fbpx

Thuê tài sản là gì? Cách kê khai và tính thuế

11/11/2025

11/11/2025

97

Hoạt động thuê tài sản ngày càng phổ biến trong doanh nghiệp, từ thuê văn phòng, nhà xưởng, thiết bị đến phương tiện vận tải. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn gặp khó khăn trong việc xác định nghĩa vụ thuế và cách kê khai đúng quy định. Trong bài viết này, FAST sẽ giúp bạn hiểu rõ thuê tài sản là gì, các hình thức thuê phổ biến, đồng thời hướng dẫn chi tiết cách kê khai và tính thuế để doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật, quản lý tài chính hiệu quả hơn.

1. Thuê tài sản là gì?

Theo Điều 472 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng thuê tài sản được hiểu là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cho thuê giao tài sản cho bên thuê để sử dụng trong một thời hạn nhất định và bên thuê có nghĩa vụ trả tiền thuê. Việc thuê tài sản có thể được thực hiện dưới hình thức văn bản, lời nói hoặc hành vi cụ thể, tuy nhiên trong thực tiễn, hợp đồng thuê thường được lập thành văn bản để đảm bảo giá trị pháp lý và làm căn cứ kê khai, hạch toán thuế. Tài sản được phép cho thuê bao gồm:

  • Động sản như máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, hàng hóa,…
  • Bất động sản như nhà xưởng, văn phòng, quyền sử dụng đất (theo điều kiện luật định).
  • Tài sản vô hình như phần mềm, quyền khai thác thương hiệu, quyền sử dụng tài sản trí tuệ (nếu được pháp luật cho phép).
Hình thức giao dịch Bản chất pháp lý Quyền sở hữu Nghĩa vụ tài chính chính yếu Ghi chú
Thuê tài sản Giao tài sản để sử dụng có thời hạn, có trả tiền thuê Thuộc bên cho thuê Bên thuê trả tiền thuê định kỳ hoặc theo thỏa thuận Hết thời hạn thuê, tài sản được hoàn trả
Mua bán tài sản Chuyển quyền sở hữu tài sản từ bên bán sang bên mua Thuộc bên mua sau khi thanh toán Bên mua trả toàn bộ giá trị tài sản Không hoàn trả tài sản
Cho thuê mua tài sản Kết hợp giữa thuê và mua, có quyền sở hữu sau thời gian thuê Thuộc bên thuê sau khi hoàn tất thanh toán Bên thuê trả định kỳ, có phần lãi thuê mua Áp dụng cho tài sản giá trị lớn (máy móc, xe, nhà xưởng)
Chuyển quyền sử dụng (như nhượng quyền thương mại) Cho phép sử dụng quyền, công nghệ, thương hiệu Không chuyển quyền sở hữu Bên nhận chuyển quyền trả phí chuyển quyền Mang tính vô hình, không áp dụng cho tài sản vật chất

Như vậy, thuê tài sản mang bản chất là giao tài sản để sử dụng tạm thời có điều kiện hoàn trả, không làm thay đổi quyền sở hữu. Đây là hình thức phổ biến trong hoạt động kinh doanh, đầu tư và sản xuất, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí đầu tư ban đầu, linh hoạt trong quản lý tài sản và phù hợp với yêu cầu hạch toán kế toán – thuế theo quy định hiện hành.

Thuê tài sản là gì

Thuê tài sản mang bản chất là giao tài sản để sử dụng tạm thời có điều kiện hoàn trả

2. Các hình thức thuê tài sản phổ biến

Hiện nay, việc thuê tài sản được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào loại tài sản, thời hạn thuê và mục đích sử dụng của bên thuê. Một số hình thức phổ biến bao gồm: thuê dân sự thông thường, thuê tài chính (leasing), và thuê bất động sản, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải.

  • Thuê tài sản theo hợp đồng dân sự thông thường là hình thức phổ biến nhất, được điều chỉnh bởi Bộ luật Dân sự 2015. Theo đó, bên cho thuê giao tài sản cho bên thuê sử dụng trong thời hạn nhất định, bên thuê có nghĩa vụ trả tiền thuê và bảo quản tài sản. Hình thức này có ưu điểm là thủ tục đơn giản, linh hoạt, áp dụng được cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, vì không chuyển quyền sở hữu nên không phù hợp với nhu cầu đầu tư hoặc sử dụng dài hạn.
  • Trong khi đó, thuê tài chính (thuê mua – leasing) thường được các doanh nghiệp áp dụng khi cần sử dụng tài sản có giá trị lớn như máy móc, dây chuyền sản xuất hoặc phương tiện vận tải. Đặc điểm của thuê tài chính là bên thuê được sử dụng tài sản trong phần lớn thời gian hữu ích của tài sản và có thể mua lại khi hết thời hạn thuê. Ưu điểm là giúp doanh nghiệp giảm áp lực vốn đầu tư ban đầu, chi phí thuê được hạch toán hợp lý vào chi phí hoạt động. Tuy nhiên, hợp đồng thuê tài chính thường mang tính ràng buộc cao, ít linh hoạt và bên thuê phải chịu trách nhiệm rủi ro về hư hỏng tài sản.
  • Ngoài ra, các hình thức thuê bất động sản, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải cũng được sử dụng rộng rãi trong hoạt động sản xuất – kinh doanh. Việc thuê nhà xưởng, kho bãi hoặc văn phòng giúp doanh nghiệp có mặt bằng ổn định mà không cần bỏ ra khoản vốn lớn để sở hữu. Còn việc thuê máy móc, phương tiện giúp tối ưu chi phí cho các dự án ngắn hạn, tránh hao mòn tài sản cố định. Tuy nhiên, nhược điểm là chi phí thuê có thể cao hơn về dài hạn và phụ thuộc vào năng lực của bên cho thuê.

Tóm lại, mỗi hình thức thuê tài sản đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Doanh nghiệp hoặc cá nhân cần căn cứ vào mục đích sử dụng, khả năng tài chính và thời hạn đầu tư để lựa chọn hình thức thuê phù hợp, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về hợp đồng, thuế và nghĩa vụ tài chính liên quan.

Các hình thức thuê tài sản phổ biến

Tùy thuộc vào loại tài sản, thời hạn thuê và mục đích sử dụng của bên thuê

3. Cách kê khai và tính thuế cho thuê tài sản

Hoạt động cho thuê tài sản bao gồm nhà ở, mặt bằng, phương tiện vận tải, máy móc thiết bị được xem là một hình thức tạo thu nhập hợp pháp, song cũng phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định. Việc nắm rõ cách kê khai và tính thuế giúp cá nhân, doanh nghiệp chủ động trong quản lý tài chính, hạn chế sai sót và rủi ro khi làm việc với cơ quan thuế.

3.1. Cách tính thuế cho thuê tài sản

Trường hợp phải nộp thuế và được miễn thuế

Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, cá nhân cho thuê tài sản có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Nếu doanh thu không vượt quá 100 triệu đồng/năm, người cho thuê được miễn thuế GTGT và thuế TNCN.

Đối với doanh nghiệp cho thuê, việc kê khai và nộp thuế được thực hiện như các hoạt động kinh doanh thông thường, không phụ thuộc vào ngưỡng doanh thu.

Thuế phải nộp đối với cá nhân cho thuê tài sản

Loại thuế Căn cứ tính thuế Tỷ lệ trên doanh thu Ghi chú
Thuế GTGT Doanh thu cho thuê 5% Áp dụng nếu doanh thu >100 triệu đồng/năm
Thuế TNCN Doanh thu cho thuê 5% Tương tự như trên
Lệ phí môn bài Theo doanh thu năm 300.000 – 1.000.000 đồng/năm Nộp đầu năm hoặc khi phát sinh hoạt động

Cách tính thuế tổng hợp: Thuế phải nộp = Doanh thu cho thuê × (Tỷ lệ GTGT + Tỷ lệ TNCN)

Ví dụ:  Cá nhân cho thuê nhà 20 triệu đồng/tháng. Doanh thu năm 240 triệu đồng. Thuế GTGT = 240 × 5% = 12 triệu đồng. Thuế TNCN = 240 × 5% = 12 triệu đồng. Vậy tổng thuế phải nộp = 24 triệu đồng/năm (chưa bao gồm lệ phí môn bài).

Đối với doanh nghiệp cho thuê tài sản

Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ sau:

  • Thuế GTGT: kê khai theo phương pháp khấu trừ hoặc trực tiếp tùy quy mô.
  • Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): tính trên phần lợi nhuận sau khi trừ chi phí hợp lý, khấu hao tài sản.
  • Lệ phí môn bài: nộp hàng năm dựa trên vốn điều lệ đăng ký.

Cách kê khai và tính thuế cho thuê tài sản

Nếu doanh thu không vượt quá 100 triệu đồng/năm, người cho thuê được miễn thuế GTGT và thuế TNCN

3.2. Cách kê khai và nộp thuế cho thuê tài sản

Đối với cá nhân cho thuê tài sản

Người cho thuê cần kê khai thuế lần đầu khi hợp đồng cho thuê bắt đầu có hiệu lực. Hồ sơ bao gồm:

  • Tờ khai mẫu số 01/TTS (ban hành kèm Thông tư 40/2021/TT-BTC).
  • Bản sao hợp đồng cho thuê tài sản.
  • Bản sao giấy tờ tùy thân hoặc đăng ký thuế của người nộp.

Kỳ kê khai và thời hạn nộp thuế:

  • Có thể kê khai theo từng lần phát sinh hoặc theo năm nếu hợp đồng kéo dài.
  • Hạn cuối nộp hồ sơ là ngày 30 của quý kế tiếp kể từ khi phát sinh doanh thu.

Cách nộp thuế:
 Người nộp thuế có thể lựa chọn một trong các phương thức:

Sau khi nộp, biên lai điện tử sẽ được hệ thống tự động cập nhật, giúp dễ dàng lưu trữ và tra cứu khi cần thiết.

Đối với doanh nghiệp cho thuê tài sản

Doanh nghiệp thực hiện kê khai định kỳ theo tháng hoặc quý, tùy doanh thu, thông qua các phần mềm kế toán và khai thuế điện tử. Việc ứng dụng FAST Accounting và FAST Accounting Online giúp doanh nghiệp:

  • Tự động tổng hợp doanh thu từ hợp đồng cho thuê.
  • Tính thuế GTGT, TNDN và lệ phí môn bài chính xác
  • Hỗ trợ lập tờ khai điện tử, xuất biên lai, báo cáo nhanh cho cơ quan thuế.

FAST Accounting Online

Doanh nghiệp thực hiện kê khai định kỳ theo tháng hoặc quý, tùy doanh thu, thông qua các phần mềm kế toán và khai thuế điện tử

4. Hợp đồng thuê tài sản

Hợp đồng thuê tài sản là căn cứ pháp lý quan trọng ghi nhận thỏa thuận giữa bên cho thuê và bên thuê, nhằm đảm bảo quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của các bên. Một hợp đồng rõ ràng, chặt chẽ giúp hạn chế rủi ro, đồng thời là cơ sở để thực hiện nghĩa vụ thuế, hạch toán và thanh toán đúng quy định.

Các nội dung quan trọng cần có trong hợp đồng thuê tài sản gồm:

  • Thông tin các bên: Ghi rõ họ tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), người đại diện pháp lý của bên cho thuê và bên thuê.
  • Đối tượng thuê: Mô tả chi tiết tài sản thuê (loại, đặc điểm, tình trạng, giá trị, số lượng, địa điểm sử dụng).
  • Thời hạn thuê: Ghi rõ thời gian bắt đầu, kết thúc, điều kiện gia hạn hoặc chấm dứt trước hạn.
  • Giá thuê và phương thức thanh toán: Nêu rõ mức giá, hình thức và thời điểm thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản).
  • Quyền và nghĩa vụ của các bên: Bên cho thuê có trách nhiệm bàn giao đúng thỏa thuận; bên thuê có nghĩa vụ bảo quản, sử dụng đúng mục đích và hoàn trả tài sản khi hết hạn.
  • Trách nhiệm khi vi phạm hợp đồng: Quy định cụ thể mức bồi thường, phạt vi phạm và điều kiện hủy hợp đồng.
  • Giải quyết tranh chấp: Nêu rõ cơ quan hoặc hình thức giải quyết (tòa án hoặc trọng tài kinh tế).
  • Điều khoản về thuế: Xác định trách nhiệm kê khai, nộp thuế GTGT, thuế TNCN hoặc TNDN tương ứng.
  • Hiệu lực hợp đồng: Thời điểm có hiệu lực, số bản, chữ ký và con dấu của các bên.

Phân biệt giữa thuê tài chính và thuê hoạt động:

  • Thuê tài chính: Là hình thức thuê dài hạn, bên thuê chịu hầu hết rủi ro và lợi ích liên quan đến tài sản. Tài sản có thể được chuyển quyền sở hữu sau khi kết thúc hợp đồng. Bên thuê ghi nhận tài sản và nợ phải trả trên sổ sách.
  • Thuê hoạt động: Là hình thức thuê ngắn hạn, không chuyển quyền sở hữu. Bên thuê chỉ ghi nhận chi phí thuê trong kỳ.

Ví dụ: Thuê máy móc sản xuất 5 năm (thuê tài chính); thuê văn phòng trong 1 năm (thuê hoạt động).

>> Tải ngay Mẫu hợp đồng cho thuê tại sản tại đây.

Hợp đồng thuê tài sản

Hợp đồng thuê tài sản là căn cứ pháp lý quan trọng ghi nhận thỏa thuận giữa bên cho thuê và bên thuê

5. Các lưu ý khi thuê tài sản

Khi tham gia hợp đồng thuê tài sản, dù là cá nhân hay doanh nghiệp, các bên cần đặc biệt chú ý đến những yếu tố pháp lý, nghĩa vụ thuế và điều khoản ràng buộc để tránh tranh chấp, rủi ro về sau. Một số điểm quan trọng gồm:

  • Xác minh quyền sở hữu tài sản của bên cho thuê: Trước khi ký kết, cần kiểm tra rõ tài sản thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên cho thuê hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Với bất động sản, nên yêu cầu cung cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà; với máy móc, phương tiện – cần kiểm tra hóa đơn, giấy tờ nhập khẩu, đăng kiểm…
  • Thỏa thuận rõ thời hạn và điều kiện chấm dứt hợp đồng: Thời hạn thuê cần được quy định cụ thể (từ ngày, đến ngày) kèm điều kiện gia hạn hoặc chấm dứt trước hạn. Nên quy định trách nhiệm bồi thường khi một bên vi phạm để đảm bảo công bằng và minh bạch.
  • Xác định rõ chi phí và nghĩa vụ thuế: Cần ghi cụ thể trong hợp đồng về đơn giá thuê, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, cũng như bên chịu thuế (GTGT, TNCN hoặc TNDN). Với cá nhân cho thuê tài sản, nếu doanh thu > 100 triệu đồng/năm, phải kê khai và nộp đủ các loại thuế theo quy định.
  • Kiểm tra tình trạng tài sản trước và sau khi thuê: Hai bên nên lập biên bản bàn giao ghi rõ tình trạng, số lượng, thông số kỹ thuật (nếu có), hình ảnh kèm theo. Khi hết hạn thuê, việc đối chiếu theo biên bản này giúp giảm thiểu tranh chấp về hư hỏng, mất mát.
  • Quy định rõ trách nhiệm bảo dưỡng, sửa chữa: Hợp đồng cần nêu rõ bên nào chịu chi phí bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên và chi phí phát sinh khi tài sản hỏng hóc do sử dụng sai mục đích.
  • Chú ý điều khoản về bảo đảm và bồi thường: Một số hợp đồng yêu cầu bên thuê đặt cọc hoặc cam kết bảo đảm nghĩa vụ thanh toán. Khi tài sản bị thiệt hại hoặc mất mát, điều khoản bồi thường cần được áp dụng rõ ràng theo giá trị thị trường hoặc thỏa thuận trước.
  • Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ: Các chứng từ như hợp đồng, hóa đơn, biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán là căn cứ quan trọng cho việc kê khai thuế và giải quyết tranh chấp sau này.

Việc thuê tài sản không chỉ là giao dịch dân sự thông thường mà còn gắn liền với trách nhiệm tài chính và pháp lý của cả hai bên. Một hợp đồng rõ ràng, kèm theo việc tuân thủ quy định thuế và kiểm soát hồ sơ đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, giảm rủi ro và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài sản.

Các lưu ý khi thuê tài sản

Khi tham gia hợp đồng thuê tài sản, dù là cá nhân hay doanh nghiệp, các bên cần đặc biệt chú ý đến những yếu tố pháp lý

6. Giải đáp thắc mắc thường gặp (FAQ)

6.1. Thuê tài sản có phải đăng ký hợp đồng với cơ quan nhà nước không?

Không bắt buộc đăng ký, trừ một số trường hợp đặc biệt như thuê quyền sử dụng đất, nhà ở, hoặc phương tiện vận tải có yêu cầu đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, hợp đồng thuê nên được lập thành văn bản, có đầy đủ chữ ký, dấu (nếu có) để đảm bảo giá trị pháp lý và thuận tiện khi kê khai thuế.

6.2. Có thể cho thuê tài sản theo nhiều hợp đồng nhỏ cùng lúc không?

Có thể, miễn là các hợp đồng không vi phạm quy định pháp luật và chủ tài sản đảm bảo quyền sở hữu hợp pháp. Tuy nhiên, tổng doanh thu cho thuê trong năm (từ tất cả các hợp đồng) sẽ được cộng dồn để tính thuế, nếu vượt ngưỡng 100 triệu đồng/năm, cá nhân cho thuê phải kê khai và nộp đầy đủ các loại thuế theo quy định.

6.3. Trường hợp hủy hợp đồng thuê thì kê khai và nộp thuế thế nào?

Nếu hợp đồng bị hủy trước thời hạn và chưa phát sinh doanh thu, người cho thuê có thể điều chỉnh tờ khai thuế hoặc không phải nộp thuế. Trường hợp đã nhận tiền thuê trước, cần kê khai điều chỉnh doanh thu tương ứng với thời gian thực tế đã cho thuê, đồng thời hoàn trả phần tiền thuê chưa sử dụng cho bên thuê (nếu có). Việc này nên được lập biên bản hủy hợp đồng và gửi thông báo đến cơ quan thuế để đảm bảo minh bạch và đúng quy định.

Thuê tài sản là một hoạt động phổ biến trong cả cá nhân và doanh nghiệp, giúp tối ưu chi phí và sử dụng hiệu quả nguồn lực mà không cần sở hữu tài sản cố định. Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, người thuê và cho thuê cần nắm rõ các hình thức thuê, quy trình kê khai – nộp thuế, cũng như các điều khoản quan trọng trong hợp đồng.

Việc thực hiện đúng quy định không chỉ giúp tránh rủi ro pháp lý mà còn tạo sự minh bạch trong quản lý tài chính. Để hỗ trợ kế toán và doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng các nghiệp vụ liên quan đến kê khai thuế, quản lý hợp đồng và hạch toán doanh thu từ cho thuê tài sản, phần mềm FAST Accounting Online và FAST Accounting là công cụ hữu ích, giúp tự động hóa quy trình, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý chứng từ.

Thông tin liên hệ: