Các bước trong quy trình kế toán tại một doanh nghiệp theo quy định

Hạch toán đóng vai trò then chốt trong việc quản lý tài chính hiệu quả giúp ghi nhận, tổng hợp và báo cáo các giao dịch kinh tế, tài chính một cách chính xác và kịp thời. Qua bài viết này, FAST sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về hạch toán, giải thích các nguyên tắc cơ bản và chi tiết quy trình hạch toán mà mọi doanh nghiệp cần tuân thủ để đảm bảo tính minh bạch trong chiến lược kinh doanh trong tương lai.

1. Quy trình kế toán là gì?

Quy trình kế toán là tập hợp các bước công việc được xây dựng một cách có hệ thống và logic, nhằm hướng dẫn hoạt động kế toán trong doanh nghiệp. Quy trình này được tổ chức theo trình tự phù hợp với từng bộ phận, đồng thời đảm bảo tính liên kết giữa các phòng ban liên quan. Mỗi bước trong quy trình được phân định rõ ràng về mức độ quan trọng, quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân tham gia.

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp đều kéo theo quy trình kế toán tương ứng. Vì vậy, nhân sự kế toán ở mọi vị trí đều cần hiểu rõ, nắm vững và thực hiện đúng các bước trong quy trình này để đảm bảo công việc diễn ra hiệu quả và chính xác.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hàng bán bị trả lại: Quy trình và ví dụ

2. Yêu cầu của phương pháp hạch toán kế toán

• Đảm bảo tính nhất quán: Công tác kế toán được tổ chức theo hệ thống thống nhất từ ​​trung ương đến các đơn vị kinh tế. Vì vậy, các chứng từ kế toán cung cấp phải đảm bảo tính thống nhất, nhất là trong việc tổ chức công tác kế toán theo từng ngành và doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định của nhà nước.
• Chính xác, minh bạch, khách quan: Thông tin kế toán cung cấp phải chính xác, minh bạch và khách quan, phù hợp với tính chất của hoạt động kinh tế, giúp các cơ quan nhà nước có liên quan và các cấp quản lý công ty hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh của công ty. Những thông tin này sẽ giúp họ tìm ra giải pháp hợp lý nhằm tối đa hóa hiệu quả hoạt động đồng thời giảm thiểu chi phí vận hành.
  hoạt động kém hiệu quả, mang lại hiệu quả hoạt động và lợi nhuận tối ưu cho doanh nghiệp.
• Đúng giờ: Để thúc đẩy phát triển kinh tế đất nước và mở rộng quy mô khởi nghiệp, lãnh đạo doanh nghiệp cần nắm bắt nhanh các thông tin về hoạt động kinh tế, tình hình tài chính ở từng giai đoạn của doanh nghiệp, giúp đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời. Rõ ràng, chính xác và dễ hiểu
• Rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu: Thông tin kế toán phải được cung cấp rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu để các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan có thể phát hiện và ngăn chặn ngay những vi phạm trong hoạt động quản lý tài chính của công ty. Chính sự rõ ràng, dễ hiểu của thông tin kế toán đã giúp cơ quan đưa ra những quyết định đúng đắn, đảm bảo tính minh bạch, trung thực trong hoạt động kinh doanh.
  hoạt động của mỗi công ty.

3. Tầm quan trọng của hạch toán trong kinh doanh và quản lý tài chính

Hạch toán đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc vận hành và phát triển của mọi doanh nghiệp, không chỉ đơn thuần là việc ghi chép các giao dịch tài chính mà còn là một công cụ hữu hiệu để quản lý, điều hành và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.

• Cung cấp thông tin tài chính chính xác và kịp thời: Hạch toán giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình tài chính hiện tại, từ đó đánh giá được sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Thông qua việc phân tích số liệu hạch toán, doanh nghiệp có thể phát hiện ra những vấn đề tồn tại như rò rỉ chi phí, hiệu quả hoạt động thấp hoặc nắm bắt các cơ hội kinh doanh mới. Các thông tin tài chính chính xác và kịp thời là cơ sở quan trọng để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn như đầu tư, mở rộng thị trường hay cắt giảm chi phí.
• Hỗ trợ quản lý hiệu quả: Hạch toán giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính chi tiết, dự báo doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong tương lai. Bằng cách theo dõi các khoản chi phí, doanh nghiệp có thể kiểm soát chi tiêu, giảm thiểu lãng phí và tăng hiệu quả hoạt động. Hơn nữa, hạch toán còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đánh giá hiệu quả của các hoạt động kinh doanh, từ đó đưa ra các biện pháp cải tiến phù hợp.
• Đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật: Hạch toán giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch trong các hoạt động tài chính, tạo niềm tin cho các nhà đầu tư, đối tác và khách hàng. Việc ghi chép đầy đủ và chính xác còn giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán và thuế, tránh các rủi ro pháp lý.
• Cung cấp cơ sở cho các hoạt động khác: Hạch toán là nền tảng để lập báo cáo tài chính, cung cấp thông tin quan trọng cho các bên liên quan như nhà đầu tư, ngân hàng và cơ quan thuế. Ngoài ra, hạch toán còn giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, từ đó phân bổ nguồn lực hợp lý, đảm bảo mọi hoạt động đều được thực hiện hiệu quả và tối ưu.

4. Các giai đoạn trong quy trình kế toán doanh nghiệp:

Quy trình kế toán gồm nhiều bước liên tiếp, đảm bảo việc ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ tài chính một cách chính xác và tuân thủ pháp luật. Cụ thể:

Bước 1: Thu thập nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Kế toán tiếp nhận và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế như mua bán, thanh toán, chi trả, phát sinh từ các phòng ban. Đây là dữ liệu đầu vào để lập chứng từ kế toán.

Ví dụ: Chi tiền trả lương, ứng tiền mua công cụ dụng cụ,…

Bước 2: Lập chứng từ kế toán

Dựa vào nghiệp vụ đã phát sinh, kế toán lập chứng từ gốc – căn cứ pháp lý để ghi nhận các hoạt động tài chính. Chứng từ có thể là phiếu chi, hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho,…

Bước 3: Kiểm tra, xử lý chứng từ

Trước khi ghi nhận vào sổ sách, chứng từ được kiểm tra để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp và hạn chế sai sót. Đây là bước quan trọng để kiểm soát rủi ro trong quá trình kế toán.

Bước 4: Ghi sổ kế toán

Sau khi chứng từ được duyệt, kế toán tiến hành ghi sổ cái, sổ chi tiết, nhật ký,… bằng cách nhập liệu thủ công hoặc sử dụng phần mềm. Việc này giúp hình thành hệ thống số liệu kế toán của doanh nghiệp.

Bước 5: Sắp xếp và lưu trữ chứng từ

Chứng từ và sổ sách cần được phân loại, lưu trữ khoa học để phục vụ việc tra cứu, kiểm tra sau này và tuân thủ quy định về lưu trữ kế toán.

Bước 6: Kết chuyển cuối kỳ

Kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển để xác định doanh thu, chi phí, lãi/lỗ… Đây là bước chuẩn bị cho việc khóa sổ và lập báo cáo tài chính.

Bước 7: Khóa sổ kế toán

Sau khi kết chuyển và kiểm tra số liệu, kế toán tiến hành khóa sổ, tức là cố định dữ liệu để chuyển sang giai đoạn lập báo cáo. Dữ liệu sau khi khóa không được thay đổi.

Bước 8: Lập bảng cân đối số phát sinh

Căn cứ vào số liệu sổ cái và sổ chi tiết, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh để đối chiếu và kiểm tra tính chính xác của các giao dịch trong kỳ.

Bước 9: Lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế

Kế toán lập các báo cáo bắt buộc gồm:

• Bảng cân đối kế toán

• Báo cáo kết quả kinh doanh

• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

• Thuyết minh báo cáo tài chính

Đồng thời, thực hiện quyết toán thuế TNDN và TNCN theo quy định. Các báo cáo này cần được nộp đúng hạn để tránh xử phạt hành chính.

5. Các quy trình kế toán phần hành trong doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp, mỗi vị trí kế toán đều đảm nhiệm các phần hành khác nhau, đòi hỏi quy trình xử lý đặc thù tương ứng. Dưới đây là các quy trình kế toán phần hành phổ biến:

5.1. Quy trình kế toán bán hàng

• Bước 1: Nhận đơn đặt hàng: Tiếp nhận đơn từ khách hàng hoặc bộ phận kinh doanh, ghi chép và lưu trữ hệ thống để đảm bảo thông tin chính xác.

• Bước 2: Kiểm tra tồn kho: Xác minh số lượng hàng tồn để đảm bảo đáp ứng đơn hàng, tránh thiếu hụt hoặc tồn kho dư thừa.

• Bước 3: Xử lý giao dịch bán: Thực hiện xuất kho, thu tiền, ghi nhận doanh thu, lập hóa đơn và xử lý các trường hợp giảm giá, đổi trả (nếu có).

• Bước 4: Báo cáo và phân tích: Tổng hợp dữ liệu bán hàng, lập báo cáo phân tích hiệu quả kinh doanh để hỗ trợ ra quyết định.

5.2. Quy trình kế toán mua hàng

• Bước 1: Nhận và kiểm tra chứng từ: Tiếp nhận hóa đơn, hợp đồng,… và kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ mua hàng.

• Bước 2: Nhập kho: Tiến hành thủ tục nhập kho, kiểm tra hàng hóa và đảm bảo lưu trữ đúng quy cách.

• Bước 3: Thanh toán: Thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng hợp đồng và thời hạn thỏa thuận.

• Bước 4: Ghi sổ kế toán: Cập nhật các giao dịch mua hàng vào hệ thống kế toán, hoàn tất hồ sơ chứng từ liên quan.

5.3. Quy trình kế toán tiền

• Bước 1: Tiếp nhận đề nghị thu/chi: Tiếp nhận yêu cầu thanh toán kèm chứng từ từ các bộ phận liên quan.

• Bước 2: Đối chiếu chứng từ: So sánh và kiểm tra tính hợp lý của các đề nghị với chứng từ đi kèm.

• Bước 3: Phê duyệt: Trình kế toán trưởng, giám đốc phê duyệt trước khi tiến hành giao dịch.

• Bước 4: Thực hiện giao dịch: Thực hiện thu/chi tiền mặt hoặc chuyển khoản theo phê duyệt.

• Bước 5: Kiểm kê và ghi sổ: Kiểm kê quỹ định kỳ và ghi nhận các khoản thu chi vào sổ chi tiết.

5.4. Quy trình kế toán tiền lương

• Bước 1: Chấm công: Ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên hằng ngày.

• Bước 2: Tổng hợp công: Tập hợp bảng chấm công và chuyển cho bộ phận kế toán lương.

• Bước 3: Tính lương: Tính toán lương, thưởng, phụ cấp, khấu trừ,… và lập bảng lương trình phê duyệt.

• Bước 4: Thanh toán lương: Chi trả lương sau khi được giám đốc phê duyệt.

• Bước 5: Nộp bảo hiểm và hạch toán chi phí: Thực hiện nghĩa vụ BHXH, BHYT, BHTN và hạch toán chi phí lương vào sổ kế toán.

5.5. Quy trình kế toán tài sản cố định

• Bước 1: Ghi nhận và điều chỉnh tài sản: Ghi tăng, giảm, điều chuyển, trích khấu hao hoặc thanh lý tài sản cố định theo thực tế.

• Bước 2: Kiểm kê tài sản: Thực hiện kiểm kê định kỳ để đảm bảo sự khớp đúng giữa sổ sách và thực tế.

• Bước 3: Ghi sổ kế toán: Cập nhật thay đổi vào sổ tài sản cố định, đảm bảo tính chính xác, kịp thời.

5.6. Quy trình kế toán kho

• Bước 1: Giao dịch kho: Ghi nhận các nghiệp vụ nhập, xuất, chuyển kho theo đúng quy trình và chứng từ đi kèm.

• Bước 2: Kiểm kê định kỳ: Tiến hành kiểm kê kho để xác định số lượng, chất lượng thực tế so với sổ sách.

• Bước 3: Phân tích và báo cáo: Tổng hợp thông tin hàng tồn, nhập xuất và lập báo cáo tồn kho để phục vụ công tác quản lý.

FAST Accounting đáp ứng đầy đủ quy trình kế toán

Trong thời đại công nghệ số, việc áp dụng phần mềm kế toán vào quy trình hạch toán đã trở thành xu hướng tất yếu đối với các doanh nghiệp. Một trong những giải pháp hàng đầu được nhiều doanh nghiệp lựa chọn là phần mềm kế toán FAST Accounting. Fast Accounting không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình ghi nhận và quản lý tài chính mà còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội, giúp hạch toán hiệu quả và chính xác.

Tại sao nên chọn FAST Accounting?

• Giao diện trực quan, dễ sử dụng: Phần mềm được thiết kế với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, giúp người dùng nhanh chóng làm quen và thực hiện các nghiệp vụ kế toán.
• Tính năng đa dạng:
  • Quản lý sổ sách kế toán: Tự động hóa việc ghi nhận, phân loại và tổng hợp các giao dịch kế toán.
  • Lập báo cáo tài chính: Tạo ra các báo cáo tài chính chính xác, đầy đủ và kịp thời theo đúng quy định của pháp luật.
  • Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi chặt chẽ số lượng hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí.
  • Quản lý công nợ: Quản lý các khoản phải thu, phải trả một cách hiệu quả, giảm thiểu rủi ro nợ xấu.
  • Tích hợp nhiều tính năng khác: Quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý dự án,…
• Cập nhật liên tục: Phần mềm được cập nhật thường xuyên để đáp ứng các thay đổi của pháp luật và nhu cầu của người dùng.
• Hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp: Đội ngũ hỗ trợ khách hàng sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ người dùng trong quá trình sử dụng phần mềm.
• Bảo mật thông tin: Đảm bảo bảo mật cho dữ liệu của doanh nghiệp.

Những lợi ích khi sử dụng FAST Accounting

• Nâng cao hiệu quả làm việc: Tự động hóa các công việc thủ công, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
• Quyết định chính xác: Cung cấp thông tin tài chính chính xác, kịp thời để hỗ trợ quá trình ra quyết định của doanh nghiệp.
• Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo các báo cáo tài chính được lập theo đúng quy định của pháp luật.
• Tối ưu hóa chi phí: Giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ sổ sách và giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu.

Thông tin liên hệ: 

• Website: https://fast.com.vn/ 
• Email: info@fast.com.vn 
• Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
• Zalo: https://zalo.me/phanmemfast

Xem thêm các bài viết liên quan: 

Chi phí cơ hội là gì? Đặc điểm và các xác định chi phí cơ hội