Quy trình mua hàng là gì? Gồm những bước nào

1. Quy trình mua hàng là gì? 

Quy trình mua hàng là chuỗi các bước mà doanh nghiệp phải thực hiện để hoàn thành một giao dịch mua bán. Các doanh nghiệp phải trải qua quy trình này khi mua bất cứ sản phẩm nào. Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp thường bao gồm các công việc như: nghiên cứu thị trường, tìm kiếm nguồn cung hàng hóa, thực hiện quá trình đàm phán và lập hóa đơn. Điều này có sự khác biệt so với quy trình mua hàng của người tiêu dùng.

>>> Xem thêm: Customer Journey là gì? 5 bước xây dựng hành trình khách hàng chi tiết

2. Những lỗ hỏng trong quy trình mua hàng

Lạm dụng chức vụ và quyền hạn trong việc lựa chọn nhà cung cấp

Trong quy trình mua hàng, cần tách bạch chức năng giữa người mua hàng và người duyệt mua hàng, giữa người mua hàng và người sử dụng hàng. Nếu chức năng không rõ ràng sẽ dễ dẫn đến lạm dụng chức vụ và quyền hạn để lựa chọn nhà cung cấp không đúng theo yêu cầu (lựa chọn theo sự quen biết, giới thiệu nhận hoa hồng). Mục đích của việc tách bạch chức năng là tạo sự độc lập, khách quan đảm bảo chọn đúng nhà cung cấp, đúng hàng, đúng chất lượng trong điều kiện tối ưu nhất, tránh được 2 vấn đề sau:

• Người sử dụng hàng đồng thời là người mua hàng sẽ lựa chọn nhà cung cấp vì mối quan hệ hoặc lợi ích cá nhân.

• Người duyệt mua hàng đồng thời là người đi mua hàng sẽ dẫn đến vấn đề chọn lựa nhà cung cấp cấp quen biết, đẩy giá lên cao, nhận hoa hồng.

Rủi ro trong đề nghị mua hàng/dịch vụ

Các lỗ hổng thường gặp trong đề nghị mua hàng/dịch vụ cần phải được kiểm soát:

• Hàng còn tồn kho nhưng người yêu cầu mua hàng không nắm rõ dẫn đến trường hợp “thấy thiếu là mua” mà không kiểm tra kỹ càng.

• Hàng còn tồn kho nhưng vẫn mua vì lý do chính trị hoặc quyền lợi không chính đáng khác.

• Dùng quỹ công ty để mua hàng phục vụ cho công việc cá nhân.

• Đề nghị mua hàng không đúng loại cần dùng, gây lãng phí khi không sử dụng.

Trong quy trình mua hàng cần định rõ người phụ trách có nhiệm vụ xem xét các vấn đề khi mua hàng: mặt hàng đó có cần thiết phải mua không?, hàng còn tồn kho hay không?, các mặt hàng trong phiếu đề nghị mua hàng có hợp lý không?… Phiếu mua hàng cần được kiểm tra tính hợp lý bởi toàn bộ những người chịu trách nhiệm trước khi trình cho người có thẩm quyền duyệt.

Chọn nhà cung cấp không đúng yêu cầu

Việc đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp là một trong những nghiệp vụ chính của quản trị mua hàng và là lỗ hổng thường gặp trong quy trình mua hàng. Doanh nghiệp cần thực hiện các việc sau đây để tránh được rủi ro trong việc lựa chọn nhà cung cấp:

• Tránh mua hàng của những nhà cung cấp không đủ năng lực: hàng kém chất lượng, hàng giả, hàng nhái…

• Nhà cung cấp trước khi phê duyệt cần được tìm hiểu kỹ, đánh giá đầy đủ các khía cạnh mà doanh nghiệp đang quan tâm để đảm bảo về chất lượng dịch vụ, hàng hóa.

• Tạo sự minh bạch trong công tác lựa chọn nhà cung cấp, tránh trường hợp chỉ để 1 người quyết định sẽ dễ dẫn đến rủi ro lựa chọn theo cảm tính hoặc theo mối quan hệ để nhận hoa hồng.

• Cần có sự tham gia của các bộ phận: kế toán, mua hàng, sử dụng, kiểm tra chất lượng hàng hóa khi lựa chọn nhà cung cấp.

Hàng hóa đã được giao, dịch vụ đã được thực hiện trước khi đơn đặt hàng được phê duyệt

Các bộ phận trong toàn bộ quy trình mua hàng cần chịu trách nhiệm thực hiện đúng, đủ và theo trình tự của quy trình đặt hàng, tránh việc làm đơn đặt hàng chỉ để hợp thức hóa cho vấn đề đã thực hiện.

• Đơn đặt hàng không được xử lý theo đúng quy trình và chưa được phê duyệt của người có thẩm quyền mà đã chuyển cho nhà cung cấp thực hiện.

• Sai sót trên đơn hàng về số lượng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán…

Lỗ hổng trong việc kiểm và nhận hàng

Lỗ hổng thường gặp trong việc kiểm và nhận hàng là mặt hàng giao không đúng nhưng vẫn được nhập kho. Để hạn chế trường hợp này, cần thực hiện các vấn đề sau:

• Việc nhận hàng cần được kiểm soát bởi bộ phận chuyên môn kiểm hàng(QC) hoặc đơn vị chuyên môn của mặt hàng đó(ví dụ bộ phận IT cho mặt hàng máy tính).

• Không nên chỉ giao hoàn toàn việc kiểm hàng cho thủ kho hoặc nhân viên thu mua.

• Bộ phận chịu trách nhiệm phải đảm bảo tính khách quan, có biên bản kiểm tra chất lượng và số lượng.

>> Xem thêm: Các mẫu biên bản giao nhận hay dùng và những điều cần lưu ý khi lập mẫu

Mua sai hàng

Đối với những mặt hàng kỹ thuật, việc không cung cấp thông số kỹ thuật dễ dẫn đến việc hàng mua về sai quy cách, không sử dụng được, phải mua lại gây lãng phí và có thể dẫn đến việc tạm dừng sản xuất. Để tránh những sai sót có thể xảy ra, các đề nghị mua hàng cần được kiểm soát và phê duyệt một cách có hệ thống.

Rủi ro thanh toán

Các rủi ro thanh toán thường gặp phải:

• Hồ sơ thanh toán không đầy đủ chứng từ quy định.

• Đơn hàng không được phê duyệt hay chất lượng, số lượng hàng hóa có vấn đề, đang tranh chấp nhưng vẫn yêu cầu thanh toán.

Kế toán cần kiểm tra các vấn đề sau đây để đảm bảo việc thanh toán trong quy trình mua hàng được thực hiện chính xác:

• Hàng hóa đã nhập kho (Có phiếu nhập kho).

• Hàng hóa đúng chất lượng, đúng mẫu (Có biên bản kiểm tra chất lượng).

• Hàng hóa đã được nghiệm thu đạt yêu cầu đối với máy móc thiết bị hoặc công trình xây dựng (Có biên bản nghiệm thu).

• Đơn đặt hàng đã được phê duyệt đúng thẩm quyền.

• Hóa đơn của nhà cung cấp được phát hành đúng và hợp lệ.

• Đề nghị/Tờ trình thanh toán đã được phê duyệt trả tiền.

3. Lợi ích khi doanh nghiệp có quy trình mua hàng rõ ràng 

Xây dựng một quy trình mua hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp hạn chế các nguy cơ thất thoát và chất lượng hàng hóa khi nhập kho. Dưới đây là một số lợi ích khi doanh nghiệp có một quy trình mua hàng rõ ràng:

• Đảm bảo nhà cung cấp (NCC) thích hợp (tránh rủi ro thương mại và giá cả cạnh tranh trên thị trường) cho một loại hàng hóa, dịch vụ cụ thể.
• Quy trình mua hàng giúp loại bỏ các giao dịch mua hàng không phù hợp.
• Quản lý hệ thống, mối quan hệ với những NCC uy tín.
• Nếu xây dựng được một quy trình mua hàng rõ ràng thì doanh nghiệp có thể áp dụng cho toàn bộ tổ chức.
• Tạo ra một quy chuẩn chung cho hàng hóa, nguyên vật liệu trước khi tiến hành nhập kho.
• Hỗ trợ kế toán trong việc theo dõi kiểm toán một cách chính xác. Cụ thể, áp dụng phần mềm kế toán trong việc quản lý tài chính, hạch toán tình hình hoạt động của doanh nghiệp,…
• Phần mềm quản trị doanh nghiệp cung cấp các chiến lược tự động hóa, giúp quá trình mua hàng được giảm thiểu chi phí.

