Hóa đơn là công cụ giúp cơ quan nhà nước giám sát và kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách chặt chẽ và hiệu quả. Tuy nhiên, tình trạng sử dụng hóa đơn khống đang gây ra nhiều khó khăn cho công tác quản lý này. Vậy hóa đơn khống là gì và làm thế nào để nhận biết hóa đơn khống? Hãy cùng FAST tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau.
1. Hóa đơn khống là gì?
Theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 4 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, “hóa đơn khống” được hiểu là loại hóa đơn có ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế, nhưng thực tế việc mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lại không diễn ra, hoặc chỉ diễn ra một phần.
Ngoài ra, Khoản 9, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng xác định việc sử dụng hóa đơn, chứng từ khống – tức là hóa đơn có thông tin về giao dịch kinh tế nhưng thực tế không phát sinh – là một hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
Từ các căn cứ pháp lý nêu trên, có thể hiểu rằng, hóa đơn khống là loại hóa đơn phản ánh các giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ không có thật, dù một phần hay toàn bộ. Việc sử dụng loại hóa đơn này đồng nghĩa với hành vi vi phạm pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
Hóa đơn khống là loại hóa đơn phản ánh các giao dịch mua bán hàng hóa không có thật
2. Dấu hiệu nhận biết hóa đơn khống
Bên cạnh việc hiểu rõ khái niệm hóa đơn khống, việc nhận diện đúng loại hóa đơn này cũng đóng vai trò hết sức quan trọng. Dưới đây là một số dấu hiệu nhận biết hóa đơn khống và cách kiểm tra hóa đơn khống hiệu quả:
2.1. Dấu hiệu phổ biến
Để bảo vệ doanh nghiệp khỏi những rủi ro pháp lý và tài chính, kế toán và các cá nhân liên quan cần trang bị kỹ năng nhận diện hóa đơn khống. Dưới đây là một số dấu hiệu phổ biến giúp nhận biết hóa đơn khống một cách hiệu quả:
- Thiếu dấu hoặc chữ ký hợp lệ: Hóa đơn không có chữ ký, con dấu hoặc có dấu, chữ ký bị mờ, nhòe, không rõ ràng là dấu hiệu nghi vấn cần lưu ý.
- Dấu hiệu tẩy xóa trên hóa đơn giấy: Những hóa đơn có dấu hiệu chỉnh sửa, tẩy xóa thủ công có thể là hóa đơn khống hoặc đã bị can thiệp.
- Giá trị giao dịch bất thường: Khi hóa đơn ghi nhận giá trị giao dịch lớn vượt quá khả năng tài chính hoặc quy mô hoạt động của bên bán, cần kiểm tra kỹ tính xác thực.
- Thông tin không đồng nhất: Các sai lệch giữa nội dung trên hóa đơn với thực tế giao dịch hoặc thông tin mâu thuẫn trong các chỉ tiêu trên hóa đơn cũng là điểm cần nghi ngờ.
- Thời điểm lập hóa đơn không hợp lý: Hóa đơn được lập quá lâu trước hoặc sau thời điểm giao dịch, hoặc được lập vào những giờ bất thường ngoài khung giờ làm việc thông thường, đều là những dấu hiệu điển hình của hóa đơn không hợp pháp.
Các dấu hiệu nhận biết hóa đơn khống phổ biến
2.2. Cách kiểm tra hóa đơn khống hiệu quả
Việc nhận diện hóa đơn khống đòi hỏi người sử dụng phải có sự cẩn trọng, am hiểu và kinh nghiệm thực tiễn. Trong trường hợp các dấu hiệu chưa đủ rõ ràng để khẳng định hóa đơn là khống, bạn có thể áp dụng một số phương pháp kiểm tra sau để xác minh tính hợp pháp của hóa đơn:
Tra cứu hóa đơn qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế
Người dùng có thể xác minh tính hợp lệ của hóa đơn bằng cách truy cập hệ thống tra cứu hóa đơn tại Cổng thông tin của Tổng cục Thuế theo địa chỉ: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html
Tại đây, bạn có thể tra cứu các thông tin như: mã số thuế người bán, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn để đối chiếu với hóa đơn đã nhận.
Kiểm tra thông tin doanh nghiệp đối tác
Bên cạnh việc tra cứu hóa đơn, doanh nghiệp cũng nên kiểm tra tính minh bạch của bên phát hành hóa đơn bằng một số cách sau:
- Kiểm tra tình trạng hoạt động của doanh nghiệp hoặc đơn vị phát hành hóa đơn (có đang hoạt động hợp pháp hay đã ngừng hoạt động).
- Xác minh địa chỉ và cơ sở kinh doanh: Có thể đến trực tiếp để kiểm tra địa chỉ thực tế của đối tác.
- Đánh giá độ uy tín: Tìm hiểu xem đối tác có lịch sử vi phạm pháp luật về thuế, sử dụng hóa đơn không hợp pháp, hoặc từng bị xử phạt hành chính hay không.
