Fast SmartWork xây dựng quy trình quản lý công việc thông minh, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình vận hành, kiểm soát tiến độ thực hiện và nâng cao hiệu suất làm việc của từng bộ phận. Hệ thống cho phép theo dõi xuyên suốt toàn bộ công việc từ khởi tạo, phân công đến hoàn thành, đồng thời tích hợp dashboard thời gian thực (real-time), hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
Chức năng hệ thống
Hệ thống quản lý công việc được thiết kế theo vòng đời khép kín, giúp doanh nghiệp kiểm soát xuyên suốt. Toàn bộ công việc đều được lưu trữ và truy xuất bất kỳ lúc nào, đảm bảo minh bạch và không thất thoát dữ liệu.
- Tạo công việc với tiêu đề, deadline rõ ràng.
- Phân công nhân sự theo nhóm hoặc cá nhân.
- Theo dõi quá trình thực hiện và cập nhật trạng thái.
- Kiểm tra tiến độ theo thời gian thực.
- Nghiệm thu và lưu trữ toàn bộ lịch sử.
Định nghĩa quy trình công việc
Chuẩn hóa quy trình làm việc theo từng bước, đảm bảo mọi công việc đều tuân thủ quy trình, hạn chế sai sót và thiếu hồ sơ.
- Thiết lập các giai đoạn xử lý công việc.
- Quy định hồ sơ bắt buộc tại từng bước.
- Cảnh báo khi thiếu tài liệu.
- Không cho chuyển bước nếu chưa đủ điều kiện.
Giao việc & phân công nhân sự
Tính năng giao việc linh hoạt và nhanh chóng, đảm bảo công việc được phân bổ rõ ràng, không bị bỏ sót.
- Giao việc cho một hoặc nhiều nhân sự.
- Thiết lập deadline chi tiết đến từng giờ.
- Phân quyền theo cấp: Admin – Quản lý – Nhân viên.
- Tự động gửi thông báo khi có công việc mới.
Kiểm soát công việc cá nhân / nhân viên
Hệ thống giúp mỗi cá nhân và quản lý theo dõi công việc hiệu quả, tối ưu hiệu suất làm việc và phân bổ nguồn lực hợp lý.
Đối với nhân viên:
- Xem danh sách công việc được giao.
- Theo dõi trạng thái, deadline.
- Cập nhật tiến độ và hồ sơ.
- Xem lịch sử công việc.
Đối với quản lý:
- Theo dõi toàn bộ công việc của phòng ban.
- Phát hiện nhân sự quá tải hoặc chưa tối ưu.
- Xuất báo cáo nhanh theo nhiều tiêu chí.
Kanban board & sơ đồ Gantt
Trực quan hóa tiến độ công việc, giúp quản lý dự án hiệu quả và kiểm soát timeline chính xác.
- Kanban Board: theo dõi công việc theo trạng thái.
- Gantt Chart: quản lý tiến độ theo thời gian.
- Hiển thị % hoàn thành từng giai đoạn.
- Dễ dàng phát hiện điểm chậm tiến độ.
Quản lý tài liệu & hồ sơ
Quản lý toàn bộ tài liệu liên quan đến công việc, đảm bảo dữ liệu tập trung, dễ tra cứu và không bị thất lạc.
- Phân loại theo nhóm: pháp lý, kỹ thuật, tài chính…
- Tìm kiếm nhanh theo nhiều tiêu chí.
- Liên kết trực tiếp tài liệu với công việc.
- Tải xuống và truy cập mọi lúc, mọi nơi.
Dashboard và hệ thống báo cáo
Dashboard cung cấp một màn hình tổng quan cho lãnh đạo và quản lý. Màn hình cho phép người dùng tự kéo thả vị trí và kích thước các khối theo nhu cầu.
- Tổng số công việc, đang thực hiện, hoàn thành, quá hạn.
- Theo dõi năng suất theo từng nhân sự.
- Tình trạng dự án theo % tiến độ.
- Phát hiện điểm nghẽn, công việc trễ hạn.
Hệ thống báo cáo đa dạng, hỗ trợ xuất Excel, PDF và in báo cáo nhanh chóng.
- Năng suất nhân sự.
- Tiến độ công việc theo dự án.
- Danh sách công việc quá hạn.
- Báo cáo năng suất làm việc.
- Lịch làm việc.
- Theo dõi thời gian và mức độ ưu tiên.
