Hình thức kế toán là gì? Các hình thức ghi sổ TT 200, 133

Hình thức kế toán là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi chính xác hoạt động tài chính. Tại Việt Nam, việc lựa chọn hình thức kế toán được quy định rõ ràng trong Thông tư 200 và Thông tư 133. Bài viết này để FAST giúp bạn hiểu và chọn lựa hình thức kế toán phù hợp để quản lý tài chính hiệu quả, minh bạch.

1.Hình thức kế toán là gì?

Hình thức kế toán là cách tổ chức và quản lý hệ thống sổ sách kế toán trong doanh nghiệp, bao gồm số lượng, loại hình sổ, phương pháp ghi chép và trình tự xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Mục đích của hình thức kế toán là ghi chép, tổng hợp và phản ánh chính xác các hoạt động tài chính – kinh tế của doanh nghiệp theo quy định pháp luật.

Việc lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán được quy định chính trong hai thông tư:

• Các hình thức ghi sổ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC gồm: Áp dụng cho doanh nghiệp vừa và lớn
  • Nhật ký chung
  • Nhật ký – Sổ Cái
  • Chứng từ ghi sổ
  • Nhật ký – Chứng từ
  • Trên máy vi tính

• Các hình thức ghi sổ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC gồm: Áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa
  • Nhật ký chung
  • Nhật ký – Sổ Cái
  • Chứng từ ghi sổ
  • Trên máy vi tính

2. Chi tiết các hình thức ghi sổ kế toán theo Thông tư 200 và Thông tư 133 hiện nay

Việc lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán phù hợp giúp doanh nghiệp ghi chép, theo dõi và quản lý các nghiệp vụ kế toán phát sinh một cách chính xác, minh bạch và tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Dưới đây là chi tiết các hình thức ghi sổ kế toán được quy định trong hai thông tư này.

2.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung

Nguyên tắc và đặc trưng

Khi doanh nghiệp vận hành theo hình thức kế toán Nhật ký chung, mọi biến động tài chính phát sinh đều được ghi nhận lần lượt theo thời gian vào các sổ nhật ký, trong đó sổ Nhật ký chung giữ vai trò trung tâm. 

Mỗi nghiệp vụ không chỉ được ghi nhận về thời điểm mà còn phải thể hiện rõ bản chất kinh tế thông qua việc định khoản. Những thông tin này sau đó sẽ được kế toán tổng hợp để cập nhật vào Sổ Cái, phục vụ cho việc theo dõi và lập báo cáo tài chính

Các loại sổ kế toán cần có

• Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt 
• Sổ Cái
• Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Trình tự ghi sổ

Giai đoạn	Nội dung công việc
Hằng ngày – Xử lý nghiệp vụ phát sinh	Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán (mua hàng, bán hàng, thanh toán, v.v.). Ghi vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian, kèm bút toán định khoản (Nợ – Có). Chuyển số liệu từ Nhật ký chung sang Sổ Cái, phân theo từng tài khoản kế toán. Nếu có sử dụng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, kế toán đồng thời ghi vào các sổ này để theo dõi đối tượng cụ thể (như khách hàng, nhà cung cấp, kho…). Trường hợp có sổ Nhật ký đặc biệt (mua hàng, thu tiền…), kế toán có thể ghi trực tiếp vào các sổ này thay vì Nhật ký chung.
Định kỳ – Tổng hợp và chuyển sổ	Tùy theo khối lượng nghiệp vụ (3 ngày, 5 ngày, hoặc cuối tháng), kế toán tổng hợp số liệu từ các sổ Nhật ký đặc biệt. Loại trừ các nghiệp vụ bị ghi trùng nếu cùng lúc được phản ánh ở nhiều sổ. Đảm bảo mọi bút toán từ Nhật ký đặc biệt đã được phản ánh chính xác trong Sổ Cái.
Cuối tháng, quý, năm – Đối chiếu và lập báo cáo	Cộng số phát sinh trên Sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh. Đối chiếu số liệu giữa Sổ Cái và sổ chi tiết, đảm bảo sự khớp đúng giữa các khoản mục. Kiểm tra tính cân đối: Tổng Nợ = Tổng Có trên bảng cân đối số phát sinh.  Số liệu này phải khớp với tổng phát sinh Nợ – Có trên sổ Nhật ký chung và Nhật ký đặc biệt (đã loại trừ ghi trùng). Sau khi kiểm tra, số liệu sẽ được dùng để lập báo cáo tài chính, phục vụ quản lý nội bộ hoặc nộp cơ quan chức năng.

