiện của một công ty chuyển phát nhanh thì tập trung theo dõi bưu kiện khi chúng đi từ điểm trung chuyển này qua điểm trung chuyển khác; trong khi phần mềm mua hàng của một công ty thiết bị điện thì tập trung vào việc đưa các yêu cầu về phụ kiện của công ty lên mạng và tổ chức cho các nhà cung cấp trên khắp thế giới đấu thầu cung cấp.

Hệ thống phần mềm ERP thông thường cũng cung cấp nhiều tính năng của SCM. Các nhà sản xuất phần mềm SCM cũng phân tán và thường tập trung xây dựng sản phẩm chuyên sâu cho một khâu nào đó trong dây chuyền cung cấp.

Trong các hệ thống phần mềm quản lý nói trên thì hệ thống phần mềm ERP là quan trọng nhất, đó là xương sống của mọi hệ thống quản lý trong công ty.

Các phân hệ của phần mềm ERP

Trong bài “ERP – Một phong cách quản lý” [2] và loạt bài “ERP” [3] của tác giả Andrew Lyon thì một hệ thống ERP sẽ bao gồm các phân hệ sau:

1. Kế toán tài chính (Finance)
2. Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
3. Quản lý mua hàng (Purchase Control)
4. Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
5. Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
6. Quản lý dự án (Project Management)
7. Quản lý dịch vụ (Service Management)
8. Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)
9. Báo cáo quản trị (Management Reporting)
10. Báo cáo thuế (Tax Reports).

Đối với các phần mềm ERP hiện đại thì ngoài các phần hệ trên còn có thêm các giải pháp kết nối liên kết với các thiết bị mã vạch, kết nối với các máy tính cầm tay PDA phục vụ đội ngũ bán hàng di động, kết nối với điện thoại di động phục vụ cho truy nhập từ xa và không dây…

Trên đây chỉ là liệt kê các phân hệ chính của một hệ thống ERP. Trong mỗi phân hệ nêu trên lại có các phân hệ / chức năng con của nó. Chi tiết tất cả các phân hệ/chức năng con sẽ gồm có:

1. Kế toán tài chính

• Sổ cái (General Ledger)
• Quản lý vốn bằng tiền (Cash management)
• Công nợ phải thu (Accounts Receivable)
• Công nợ phải trả (Account Payable)
• Tài sản cố định (Fixed Assets)
• Lập dự toán ngân sách (Budgeting)
• Hợp nhất báo cáo tài chính (Financial Statement Consolidation).
• Xem thêm

2. Quản lý bán hàng và giao nhận

• Thông tin (cơ sở dữ liệu) khách hàng (Customer files)
• Cập nhật đơn hàng và viết hóa đơn (Order Entry and Billing)
• Phân tích bán hàng (Sales Analysis)
• Lập kế hoạch giao hàng và vận chuyển (Delivery Planning and Shipment).
• Xem thêm

3. Quản lý mua hàng

• Quản lý đơn mua hàng (Purchase Order)
• Nhận hàng (Receiving Transactions).
• Xem thêm

4. Quản lý hàng tồn kho

• Danh điểm vật tư (Stock Item Data)
• Nhập xuất kho (Stock Transactions)
• Kiểm kê kho (Physical Count).
• Xem thêm

5. Lập kế hoạch và quản lý sản xuất

• Khai báo công thức/định mức sản phẩm (BOM – Bill of Meterial)
• Khai báo dây chuyền sản xuất (Routing)
• Tính giá thành sản phẩm (Standard and Actual Product Costing)
• Lập kế hoạch sản xuất (MPS – Master Production Schedule)
• Lập kế hoạch nguyên vật liệu (MRP – Material Requirements Planning)
• Lập kế hoạch điều phối năng lực (CRP – Capability Requirements Planning)
• Quản lý phân xưởng (SFC - Shop Floor Control)
• Quản lý lệnh sản xuất (Work Order).
• Xem thêm

6. Quản lý dự án

• Báo cáo giá thành từ lúc khởi công cho đến hoàn thành
• Theo dõi chi tiết dự án, công trình, hạng mục công trình
• Xem thêm

7. Quản lý dịch vụ

• Quản lý dịch vụ khách hàng
• Quản lý bảo hành, bảo trì.