>> Xem thêm: 5 mẫu đơn đề nghị theo quy định mới nhất

4. Các bước trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp 

Quy trình mua hàng cơ bản

Doanh nghiệp không thể tự ý đưa ra quyết định mua hàng nếu không có nhu cầu cụ thể. Nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thường phát sinh trong quá trình kinh doanh, kế hoạch tổng và kế hoạch sản xuất. Sau khi xác định được nhu cầu này, mô tả quy trình mua hàng được xây dựng dựa trên các bước sau đây.

>> Xem thêm: Các mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa mới nhất

Lập đề nghị mua hàng

Lập đề nghị báo giá

Đồng thời một đề nghị báo giá được gửi đến các nhà cung cấp hiện tại hoặc đơn vị mới để thẩm định/đánh giá lại. Điều này giúp tìm ra NCC phù hợp với các điều kiện của bộ phận lập đề nghị mua hàng.

Theo dõi báo giá của NCC

Đây là một bước quan trọng trong quy trình mua hàng. Các báo giá từ các nhà cung cấp được gửi về và ghi nhận. Hệ thống tự động hoặc nhân viên phòng mua hàng sẽ lựa chọn nhà cung cấp có khả năng đáp ứng tốt nhất các tiêu chí và điều kiện đã xác định trước đó.

Dựa vào bảng báo giá của nhà cung cấp và chính sách duyệt PO, phòng mua hàng tiến hành lập và theo dõi hợp đồng/đơn mua hàng, tuân thủ theo đặc thù và tính chất mua bán của doanh nghiệp.

Phê duyệt báo giá

Trong quy trình mua hàng, phê duyệt báo giá thường do ban lãnh đạo doanh nghiệp thực hiện dựa trên các thông tin sau:

• Cùng 1 mặt hàng, tiến hành so sánh báo giá của các nhà cung cấp khác nhau với điều kiện mua hàng.
• Cùng 1 mặt hàng, so sánh báo giá cũ và mới của các NCC khác nhau.

Lập hợp đồng/đơn mua hàng 

Chỉ khi đã chọn được đơn vị cung cấp phù hợp, quy trình mua hàng tiến hành đến bước này. Nhân viên phòng mua hàng sẽ lập hợp đồng mua hàng, ghi nhận thông tin từ báo giá, điều khoản thanh toán, và thời điểm giao hàng. Đơn đặt hàng sau đó được gửi cho nhà cung cấp để ký kết hợp đồng giữa hai bên.

Nếu hợp đồng cần nhiều lần ký kết, đơn hàng sẽ được lập cho từng thời điểm thực hiện. Thông tin được in trên đơn hàng sẽ phản ánh các điều khoản đã cam kết trong hợp đồng. Đơn hàng sẽ được chuyển đến các bộ phận, phòng ban liên quan như kế toán, bộ phận kho,… để theo dõi và thực hiện.

Lập đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng

Trong quy trình mua hàng, đây là bước quan trọng trước khi nhập kho. Để đảm bảo không phát sinh vấn đề gì vào thời điểm nhập hàng, phòng mua hàng lập đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng gửi đến các phòng ban liên quan theo dõi và thực hiện.

Với quy trình mua hàng thủ công, quá trình này có thể tốn nhiều thời gian thay vì được tích hợp như trên hệ thống quản trị doanh nghiệp. Các phòng ban liên quan sẽ tự được thông báo vào quy trình khi đến công việc của mình.