2.2 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái

Đặc trưng cơ bản

Hình thức này kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất gọi là sổ Nhật ký – Sổ Cái. Kế toán căn cứ vào chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ để ghi sổ.

Các loại sổ kế toán cần có

• Sổ Nhật ký – Sổ Cái
• Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ

Giai đoạn	Nội dung công việc
Ghi sổ hàng ngày	Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp đã kiểm tra để xác định bút toán Nợ – Có. Ghi một dòng duy nhất vào sổ Nhật ký – Sổ Cái, đồng thời phản ánh:   Phần Nhật ký: theo thời điểm phát sinh.    Phần Sổ Cái: theo từng tài khoản liên quan. Với nghiệp vụ phát sinh nhiều lần trong ngày, có thể lập bảng tổng hợp để ghi gộp. Sau khi ghi sổ, kế toán cập nhật vào sổ/thẻ kế toán chi tiết nếu có theo dõi đối tượng cụ thể.
Cuối tháng / quý	Cộng tổng số phát sinh phần Nhật ký và từng tài khoản ở phần Sổ Cái. Tính lũy kế quý, xác định số dư cuối kỳ từ số dư đầu kỳ và số phát sinh. Kiểm tra tính cân đối: Tổng số phát sinh Nhật ký = Tổng phát sinh Nợ = Tổng phát sinh Có. Tổng số dư Nợ = Tổng số dư Có của tất cả tài khoản. Khóa sổ chi tiết: cộng phát sinh, tính số dư từng đối tượng. Lập bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu với Nhật ký – Sổ Cái. Nếu khớp đúng, số liệu sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.

Lưu ý khi áp dụng hình thức Nhật ký – Sổ Cái

• Dữ liệu chỉ ghi một lần nên đòi hỏi kế toán viên phải cẩn thận, chính xác ngay từ đầu.
• Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa, ít phát sinh nghiệp vụ phức tạp, muốn tinh gọn sổ sách nhưng vẫn đảm bảo tính minh bạch.

2.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản

Kế toán ghi sổ tổng hợp dựa trên “Chứng từ ghi sổ”. Các nghiệp vụ phát sinh được ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái. Mỗi chứng từ ghi sổ phải có chứng từ kế toán đính kèm và được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ.

Các loại sổ kế toán cần có

• Chứng từ ghi sổ
• Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
• Sổ Cái
• Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ

Giai đoạn	Nội dung công việc
Hằng ngày – Lập chứng từ ghi sổ và ghi sổ kế toán	Kế toán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán gốc (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi…). Căn cứ vào từng chứng từ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Số liệu trên chứng từ ghi sổ sẽ được ghi vào Sổ Cái theo từng tài khoản liên quan. Nếu doanh nghiệp mở sổ kế toán chi tiết, kế toán đồng thời ghi vào sổ chi tiết để theo dõi các đối tượng như công nợ, hàng hóa, tài sản… Trường hợp có nhiều chứng từ cùng loại, kế toán có thể lập bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để ghi sổ một lần, thay vì ghi từng chứng từ lẻ.
Định kỳ – Sắp xếp, luân chuyển và tổng hợp chứng từ	Các chứng từ gốc được đính kèm phía sau từng chứng từ ghi sổ để lưu trữ và đối chiếu khi cần. Kế toán thực hiện luân chuyển chứng từ ghi sổ giữa các bộ phận kế toán (nếu có tổ chức phân công theo phần hành). Tập hợp các chứng từ ghi sổ theo số thứ tự để tiện đối chiếu, kiểm tra và ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ – đây là sổ theo dõi toàn bộ chứng từ ghi sổ trong kỳ.
Cuối tháng, quý, năm – Tổng hợp và lập báo cáo	Cộng tổng số phát sinh từng tài khoản trong Sổ Cái. Đối chiếu số liệu giữa Sổ Cái và sổ chi tiết, đảm bảo các khoản mục khớp nhau. Lập Bảng cân đối số phát sinh, từ đó xác định số dư cuối kỳ. Kiểm tra tính cân đối giữa Nợ và Có, đồng thời đảm bảo khớp đúng với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Số liệu sau khi kiểm tra và đối chiếu được sử dụng để lập báo cáo tài chính phục vụ quản lý và báo cáo cơ quan chức năng.

2.4. Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ (chỉ áp dụng theo Thông tư 200)

Đặc trưng cơ bản

Hình thức này tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản, đồng thời phân tích các nghiệp vụ theo các tài khoản đối ứng bên Nợ. Việc ghi chép kết hợp giữa trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên các sổ Nhật ký – Chứng từ, bảng kê, sổ cái và sổ chi tiết.

Các loại sổ kế toán cần có

• Nhật ký – Chứng từ
• Bảng kê
• Sổ Cái
• Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ

Giai đoạn	Nội dung công việc
Hằng ngày – Ghi sổ và tổng hợp chứng từ	Kế toán kiểm tra, xử lý chứng từ kế toán gốc, phân loại theo từng nghiệp vụ (mua hàng, bán hàng, chi tiền, v.v.). Căn cứ chứng từ, kế toán ghi vào các sổ kế toán chi tiết tương ứng để theo dõi cụ thể từng đối tượng. Tổng hợp chứng từ chi tiết theo từng tài khoản để làm cơ sở ghi sổ tổng hợp. Lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, thường là cuối ngày hoặc vài ngày/lần, làm căn cứ để ghi vào Nhật ký – Chứng từ.
Ghi sổ Nhật ký – Chứng từ	Bảng tổng hợp đã lập sẽ được ghi vào sổ Nhật ký – Chứng từ, trong đó thể hiện:   Ngày ghi sổ.   Số hiệu chứng từ.   Nội dung nghiệp vụ.   Số tiền phát sinh theo Nợ – Có từng tài khoản. Nhật ký – Chứng từ kết hợp vai trò của cả Nhật ký (ghi theo thời gian) và Sổ Cái (ghi theo tài khoản).
Cuối tháng / quý / năm – Tổng hợp, kiểm tra và lập báo cáo	Cộng số phát sinh của từng tài khoản trên sổ Nhật ký – Chứng từ để xác định tổng phát sinh trong kỳ. Tính số dư cuối kỳ dựa vào số dư đầu kỳ và số phát sinh. Đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết, đảm bảo tính chính xác và khớp đúng. Kiểm tra cân đối: Tổng Nợ = Tổng Có. Sau khi kiểm tra, đối chiếu, sử dụng số liệu để lập báo cáo tài chính theo quy định.

2.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản

Công việc kế toán được thực hiện bằng phần mềm kế toán trên máy vi tính, được thiết kế dựa trên nguyên tắc của một trong các hình thức kế toán truyền thống hoặc sự kết hợp giữa các hình thức đó. Phần mềm phải in được các loại sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.

Trình tự ghi sổ

Giai đoạn	Nội dung công việc
Hằng ngày – Nhập liệu và xử lý chứng từ	Kế toán nhập thông tin từ chứng từ gốc vào phần mềm kế toán, bao gồm các thông tin như ngày tháng, nội dung nghiệp vụ, tài khoản Nợ – Có, số tiền, đối tượng liên quan… Phần mềm sẽ tự động ghi sổ theo quy trình được thiết lập sẵn: ghi sổ Nhật ký, Sổ Cái, và các sổ chi tiết tương ứng. Tùy theo cấu hình phần mềm, kế toán có thể chọn ghi sổ theo từng nghiệp vụ phát sinh hoặc ghi cuối ngày. Dữ liệu sau khi nhập sẽ được phần mềm lưu trữ, xử lý và sắp xếp theo trình tự thời gian và tài khoản kế toán.
Kiểm tra và xử lý định kỳ	Kế toán thực hiện kiểm tra dữ liệu đã nhập, bảo đảm định khoản đúng và đầy đủ thông tin. Trường hợp phát hiện sai sót, có thể điều chỉnh trực tiếp trên phần mềm (nếu chưa khóa sổ), hoặc xử lý theo quy trình sửa sai chứng từ kế toán. Phần mềm có thể tự động tổng hợp số liệu, loại trừ giao dịch trùng lặp, phân tích đối tượng kế toán theo từng phân hệ (bán hàng, mua hàng, tiền lương…).
Cuối tháng, quý, năm – Tổng hợp và lập báo cáo	Kế toán sử dụng chức năng phần mềm để tổng hợp số phát sinh, tính số dư cuối kỳ cho từng tài khoản. Đối chiếu dữ liệu giữa Sổ Cái và sổ chi tiết ngay trên phần mềm. Phần mềm hỗ trợ tự động lập Bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết và các báo cáo tài chính theo mẫu quy định. Trước khi in báo cáo, kế toán cần kiểm tra lần cuối, sau đó khóa sổ kỳ kế toán để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.

3. Fast Accounting – Phần mềm kế toán hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả

Trong quá trình lựa chọn hình thức kế toán phù hợp, việc ứng dụng phần mềm kế toán hiện đại đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Fast Accounting một phần mềm kế toán được phát triển từ năm 1997, được thiết kế để tự động hóa các nghiệp vụ kế toán phức tạp một cách nhanh chóng và chính xác. Phần mềm hỗ trợ ghi chép sổ sách, quản lý hóa đơn, theo dõi công nợ, quản lý tài sản cố định và lập báo cáo tài chính theo đúng quy định của pháp luật.

Tính năng nổi bật của Fast Accounting:

• Tự động nhập liệu hóa đơn điện tử: Giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian khi ghi nhận các giao dịch mua bán.
  
• Quản lý công nợ và thanh toán: Theo dõi chi tiết công nợ phải thu, phải trả, cảnh báo hạn thanh toán giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền hiệu quả.
  
• Quản lý tài sản cố định: Theo dõi quá trình sử dụng, khấu hao, nâng cấp và thanh lý tài sản một cách chính xác.
  
• Báo cáo tài chính đa dạng và chính xác: Hỗ trợ lập các báo cáo theo quy định của Bộ Tài chính, phân tích báo cáo tài chính đa chiều giúp hỗ trợ ra quyết định.
  
• Kết nối đa chiều: Đồng bộ dữ liệu với hệ thống ngân hàng điện tử, thuế điện tử, và các phần mềm quản lý khác như phần mềm quản lý bán hàng, nhân sự…
  
• Bảo mật và phân quyền người dùng: Đảm bảo dữ liệu kế toán được bảo mật, kiểm soát quyền truy cập phù hợp với từng chức danh trong doanh nghiệp.

Chọn đúng hình thức kế toán giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, chính xác và tuân thủ pháp luật. Fast Accounting, với hơn 24.000 khách hàng tin dùng và khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo đặc thù riêng, là giải pháp phần mềm kế toán tin cậy hỗ trợ tự động hóa công việc, giảm áp lực và giúp doanh nghiệp tập trung phát triển và cạnh tranh bền vững trên thị trường.

Thông tin liên hệ:

• Website: https://fast.com.vn/   
• Email: info@fast.com.vn
• Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST   
• Zalo: https://zalo.me/phanmemfast