- Quản lý Nhân sự.
- Quản lý Tuyển dụng.
- Quản lý Đào tạo.
- Quản lý Đánh giá.
- Quản lý Công cụ, dụng cụ.
- Quản lý Chấm công.
- Quản lý Tính lương.
- Quản lý Bảo hiểm.
- Quản lý Thuế TNCN.
- Self-service.
>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý chấm công Face ID hiệu quả, nhanh chóng
Quản lý nhân sự
- Hiển thị sơ đồ và cấu trúc doanh nghiệp theo dạng hình cây. Quản lý chi tiết thông tin nhân viên: Thông tin cá nhân; Học vấn, nghề nghiệp, Quá trình làm việc; Lương, thưởng; Tình trạng làm việc hiện tại…
- Dễ dàng tra cứu, tìm kiếm thông tin nhân viên.
- Hệ thống báo cáo chi tiết, phục vụ nhiều mục đích sử dụng: Nhóm báo cáo danh sách, nhóm báo cáo biến động, nhóm báo cáo thống kê.
- Tạo báo cáo với nhiều tùy chọn khác nhau, phục vụ cho việc kết xuất nhanh thông tin.
- Kết nối chặt chẽ với phân hệ chấm công, tính lương để cập nhật đồng thời các số liệu về công, lương, phụ cấp, thuế thu nhập cá nhân…
>>> THAM KHẢO NGAY: Các phần mềm quản lý nhân sự TỐT NHẤT hiện nay
Sơ đồ nghiệp vụ quy trình quản lý nhân sự
Diễn giải quy trình
Quy trình nghiệp vụ quản lý nhân sự trên Fast HRM Online có 17 bước, chi tiết nội dung các bước:
| BƯỚC | NỘI DUNG BƯỚC |
|---|---|
| 1. | Sau khi cập nhật quyết định tuyển dụng ứng viên đạt trên hệ thống (xem chi tiết tại Quy trình Tuyển dụng), thông tin từ hồ sơ ứng viên sẽ được chuyển qua Thông tin nhân viên trên hệ thống. Nhân viên nhân sự vào nghiệp vụ này để cập nhật thêm các thông tin liên quan đến ứng viên. |
| 2. | Khi có nhu cầu cấp phát công cụ dụng cụ, bộ phận có nhu cầu vào hệ thống lập phiếu yêu cầu cấp phát công cụ dụng cụ và chuyển thông tin cho cấp có thẩm quyền duyệt |
| 3. | Cấp có thẩm quyền kiểm tra và duyệt phiếu yêu cầu cấp phát công cụ dụng cụ trên hệ thống. Nếu đồng ý chuyển thông tin cho bộ phận yêu cầu làm thủ tục cấp phát công cụ dụng cụ cho nhân viên. Nếu không đồng ý gửi lại lý do không đồng ý cho bộ phận yêu cầu thực hiện kiểm tra và xử lý thông tin. |
| 4. | Khi công cụ dụng cụ được đưa cho nhân viên, nhân viên nhân sự ghi nhận thông tin vào nghiệp vụ cập nhật cấp phát công cụ dụng cụ trên hệ thống. |
| 5. | Trường hợp thu hồi, hỏng, mất, … công cụ dụng cụ, nhân viên nhân sự ghi nhận thông tin vào nghiệp vụ cập nhật giảm công cụ dụng cụ trên hệ thống để lưu thông tin. |
| 6. | Khi có nhu cầu đào tạo nhân viên, bộ phận có nhu cầu vào hệ thống lập phiếu yêu cầu đào tạo và chuyển thông tin cho cấp có thẩm quyền duyệt yêu cầu. |
| 7. | Cấp có thẩm quyền kiểm tra và duyệt phiếu yêu cầu đào tạo trên hệ thống. Nếu đồng ý chuyển thông tin cho bộ phận yêu cầu và bộ phận nhân sự làm thủ tục cho việc đào tạo nhân viên. Nếu không đồng ý gửi lại lý do không đồng ý cho bộ phận yêu cầu thực hiện kiểm tra và xử lý thông tin (điều chỉnh, hủy bỏ, …) |
