- Quản lý công nợ của từng nhà cung cấp
- Quản lý công nợ chi tiết theo từng hóa đơn và theo hạn thanh toán
- Quản lý công nợ theo từng hợp đồng mua.
Phần mềm kế toán phải đáp ứng được các yêu cầu trên.
Đối với việc quản lý công nợ chi tiết theo nhà cung cấp, phần mềm kế toán phải lên được các báo cáo như:
- Sổ chi tiết công nợ của một nhà cung cấp
- Bảng đối chiếu công nợ hoặc bảng xác nhận công nợ
- Bảng cân đối công nợ của các nhà cung cấp…
Đối với việc quản lý công nợ chi tiết theo các hóa đơn, phần mềm kế toán phải lên được các báo cáo:
- Báo cáo tuổi nợ của các hóa đơn (thường là chia theo tuần hoặc tháng)
- Bảng kê các hóa đơn đến hạn thanh toán
- Bảng kê các hóa đơn quá hạn
- Bảng kê các hóa đơn còn nợ của một nhà cung cấp…
Khi theo dõi công nợ theo hóa đơn, trên thực tế thường xảy ra doanh nghiệp – người mua tạm ứng trước tiền hàng / dịch vụ cho nhà cung cấp. Khi đó còn chưa có hóa đơn từ nhà cung cấp. Vì vậy phần mềm kế toán phải cho phép chỉ số tiền tạm ứng cho hóa đơn khi nhận được sau đó. Có những trường hợp doanh nghiệp – người mua trả tiền một lần cho nhiều hóa đơn thì phần mềm kế toán cũng phải cho phép phân bổ số tiền đó cho từng hóa đơn.
Việc quản lý công nợ theo các hợp đồng thì cũng giống như theo dõi công nợ theo hóa đơn. Tuy nhiên ở đây có đặc thù là một hợp đồng có thể có nhiều giai đoạn thanh toán, theo tiến độ và khối lượng thực hiện.
Những phần mềm kế toán quản trị công nợ tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp theo dõi công nợ chặt chẽ, trả nợ đúng hạn, giúp xây dựng tốt mối quan hệ với nhà cung cấp và giúp cho doanh nghiệp lập kế hoạch dòng tiền thu chi tối ưu.
