Doanh nghiệp có thể tạo ra khác biệt nếu biết sử dụng hiệu quả 3 phân hệ sau đây trong phần mềm ERP.
Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hay ERP là một phần mềm lớn bao quát tất cả các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Tuỳ quy mô và loại hình kinh doanh, giải pháp ERP của bạn có thể tác động đến mọi bộ phận từ kế toán đến nhân sự tới phân phối sản phẩm và quản lý kho.
Một số giải pháp mang tính tổng quát và hướng tới quy mô của khách hàng, số khác được thiết kế sao cho phù hợp với đặc thù của từng ngành. Tuy nhiên, dù là loại nào thì luôn có những phân hệ cốt lõi, giữ vai trò lớn trong hiệu quả chung khi ứng dụng ERP.
Nhìn chung, có 3 phân hệ trong ERP sẽ đem lại lợi ích rất lớn khi được doanh nghiệp sử dụng và khai thác hợp lý, bất kể khác biệt quy mô hay ngành nghề. Bao gồm:
Phân hệ tài chính – Trái tim của ERP
Phân hệ này có thể tập hợp các dữ liệu tài chính từ mọi bộ phận trong doanh nghiệp, mang lại cái nhìn toàn cảnh về hoạt động của tổ chức.
Phân hệ tài chính xử lý tổng thể từ quản trị kế toán (bao gồm sổ cái và các khoản phải thu, phải trả), đến mua hàng và thanh toán.
Phân hệ quản lý tài chính của mỗi nhà cung cấp đều có chút khác biệt, một vài phân hệ bao gồm cả hoạch định ngân sách, dự báo và quản lý tài sản. Một số nhà cung cấp gộp chung việc trả lương vào phân hệ tài chính của họ, trong khi số khác thì lại gộp vào phân hệ nhân sự.
Vì vậy việc tìm được cái nào hợp với chức năng tài chính trong DN của bạn là vô cùng quan trọng.
Để sử dụng phân hệ này hiệu quả, bạn cần có khả năng tạo những báo cáo sử dụng dữ liệu theo thời gian thực.
Những báo cáo này cần phải dễ hiểu và có thể thay đổi cách trình bày tuỳ theo nhu cầu của người sử dụng. Chẳng hạn, giám đốc tài chính (CFO) sẽ muốn thiên về các dữ liệu tài chính và điều này không hề giống với nhu cầu của Kế toán trưởng.
Xem đầy đủ phân hệ tài chính kế toán của FAST.
Phân hệ nhân sự – Quản lý mọi mặt về nguồn nhân lực
Phân hệ nhân sự thường được gọi là quản trị nguồn nhân lực (Human Capital Management – HCM hoặc Human Resource Management – HRM).
Phân hệ này được thiết kế nhằm đơn giản hóa các giấy tờ trong quản lý nhân sự và các công việc hành chính như quản lý thời gian, chấm công và phúc lợi cũng như cung cấp cho nhân viên công cụ tự sử dụng, hoặc như một cổng thông tin để nhân viên tự quản lý thông tin cá nhân của mình.
Một vài phân hệ HRM cũng có các ứng dụng để quản lý tuyển dụng, đào tạo, tính lương, quản trị tài năng… đảm bảo tuân thủ luật lao động và cung cấp các phân tích nguồn nhân lực.
Để sử dụng phân hệ này hiệu quả, phân hệ được chọn phải hỗ trợ được những chức năng mà bộ phận nhân sự của bạn thực hiện và phù hợp với nguồn lực của bộ phận (ngân sách, quy mô nhân sự…)
Phân tích thông tin điều hành DN (BI) – Ra quyết định tốt hơn, nhanh hơn
Phân hệ này cung cấp các phân tích giúp các dữ liệu bán hàng, tồn kho, nhân sự… của bạn trở nên có ý nghĩa.
BI có thể đem lại cái nhìn sâu sắc về hoạt động của DN ở tất cả các bộ phận và tích hợp mượt mà với những ứng dụng kinh doanh khác của DN như quản trị quan hệ khách hàng (CRM), quản lý phân phối (DMS).
Điều này sẽ đem lại cho bạn cái nhìn thống nhất về tài chính, nhân sự, bán hàng, marketing và nhiều hơn nữa, tùy thuộc vào ứng dụng mà bạn chọn và sử dụng.
Một phân hệ BI cần cung cấp báo cáo theo thời gian thực và giống như phân hệ tài chính, BI nên cho phép cá nhân hoá hình thức trình bày dựa trên vai trò của người sử dụng trong doanh nghiệp. Các báo cáo nên linh hoạt để bạn có thể thêm những trường mới khi cần hỗ trợ đồ thị và biểu đồ, kỹ thuật đào sâu (drill-down) vào các báo cáo, sắp xếp, lọc và định dạng dữ liệu.
Phân hệ này cũng nên có khả năng tìm kiếm và hỗ trợ kết xuất ra các loại tài liệu đa dạng như Microsoft Word, Excel, PowerPoint và Adobe PDF. Để đạt hiệu quả nhất, bạn nên tích hợp phân hệ BI với công cụ BI của nhà cung cấp thứ ba.
Nguồn: Inside-ERP