8. Quản lý nhân sự

• Quản lý nhân sự
• Tính lương
• Chấm công.
• Xem thêm

9. Báo cáo quản trị

• Các báo cáo quản lý, công cụ phân tích số liệu đa chiều trên cơ sở liên kết số liệu từ tất cả các phân hệ.
• Xem thêm

10. Báo cáo thuế

• Lập các báo cáo tài chính và các báo cáo thuế định kỳ theo yêu cầu cho các cơ quan chức năng.

Ngoài ra, các tính năng kỹ thuật quan trọng cần phải có của phần mềm ERP là: quản lý đa tiền tệ, quản lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh, có giao diện đa ngôn ngữ, cho phép copy vào/ra (import/export) ra/vào EXCEL, có khả năng phân tích dữ liệu Drill-Down…

Các lợi ích khi ứng dụng phần mềm ERP

Theo tác giả Trần Sơn trong “ERP – Một phong cách quản lý” [2] thì ERP mang lại các lợi ích sau cho doanh nghiệp:

1. Loại bỏ các sai sót có thể xảy ra khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu

Ta sẽ sử dụng ví dụ để minh họa cho việc này. Ví dụ nhân viên bán hàng A điền tay vào đơn đặt hàng và viết con số “15 thùng hàng” rồi xuất cho khách hàng Trần Hùng, khi chứng từ này đến tay thủ kho do chữ viết tháu lại nhìn ra thành “16” và xuất ra 16 thùng, hoặc khi chứng từ đến tay nhân viên kế toán lại bị gõ nhầm thành “Trần Hưng”...

Những sai sót như vậy gây ra tình trạng nhân viên A có xu hướng tự đi theo dõi mọi khâu và có sổ theo dõi riêng cho các khách hàng liên quan đến mình, để đảm bảo rằng lỗi của người khác không gây ảnh hưởng tới công việc của anh ta, và vô tình hay hữu ý nhân viên A trở thành “lãnh chúa cát cứ” một mảng dữ liệu khách hàng nào đó của doanh nghiệp.

Các cơ chế kiểm tra chéo thường rất khó khăn khi vấp phải những “lãnh địa” này và thử tưởng tượng một ngày nào đó nhân viên A nghỉ việc, người tiếp nhận sẽ khó khăn thế nào trong việc xác lập lại những giao dịch với mảng khách hàng này.

2. Tăng tốc độ dòng công việc

Không cần phải nói nhiều, rõ ràng tốc độ của một nhân viên cầm chứng từ giấy chạy từ phòng này sang phòng khác không thể sánh với tốc độ của chứng từ điện tử chạy trên mạng máy tính. Phần mềm ERP còn tăng tốc độ dòng công việc bằng cách giải quyết các “nút cổ chai”.

Giả sử một doanh nghiệp đã trang bị cục bộ được các hệ thống phần mềm cho bộ phận kế toán và bán hàng, nhưng bộ phận kho chưa được trang bị, thì bộ phận kho lúc này sẽ trở thành một “nút cổ chai” làm chậm lại năng suất làm việc chung và bắt các bộ phận khác phải chờ. ERP với tính chất đồng bộ sẽ là công cụ để giải quyết các “nút cổ chai” này.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần tính toán với dữ liệu, như từ đơn đặt hàng để tính ra khối lượng nguyên vật liệu cần mua, hoặc đưa ra kế hoạch sản xuất tối ưu cho các đơn đặt hàng, thì sẽ không có cách nào làm tay cho kịp nếu những tính toán này không được tích hợp ngay trong hệ thống quản lý.

3. Dữ liệu tập trung

Lợi ích của việc này rất rõ ràng, thay vì duy trì nhiều CSDL (cơ sở dữ liệu) cục bộ với dữ liệu nhiều khi “cãi nhau”, doanh nghiệp sẽ có một CSDL thống nhất và tập trung.

Một ví dụ dễ thấy của CSDL tập trung là cho phép thường xuyên đưa ra các báo cáo chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, khắc phục tình trạng chung trong các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp lớn và phức tạp như các công ty sản xuất lớn, các tổng công ty, là chỉ có thể ra được báo cáo tài chính vài lần trong một năm và số liệu thường chậm so với thực tế nhiều tuần hoặc thậm chí nhiều tháng.

Dữ liệu tập trung còn là tiền đề đầu tiên cho việc phân tích các dữ liệu theo nhiều góc khác nhau (Data Mining), nhằm đưa ra những báo cáo mang tính trợ giúp quyết định kinh doanh.

4. Dễ dàng kiểm soát

Một cơ sở dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ tập trung sẽ giúp bạn lãnh đạo dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng “tìm vết” (Audit Track) của phan mem ERP cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm tra, cũng như những nhân viên liên quan đến đường đi của bút toán đó.

Khi nào cần đầu tư cho ERP

Theo sổ tay đầu tư ERP của ICTRoi [9], để đi đến kết luận có nên đầu tư giải pháp ERP hay không, doanh nghiệp cần đánh giá mình đã ở một trong 5 tình huống sau:

1. Bắt đầu có khối lượng giao dịch kinh doanh tăng nhanh, sai sót bắt đầu xảy ra ở khâu nhập, xuất kho, giao hàng, nhầm lẫn thông trin hoá đơn… hoặc ngày càng nhiều khách hàng trung thành than phiền về sản phẩm / dịch vụ.
2. Bị cạnh tranh gay gắt, lợi nhuận giảm xuống, các yêu cầu về tiết kiệm chi phí, tối ưu hoá quy trình được ưu tiên xem xét.
3. Đang phát triển tốt, sinh lời, muốn mở rộng quy mô.
4. Xuất khẩu hoặc mở rộng thị trường ra quốc tế, cần mô hình quản lý phù hợp.
5. Có bộ máy quản lý cồng kềnh, hiệu quả kém và đang thực hiện tái cấu trúc.

ERP khi được đầu tư và triển khai đúng cách sẽ mang lại hiệu quả đáng kể về mặt quản lý điều hành (kế hoạch kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động, dòng tiền), hiệu quả về kinh tế (chi phí quản lý, nhân sự, tồn kh…) cho doanh nghiệp, và hiệu quả đến từng phòng ban bộ phận trong doanh nghiệp.

So sánh hiệu quả trước và sau khi triển khai ERP (nguồn: Sổ tay đầu tư ERP, ICTRoi, 2014)

Lựa chọn phần mềm ERP

Trên thị trường Việt Nam hiện nay có các phần mềm ERP của các nhà cung cấp trong nước cũng như của các hãng nước ngoài. Có thể làm một số điểm so sánh giữa 2 nhóm phần mềm ERP trong nước và của nước ngoài như sau.

Để lựa chọn được giải pháp ERP phù hợp, doanh nghiệp có thể căn cứ theo quy trình 4 bước sau:

1. Xác định mục tiêu dự án dựa trên nền tảng chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Mục tiêu càng rõ ràng, định lượng được thì khả năng triển khai thành công sẽ càng cao.
2. Xác định hiện trạng hệ thống, cơ cấu tổ chức (sơ đồ tổ chức, vai trò trách nhiệm), các quy trình SXKD, hạ tầng cho ERP (phần cứng, dữ liệu).
3. Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu và tiêu chí đánh giá nhà cung cấp. Bao gồm liệt kê, mô tả các yêu cầu nghiệp vụ, yêu cầu kỹ thuật và hệ thống.
4. Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp giải pháp.

• Phân tích, cho điểm bảng trả lời của nhà cung cấp, dựa trên cơ sở từ tiêu đánh giá ở bước 3.
• Chọn ra từ 3-5 nhà cung cấp đến trình diễn phần mềm. Tiếp xúc, trao đổi trực tiếp nhằm làm rõ khả năng đáp ứng yêu cầu.
• Lập bản so sánh giữa yêu cầu của doanh nghiệp với giải pháp của nhà cung cấp, biểu đồ so sánh giữa các nhà cung cấp với nhau.
• Chọn nhà cung cấp.

Quy trình triển khai ứng dụng phần mềm ERP

Theo tác giả Marcelino Tito Torres trong “Manufacturing Resource Planning” và tác giả Phil Heenan trong “Fundamentals of Manufacturing Resource Planning” thì quy trình triển khai ứng dụng phần mềm ERP phải thông qua 7 bước sau:

1. Đánh giá các qui trình quản lý sản xuất kinh doanh

Trong bước này phải thực hiện đánh giá hiện trạng về tình hình quản trị SXKD của doanh nghiệp, nêu lên được các vấn đề vướng mắc, cản trở… cũng như các cơ hội, các yêu cầu, thách thức về việc phải hoàn thiện hệ thống hiện có.

Việc đánh giá được ban giám đốc thực hiện và phải đưa ra một kế hoạch hành động.

2. Đào tạo cho các cán bộ chủ chốt

Những người tham gia đào tạo bao gồm: giám đốc công ty, các phó giám đốc, các trưởng, phó các phòng ban. Nội dung đào tạo gồm:

• ERP là gì?
• Tại sao chúng ta lại cần ERP?
• Các đầu tư gồm những gì? (Tiền, nhân sự, thời gian, thiết bị…)
• Lợi ích mang lại từ việc đầu tư cho ERP?
• Chúng ta sẽ triển khai ứng dụng phan mem ERP như thế nào?
• Chúng ta sẽ sử dụng ERP như thế nào trong SXKD hàng ngày?

3. Tổ chức dự án

Tổ chức của dự án ERP gồm có các thành phần sau:

Ban chỉ đạo dự án

Ban chỉ đạo dự án gồm có Giám đốc/Tổng giám đốc và ban giám đốc. Vì dự án ERP sẽ ảnh hưởng đến mọi hoạt động của công ty, có thể thay đổi lớn đến quy trình hoạt động SXKD trong công ty nên người lãnh đạo dự án phải là người vừa có quyền hành cao nhất và vừa là người có mong muốn ứng dụng ERP nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty, nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường của công ty.

Chỉ người có quyền hành cao nhất mới có thể huy động kịp thời các nguồn lực khi cần thiết cũng kịp thời như ra những quyết định chỉ đạo khi gặp khó khăn, cản trở trong quá trình triển khai ERP. Việc triển khai ERP thường kéo dài, nếu không kịp thời huy động nguồn lực, không kịp thời chỉ đạo giải quyết khó khăn thì rất dễ thất bại.

Ban chỉ đạo sẽ thường xuyên theo dõi sát tiến độ thực hiện công việc của đội thực hiện dự án, thường xuyên họp kiểm tra hàng tháng hoặc nửa tháng 1 lần.

Đội dự án: Tổ dự án phải gồm những người giỏi nhất và có tránh nhiệm nhất. Đó là các trưởng phó phòng. Trưởng/phụ trách dự án phải làm việc cán bộ chuyên trách, 100% thời gian làm cho dự án. Đội dự án phải họp thường xuyên hàng tuần hoặc 2 lần trong 1 tuần để kiểm điểm tình hình thực hiện dự án. Đội dự án có trách nhiệm báo cáo cho ban chỉ đạo dự án.

Các tổ chuyên trách: Công việc tổ chức các tổ chuyên trách tùy theo tình hình tổ chức cụ thể của công ty.

Công ty tư vấn về ERP: Công ty tư vấn là những người có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai ứng dụng phần mềm ERP.

4. Đào tạo cho các cán bộ quản lý và các cán bộ nghiệp vụ

Mục tiêu chính của đào tạo là làm cho mọi người thay đổi cách thức:

• Thực hiện công việc
• Suy nghĩ về công việc
• Cách nhìn về một công ty sản xuất phải làm việc như thế nào.

Phương châm của đào tạo là:

• Chuyển giao kiến thức – thay đổi hành vi.
• Kiểm tra trước khi triển khai chạy thử

Trước khi triển khai chạy thử phải kiểm tra lại các vấn đề sau:

• Tất cả các quy trình đã xây dựng xong chưa?
• Tất cả các số liệu ban đầu đã có chưa?
• Ban lãnh đạo đã được đào tạo chưa?
• Ít nhất là 80% nhân viên đã được đào tạo chưa?
• Từng nhân viên chức năng, nghiệp vụ đã rõ về công việc và trách nhiệm của mình chưa?
• Phương án chạy thử đã sẵn sàng chưa?

5. Chạy thử

Chạy thử được tiến hành theo 3 bước sau:

6. Các tiêu chí đánh giá thực hiện

Dưới đây là một số tiêu chí đánh giá về công tác lập kế hoạch và điều hành sản xuất sau khi triển khai ứng dụng ERP:

• Kế hoạch sản xuất: sai số khoảng +/- 2%
• Lịch sản xuất: đúng đến 95-100%
• Lịch nhận hàng từ nhà cung cấp: đúng đến 95-100%.

Các tiêu chí đánh giá toàn công ty sau khi triển khai ứng dụng phan mem ERP:

• Giao hàng cho khách hàng: đạt 95-100%
• Chất lượng sản phẩm
• Giá thành
• Tốc độ
• Khả năng của các bộ quản lý sử dụng các tiêu chí đánh giá để hoàn thiện.

7. Đánh giá sau triển khai ứng dụng

Hiện trạng:

• Hiệu quả của ERP
• Mức độ đạt được của mục tiêu đề ra.
• Các cơ hội và các vấn đề nảy sinh
• Khoảng cách giữa hiện trạng và mục tiêu mong muốn.
• Kế hoạch hành động tiếp theo để hoàn thiện nhằm đạt được mục tiêu mong muốn.

Các kinh nghiệm thành công và thất bại trong việc triển khai ứng dụng ERP

1. Triển khai theo từng giai đoạn

Theo tác giả Trần Sơn trong bài báo “ERP - Một phong cách quản lý” [2] thì việc ứng dụng ERP cần đi từ thấp đến cao theo một kế hoạch được cân nhắc thấu đáo, để tránh tình trạng chạy nhanh quá trong khi chân còn yếu.

Vấn đề chủ yếu là các thành viên từ nhân viên đến lãnh đạo trong doanh nghiệp đều cần thời gian để làm quen với ERP và những sự thay đổi trong cách làm việc đi kèm với việc áp dụng ERP. Doanh nghiệp có thể triển khai ERP theo nhiều giai đoạn, với các giai đoạn chính như sau:

Giai đoạn 1. Triển khai các phân hệ liên quan đến kế toán tài chính. Các phân hệ này nói chung cung cấp các chức năng của một phần mềm kế toán như hiện nay nhiều doanh nghiệp đã dùng. Vì vậy giai đoạn 1 sẽ tương đối dễ dàng.

Giai đoạn 2. Triển khai các phân hệ liên quan đến hậu cần như quản lý kho, quản lý việc giao nhận hàng... Các phân hệ này sẽ lập tức tích hợp vàp các phân hệ kế toán. Sau giai đoạn này ERP đã quản lý gần như mọi phòng ban trong doanh nghiệp, chỉ trừ dưới phân xưởng.

Giai đoạn 3. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, giai đoạn này sẽ triển khai các phân hệ liên quan đến quản lý sản xuất. Tùy từng hệ thống ERP, việc quản lý sản xuất có thể rất chi tiết đến từng giờ máy và giờ công lao động.

Giai đoạn 1 và 2 nói chung có thể triển khai tại nhiều doanh nghiệp. Giai đoạn 3 đòi hỏi việc sản xuất của doanh nghiệp phải tương đối quy củ và hiện đại. Có thể doanh nghiệp chỉ chọn áp dụng ERP đến giai đoạn 2 nếu thấy việc quản lý phân xưởng của mình còn quá nhiều yếu tố phi chuẩn. Nói chung trong thời gian mấy năm tới áp dụng được ERP đến giai đoạn 3 sẽ chỉ tập trung vào một số doanh nghiệp đầu đàn.

2. Đào tạo về MRP-II

Trong trường hợp triển khai ứng dụng phân hệ quản lý sản xuất thì cần phải đào tạo thật kỹ về lập kế hoạch sản xuất và điều hành sản xuất theo chuẩn mực MRP-II cả về lý thuyết và thực hành.

Việc chuẩn bị các số liệu ban đầu để triển khai MRP-II đòi hỏi rất chi tiết và chính xác để có thể lập kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch nhập mua hàng được chính xác. Nếu không nắm vững được lý thuyết và thực hành về MRP-II thì không thể làm được.

Trên thực tế các cán bộ quản lý và điều hành sản xuất ở các công ty Việt Nam hầu như không có kiến thức hoặc biết rất ít về MRP-II. Vì vậy trước khi triển khai ứng dụng phân hệ quản lý sản xuất phải đào tạo về MRP-II.

Rất tiếc là hiện nay có rất ít các chương trình về đào tạo MRP-II tại Việt Nam. Hiện tại chỉ có các khoa quản lý công nghiệp của Đại học bách khoa HN và TP HCM, viện Đại học Châu Á và một vài trung tâm có chương trình đào tạo về MRP-II nhưng lịch đào tạo cũng không phải là thường xuyên.

3. Chạy thử

Do việc ứng dụng hệ thống phần mềm ERP làm thay đổi quy trình, thói quen làm việc của mọi người nên việc đào tạo và chạy thử chương trình là rất quan trọng. Chỉ sau khi mọi người chạy thử chương trình thật trơn tru mới đưa vào sử dụng thực được. Không được quá nóng vội trong giai đoạn này.

Nhiều khi do bị thúc ép về tiến độ thực hiện theo kế hoạch đề ra mọi người hay nóng vội triển khai chạy thật và mọi việc bị rối tung lên do người sử dụng không biết phải sử dụng như thế nào.

4. Ảnh hưởng của việc ứng dụng ERP đến tâm lý của mọi người

Tác giả Phil Heenan trong tài liệu “Fundamentals of Manufacturing Resource Planning” [6] rất nhấn mạnh đến tâm lý của mọi người khi sử dụng phần mềm ERP.

Việc ứng dụng hệ thống phần mềm giải pháp ERP làm thay đổi hẳn mọi quy trình và thói quen, cách thức làm việc của tất cả mọi người. Thông thường về tâm lý mọi người ngại thay đổi thói quen làm việc cũ.

Và việc thay đổi thói quen không đơn giản chút nào. Vì vậy phải rất cẩn thận trong việc quản lý sự thay đổi nhưng lãnh đạo cũng phải rất cương quyết và kiên trì theo đuổi việc ứng dụng phần mềm ERP.

Phan Quốc Khánh,

GĐ Cty FAST, 09-04-2004

Tài liệu tham khảo về ERP

1. Christopher Koch. The ABCs of ERP, Tạp chí CIO, 2008 (chỉnh sửa lần cuối)
2. Trần Sơn. ERP – Một phong cách quản lý, Tạp chí PC World Việt Nam, 2004
3. Andrew Lyon. ERP (Enterprise Resource Planning), Báo Saigon Time Daily, 2003
4. Trần Sơn. Lịch sử phát triển các hệ thống phần mềm quản lý, Tạp chí PC World Việt Nam,2003.
5. Marcelino Tito Torres. Manufacturing Resource Planning, Tài liệu Workshop, 2003.
6. Phil Heenan Consulting. Fundamentals of Manufacturing Resource Planning, Tài liệu Workshop, 2001.
7. Trần Sơn. Cách giải quyết bài toán giá thành trong ERP, Tạp chí PC World Việt Nam, 2004.
8. Một số bài tham khảo về phần mềm ERP, trong chuyên mục HTTT Doanh nghiệp
9. Sổ tay hướng dẫn đầu tư giải pháp ERP cho doanh nghiệp, ICTROI, 2014.