Khi bắt đầu sự nghiệp kế toán, việc nắm vững các nguyên tắc kế toán cơ bản là không thể thiếu. Những nguyên tắc này rất quan trọng trong việc hạch toán và lập báo cáo tài chính cho mọi tổ chức. Bài viết này FAST sẽ giới thiệu 7 nguyên tắc kế toán cơ bản và 5 nguyên tắc bổ sung mà mọi người làm kế toán cần biết.
1. Khái niệm về nguyên tắc kế toán
Nguyên tắc kế toán là các quy định, quy ước hay chuẩn mực mà các doanh nghiệp, tổ chức phải tuân theo trong quá trình ghi nhận, xử lý và lập báo cáo tài chính. Những nguyên tắc này đảm bảo tính thống nhất, trung thực, đầy đủ, chính xác và kịp thời của thông tin kế toán.
7 nguyên tắc kế toán cơ bản được ban hành bởi Luật kế toán đã tạo nền tảng cho các doanh nghiệp trong việc ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính. Chúng đặc biệt hỗ trợ các kiểm toán viên trong việc đưa ra các lời khuyên chính xác cho báo cáo tài chính, giúp người liên quan hiểu rõ và đánh giá đúng các thông tin trong báo cáo tài chính.
Việc áp dụng các nguyên tắc kế toán giúp ngăn chặn gian lận, tăng cường tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Chúng cũng là cơ sở để các nhà đầu tư so sánh tình hình tài chính giữa các doanh nghiệp một cách chính xác, từ đó đưa ra các quyết định đầu tư thông minh. Đồng thời, việc tuân thủ các nguyên tắc kế toán giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín, hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả.
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách đọc và phân tích báo cáo tài chính cho doanh nghiệp
2. 7 nguyên tắc kế toán quan trọng mà cần phải nắm vững
2.1 Nguyên tắc Cơ sở dồn tích (Accrual basis)
- Quy định những nghiệp vụ về tài chính, kế toán của doanh nghiệp có liên quan đến tài sản, nợ phải trả; doanh thu chi phí, nguồn vốn sở hữu…
- Cần ghi chép thông tin kỹ càng vào sổ kế toán ngay ở thời điểm phát sinh; không phụ thuộc vào thời điểm thực tế thu chi hoặc tương tự;
- Với những báo cáo tài chính lập trên nguyên tắc cơ sở dồn tích giúp người đọc nắm rõ tình hình tài chính trong quá khứ, hiện tại và tương lai của công ty đó;
- Nguyên tắc giúp ý thức được việc ghi chép ngay lập tức mọi nghiệp vụ kinh tế đều phải được ghi chép vào sổ kế toán ngay lúc phát sinh giao dịch thay vì căn cứ vào thực tế thu chi;
Ví dụ:
Công ty A ký hợp đồng bán hàng cho khách hàng vào ngày 28/12/2023, với điều khoản thanh toán sau 30 ngày. Theo nguyên tắc cơ sở dồn tích, doanh thu sẽ được ghi nhận vào ngày 28-12-2023, mặc dù tiền chưa về tài khoản công ty.
Công ty B trả lương nhân viên vào ngày 5 hàng tháng. Tuy nhiên, chi phí lương tháng 12 sẽ được ghi nhận vào tháng 12, dù thực tế tiền lương được chi trả vào tháng 1 năm sau.
2.2 Nguyên tắc hoạt động liên tục (Going concern)
- Mọi báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả sử doanh nghiệp đang và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh, sản xuất trong tương lai gần.
- Trong trường hợp thực tế khác với giả định thì báo cáo cần lập dựa trên một cơ sở khác và có lời diễn giả thoả đáng về cơ sở đó.
- Kế toán không được lập quá tài khoản dự phòng và theo đúng nguyên tắc hoạt động;
- Các khoản dự phòng không được phép đánh giá cao hơn giá trị tài sản và khoản thu nhập không được thấp hơn giá trị khoản phải trả như khoản chi phí;
- Chỉ được ghi nhận doanh thu và thu nhập khi chắc chắn có được bằng chứng xác thực về khả năng tạo ra lợi ích kinh tế;
- Chi phí được ghi nhận khi có thể chứng minh về khả năng có thể phát sinh chi phí.