Nhập kho hàng hóa

Thanh toán và kết thúc quy trình mua hàng

Phòng mua hàng căn cứ hóa đơn nhà cung cấp và điều khoản hợp đồng để lập hồ sơ thanh toán. Nếu hồ sơ được duyệt thì phòng kế toán sẽ tiến hành thanh toán cho NCC. Ngược lại, kế toán thực hiện sẽ phản hồi lại phòng mua hàng để bổ sung hoặc chỉnh sửa thông tin.

Với SalesUp ERP, module kế toán sẽ chạy ngầm trong suốt quy trình mua hàng để rút ngắn thời gian xét duyệt.

4. Một số lưu ý quan trọng trong quy trình mua hàng 

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng trong quy trình mua hàng mà doanh nghiệp cần nắm rõ để đưa ra các quyết định sáng suốt.

Thời điểm cần có hàng

Để đạt được hiệu quả kinh doanh tốt nhất, doanh nghiệp cần tăng doanh số bán hàng và cải thiện chi phí vận hành sản xuất. Do đó, thời điểm có hàng đóng vai trò rất quan trọng – giúp các đơn vị thực hiện theo dõi, kiểm soát được dòng lưu chuyển nguyên vật liệu đầu vào.

Doanh nghiệp có thể biết khi nào nên tiến hành đặt hàng để nguyên vật liệu được vận chuyển đúng thời gian hẹn trước và đảm bảo các cam kết về chất lượng. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí lưu kho hàng hóa và tối đa nguồn vốn cho các cơ hội tiềm năng khác.

Số lượng sản xuất và mức tồn kho an toàn

Khi tiến hành mua hàng, nhân viên cần căn cứ kế hoạch sản xuất và khả năng sử dụng nguyên vật liệu hiện tại để tính số lượng hàng cần đặt. Có thể hiểu đơn giản đây là số lượng đặt hàng kinh tế trong quy trình mua hàng.

Một số trường hợp, quyết định mua hàng còn chịu sự điều chỉnh từ mức tồn kho an toàn. Do đó, quy trình mua hàng phải đảm bảo các điều kiện trong sản xuất và tổng lượng hàng tồn kho không ít hoặc nhiều hơn hạn mức kho.

Tình hình đợi hàng từ nhà cung cấp

Với cùng một loại nguyên vật liệu, mỗi nhà cung cấp sẽ có những mức giá khác nhau. Ví dụ, hàng nhập từ nước ngoài sẽ có thời gian giao nhận lâu hơn và phát sinh một số chi phí nhất định. Đối với các doanh nghiệp thì thời gian chờ vận chuyển hàng ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động sản xuất.

Các đơn hàng từ quốc tế thường được đặt với số lượng lớn để đảm bảo đủ dùng cho hoạt động sản xuất trong lần tiếp theo. Do đó, đây là một vấn đề rất quan trọng khi xây dựng quy trình mua hàng rõ ràng.

5. Phần mềm quản lý mua hàng hiệu quả – FAST

Phần mềm quản lý mua hàng FAST Purchasing mạnh mẽ và hiệu quả, được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý quy trình mua hàng một cách thông minh và linh hoạt. Với FAST, việc tìm kiếm nguồn cung, thực hiện đàm phán, và xử lý các giao dịch mua bán trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn bao giờ hết.

Các tính năng nổi bật của FAST bao gồm:

1. Quản lý nhà cung cấp: Tích hợp các thông tin về các nhà cung cấp, bao gồm thông tin liên hệ, lịch sử giao dịch, và đánh giá hiệu suất.
2. Tìm kiếm và đàm phán: Hỗ trợ tìm kiếm và đàm phán với các nhà cung cấp potentional, giúp đảm bảo mua hàng với giá cả hợp lý nhất.
3. Quản lý đơn hàng: Theo dõi và quản lý các đơn hàng mua hàng từ việc tạo đơn đến thanh toán và giao nhận hàng.
4. Báo cáo và phân tích: Cung cấp các báo cáo tổng quan và phân tích hiệu suất mua hàng, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược.

Với FAST, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình mua hàng, tiết kiệm thời gian và chi phí, cũng như nâng cao hiệu quả và linh hoạt trong hoạt động kinh doanh.