Business Intelligence (BI) là gì? Vai trò và lợi ích của BI mang lại

1. Business Intelligence là gì?

Business Intelligence được gọi tắt là BI hoặc còn được gọi là kinh doanh thông minh. Hiện nay, BI có rất nhiều định nghĩa khác nhau. Business Intelligence là một tập hợp các quy trình, kiến trúc và công nghệ chuyển đổi dữ liệu thô thành thông tin có ý nghĩa, nhằm thúc đẩy các hoạt động kinh doanh có lợi. BI bao gồm một bộ phần mềm và sản phẩm dịch vụ để chuyển đổi dữ liệu thành thông tin và kiến thức hữu ích.

Kinh doanh thông minh kết hợp giữa phân tích kinh doanh, khai thác dữ liệu, trực quan hóa dữ liệu, sử dụng công cụ dữ liệu và cơ sở hạ tầng cũng như các phương pháp hay nhất để giúp các tổ chức đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu nhiều hơn. Trên thực tế, bạn biết mình có trí tuệ kinh doanh (BI) hiện đại khi bạn có cái nhìn toàn diện về dữ liệu của doanh nghiệp và sử dụng dữ liệu đó để thúc đẩy sự thay đổi, loại bỏ sự kém hiệu quả và nhanh chóng thích ứng với những thay đổi của thị trường hoặc nguồn cung.

>>> Xem thêm: Business Intelligence và nhu cầu “biết ta” bản thân của doanh nghiệp

2. Business Intelligence hoạt động như thế nào?

Về phương diện kỹ thuật, BI hoạt động theo 3 bước sau:

Bước 1: Dữ liệu thô được thu thập và trích xuất từ cơ sở dữ liệu của công ty. Dữ liệu có thể thu thập ở phạm vi rộng hơn, trên nhiều hệ thống không đồng nhất.

Bước 2: Dữ liệu sẽ được xử lý an toàn và chuyển vào kho dữ liệu. Tại đây sẽ hình thành các bảng dữ liệu liên kết và tạo ra các khối dữ liệu.

Bước 3: Sử dụng hệ thống BI, người dùng có thể truy vấn, truy cập dữ liệu, yêu cầu xuất báo cáo đột xuất hoặc đưa ra bất kỳ phân tích nào khác để phục vụ cho việc phân tích kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Vì sao Business Intelligence lại quan trọng đối với doanh nghiệp?

Business Intelligence mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích to lớn. BI cho phép doanh nghiệp tiếp cận nguồn thông tin chính xác và cần thiết. Các nhà phân tích có thể tận dụng BI để phân tích các xu hướng trong tương lai, hành vi mua hàng hay vị thế và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Dựa vào những thông tin phân tích được, doanh nghiệp xây dựng các chiến lược phù hợp để giữ chân khách hàng, hoạt động kinh doanh được trôi chảy và hiệu quả hơn.

Một số lí do khác khiến BI trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp:

• Hỗ trợ đo lường tạo chỉ số hiệu suất KPI (Key Performance Indicators) dựa trên dữ liệu thu thập được.
• Theo dõi hiệu suất và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
• Trực quan hóa, nâng cao chất lượng dữ liệu từ đó hỗ trợ tốt hơn cho việc ra quyết định.
• Dự đoán xu hướng thị trường và phát hiện các vấn đề kinh doanh cần giải quyết.

Ngoài ra, Business Intelligence (BI) đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp vì những lý do sau:

Cải thiện hiệu quả hoạt động:

• BI giúp doanh nghiệp thu thập, phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ đó đưa ra quyết định sáng suốt, hiệu quả hơn.
• BI giúp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng năng suất lao động.
• BI giúp xác định các điểm yếu, rủi ro trong hoạt động kinh doanh để có biện pháp khắc phục kịp thời.

Tăng doanh thu và lợi nhuận:

• BI giúp doanh nghiệp hiểu rõ nhu cầu khách hàng, từ đó đưa ra sản phẩm, dịch vụ phù hợp, thu hút khách hàng tiềm năng.
• BI giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chiến lược marketing, bán hàng, tăng hiệu quả quảng cáo.
• BI giúp doanh nghiệp đưa ra chiến lược giá cả cạnh tranh, thu hút khách hàng.

Nâng cao khả năng cạnh tranh:

• BI giúp doanh nghiệp nắm bắt xu hướng thị trường, dự đoán hành vi khách hàng, từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.
• BI giúp doanh nghiệp đánh giá đối thủ cạnh tranh, tìm kiếm lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
• BI giúp doanh nghiệp đổi mới sáng tạo, đưa ra sản phẩm, dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu thị trường.

Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu:

• BI cung cấp cho doanh nghiệp thông tin chính xác, cập nhật về thị trường, khách hàng, hoạt động kinh doanh.
• BI giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế, giảm thiểu rủi ro.
• BI giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi.

Tăng cường khả năng quản trị rủi ro:

• BI giúp doanh nghiệp xác định các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động kinh doanh.
• BI giúp doanh nghiệp đưa ra biện pháp phòng ngừa rủi ro hiệu quả.
• BI giúp doanh nghiệp giảm thiểu tổn thất do rủi ro gây ra.

BI còn mang lại nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp như:

• Nâng cao hiệu quả quản trị công ty.
• Cải thiện dịch vụ khách hàng.
• Tăng cường sự tuân thủ quy định.
• Nâng cao văn hóa dữ liệu trong doanh nghiệp

4. Business Intelligence gồm những quy trình nào?

BI là một thuật ngữ bao hàm các quy trình và phương pháp thu thập, lưu trữ, phân tích dữ liệu từ các hoạt động kinh doanh để tối ưu hóa hiệu suất. Tất cả những điều này kết hợp với nhau để tạo ra một cái nhìn toàn diện cho doanh nghiệp, giúp đưa ra các quyết định tốt hơn. Trong vài năm qua, BI đã phát triển để bao gồm nhiều quy trình và hoạt động hơn, giúp cải thiện hiệu suất. Các quy trình này bao gồm:

Khai thác dữ liệu (Data mining): Sử dụng cơ sở dữ liệu, số liệu thống kê và máy học (Machine learning) để khám phá các xu hướng chung trong tập dữ liệu lớn.

Báo cáo (Reporting): Chia sẻ phân tích dữ liệu cho các bên liên quan đến người ra quyết định cuối cùng.

Chỉ số hiệu suất và điểm chuẩn (Performance metrics and benchmarking): So sánh dữ liệu hiệu suất hiện tại với dữ liệu quá khứ để theo dõi, đánh giá hiệu suất, mục tiêu, thường sử dụng dashboard tùy chỉnh.

Phân tích mô tả (Descriptive analytics): Sử dụng phân tích dữ liệu sơ bộ được phân tích và mô tả một cách chi tiết về sự thay đổi của dữ liệu.

Truy vấn (Querying): Những thắc mắc được phân tích trên tài liệu sẽ được BI giải đáp cặn kẽ.

Phân tích thống kê (Statistical analysis): Lấy kết quả từ phân tích mô tả, BI sẽ tìm thêm các dữ liệu liên quan bằng cách sử dụng thống kê, ví dụ như xu hướng này đang xảy ra như thế nào và tại sao.

Trực quan hóa dữ liệu (Data visualization): Chuyển phân tích dữ liệu thành các biểu đồ, đồ thị để người dùng dễ quan sát.

Phân tích trực quan (Visual analysis): Phân tích dữ liệu thông qua cách kể chuyện bằng hình ảnh để truyền đạt thông tin chi tiết một cách nhanh chóng và theo dõi luồng phân tích.

Chuẩn bị dữ liệu (Data preparation): Tổng hợp nhiều nguồn dữ liệu, xác định đơn vị đo lường để phục vụ cho phân tích dữ liệu.

5. Các công nghệ hỗ trợ cho Business Intelligence

Bảng tính (Spreadsheets): Bảng tính như Microsoft Excel và Google Docs là một số công cụ BI được sử dụng rộng rãi nhất.

Phần mềm báo cáo (Reporting software): Phần mềm báo cáo được sử dụng để báo cáo, sắp xếp, lọc và hiển thị dữ liệu.

Phần mềm trực quan hóa dữ liệu (Data visualization software): Phần mềm trực quan hóa dữ liệu chuyển các tập dữ liệu thành các dạng đồ họa dễ đọc, trực quan hấp dẫn để nhanh chóng có được thông tin chi tiết.

Công cụ khai thác dữ liệu (Data mining tools): Các công cụ khai thác dữ liệu ‘khai thác’ một lượng lớn dữ liệu cho các mẫu sử dụng như trí tuệ nhân tạo, máy học và thống kê.

Xử lý phân tích trực tuyến (Online analytical processing – OLAP): Các công cụ OLAP cho phép người dùng phân tích bộ dữ liệu từ nhiều góc độ khác nhau dựa trên các quan điểm kinh doanh khác nhau.

6. Lợi ích của Business Intelligence

Khả năng hiển thị dữ liệu

Một nền tảng BI tốt cho phép hiển thị đầy đủ dữ liệu quan trọng mà doanh nghiệp đang có. Không chỉ cho phép xem dữ liệu mà còn có cái nhìn chi tiết hơn về dữ liệu, hiển thị dữ liệu theo thời gian thực về mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Với cách hiển thị dữ liệu chi tiết, nhà lãnh đạo có thể thích ứng được với sự thay đổi của doanh nghiệp.

Báo cáo chính xác

BI cho phép xem chính xác tất cả các chỉ số KPI tạo các báo cáo chính xác ở tất cả các cấp. Sử dụng dữ liệu được trực quan hóa, nhà lãnh đạo có thể phân tích các đường xu hướng, bao gồm dữ liệu quá khứ và một số phân tích dự đoán cho tương lai của doanh nghiệp. BI cho phép xây dựng các chế độ xem cụ thể cho các bên chính có liên quan để họ có thể xem dữ liệu quan trọng.

Hợp lý hóa các quy trình

BI giúp loại bỏ sự phức tạp liên quan đến các quy trình. Nó cũng tự động hóa việc phân tích bằng cách đưa ra phân tích dự đoán, lập mô hình máy tính, đo điểm chuẩn và các phương pháp luận khác.

Ra quyết định rõ ràng

BI giúp cho tính minh bạch của dữ liệu được nâng cao hơn và từ đó chất lượng của việc ra quyết định sẽ được cải thiện. Ngay cả những người dùng không chuyên về kỹ thuật hoặc không phải là nhà phân tích cũng có thể thu thập và xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng. Điều này góp phần mở rộng sức mạnh của phân tích đến với nhiều người dùng hơn.

7. Ứng dụng Business Intelligence thế nào?

Ở mức hệ thống, BI là khâu cuối cùng của các giải pháp ERP, CRM… nghĩa là chỉ khi các hệ thống quản trị thông tin này đi vào vận hành, khai thác thì BI mới phát huy được công việc của mình.

Ở mức đơn giản, BI là các yêu cầu đặt ra của nhà lãnh đạo với mỗi hệ thống phần mềm quản lý.

Ví dụ, nhiều công ty hiện nay khai thác báo cáo tài chính hoặc yêu cầu đơn vị triển khai xây dung thêm phân hệ báo cáo tài chính hoặc phân hệ báo cáo cho hội đồng quản trị song song với hệ thống ERP trong doanh nghiệp.

BI vừa là đầu ra cuối cùng của các hệ thống ERP, CRM… vừa là đầu vào cho chính các hệ thống này. Vì nếu xây dựng doanh nghiệp từ các kết quả đánh giá của BI, tức là từ các chỉ số đánh giá hiệu năng thì doanh nghiệp sẽ có thông tin đầu vào phản án chính xác kết quả đầu ra đó.

Khi doanh nghiệp ứng dụng ERP thì việc áp dụng BI là phần liên kết rất nên phát triển và tận dụng. Điều đó sẽ giúp hoàn thiện hệ thống ứng dụng CNTT và thúc đẩy phát triển và nâng cao khả năng cạnh tranh.

BI có thể triển khai trên những dữ liệu phi cấu trúc được tồn tại ở nhiều loại như tờ trình, báo cáo tổng kết của một cá nhân, một bộ phận, các email chào hàng hay phàn nàn của khách hàng… tích hợp chúng lại và góp với dữ liệu có cấu trúc để phân tích.

Đây là khả năng có thể đứng độc lập của BI, nghĩa là những doanh nghiệp chưa có điều kiện sử dụng hệ thống ERP hay phần mềm nào đó, chỉ sử dụng Excel, Access mà có nhu cầu phân tích thì BI là giải pháp tối ưu cho họ.

8. 4 nhu cầu quan trọng mà BI có thể đáp ứng

Trải qua hai mươi năm phát triển, ngày nay hệ thống BI đã dần trở nên hoàn thiện và có khả năng đáp ứng bốn nhu cầu quan trọng mà người quản trị luôn mong đợi, đó là:

Một số hệ thống BI của các hãng có thể chỉ tập trung giải quyết một hoặc một số nhu cầu trên.

Data Warehouse – Khai thác dữ liệu tập trung

Khi doanh nghiệp hoạt động hiệu quả thì việc mở rộng phạm vi trên nhiều tỉnh thành, hay nhiều quốc gia là nhu cầu tất yếu. Song song với việc phát triển như thế, thì ban quản trị cũng vấp phải nhiều khó khăn trong quản lý.

Dữ liệu của công ty, tập đoàn nằm rải rác ở nhiều nơi và dưới nhiều hình thức khác nhau. Do đó, bất cứ nhu cầu truy vấn, phân tích hay so sánh giữa các vùng với nhau đều tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức.

Với Data Warehouse (Kho dữ liệu) của BI, những dữ liệu quan trọng nằm rải rác nhiều nơi, dưới nhiều định dạng khác nhau của DN sẽ được trích xuất đều đặn và được tập hợp lại theo một cấu trúc thống nhất. Qua đó những báo cáo từ chi tiết đến tổng quát của toàn DN đều luôn đảm bảo được tính chính xác và kịp thời.

“Kho dữ liệu” đã được rất nhiều tập đoàn lớn nhìn nhận là một phần quan trọng trên bước đường toàn cầu hóa của họ.

Analysis – Báo cáo phân tích cao cấp

Một trong những nỗi sợ hãi lớn nhất của quản trị doanh nghiệp là bị chìm ngập trong một rừng dữ liệu. Sắp xếp quản lý cánh rừng đó đã là quá khó khăn nói chi đến việc khai thác giá trị từ đó. Nhưng thực tế trong quá trình ra quyết định vẫn luôn đòi hỏi những nhu cầu truy vấn phức tạp.

Hiện nay giải pháp báo cáo phân tích cao cấp của BI đã tương đối hoàn thiện với những tính năng nổi bật như:

Đào sâu dữ liệu đến mức tối đa

Giúp giải quyết những yêu cầu phức tạp như “cung cấp thông tin về doanh thu và số lượng mặt hàng bán được của 3 năm gần nhất, theo tất cả các vùng, ứng với tất cả các nhóm sản phẩm và từng sản phẩm, và nhân viên thực hiện giao dịch”.

Với dạng câu hỏi như trên người quản trị chỉ mất vài giây tương tác với hệ thống OLAP là đã có được câu trả lời.

Khả năng tùy biến chiều thông tin

Song song với tính năng đào sâu dữ liệu là khả năng tùy chỉnh thứ tự của các chiều thông tin.

Ví dụ cũng với những chiều thông tin như yêu cầu trên ta có góc nhìn khác như “cung cấp thông tin về doanh thu và số lượng mặt hàng bán được, ứng với các nhân viên bán hàng, của toàn bộ các vùng, trên tất cả các nhóm sản phẩm và từng sản phẩm, trong 3 năm gần nhất”.

Monitoring – Giám sát và cảnh báo tự động

Để khẳng định tên tuổi của mình hơn nữa trên thị trường BI, các nhà cung cấp giải pháp lớn liên tục đầu tư vào phần giao diện người dùng. Các khái niệm về Dashboards – bảng điều khiển, Scorecards – bảng chỉ số… đã được áp dụng vào quản lý DN.

Nhờ vào bảng điều khiển mà các chỉ số thể hiện tình trạng phát triển của công ty (KPIs) luôn được tự động tổng hợp và cập nhật thường xuyên.

Ngoài chức năng cảnh báo tự động qua màu sắc, hình ảnh, hệ thống BI còn có chức năng tự động gửi email thông báo đến người có thẩm quyền, giúp người quản lý luôn có được thông tin về những gì đang xảy ra.

Planning and Forecasting – Dự báo và lên kế hoạch

Trong môi trường thực tế, để tổng hợp được một bảng kế hoạch cho quí tới, năm tới hay phương hướng của công ty trong nhiều năm tới sẽ rất phức tạp. Hầu như các bảng kế hoạch và dự báo của doanh nghiệp đều phụ thuộc vào nhận định chủ quan của một số người có kinh nghiệm.

Tất cả những người quản lý chắc hẳn ai cũng muốn có được sự hỗ trợ đáng tin cậy và mang tính khoa học nhằm giúp họ đưa ra được những dự báo vững chắc hơn. Nắm bắt nhu cầu này, các tên tuổi hàng đầu về hệ thống BI đều hỗ trợ khá tốt khả năng dự báo và lên kế hoạch.

Kết hợp với kinh nghiệm của người sử dụng, những bản kế hoạch cho tương lai được tổng hợp khá nhanh và có độ chính xác cao.

Ngoài hai tính năng trên, hệ thống BI còn giúp cho người sử dụng khả năng phân tích và mô phỏng. Chức năng này giúp cho người sử dụng có thể giả lập một số biến cố, qua đó đánh giá được xu thế thay đổi của các chỉ số KPI mà họ quan tâm.

9. Hệ thống ERP và Business Intelligence

Hệ thống ERP đóng vai trò như một giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp nhằm quản lý và tích hợp các quy trình kinh doanh khác nhau, bao gồm sản xuất và phân phối, chuỗi cung ứng, quản lý hàng tồn kho, kế toán, nguồn nhân lực và hơn thế nữa. Là một kho dữ liệu tập trung, ERP thúc đẩy các quy trình khác nhau hoạt động một cách hiệu quả.

Mặt khác, các giải pháp BI tận dụng dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống ERP để khám phá các xu hướng, thói quen và tạo ra những hiểu biết có khả năng thúc đẩy hành động (actionable insights). Chúng giúp người dùng tạo báo cáo và dashboard chuẩn mạnh để đánh giá dữ liệu phức tạp và đưa ra quyết định tốt hơn.

ERP cung cấp cái nhìn tổng quan quy trình kinh doanh, cho phép người dùng có được cái nhìn toàn diện về từng lĩnh vực chức năng. BI phân tích dữ liệu, giúp các tổ chức đi sâu hơn vào các chỉ số hiệu suất chính, thực hiện sửa đổi các quy trình và tối ưu hóa chiến lược nếu cần.

Với sức mạnh tổng hợp của ERP và BI, tổ chức có thể đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu thông tin để thúc đẩy sự phát triển. BI có khả năng chuyển đổi dữ liệu trong phần mềm ERP và các ứng dụng khác thành những thông tin chi tiết quan trọng. Dưới đây là một số lợi ích từ việc tích hợp kết hợp ERP và BI:

Tổng hợp và phân tích dữ liệu

Hệ thống ERP tạo ra một lượng lớn dữ liệu từ các bộ phận khác nhau trong tổ chức. Khi BI được tích hợp vào ERP, doanh nghiệp có thể tiến hành phân tích nâng cao để thu được những hiểu biết hữu ích từ dữ liệu.

Tùy biến

Hệ thống ERP – BI tích hợp giúp các thành viên trong nhóm tạo báo cáo và trang tổng quan để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của bộ phận.

Phân tích dự đoán

Tích hợp ERP – BI cung cấp một cái nhìn đầy đủ về các kết quả trong quá khứ, hiện tại và tương lai.

Quyết định thời gian thực

Tận dụng dữ liệu thời gian thực để đưa ra quyết định chính xác. Dữ liệu thời gian thực cung cấp phân tích thời gian thực và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh.

Thúc đẩy hiệu quả

Tích hợp ERP – BI tạo điều kiện cho các tổ chức hợp nhất, sắp xếp và phân tích các tập dữ liệu lớn từ các nguồn khác nhau. Nó nâng cao tốc độ phân tích và cung cấp sự nhanh nhạy trong kinh doanh với dữ liệu sạch và chính xác.

Báo cáo

BI nâng cao khả năng báo cáo bằng cách cho phép người dùng kết hợp các bộ dữ liệu khổng lồ để phân tích chuyên sâu đồng thời đẩy nhanh quá trình tạo báo cáo.

10. Một số câu hỏi thường gặp về Business Intelligence

Business Intelligence phù hợp với những đối tượng nào?

Đối tượng phù hợp khi áp dụng BI vào hệ thống kinh doanh là:

• Ban quản trị (Executives).
• Người đưa ra quyết định kinh doanh (Business Decision Makers).
• Phân tích viên (Analysts).
• Khách hàng (Customer).

Xu hướng hiện tại của Business Intelligence là gì?

Với tính hiện đại, BI đang dần hướng đến những mục tiêu và xu hướng mới như:

• Phát triển khả năng tự phục vụ.
• Hỗ trợ công cụ trên nền tảng điện toán đám mây.
• Thiết bị di động thông minh.
• Kết hợp hài hòa giữa phần mềm và các dịch vụ tư vấn.

Sự khác nhau giữa BI và BA

Nguồn tham khảo:

1. Tableau.com: Business intelligence: A complete overview
2. Guru99.com: What is Business Intelligence? BI Definition, Meaning & Example
3. Selecthub.com: ERP and BI: Key Differences and How They Function Together

PhươngLNU/FMK