| 8. | Sau khi yêu cầu đào tạo được duyệt, nhân viên nhân sự phối hợp cùng với bộ phận yêu cầu lên thông tin khóa học và cập nhật thông tin khóa học vào hệ thống |
| 9. | Sau khi nhân viên tham gia khóa học đào tạo, kết quả tham gia khóa học của nhân viên đã có, nhân viên nhân sự thực hiện cập nhật kết quả lên hệ thống để lưu thông tin. |
| 10. | Hàng tháng, hàng quý tùy theo yêu cầu của các bộ phận, nhân viên sẽ vào hệ thống để đánh giá thực hiện công việc của bản thân dựa theo các tiêu chí cụ thể của từng bộ phận, phòng ban tại nghiệp vụ Cập nhật đánh giá thực hiện công việc. Cấp quản lý sau khi nhân viên tự đánh giá thực hiện công việc, vào hệ thống để cập nhật thông tin đánh giá của mình về nhân viên tại nghiệp vụ Cập nhật đánh giá thực hiện công việc. |
| 11. | Nhân viên nhân sự nhập thông tin danh sách nhân viên tham gia bảo hiểm trên hệ thống tại nghiệp vụ Cập nhật danh sách lao động tham gia bảo hiểm để lưu thông tin.
Sau khi lưu thông tin danh sách nhân viên tham gia bảo hiểm, nhân viên nhân sự tiến hành in Tờ khai tham gia BHXH, BHYT cùng với báo cáo Danh sách lao động tham gia bảo hiểm trên hệ thống để gửi cho cơ quan bảo hiểm xã hội hoàn tất thủ tục khai báo nhân viên tham gia bảo hiểm của công ty. |
| 12. | Sau khi nhân viên hoàn tất thủ tục khai báo nhân viên tham gia bảo hiểm của công ty cho cơ quan bảo hiểm xã hội, nhân viên nhân sự vào nghiệp vụ Cập nhật quá trình tham gia BHXH để thực hiện ghi nhận thông tin tham gia bảo hiểm, tỷ lệ đóng bảo hiểm, … lên hệ thống để lưu thông tin và lấy dữ liệu cho việc tính bảo hiểm cho nhân viên. |
| 13. | Sau khi cập nhật xong thông tin quá trình tham gia BHXH trên hệ thống, nhân viên nhân sự tiếp tục thực hiện ghi nhận thông tin bảo hiểm, công đoàn lên hệ thống để lấy dữ liệu cho việc tính bảo hiểm cho nhân viên. |
| 14. | Đối với trường hợp nhân viên nghỉ chế độ, khi thực hiện thanh toán theo chế độ, nhân viên nhân sự vào hệ thống để ghi nhận thông tin danh sách nhân viên thanh toán theo chế độ. |
| 15. | Trong quá trình làm việc tại công ty, nhân viên được khen thưởng, nhân viên nhân sự ghi nhận thông tin này vào nghiệp vụ Thông tin nhân viên, mục Khen thưởng trên hệ thống. |
| 16. | Trong quá trình làm việc tại công ty, nhân viên bị kỷ luật, nhân viên nhân sự ghi nhận thông tin này vào nghiệp vụ Thông tin nhân viên, mục Kỷ luật trên hệ thống. |
| 17. | Trong quá trình làm việc tại công ty, nhân viên có chuyển vị trí công việc, chuyển sang bộ phận khác, ngừng việc hoặc nhân viên nghỉ việc, nhân viên nhân sự ghi nhận các thông tin này vào nghiệp vụ Thông tin nhân viên, mục Quá trình làm việc trên hệ thống để theo dõi thông tin nhân viên. |
Quản lý tuyển dụng
- Quản lý chi tiết thông tin tuyển dụng, hồ sơ ứng viên, kết quả thi tuyển, phỏng vấn.
- Theo dõi nhu cầu tuyển dụng từ các bộ phận, phòng ban chi tiết theo từng vị trí.
- Khai báo nhanh thông tin ứng viên: Trình độ học vấn, chứng chỉ, các kỹ năng, kinh nghiệm làm việc, thông tin sức khỏe…
- Lập lịch thi tuyển, phỏng vấn các ứng viên chi tiết theo từng vị trí tuyển dụng, vòng tuyển dụng.
- Gửi email thông báo về lịch thi tuyển, phỏng vấn, quyết định tuyển dụng, từ chối tuyển dụng…
- Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ ứng viên sau mỗi vòng thi tuyển, phỏng vấn. Tự động chuyển đổi toàn bộ thông tin ứng viên sang thông tin nhân viên mới với những hồ sơ trúng tuyển được duyệt.
- Lưu trữ chi tiết, đầy đủ các thông tin ứng viên chưa được tuyển để có thể sử dụng cho các lần tuyển dụng tiếp theo, giúp giảm chi phí về tuyển dụng.
- Cung cấp kịp thời, đầy đủ các báo cáo thống kê, phân tích tình hình tuyển dụng, yêu cầu tuyển dụng…
Quản lý đào tạo
- Quản lý chi tiết quá trình tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên từ khâu lập kế hoạch, thực hiện và kết quả đào tạo của từng đối tượng tham gia.
- Theo dõi nhu cầu đào tạo từ các bộ phận, phòng ban chi tiết theo từng kỹ năng, nghiệp vụ.
- Theo dõi thông tin chi tiết khóa học như: Nội dung đào tạo, hình thức đào tạo, đơn vị đào tạo, giảng viên, chi phí đào tạo, trạng thái khóa học…
- Nhiều báo cáo thống kê, phân tích tình hình đào tạo, yêu cầu đào tạo…
- Toàn bộ các thông tin về quá trình đào tạo, kết quả đào tạo được tự động chuyển sang theo dõi và quản lý ở phần thông tin nhân viên.
Quản lý đánh giá
- Đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên theo từng chỉ tiêu công việc.
- Cho phép khai báo các chỉ tiêu đánh giá thực hiện công việc chi tiết theo từng nhân viên.
- Cho phép theo dõi riêng biệt kết quả nhân viên tự đánh giá và cấp quản lý đánh giá.
- Ghi nhận đầy đủ, kịp thời, các ý kiến của nhân viên trong quá trình đánh giá.
- Báo cáo chi tiết, tổng hợp tình hình thực hiện đánh giá công việc nhân viên.
Quản lý công cụ, dụng cụ
- Quản lý cấp phát công cụ, dụng cụ chi tiết đến từng bộ phận, phòng ban, nhân viên.
- Theo dõi chính xác, cụ thể số liệu đầu kỳ, cho phép doanh nghiệp kết chuyển tình hình sử dụng qua mỗi năm.
- Kiểm soát quy trình yêu cầu cấp phát chi tiết theo từng nhân sự. Quản lý yêu cầu cấp phát tương ứng với mỗi vị trí công việc.
- Hệ thống báo cáo đa dạng, phục vụ nhiều tiêu chí: Báo cáo tăng giảm, báo cáo tổng hợp tình hình hết hạn CCDC…
Quản lý Chấm công
- Quản lý chi tiết thời gian làm việc, thời gian nghỉ của nhân viên.
- Khai báo linh hoạt các ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ định kỳ hàng tuần.
- Quản lý ca làm việc đến từng chi tiết ca, công làm việc, theo dõi đi muộn/về sớm.
- Đăng ký ca làm việc, đăng ký tăng ca cho nhân viên dễ dàng, thuận lợi.
- Quản lý nhân viên nghỉ/vắng mặt theo lý do nghỉ.
- Đăng ký nghỉ phép và duyệt nghỉ phép qua tin nhắn (SMS).
