fbpx

Hướng dẫn cách hạch toán thu hộ chi hộ chi tiết nhất

17/04/2026

14/04/2026

17

Hạch toán thu hộ chi hộ là nghiệp vụ doanh nghiệp thường gặp khi thu tiền hoặc thanh toán thay cho đối tác, khách hàng hay bên liên quan. Nếu ghi nhận không đúng bản chất, doanh nghiệp rất dễ nhầm giữa doanh thu, chi phí thực tế với các khoản chỉ mang tính chất thu hộ, chi hộ. Cùng FAST tìm hiểu cách hạch toán thu hộ, chi hộ chi tiết, dễ hiểu và sát thực tế.

1. Hạch toán thu hộ, chi hộ là gì?

Hạch toán thu hộ, chi hộ là việc doanh nghiệp ghi nhận các khoản tiền thu hoặc chi thay cho bên khác. Những khoản này không phải doanh thu, cũng không phải chi phí thực tế của doanh nghiệp nên cần được theo dõi riêng để tránh hạch toán sai.

Thực tế, khoản chi hộ cần thu lại được theo dõi trên TK 1388 – Khoản phải thu, còn khoản thu hộ nhưng phải trả lại cho bên khác thường được theo dõi trên TK 3388 – Phải trả, phải nộp khác. 

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 138 (Khoản phải thu khác) chi tiết

1.1. Hạch toán thu hộ

Thu hộ là trường hợp doanh nghiệp ghi  nhận tiền thay cho một bên khác theo hợp đồng, thỏa thuận hoặc ủy quyền. Số tiền này không phải doanh thu của doanh nghiệp nếu doanh nghiệp chỉ đóng vai trò trung gian và không được hưởng khoản tiền đó như một khoản bán hàng hay cung cấp dịch vụ của chính mình.

1.2. Hạch toán chi hộ

Chi hộ là trường hợp doanh nghiệp thanh toán thay một khoản tiền cho bên khác và sau đó sẽ thu lại đúng số tiền đã chi. Theo nguyên tắc kế toán, đây là khoản phải thu khác, không phải chi phí của doanh nghiệp nếu khoản chi đó không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp. 

2. Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán nghiệp vụ thu hộ, chi hộ

Khi hạch toán thu hộ, chi hộ, doanh nghiệp cần hiểu đúng bản chất giao dịch. Nếu thu hoặc chi thay cho bên khác, kế toán không ghi nhận vào doanh thu hay chi phí mà theo dõi dưới dạng công nợ phải thu hoặc phải trả.

2.1. Cách hạch toán nghiệp vụ chi hộ

Với nghiệp vụ chi hộ, doanh nghiệp thường ghi nhận khoản tiền đã chi thay là một khoản phải thu khác. Bút toán thực tế áp dụng là:

Khi chi hộ: 

  • Nợ  TK 1388 –  Khoản phải thu  
  •  Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gởi ngân hàng 

Khi thu lại tiền chi hộ: 

  • Nợ TK 111, 112 -Tiền mặt, tiền gởi ngân hàng
  • Có TK 1388 – Khoản phải thu 

2.2. Cách hạch toán nghiệp vụ thu hộ

Với nghiệp vụ thu hộ, doanh nghiệp nhận tiền thay cho bên khác nên thông thường sẽ theo dõi như một khoản phải trả khác. Bút toán thường gặp là:
 Khi thu hộ

  •  Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền ngân hàng  
  •  Có TK 3388 – Phải trả, phải nộp khác

 Khi chuyển lại tiền thu hộ 

  • Nợ TK 3388 – Phải trả, phải nộp khác
  • Có 111, 112 – Tiền mặt, tiền ngân hàng

3. Thu hộ, chi hộ có phải xuất hóa đơn không?

Các khoản thu hộ, chi hộ không phải phải xuất hóa đơn vì đây không phải là doanh thu của doanh nghiệp. Do đó chỉ cần lập chứng từ thu, chi khi thu lại tiền thu, chi hộ. 

Trong trường hợp chứng từ vẫn đứng tên doanh nghiệp chi hộ hoặc thu hộ và không thể điều chỉnh lại cho đúng bên chịu chi phí, khi thu lại tiền doanh nghiệp có thể phải lập hóa đơn theo quy định. Vì vậy, để xử lý đúng, kế toán cần kiểm tra kỹ bản chất giao dịch, hợp đồng và thông tin trên chứng từ đầu vào trước khi hạch toán.

>> Xem thêm: Hoá đơn điện tử là gì? Những điều cần biết về hoá đơn điện tử

4. Ví dụ minh họa cách hạch toán thu hộ, chi hộ trong thực tế

Ví dụ cách hạch toán chi hộ: 

Công ty A ( bên chi hộ) trả tiền thuê kho cho Công ty B( bên được chi hộ) và theo thỏa thuận A thanh toán trước 20 triệu bằng chuyển khoản. Sau đó công ty B sẽ chuyển lại tiền

Khi chi tiền, công ty A có thể ghi: 

  • Nợ  TK 1388 –  Khoản phải thu  : 20 triệu 
  • Có TK 112 – Tiền mặt, tiền gởi ngân hàng : 20 triệu  

 Khi B hoàn trả, A ghi:

  • Nợ TK 112 – Tiền mặt, tiền gởi ngân hàng : 20 triệu  
  • Có TK 1388 – Phải thu khác: 20 triệu đồng

Nếu biên lai, chứng từ gốc ghi đúng tên B thì khi A thu lại tiền, A chỉ lập chứng từ thu, không phải lập hóa đơn GTGT.

