Điểm nổi bật trong dự án triển khai giải pháp ERP Fast Business Online cho Công ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Bình Thành – Doanh nghiệp sản xuất may mặc, cung cấp cho thị trường hơn 300.000 sản phẩm/năm.
Tóm tắt dự án
- Giải pháp triển khai: Fast Business Online (FBO)
- Phân hệ triển khai: Kế toán, Hợp nhất báo cáo tài chính
- Lĩnh vực: May mặc
- Trụ sở chính: Tỉnh Hải Dương
- Số đơn vị triển khai: 12
- Số người sử dụng: 30
- Triển khai: 5,5 tháng (04-11-2017 đến 17-04-2018).
Tóm tắt thông tin doanh nghiệp
Công ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Bình Thành là doanh nghiệp chuyên sản xuất, gia công hàng may mặc. Công ty sở hữu nhà máy sản xuất lớn nằm tại khu công nghiệp Phú Thái tỉnh Hải Dương, một trong những khu công nghiệp có vị trí đắc địa của tỉnh. Với diện tích nhà xưởng 2.520m2, nhà máy may mặc thời trang Bình Thành cho ra đời khoảng 300.000 sản phẩm/năm.
Ảnh: Công ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Bình Thành
Nhu cầu triển khai ERP và giải pháp được chọn
Trước khi triển khai giải pháp ERP Fast Business Online, Bình Thành đang sử dụng nhiều bản phần mềm kế toán Fast Accounting cho từng đơn vị nên gặp khó khăn trong việc việc hợp nhất báo cáo tài chính. Sau khi được tư vấn từ FAST đồng thời tham khảo sử dụng phần mềm, nhận thấy những ưu điểm nổi bật của giải pháp ERP nên công ty quyết định lựa chọn Fast Business Online để triển khai tại doanh nghiệp.
Bình Thành chia sẻ 3 lý do quan trọng nhất để quyết định lựa chọn FBO:
- FBO là giải pháp quản lý gần như có đầy đủ các tính năng mà doanh nghiệp cần. Về kế toán, FBO đã có một phân hệ chuẩn, được thiết kế phù hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, gần như không phải chỉnh sửa nhiều. Ngoài ra hệ thống báo cáo đặc thù riêng của đơn vị cũng được đáp ứng rất tốt.
- FAST là thương hiệu nổi tiếng, chúng tôi rất tin tưởng vào chất lượng và dịch vụ của FAST, hiện tại công ty chúng tôi cảm thấy hài lòng, đặc biệt là sự tận tình, chu đáo của cán bộ bên FAST.
- Những giải pháp và dịch vụ FAST đề xuất và triển khai cho đơn vị có giá cả rất phù hợp với doanh nghiệp.
Các bài toán tiêu biểu trong quá trình triển khai
Hợp nhất dữ liệu báo cáo tài chính nhiều đơn vị: Trước khi dùng FBO, các đơn vị sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting độc lập nên việc hợp nhất phải làm thủ công. Kết xuất dữ liệu cần bù trừ, hợp nhất của từng đơn vị ra excel, sau đó cộng, trừ, bù trừ giữa các mã khách, đơn vị để ra dữ liệu cần hạch toán. Bên cạnh đó phải nhập tay tất cả các bút toán hạch toán bù trừ, hợp nhất.
Tính giá thành sản xuất trên phần mềm theo đặc thù tập hợp theo lệnh sản xuất, đơn giá của các sản phẩm trong một lệnh sản xuất phải bằng nhau.
Thuận lợi và khó khăn
Trao đổi về thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực hiện dự án, Bình Thành nêu ra những điểm khá rõ ràng.
Về thuận lợi:
- Giải pháp FBO của FAST được phát triển trên nền tảng web, cho phép truy cập, làm việc mọi lúc, mọi nơi, từ bất kỳ thiết bị nào nên việc triển khai và cài đặt cũng dễ dàng hơn.
- Nhân viên triển khai giải pháp FBO của FAST thân thiện, nhiệt tình, giải thích rõ ràng nên việc nắm bắt, trải nghiệm, thực hiện công việc được tiếp thu nhanh. Những thắc mắc cũng được nhân viên triển khai giải thích trong thời gian sớm nhất.
- Nhân viên của Bình Thành đã từng trải nghiệm với chương trình Fast Accounting các phiên bản trước đó nên việc triển khai sang giải pháp FBO đã có sự chuẩn bị trước và cũng nắm bắt được tương ứng những phần hành kế toán trong FAST.
Về khó khăn:
- Công ty Bình Thành với đặc thù sản xuất may mặc, tồn tại rất nhiều mã hàng, mã sản phẩm, việc cập nhật giai đoạn đầu còn nhiều phức tạp, khó khăn do phải làm quen với giao diện mới, các phân hệ mới với nhiều tính năng mở rộng hơn.
- Việc hai bên đồng thời triển khai, cũng như công việc hiện tại của đơn vị về công tác sản xuất kinh doanh cũng phải hoàn thành sớm dẫn đến việc sắp xếp thời gian triển khai còn nhiều khó khăn. Nhiều khi nhân viên kế toán vừa học vừa làm, thắc mắc đến đâu lại chuyển email cho đơn vị phần mềm giải thích, sửa chữa, cập nhật cho phù hợp.
- Thời gian triển khai dài khiến cho mọi người nhiều lúc ảnh hưởng về tâm lý, khối lượng công việc tăng theo thời gian, nhiều khi có những sai sót, báo cáo không chuẩn xác do đã quen với giao diện của những phần mềm cũ.
Anh TháiNH – Trưởng dự án chia sẻ: “Đội ngũ nhân viên của khách hàng khá trẻ, nhiệt tình nắm bắt rất nhanh trong quá trình thực hiện giúp cho dự án được tiến hành thuận lợi hơn rất nhiều. Tuy nhiên, do đặc thù ngành nên công ty thường xuyên phải làm việc đến 22h nên phải sắp xếp thời gian để hỗ trợ ngoài giờ cho dự án”.
Kết quả đạt được
Từ bài toán đặt ra, kết quả thể hiện rất rõ ràng sau quá trình triển khai:
- Dữ liệu tập trung – thống nhất: Các đơn vị thành viên được tạo mã đơn vị cơ sở riêng đồng thời sử dụng chung một hệ thống danh mục thống nhất, không bị trùng nhau tạo thuận tiện trong việc xử lý các dữ liệu.
- Đảm bảo số liệu được kết nối trực tiếp, liên tục, chặt chẽ giúp cho việc tổng hợp báo cáo được nhanh chóng, dễ dàng và chuẩn xác hơn, tiết kiệm rất nhiều thời gian.
- Thuận tiện trong quá trình triển khai công việc, quản lý công việc, cập nhật dữ liệu dù ở bất kỳ đâu (đi công tác, làm việc ngày nghỉ tại nhà, tăng giờ để hoàn thành báo cáo tháng, quý, năm…
- Tăng độ chính xác, tránh nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian trong việc tính giá thành sản phẩm.
Lắng nghe góp ý từ khách hàng
“Công ty Bình Thành mong muốn FAST đứng ở vị trí của khách hàng để hiểu được những khó khăn khi khách hàng sử dụng phần mềm. Thực tế đã có rất nhiều những tình huống hạch toán, tổng hợp, quản trị phát sinh bất thường trong quá trình thực hiện với phần mềm.
Với đặc điểm khối lượng sản xuất – kinh doanh rất lớn, Bình Thành rất cần bộ phận CSKH của FAST hiểu được tổng quan vấn đề sản xuất tại công ty để có thể thực hiện sửa chữa, hỗ trợ các sự cố với thời gian nhanh nhất có thể”.
Thành viên đội dự án
Anh TháiNH – Trưởng dự án: Là nhân viên tư vấn giải pháp ERP với hơn 10 năm kinh nghiệm. Anh TháiNH được biết đến là Faster kỳ cựu của FAST với nhiều dự án nổi bật có thể kế đến như: Truyền thông ADT, Mavin Austfeed, Cơ khí Hà Nội, Tổng cty chăn nuôi Việt Nam (Vilico)…