- Dữ liệu chấm công được lấy từ máy chấm công hoặc chấm công bằng tay.
- Cho phép cập nhật bổ sung, điều chỉnh dữ liệu chấm công.
- Tính công tự động, chính xác và kịp thời.
- Cho phép điều chỉnh giờ công nhân viên.
- Tự động chuyển dữ liệu công sang phân hệ tính lương.
- Hệ thống các báo cáo đi muộn/về sớm, báo cáo phân tích chi tiết và tổng hợp giờ công nhân viên.
Quản lý phép năm
- Quản lý số phép năm cụ thể cho từng nhân viên, chi tiết theo số năm thâm niên; số phép phát sinh và số phép được cộng thêm trong năm.
- Theo dõi số phép năm đầu kỳ, cho phép kết chuyển phép tồn qua năm sau, đồng thời hỗ trợ khai báo ràng buộc số phép tối đa được chuyển cũng như ngày/tháng giới hạn sử dụng.
- Lên các báo cáo phục vụ nhu cầu quản lý: Theo dõi chi tiết ngày nghỉ phép; Quản lý tổng quan phép hiện có, phép đã dùng, phép còn lại…
Quản lý Tính lương
- Quản lý chi tiết tiền lương, các khoản phụ cấp, tiền đóng bảo hiểm của nhân viên cụ thể theo từng quá trình.
- Cho phép khai báo kỳ tính lương linh hoạt.
- Tùy chọn đồng tiền tính lương cho từng nhân viên.
- Áp dụng lương tối thiểu khác nhau giữa các vùng khi tính lương.
- Đa dạng các kiểu tính lương: Theo hệ số, lương khoán, lương sản phẩm…
- Tùy chọn tính lương theo giờ công hoặc không theo giờ công.
- Áp dụng các hệ số lương, mức lương khác nhau theo ngày hiệu lực.
- Khai báo đơn giá giờ công, đơn giá sản phẩm theo ngày hiệu lực.
- Cập nhật sản lượng sản phẩm theo cá nhân hoặc chung theo bộ phận.
- Phân bổ lương sản phẩm bộ phận cho nhân viên theo hệ số.
- Theo dõi chi tiết các khoản phụ cấp được hưởng, các khoản thưởng/phạt khác.
- Theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng lương của nhân viên.
- Đánh giá, xếp loại khen thưởng nhân viên định kỳ.
- Tính lương, bảo hiểm, kinh phí công đoàn, thuế TNCN đúng theo qui định hiện hành.
- Tính lương chi tiết đến từng bộ phận, công làm việc, loại phụ cấp, sản phẩm.
- Lên các báo cáo chi tiết và tổng hợp lương nhân viên.
Quy trình chấm công – tính lương
Sơ đồ nghiệp vụ quy trình
Diễn giải quy trình
Quy trình Chấm công – Tính lương trên Fast HRM Online có 22 bước, chi tiết nội dung các bước:
| BƯỚC | NỘI DUNG BƯỚC |
|---|---|
| 1. | Từ thông tin nhân viên (xem chi tiết ở Quy trình Quản lý nhân sự), nhân viên chấm công thực hiện cập nhật thông tin chấm công cho nhân viên trên hệ thống (số thẻ chấm công, ca làm việc chính, công ngầm định, …). |
| 2. | Sau khi cập nhật xong thông tin chấm công cho nhân viên, nhân viên chấm công tiến hành đăng ký ca cho nhân viên trên hệ thống, để khi tính công hệ thống biết được nhân viên làm việc ca nào và thuộc công nào. |
| 3. | Trường hợp nhân viên có tăng ca, nhân viên chấm công vào nghiệp vụ Đăng ký tăng ca cho nhân viên trên hệ thống để cập nhật thông tin này. |
| 4. | Từ thông tin được khai báo trong Thông tin nhân viên (số điện thoại, người quản lý), khi nhân viên có phát sinh nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương, thực hiện xin nghỉ phép qua tin nhắn, hệ thống sẽ gửi đến số điện thoại người quản lý của nhân viên xin nghỉ phép để duyệt thông tin. |
| 5. | Người quản lý khi nhận được tin nhắn xin nghỉ phép của nhân viên từ hệ thống, thực hiện duyệt nghỉ phép của nhân viên. Khi nhận được tin nhắn từ quản lý, hệ thống sẽ gửi lại cho nhân viên kết quả và thông báo cho quản lý đã xác nhận. |
| 6. | Hàng tuần hoặc cuối tháng, nhân viên chấm công vào nghiệp vụ Xem thông tin phép đã duyệt trên hệ thống để thực hiện kết chuyển thông tin nghỉ phép của nhân viên sang nghiệp vụ Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ, vắng mặt. |
| 7. | Sau khi kết chuyển thông tin nghỉ phép của nhân viên từ nghiệp vụ Xem thông tin nghỉ phép đã duyệt, nhân viên chấm công có thể vào nghiệp vụ Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ, vắng mặt để xem thông tin.
Trường hợp không sử dụng thông tin xin nghỉ phép qua tin nhắn, nhân viên chấm công cần vào nghiệp vụ cập nhật nhân viên nghỉ, vắng mặt trong hệ thống để nhập thông tin những nhân viên nghỉ, vắng mặt đã được duyệt. |
| 8. | Hàng tuần hoặc cuối tháng, nhân viên chấm công vào nghiệp vụ lấy số liệu chấm công trong hệ thống để lấy dữ liệu từ máy chấm công vào hệ thống hoặc nhập dữ liệu (import) công của nhân viên bằng tệp excel mẫu vào hệ thống. |
| 9. | Đối với nhân viên nghỉ theo chế độ nhưng phải đi làm thì mới được hưởng, nhân viên chấm công vào nghiệp vụ Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ theo chế độ để nhập thông tin này. |
| 10. | Đối với nhân viên không cần phải chấm công nhưng vẫn tính công bình thường, nhân viên chấm công vào hệ thống nhập thông tin tại nghiệp vụ Cập nhật thông tin nhân viên không cần chấm công để ghi nhận thông tin |
| 11. | Cuối tháng, nhân viên chấm công vào hệ thống, chọn nghiệp vụ Tính công để hệ thống tự động tính công trong tháng cho nhân viên. Nhân viên chấm công có thể kiểm tra thông tin ở báo cáo Bảng chấm công.
Sau khi tính công xong, hệ thống sẽ xuất thông tin đi trễ về sớm, nhân viên chấm công xem hoặc in báo cáo để kiểm tra thông tin trước khi tính lương. |
| 12. | Nhân viên tính lương thực hiện cập nhật thông tin lương hàng tháng cho nhân viên trên hệ thống để làm cơ sở cho việc tính lương. |
| 13. | Những khoản phụ cấp mà nhân viên được hưởng, nhân viên tính lương cũng thực hiện nhập vào hệ thống ở nghiệp vụ Cập nhật thông tin phụ cấp. |
| 14. | Khi có phát sinh tạm ứng lương từ nhân viên, nhân viên tính lương nhập thông tin vào nghiệp vụ Cập nhật tạm ứng trên phần mềm. |
| 15. | Trong tháng, có phát sinh nghiệp vụ thưởng, phạt làm tăng hoặc giảm tiền lương của nhân viên, nhân viên tính lương sẽ thực hiện nhập thông tin vào hệ thống ở nghiệp vụ Cập nhật thông tin thưởng, phạt. |
| 16. | Trong tháng, có phát sinh thu nhập khác hoặc giảm trừ khác làm tăng hoặc giảm tiền lương của nhân viên, nhân viên tính lương sẽ thực hiện nhập thông tin vào hệ thống ở nghiệp vụ Cập nhật thông tin thu nhập, giảm trừ. |
| 17. | Đối với trường hợp tính lương theo sản phẩm, nhân viên tính lương vào hệ thống nhập số lượng sản phẩm của nhân viên hoặc theo bộ phận để làm căn cứ cho việc tính lương. |
| 18. | Cuối tháng, nhân viên tính lương vào hệ thống để thực hiện tính lương cho nhân viên ở nghiệp vụ Tính lương, hệ thống sẽ tự động tính lương dựa trên thông tin bảo hiểm, tính công, lương, phụ cấp, tạm ứng, thưởng/phạt và các khoản thu nhập, giảm trừ khác. Nhân viên tính lương có thể kiểm tra thông tin qua bảng lương. |
| 19. | Để thực hiện tính thu nhập cá nhân (TNCN) cho nhân viên, nhân viên chấm công cần vào hệ thống thực hiện nghiệp vụ Cập nhật thông tin thuế TNCN cho nhân viên để lưu thông tin và làm cơ sở cho việc tính thuế TNCN. |
| 20. | Sau khi tính lương xong và cập nhật thông tin tính thuế TNCN cho nhân viên, nhân viên tính lương thực hiện tính thuế TNCN cho nhân viên trên hệ thống để ra số tiền khấu trừ thuế TNCN hàng tháng của nhân viên. |
| 21. | Sau khi chốt lương phải trả cho nhân viên (lương, tạm ứng, thuế TNCN), nhân viên chấm công chọn bút toán kết chuyển lương để kết chuyển thông tin sang sổ cái. |
| 22. | Cuối năm, nhân viên tính lương thực hiện quyết toán thuế TNCN cho nhân viên trên hệ thống, thông tin sẽ được cập nhật lên Tờ khai quyết toán thuế TNCN và Bảng kê thuế TNCN. |
Quản lý Bảo hiểm
- Quản lý toàn bộ quá trình tham gia BHXH, BHYT, BHTN của nhân viên, kiểm soát chi tiết tỷ lệ bảo hiểm 1 cách linh động cho từng đối tượng nhân viên khác nhau.
- Quản lý các thông tin về hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng lao động của nhân viên.
- Theo dõi, thanh toán kịp thời các khoản nhân viên được hưởng theo chế độ: Thai sản, nghỉ ốm, nghỉ dưỡng sức…
- Thực hiện đầy đủ các báo cáo về BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định hiện hành.
- Hỗ trợ kết xuất các mẫu báo cáo dùng trong việc kê khai bảo hiểm (tăng, giảm lao động, điều chỉnh mức đóng…), cho phép chuyển dữ liệu trực tiếp lên các phần mềm BHXH điện tử của bên thứ ba.
Quản lý Thuế TNCN
- Quản lý theo quá trình toàn bộ các thông tin liên quan đến thuế TNCN của nhân viên.
- Khai báo đầy đủ các thông tin về đối tượng nộp thuế, thông tin giảm trừ gia cảnh, người phụ thuộc.
- Xác định chính xác các khoản thu nhập tính thuế, thu nhập miễn/giảm thuế, các khoản giảm trừ theo quy định.
- Thực hiện đầy đủ các báo cáo thuế TNCN hàng tháng/quý và quyết toán năm theo đúng quy định hiện hành.
Self-service
- Cho phép nhân viên có quyền xem/cập nhật/lập các thông tin/yêu cầu của cá nhân và được cấp trên xem xét duyệt trước khi thực hiện:
- Xem và cập nhật các thông tin cá nhân (nếu có).
- Xem các báo cáo cá nhân: bảng chi tiết chấm công, bảng tổng hợp công, báo cáo phép năm, phiếu lương…
- Lập các phiếu yêu cầu: yêu cầu nghỉ, vắng mặt, công tác, yêu cầu cấp phát công cụ dụng cụ.
- Người quản lý có thể gửi tin nhắn, thông báo đến từng nhân viên hoặc toàn bộ nhân viên thông qua chatbox hoặc qua chức năng cập nhật thông báo hệ thống.
Xem thêm: Tiền hoa hồng là gì? Cách tính tiền hoa hồng theo quy định