Ví dụ về thu hộ:

Công ty A được Công ty B nhờ thu một khoản doanh thu từ khách hàng là 10 triệu. 

Khi thu tiền, công ty  A theo dõi: 

  • Nợ TK 111,112 – Tiền mặt, tiền gởi ngân hàng: 10 triệu 
  • Có TK 3388 –  Phải trả, phải nộp khác: 10 triệu 

 Khi chuyển lại tiền cho công ty B,  công ty A ghi nợ:

  • Nợ TK 3388 –  Phải trả, phải nộp khác: 10 triệu
  • Có TK112 – Tiền mặt, tiền gởi ngân hàng: 10 triệ

Trong một số trường hợp doanh nghiệp thu hộ vẫn lập hóa đơn khi thu hộ khoản doanh thu này, nhưng không kê khai, tính nộp thuế GTGT và phải bàn giao hồ sơ cho bên nhờ thu hộ để bên đó thực hiện nghĩa vụ thuế đầu ra.

>> Xem thêm: Hoá đơn đỏ là gì? Những điều cần biết khi xuất hoá đơn VAT

>> Xem thêm: Tài khoản lưỡng tính là gì? Các loại tài khoản lưỡng tính

5. Câu hỏi thường gặp

5.1. Khoản thu hộ, chi hộ có phải kê khai và tính thuế không?

Theo Thông tư 219/2013/TT-BTC, các khoản thu hộ, chi hộ chỉ cần lập chứng từ thu, chi, không phải lập hoá đơn và kê khai thuế khi các khoản thu hộ không liên quan đến việc bán hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp.

Tuy nhiên trong trường hợp doanh nghiệp chi hộ khách hàng mà hoá đơn ghi tên doanh nghiệp thì đây được coi là doanh thu, do đó doanh nghiệp cần lập hoá đơn và kê khai thuế GTGT.

5.2. Có nên sử dụng dịch vụ thu hộ, chi hộ qua ngân hàng không?

Có, vì thanh toán qua ngân hàng giúp doanh nghiệp dễ đối chiếu công nợ, kiểm tra luồng tiền và giao dịch chứng từ rõ ràng hơn. Ngoài ra, Thông tư 133 yêu cầu các khoản hạch toán tiền gửi ngân hàng phải có giấy báo Nợ, báo Có hoặc sao kê, nên việc đi qua ngân hàng sẽ thuận tiện hơn cho kiểm soát nội bộ và giải trình khi cần.

Bên cạnh đó, với các khoản thu hộ, chi hộ có giá trị lớn hoặc phát sinh thường xuyên, thanh toán qua ngân hàng giúp doanh nghiệp hạn chế tranh chấp về việc đã thanh toán hay chưa, đã hoàn trả hay chưa. Đây là cách làm thực tế, an toàn và dễ kiểm soát hơn so khi thanh toán bằng tiền mặt. 

5.3. Hạch toán thu hộ, chi hộ tiền điện được thực hiện như thế nào?

Với tiền điện, nước hay các khoản tiện ích tương tự, doanh nghiệp cần xem hóa đơn đứng tên ai. Nếu hóa đơn hoặc biên lai ghi đúng tên, mã số thuế của bên thực sự sử dụng và doanh nghiệp chỉ đứng ra thanh toán rồi thu lại,

Khoản chi hộ được ghi: 

  • Nợ TK 1388 – Phải thu khác
  • Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền ngân hàng  

Thu lại ghi:

  • Nợ  TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền ngân hàng 
  • Có TK 1388 – Phải thu khác

Khi thu lại đúng khoản chi hộ, doanh nghiệp thường chỉ lập chứng từ thu, chi.

Ngược lại, nếu hóa đơn điện, nước vẫn đứng tên doanh nghiệp đứng ra thanh toán và không điều chỉnh được sang tên bên sử dụng, khi thu lại tiền doanh nghiệp có thể phải lập hóa đơn theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Với bên thuê hoặc bên sử dụng điện, nước, việc được tính chi phí hoặc khấu trừ thuế còn phụ thuộc vào hợp đồng, chứng từ thanh toán và tên trên hóa đơn. 

Hạch toán thu hộ, chi hộ là nghiệp vụ quen thuộc nhưng dễ nhầm lẫn với doanh thu hoặc chi phí nếu doanh nghiệp không xác định đúng bản chất giao dịch. Khi hiểu rõ cách ghi nhận, xử lý hóa đơn và kê khai thuế, doanh nghiệp sẽ hạch toán chính xác hơn, kiểm soát chứng từ tốt hơn và hạn chế rủi ro khi quyết toán. FAST đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc chuẩn hóa hạch toán, quản lý công nợ hiệu quả và nâng cao năng lực tài chính bền vững.

Thông tin liên hệ: