Thay vì phải xuất khoảng 1.000 hóa đơn điện tử mỗi ngày, nhiều doanh nghiệp đặc biệt trong lĩnh vực bán lẻ, thương mại điện tử mong muốn được gộp hóa đơn để tối ưu vận hành. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật hiện hành, việc này không thể thực hiện tùy ý mà phải tuân thủ chặt chẽ các quy định về thời điểm lập hóa đơn.
Doanh nghiệp có được gộp nhiều đơn hàng thành 1 hóa đơn điện tử không?
Theo hướng dẫn từ Cơ quan Thuế, doanh nghiệp không được gộp toàn bộ đơn hàng trong ngày để xuất một hóa đơn chung, nếu các đơn hàng phát sinh tại các thời điểm khác nhau.
Căn cứ pháp lý vào điểm a, khoản 6, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP) quy định:
“Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.”
Đồng nghĩa rằng mỗi lần giao dịch bán hàng phải lập hóa đơn tương ứng, không được dồn nhiều giao dịch thành 1 hóa đơn cuối ngày.
Có được ghi “người mua không lấy hóa đơn” để gộp hóa đơn không?
Câu trả lời là không được phép. Theo hướng dẫn của cơ quan thuế, doanh nghiệp không được ghi nội dung “Người mua không lấy hóa đơn” để thay thế các thông tin bắt buộc. Hóa đơn vẫn phải đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định.
Trường hợp nào được đơn giản hóa thông tin người mua?
Pháp luật có cho phép một số trường hợp đặc thù không cần đầy đủ thông tin người mua, cụ thể:
- Người mua là cá nhân không có mã số thuế
-
- Không bắt buộc ghi mã số thuế.
- Một số trường hợp không cần tên, địa chỉ.
- Khách hàng nước ngoài
-
- Có thể thay địa chỉ bằng: Số hộ chiếu hoặc Quốc tịch.
Doanh nghiệp bán lẻ, siêu thị, nhà hàng xử lý thế nào khi có nhiều đơn mỗi ngày?
Căn cứ khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Đối với các ngành có tần suất giao dịch lớn như: Siêu thị, trung tâm thương mại, nhà hàng, ăn uống, vận tải hành khách, dịch vụ giải trí,… bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (POS).
Nội dung chính của hóa đơn từ máy tính tiền:
- Thông tin người bán.
- Thông tin người mua (nếu yêu cầu).
- Tên hàng hóa, số lượng, giá.
- Thuế suất, tiền thuế (nếu có).
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Mã tra cứu (QR hoặc mã cơ quan thuế).
Có trường hợp nào được lập hóa đơn gộp không?
Có, nhưng rất hạn chế và phải đúng ngành nghề đặc thù. Theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 32/2025/TT-BTC, một số lĩnh vực được phép đối soát và lập hóa đơn sau gồm:
- Dịch vụ suất ăn công nghiệp.
- Dịch vụ tín dụng, chứng khoán.
- Vận tải taxi (đối với khách doanh nghiệp).
- Dịch vụ thông tin tín dụng.
Đặc điểm chung của các lĩnh vực trên là có đối soát dữ liệu giữa 2 bên, không phải giao dịch bán lẻ trực tiếp từng lần.
Người bán trên sàn thương mại điện tử nên làm gì khi có hàng nghìn đơn mỗi ngày?
Thay vì tìm cách gộp hóa đơn, người bán nên chuyển sang các giải pháp tối ưu hơn như sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đồng thời tích hợp đồng bộ giữa phần mềm kế toán, bán hàng và hệ thống hóa đơn.
Việc tự động hóa toàn bộ quy trình xuất hóa đơn không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý, giảm thiểu sai sót trong nhập liệu mà còn đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
>>> Xem thêm: Phần mềm kế toán FAST tích hợp với các sàn thương mại điện tử
Câu hỏi thường gặp
Có thể xuất 1 hóa đơn cho toàn bộ đơn hàng trong ngày không?
Không. Mỗi giao dịch phải lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao hàng hóa.
Nếu khách không lấy hóa đơn thì có cần xuất không?
Vẫn phải lập hóa đơn theo quy định, không được ghi chung “không lấy hóa đơn” để bỏ qua thông tin.
Bán hàng online nhiều đơn nhỏ lẻ thì xử lý thế nào?
Nên sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc hệ thống tự động để xuất theo từng đơn.
Khi nào được phép gộp hóa đơn?
Chỉ áp dụng cho một số ngành đặc thù có đối soát dữ liệu (theo Thông tư 32/2025/TT-BTC).