Ví dụ:
Khi tính khấu hao tài sản cố định, kế toán sẽ dựa trên thời gian sử dụng hữu ích của tài sản, chứ không phải giá trị thanh lý.
Khi đánh giá khả năng thu hồi của các khoản phải thu, kế toán sẽ giả định rằng công ty sẽ tiếp tục hoạt động và có khả năng thu hồi các khoản nợ trong tương lai.
2.3 Nguyên tắc giá gốc (Historical cost)
- Tài sản công ty phải được ghi nhận trên giá gốc, trong đó giá gốc là giá công ty phải trả để có được tài sản đó;
- Giá gốc được tính dựa trên số tiền hoặc khoản giá trị tương đương với số tiền đã thanh toán, cần trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó được xác định tại thời điểm tài sản được ghi nhận;
- Kế toán không được tự ý điều chỉnh khi giá gốc của tài sản thay đổi trừ những trường hợp khác quy định trong Luật Kế toán, chuẩn mực kế toán.
Ví dụ:
Công ty C mua một máy móc với giá 100 triệu đồng. Sau 2 năm, giá thị trường của máy móc tương tự đã tăng lên 120 triệu đồng. Tuy nhiên, trong sổ kế toán, giá trị máy móc vẫn được ghi nhận là 100 triệu đồng (trừ đi khấu hao).
Công ty D mua cổ phiếu với giá 50.000 đồng/cổ phiếu. Sau một thời gian, giá thị trường của cổ phiếu này tăng lên 60.000 đồng/cổ phiếu. Tuy nhiên, trong sổ kế toán, giá trị cổ phiếu vẫn được ghi nhận là 50.000 đồng/cổ phiếu.
2.4 Nguyên tắc phù hợp (Matching concept)
- Phải có sự tương thích phù hợp giữa doanh thu và chi phí
- Khi người ghi nhận về doanh thu thì phải đưa ra được khoản chi phí tương ứng liên quan;
- Chi phí tương ứng với doanh thu gồm khoản chi phí tương ứng với khoản doanh thu trong kỳ phát sinh sẽ giúp công ty phân tích và tính toán chính xác phần thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp
- Đây là cơ sở để tính thuế thu nhập doanh nghiệp cần phải nộp cho Nhà nước.
Ví dụ:
Công ty E bán một lô hàng trị giá 1 tỷ đồng trong tháng 12. Chi phí sản xuất lô hàng này là 800 triệu đồng. Theo nguyên tắc phù hợp, cả doanh thu 1 tỷ đồng và chi phí 800 triệu đồng đều phải được ghi nhận trong tháng 12, bất kể thời điểm thực tế nhận tiền hoặc chi trả.
Công ty F trả tiền thuê văn phòng cho cả năm vào đầu năm. Tuy nhiên, chi phí thuê văn phòng sẽ được phân bổ đều cho 12 tháng trong năm, thay vì ghi nhận toàn bộ vào tháng đầu tiên.
2.5 Nguyên tắc nhất quán (Consistency)
- Sự nhất quán là cần thiết trong một kỳ kế toán giữa chính sách và phương pháp kế toán công ty áp dụng;
- Nếu có sự thay đổi của một trong hai hoặc cả hai yếu tố chính sách và phương pháp kế toán thì cần bổ sung phần thuyết minh báo cáo giải trình lý do và yếu tố tác động đến sự thay đổi đó.
Ví dụ:
Nếu công ty G chọn phương pháp khấu hao đường thẳng cho tài sản cố định, họ phải tiếp tục sử dụng phương pháp này trong các kỳ kế toán tiếp theo.
Nếu công ty H áp dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho theo bình quân gia quyền, họ không thể tự ý chuyển sang phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) mà không có lý do chính đáng và giải trình rõ ràng.
2.6 Nguyên tắc thận trọng (Prudence concept)
- Nguyên tắc này quy định kế toán viên cần luôn đưa ra những phán đoán, cân nhắc xem xét kỹ lưỡng để lập được ước tính kế toán trong điều kiện không có sự chắc chắn;
- Thận trọng nghĩa là không lập những khoản dự phòng quá lớn, không nên đánh giá quá mức giá trị các tài sản và thu nhập cũng như không thấp hơn những khoản phải trả cùng chi phí;
- Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi người kế toán có bằng chứng chắc chắn, xác thực về khả năng thu lợi kinh tế, tương tự, phải có bằng chứng xác thực về khả năng phát sinh mới có thể ghi nhận chi phí.
Ví dụ:
Khi đánh giá khả năng thu hồi của một khoản nợ khó đòi, công ty L sẽ xem xét cẩn thận tình hình tài chính của khách hàng và lập dự phòng nợ phải thu khó đòi một cách hợp lý, không quá lạc quan.
Khi ước tính tuổi thọ của một tài sản cố định, công ty J sẽ chọn mức thời gian sử dụng hữu ích phù hợp, không quá dài để tránh đánh giá cao giá trị tài sản.
2.7. Nguyên tắc trọng yếu (Materiality concept)
- Nguyên tắc trọng yếu thể hiện qua thông tin phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc sai sót trong hoàn cảnh nhất định;
- Khi xảy ra việc thiếu thông tin hoặc thông tin không có sự chính xác cao có thể gây ra sự sai lệch trong báo cáo tài chính
- Tính trọng yếu của thông tin cần được xem xét ký trên hai phương diện định tính lẫn định lượng;
Ví dụ:
Đối với một công ty lớn như K với doanh thu hàng nghìn tỷ đồng, một khoản chi phí 5 triệu đồng có thể được coi là không trọng yếu và có thể ghi nhận trực tiếp vào chi phí mà không cần phân bổ.
Ngược lại, đối với một doanh nghiệp nhỏ như L với doanh thu vài tỷ đồng, khoản chi phí 5 triệu đồng có thể được coi là trọng yếu và cần được xem xét kỹ lưỡng trong việc ghi nhận và trình bày.
Ngoài ra, kế toán cũng có thể tham khảo và áp dụng 5 nguyên tắc kế toán bổ sung sau đây trong hạch toán và lập báo cáo tài chính;
>>> Xem thêm: 5 Phương pháp tính khấu hao chính xác – Ví dụ minh họa
3. 5 nguyên tắc kế toán bổ sung
3.1 Nguyên tắc khách quan
Đòi hỏi thông tin kế toán phải được ghi nhận và trình bày một cách công bằng, không thiên vị, dựa trên bằng chứng cụ thể (hóa đơn, chứng từ, hợp đồng…). Người lập báo cáo tài chính không được để ý kiến chủ quan ảnh hưởng đến thông tin kế toán.
Ví dụ: Khi doanh nghiệp mua tài sản, giá trị ghi nhận phải dựa trên giá trị hợp lý tại thời điểm mua, không phải giá trị ước tính chủ quan.
3.2 Nguyên tắc công khai
Yêu cầu cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu và kịp thời cho các bên liên quan. Thông tin phải đáp ứng nhu cầu của người sử dụng báo cáo tài chính, bao gồm nhà đầu tư, chủ nợ, cơ quan quản lý.
Ví dụ: Doanh nghiệp cần công bố báo cáo tài chính hàng năm cho cổ đông và cơ quan quản lý. Báo cáo phải trình bày rõ ràng, dễ hiểu, cung cấp đầy đủ thông tin để người đọc nắm bắt được tình hình tài chính và kinh doanh.
3.3 Nguyên tắc thực thể kinh doanh
Quy định rằng các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phải được phân loại và ghi nhận theo từng đơn vị kinh doanh riêng biệt. Mỗi thực thể kinh doanh được xem như một đơn vị kế toán độc lập, có tài sản, vốn, nợ, doanh thu và chi phí riêng.
Ví dụ: Nếu công ty mẹ mua tài sản cho chi nhánh, tài sản đó phải được ghi nhận trong sổ sách kế toán của chi nhánh, không phải của công ty mẹ.
3.4 Nguyên tắc thước đo tiền tệ
Quy định rằng chỉ những giao dịch và hoạt động có thể biểu diễn bằng tiền tệ mới được ghi nhận trong sổ sách kế toán. Điều này giúp người đọc báo cáo dễ dàng hiểu và sử dụng thông tin, vì chỉ cần dùng một đơn vị đo duy nhất là tiền tệ. Những sự kiện quan trọng nhưng không thể đo lường bằng tiền tệ sẽ không được ghi nhận trong sổ sách kế toán.
3.5 Nguyên tắc kỳ kế toán
Định nghĩa kỳ kế toán là khoảng thời gian cố định dùng để lập báo cáo tài chính. Thông thường, kỳ kế toán là một năm, nhưng cũng có thể là quý hoặc tháng, với độ dài đều đặn để thuận tiện cho việc so sánh giữa các kỳ.
4. Vi phạm quy định về kế toán sẽ bị phạt như thế nào?
Theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19-10-2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn:
Phạt tiền:
- Mức phạt từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng đối với hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán.
- Mức phạt từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng đối với hành vi vi phạm quy định về mở và ghi sổ kế toán.
- Mức phạt từ 20 triệu đồng đến 30 triệu đồng đối với hành vi vi phạm quy định về lập và trình bày báo cáo tài chính.
Biện pháp khắc phục hậu quả:
- Buộc lập lại chứng từ kế toán đúng quy định.
- Buộc điều chỉnh lại sổ kế toán, báo cáo tài chính.
Trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng, có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017) về tội vi phạm quy định về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng.
5. Ứng dụng các nguyên tắc kế toán trong thực tiễn
Việc ứng dụng các nguyên tắc kế toán trong thực tiễn không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả mà còn nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm trong các báo cáo tài chính. Dưới đây là một số lĩnh vực cụ thể mà các nguyên tắc kế toán được áp dụng:
Lập báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính là công cụ quan trọng để cung cấp thông tin tài chính cho các bên liên quan, từ nhà đầu tư đến cơ quan quản lý. Các nguyên tắc kế toán cơ bản như nguyên tắc nhất quán, thận trọng, và giá gốc được áp dụng trong quá trình lập các báo cáo tài chính chính:
- Báo cáo kết quả kinh doanh: Đây là báo cáo thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu và chi phí theo thời điểm phát sinh giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động.
- Báo cáo tình hình tài chính: Báo cáo này cung cấp thông tin về tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu tại một thời điểm cụ thể. Nguyên tắc giá gốc được áp dụng để ghi nhận tài sản, giúp đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin tài chính.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Đây là báo cáo phản ánh dòng tiền vào và ra của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Nguyên tắc phù hợp được áp dụng trong báo cáo này để đảm bảo rằng các khoản chi tiêu và doanh thu được ghi nhận đồng thời, cung cấp cái nhìn rõ ràng về khả năng thanh toán và tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Quản lý tài chính
Các nguyên tắc kế toán không chỉ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính mà còn đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp:
- Quyết định đầu tư: Việc đưa ra quyết định đầu tư dựa trên các báo cáo tài chính đã được lập theo nguyên tắc kế toán giúp doanh nghiệp đánh giá được khả năng sinh lời và rủi ro. Nguyên tắc thận trọng cũng cần được xem xét để đảm bảo rằng các dự báo không quá lạc quan và có tính thực tế.
- Quản lý rủi ro: Doanh nghiệp cần áp dụng các nguyên tắc kế toán để đánh giá và quản lý rủi ro tài chính, từ đó đưa ra các biện pháp phòng ngừa và kiểm soát hiệu quả. Tính minh bạch và công khai thông tin tài chính giúp các bên liên quan hiểu rõ hơn về các rủi ro tiềm ẩn.
- Lập kế hoạch tài chính: Việc lập kế hoạch tài chính là cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả trong tương lai. Sử dụng nguyên tắc nhất quán và phù hợp trong lập kế hoạch giúp doanh nghiệp đưa ra những dự đoán chính xác và hợp lý về tài chính.
Kiểm toán
Kiểm toán là một phần không thể thiếu trong quản lý tài chính, giúp đánh giá tính chính xác và hợp lệ của các báo cáo tài chính:
- Kiểm toán báo cáo tài chính: Quy trình này bao gồm việc kiểm tra và xác nhận tính chính xác của các số liệu tài chính. Nguyên tắc kế toán giúp đảm bảo rằng các báo cáo tài chính được lập đúng quy định và phản ánh đúng thực trạng tài chính của doanh nghiệp.
- Kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và phát hiện các sai sót trong quy trình kế toán. Nguyên tắc thận trọng và minh bạch được áp dụng để đảm bảo rằng các vấn đề được phát hiện kịp thời và xử lý hiệu quả.
6. Những vấn đề và thách thức trong việc áp dụng các nguyên tắc kế toán
Sự phức tạp của các chuẩn mực
Chuẩn mực kế toán thường xuyên thay đổi để phù hợp với tình hình kinh tế và các quy định mới. Điều này đặt ra thách thức cho các doanh nghiệp trong việc theo dõi và áp dụng các thay đổi này, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp nhỏ không có đủ nguồn lực để cập nhật kịp thời.
Mỗi doanh nghiệp có một mô hình hoạt động, ngành nghề và quy mô khác nhau. Điều này khiến việc áp dụng các nguyên tắc kế toán trở nên phức tạp, vì không có một giải pháp chung nào phù hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần điều chỉnh và áp dụng nguyên tắc một cách linh hoạt để phù hợp với đặc thù của mình.
Khả năng tiếp cận thông tin
Các nguyên tắc kế toán cần phải được áp dụng dựa trên thông tin chính xác và mới nhất. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc truy cập và cập nhật thông tin kịp thời, dẫn đến việc áp dụng các nguyên tắc không chính xác hoặc lỗi thời.
Nhu cầu về nhân lực có trình độ cao
Việc áp dụng các nguyên tắc kế toán đòi hỏi nhân viên kế toán phải có trình độ chuyên môn cao và hiểu biết sâu sắc về các quy định cũng như chuẩn mực kế toán hiện hành. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa, gặp khó khăn trong việc tìm kiếm và giữ chân nhân viên có kỹ năng cao trong lĩnh vực này.
Phần mềm Fast Accounting thông dụng nhất hiện nay
Fast Accounting là giải pháp phần mềm kế toán được ưa chuộng rộng rãi, với hơn 30.000 khách hàng sử dụng. Phần mềm không chỉ cung cấp đầy đủ tính năng kế toán tài chính mà còn tập trung vào quản trị và tính giá thành, đáp ứng các yêu cầu từ cơ bản đến phức tạp.
Một số đặc điểm nổi bật của Fast Accounting:
- Tính đa nền tảng: Người dùng có thể sử dụng phần mềm cả trong môi trường offline và online.
- Tính toàn diện: Cung cấp đầy đủ chức năng kế toán và đáp ứng hiệu quả nhu cầu quản lý của nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau.
- Tính linh hoạt: Một ưu điểm đáng chú ý là khả năng tùy chỉnh và lập trình linh hoạt theo yêu cầu cụ thể của người sử dụng.
- Chức năng kế toán và thuế đầy đủ: Bao gồm 1 phân hệ thống và 14 phân hệ nghiệp vụ, đáp ứng toàn diện nhu cầu kế toán và thuế cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thường xuyên cập nhật theo các thông tư mới nhất về kế toán và thuế từ Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế. Ngoài ra, còn đảm bảo báo cáo tài chính và sổ sách kế toán tuân thủ đúng quy định hiện hành.
- Báo cáo quản trị đa dạng và kịp thời: Cung cấp bảng thông tin quản trị với đa các loại báo cáo quản trị thông dụng, giúp truy cập thông tin quản trị nhanh chóng. Cho phép người dùng tạo thêm báo cáo tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể.
- Tích hợp hóa đơn điện tử miễn phí: Cho phép nhập liệu một lần và tự động đồng bộ dữ liệu với phần mềm hóa đơn điện tử.
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử chính xác , mới nhất hiện nay
Những tính năng này giúp Fast Accounting trở thành một công cụ hiệu quả, đáp ứng đầy đủ yêu cầu về kế toán, thuế và quản trị cho các doanh nghiệp.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast