Doanh nghiệp của bạn cũng đang gặp khó khăn về việc duy trì số đơn đặt hàng và sự suy giảm hài lòng của khách hàng là một hệ quả tất yếu. Bạn cũng chẳng có khái niệm gì về số lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp mình và thật đau đầu để tìm hiểu. Nếu điều đó ứng với doanh nghiệp của bạn – hay chỉ là gần như vậy – thì có lẽ đã đến lúc bạn cần một hệ thống ERP rồi đấy.
Mỗi doanh nghiệp đều có đặc thù riêng, vì vậy sẽ chẳng có chỉ số cụ thể nào chỉ ra rằng “Doanh nghiệp bạn cần ngay hệ thống ERP rồi đấy!”
Mặc dù vậy, những công ty sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ phần mềm hệ thống ERP thường đã phải đối mặt với những vấn đề và sự thất bại tương tự. Doanh nghiệp của bạn cũng đang đối mặt với những vấn đề như vậy chứ? Vậy hãy đọc để khám phá 5 dấu hiệu cho thấy công ty của bạn đang cần hệ thống ERP.
Dấu hiệu 1: Bạn đang sử dụng nhiều phần mềm khác nhau cho những quy trình xử lý khác nhau
Hãy dành ít phút để nghĩ về việc các nhân viên trong công ty bạn làm thế nào để ghi chép, theo dõi và xử lý thông tin.
- Liệu nhân viên kế toán sử dụng một hệ thống để xử lý các khoản phải thu, phải trả và nhân viên kinh doanh lại sử dụng một phần mềm khác để nhập đơn hàng chăng?
- Phải chăng việc nhận, hoàn thành và nhập đơn hàng vào khâu kế toán là một quy trình thủ công tốn thời gian?
- Nhân viên của bạn ở các nhà kho lại sử dụng những giải pháp hoàn toàn khác để theo dõi việc nhập xuất hàng hóa?
Khi các hệ thống giao dịch trực tiếp với khách hàng (front-end) và các hệ thống xử lý nội bộ (back-end) vận hành một cách riêng lẻ, nó có thể làm rối loạn những quá trình xử lý đảm bảo cho công ty của bạn vận hành một cách trơn tru.
Không có số liệu chính xác về bán hàng, việc quản lý hàng tồn kho có thể bị tác động, trong khi việc không có những thông tin mới nhất về kế toán có thể dẫn đến một hiệu ứng domino xô tới mọi thừ từ ngân sách cho marketing đến trả lương.
Phần mềm hệ thống ERP tích hợp mọi hệ thống mà các chức năng của doanh nghiệp chỉ cần dựa trên 1 cơ sở dữ liệu duy nhất. Với một nguồn thông tin bao gồm các dữ liệu chính xác, theo thời gian thực (real-time), giải pháp hệ thống ERP giải quyết sự bế tắc về thông tin, giúp nhân viên đưa ra những quyết định tốt hơn một cách nhanh chóng hơn và có thời gian cho những công việc có giá trị cao hơn như giúp doanh nghiệp tăng trưởng nhanh hơn chẳng hạn.
Dấu hiệu 2: Bạn không dễ dàng truy cập thông tin về doanh nghiệp của mình
Nếu ai đó hỏi bạn về lợi nhuận gộp trung bình là bao nhiêu, bạn mất thời gian bao lâu để có câu trả lời?
Hay các chỉ số đánh giá chính như lượng đơn hàng một ngày hay doanh số tính đến ngày hôm nay? V
ới một doanh nghiệp dựa vào các hệ thống riêng biệt và các bảng tính excel cần được cập nhật liên tục, đối chiếu thủ công thì có vẻ bạn sẽ mất nhiều thời gian để chờ câu trả lời đấy.
Tốc độ kinh doanh ngày càng nhanh hơn trước đây, điều đó có nghĩa rằng nhân viên trong công ty bạn cần truy cập số liệu nhanh chóng. Cùng với giải pháp hệ thống ERP, nhà điều hành có thể có cái nhìn toàn diện về doanh nghiệp bất kỳ lúc nào trong khi nhân viên có thể nhận được thông tin cần thiết cho công việc một cách hiệu quả hơn.
Ví dụ, đại diện bán hàng có thể xem tất cả lịch sử giao dịch của khách hàng và chủ động cải thiện tỷ lệ tái ký kết khách hàng (renewal rates) trong khi tăng cơ hội bán thêm sản phẩm tương tự với giá cao (upsell) và bán các sản phẩm liên quan khác (cross-sell).
Dấu hiệu 3: Công việc kế toán tốn thời gian và phức tạp hơn
Thường thì những dấu hiệu đầu tiên cần để ý rằng công ty bạn cần một hệ thống ERP sẽ đến từ bộ phận kế toán.
Nếu nhân viên của bạn làm việc dựa trên những hóa đơn và đơn hàng bằng giấy, và phải tốn nhiều giờ mỗi tuần để nhập tay đống số liệu vào những hệ thống kế toán và bán hàng khác nhau – thì bạn cần xem liệu đã có bao nhiêu thời gian bị lãng phí vào những việc đó mà một hệ thống ERP có thể xử lý một cách tức thì. C
ũng giống như báo cáo tài chính – nếu nó tốn thời gian để tổng hợp và đối chiếu các thông tin tài chính qua các hệ thống và vô số các bảng tính thì giải pháp ERP có thể tạo tác động đáng kể. Với tất cả thông tin tài chính trong một cơ sở dữ liệu duy nhất, nhân viên kế toán sẽ không phải tốn nhiều giờ để nhập hàng loạt thông tin vào nhiều nơi và đối chiếu số liệu thủ công.
Nhân viên kế toán của bạn sẽ làm việc năng suất hơn, thoải mái xử lý các báo cáo quan trọng mà không bị trễ và sai sót.
Dấu hiệu 4: Doanh số hàng bán và trải nghiệm của khách hàng bị ảnh hưởng
Khi tăng trưởng, việc quản lý tồn kho thường là một trong những thách thức lớn nhất mà các doanh nghiệp gặp phải. Việc đảm bảo là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh.
Khi số liệu hàng bán, tồn kho và khách hàng được duy trì một cách riêng lẻ, nó có thể gây ra cho doanh nghiệp của bạn những vấn đề nghiêm trọng. Nếu bạn bán sạch một sản phẩm phố biến nào đó, doanh số bán hàng sẽ bị ngừng cho đến lần nhập hàng kế tiếp.
Trong khi đó, nếu một khách hàng nào đó gọi điện hỏi về đơn hàng và nhân viên lại không thể kiểm tra rằng nó đã được chuyển đi hay vẫn còn trong kho thì doanh nghiệp của bạn sẽ đối mặt với việc suy giảm danh tiếng về độ tin cậy và dịch vụ.
Cùng với hệ thống ERP, mặt khác, nhân viên ở mọi bộ phận sẽ có quyền truy cập đến những thông tin chung và được cập nhật liên tục đến từng phút. Việc phản hồi khách hàng cho những vấn đề của họ về tình trạng đơn hàng và vận chuyển, tình hình thanh toán, các vấn đề dịch vụ và nhiều thứ khác có thể được thực hiện mà nhân viên không cần nhấc điện thoại và kiểm tra từ bộ phận khác.
Hơn thế nữa, khách hàng có thể dễ dàng truy cập tài khoản trực tuyến của mình và xem thông tin tình trạng. Trong khi đó, quản lý kho có thể nhận thấy tình trạng thiếu hàng trong kho và thực hiện đặt hàng tiếp.
Dấu hiệu 5: Hệ thống thông tin của bạn quá phức tạp và tốn thời gian
Một trong những nhược điểm lớn nhất của việc sử dụng nhiều hệ thống trong doanh nghiệp là việc quản trị công nghệ thông tin có thể trở thành cơn ác mộng với bạn. Việc tùy chỉnh, tích hợp và duy trì đống hệ thống này cùng với những bản vá lỗi và nâng cấp có thể trở nên phức tạp, tốn kém và phá hủy những nguồn lực và thời gian quý báu.
Nếu việc vá lỗi hệ thống, bao gồm các phần mềm đang vận hành, mua theo dạng đóng gói, nâng cấp các phần mềm có thể rắc rối hơn là giá trị của chúng. Không những việc nâng cấp này tốn kém và tốn thời gian mà có lẽ còn phá hư những chỉnh sửa mà nhân viên IT đã thực hiện.
Vì lẽ đó, thật chẳng có gì ngạc nhiên rằng có 2/3 các doanh nghiệp cỡ trung đang chạy những phiên bản phần mềm kinh doanh lỗi thời.
Thay vì thêm phần mềm – và cả sự phức tạp – cho một hệ thống không hiệu quả đã có, hệ thống ERP có thể đem lại cho bạn sự linh hoạt để đáp ứng những thay đổi trong nhu cầu kinh doanh một cách nhanh chóng.
NETSUITE (YếnPTB dịch)