Đối chiếu với hợp đồng, chứng từ thực tế
Một trong những cách kiểm tra hiệu quả là so sánh hóa đơn với các chứng từ, hồ sơ liên quan đến giao dịch thực tế. Cụ thể:
- Đối chiếu hóa đơn với hợp đồng mua bán, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán hoặc vận đơn nếu có.
- Xác minh xem thời điểm lập hóa đơn có khớp với thời điểm thực hiện giao dịch thực tế hay không.
- Kiểm tra sự phù hợp giữa tên hàng hóa, số lượng, đơn giá trên hóa đơn với thực tế cung cấp hoặc sử dụng hàng hóa, dịch vụ.
Nếu các thông tin trên hóa đơn không phù hợp với chứng từ đi kèm, đây có thể là dấu hiệu cho thấy hóa đơn không phản ánh đúng bản chất giao dịch và có nguy cơ là hóa đơn khống.
Cách kiểm tra hóa đơn khống hiệu quả
3. Mức phạt khi sử dụng hoặc xuất hóa đơn khống
Các hành vi sử dụng hóa đơn khống sẽ bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, trong đó nêu rõ các trường hợp vi phạm, mức phạt tương ứng và thời hiệu xử phạt hành chính.
3.1. Mức phạt hành chính
Theo Điều 28 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn sẽ bị xử phạt cụ thể như sau:
Mức phạt chung đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp
- Phạt tiền từ 20 triệu đồng đến 50 triệu đồng đối với các hành vi vi phạm được quy định tại Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, trừ các trường hợp đặc biệt quy định tại Điểm d, Khoản 1, Điều 16 và Điểm d, Khoản 1, Điều 17 của cùng Nghị định.
- Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy hóa đơn đã sử dụng không hợp pháp.
Hành vi khai sai làm thiếu thuế phải nộp hoặc tăng thuế được miễn, giảm, hoàn
- Phạt 20% trên số tiền thuế khai thiếu hoặc số thuế được miễn, giảm, hoàn vượt quy định nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không hợp pháp để hạch toán chi phí đầu vào nhằm làm giảm thuế phải nộp hoặc tăng thuế được hoàn, nhưng
khi bị thanh tra, kiểm tra, người mua chứng minh được lỗi thuộc về bên bán, và người mua đã hạch toán đầy đủ theo quy định kế toán. - Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc nộp đủ số tiền thuế bị thiếu, hoặc số tiền thuế được miễn, hoàn, giảm vượt quy định, kèm theo tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước
Hành vi trốn thuế
Tùy theo số lượng tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ, mức phạt cụ thể như sau:
- Phạt 1 lần số tiền thuế trốn nếu người nộp thuế có tình tiết giảm nhẹ.
Phạt 1,5 lần số tiền thuế trốn nếu không có tình tiết tăng nặng hay giảm nhẹ. - Phạt 2 lần số tiền thuế trốn nếu có 1 tình tiết tăng nặng.
- Phạt 2,5 lần số tiền thuế trốn nếu có 2 tình tiết tăng nặng.
- Phạt 3 lần số tiền thuế trốn nếu có từ 3 tình tiết tăng nặng trở lên.
- Biện pháp khắc phục hậu quả: Người vi phạm buộc phải nộp đủ số tiền thuế đã trốn vào ngân sách nhà nước theo quy định tại các khoản 1 đến 5, Điều 17 của Nghị định.
3.2 Sử dụng hóa đơn không có bị truy cứu trách nhiệm hình sự không?
Trong trường hợp cá nhân hoặc tổ chức sử dụng hóa đơn khống với mục đích trốn thuế, hành vi này có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định tại Điều 200, Bộ luật Hình sự năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017).
Cụ thể, người vi phạm có thể bị phạt tù lên đến 7 năm, tùy theo mức độ nghiêm trọng và số tiền thuế trốn. Ngoài hình phạt tù, tòa án còn có thể áp dụng các hình phạt bổ sung, bao gồm phạt tiền, cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc cấm hành nghề trong một thời hạn nhất định theo quy định của pháp luật hình sự hiện hành.
Mức xử phạt hành chính hóa đơn khống
3.3. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính
Theo Khoản 1, Điều 8, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, thời hiệu để xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến hóa đơn được quy định cụ thể như sau:
Thời hiệu chung
Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm tính từ thời điểm hành vi vi phạm bị phát hiện hoặc chấm dứt, tùy từng trường hợp cụ thể.
Cách tính thời hiệu xử phạt
- Đối với hành vi đang được thực hiện (theo Điểm c, Khoản 1, Điều 8): Thời hiệu xử phạt được tính từ ngày cơ quan có thẩm quyền phát hiện hành vi vi phạm.
- Đối với hành vi đã kết thúc (theo Điểm d, Khoản 1, Điều 8): Thời hiệu được tính từ ngày hành vi vi phạm chấm dứt.
Các hành vi vi phạm được xác định là đã kết thúc
Hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn được xem là đã kết thúc nếu không thuộc trường hợp đang diễn ra nêu tại Điểm c, Khoản 1. Trong đó, thời điểm chấm dứt hành vi được xác định là ngày thực hiện xong hành vi vi phạm.
Trường hợp đặc biệt – mất, cháy, hỏng hóa đơn
Nếu không thể xác định chính xác ngày hóa đơn bị mất, cháy, hỏng, thì ngày phát hiện sự việc sẽ được tính là thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm.
Hành vi liên quan đến chậm nộp báo cáo, thông báo hóa đơn
Đối với các hành vi vi phạm về thời hạn gửi báo cáo hoặc thông báo hóa đơn, thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm được xác định là ngày người nộp thuế thực tế nộp thông báo hoặc báo cáo cho cơ quan thuế.
Thời hiệu xử phạt hành chính hóa đơn khống
4. Giải pháp ngăn chặn và phòng tránh hóa đơn khống
Để ngăn chặn và phòng tránh hóa đơn khống, doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ nhiều giải pháp thực tiễn và hiệu quả. Dưới đây là một số cách ngăn chặn hóa đơn khống mà bạn có thể tham khảo:
Kiểm tra thông tin đối tác trước giao dịch
Trước khi thực hiện bất kỳ giao dịch mua bán nào, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng thông tin của đối tác. Điều này bao gồm việc xác minh xem doanh nghiệp đó có đang hoạt động hợp pháp không, địa chỉ trụ sở có rõ ràng không và người đại diện pháp luật là ai.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên rà soát lịch sử hoạt động của đối tác để xem có từng bị xử phạt liên quan đến hành vi vi phạm về thuế hoặc hóa đơn hay không. Việc thẩm định đối tác kỹ càng ngay từ đầu là biện pháp quan trọng giúp hạn chế tối đa nguy cơ phát sinh hóa đơn khống.
Đào tạo nhân viên kế toán, tài chính
Doanh nghiệp cần thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn, đào tạo nhằm nâng cao nhận thức cho nhân viên kế toán, tài chính về nguy cơ và hậu quả của việc sử dụng hóa đơn khống. Đội ngũ này phải được trang bị kiến thức để nhận biết các dấu hiệu bất thường trên hóa đơn, như thông tin không khớp, giá trị giao dịch bất thường hoặc thời điểm lập hóa đơn không hợp lý.
Khi nhân viên được đào tạo bài bản, họ sẽ chủ động hơn trong việc kiểm tra, phát hiện sớm các rủi ro và góp phần bảo vệ tính minh bạch, hợp pháp trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Ứng dụng công nghệ tra cứu hóa đơn
Việc ứng dụng công nghệ là giải pháp thiết thực để kiểm tra nhanh chóng và chính xác tính hợp lệ của hóa đơn. Doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm kế toán tích hợp tính năng tra cứu, đồng thời tận dụng hệ thống tra cứu hóa đơn của cơ quan thuế để đối chiếu thông tin.
Một trong những công cụ hỗ trợ hiệu quả là Fast e-Invoice – phần mềm hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp phát hành, quản lý và tra cứu hóa đơn điện tử một cách thuận tiện, tuân thủ đúng quy định của Tổng cục Thuế. Các công cụ này giúp kiểm tra được mã số thuế, ngày phát hành, tình trạng hoạt động của bên bán và nội dung chi tiết của hóa đơn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót trong ghi nhận giao dịch và hạn chế nguy cơ bị xử phạt do sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
Ứng dụng công nghệ tra cứu hóa đơn điện tử
Thực hiện quy trình nội bộ kiểm tra hóa đơn đầu vào
Một trong những bước quan trọng để ngăn chặn hóa đơn khống là xây dựng quy trình kiểm tra hóa đơn đầu vào chặt chẽ. Doanh nghiệp cần yêu cầu kế toán đối chiếu hóa đơn với các chứng từ liên quan như hợp đồng, phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán.
Ngoài ra, việc lưu trữ đầy đủ hồ sơ và thực hiện kiểm tra chéo giữa các bộ phận cũng giúp phát hiện kịp thời các hóa đơn có dấu hiệu bất thường. Một quy trình nội bộ rõ ràng và nghiêm ngặt sẽ giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch và tránh được các rủi ro pháp lý liên quan đến hóa đơn khống.
Hóa đơn khống không chỉ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính minh bạch tài chính mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp và cá nhân sử dụng. Việc hiểu rõ khái niệm, nhận diện chính xác và áp dụng các giải pháp phòng tránh hóa đơn khống là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật.
Để hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hóa đơn đầu vào, đồng thời đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong giao dịch, Fast e-Invoice – giải pháp hóa đơn điện tử hiện đại – là lựa chọn tối ưu. Với tính năng tra cứu tự động, quản lý đồng bộ và bảo mật cao, Fast e-Invoice giúp doanh nghiệp ngăn chặn hiệu quả nguy cơ phát sinh hóa đơn khống ngay từ giai đoạn đầu.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast