Quản lý mua hàng – Fast Purchasing

Phân hệ quản lý mua hàng trong giải pháp ERP Fast Business cho phép tự động hóa nhiều công việc trong chu trình nghiệp vụ mua hàng – thanh toán: Lập và duyệt đề xuất mua hàng, giấy đề nghị báo giá, cập nhật báo giá, lựa chọn nhà cung cấp, chuẩn bị đơn hàng – trong nước và nhập khẩu, theo dõi việc nhận hàng và kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập mua, trả lại hàng cho nhà cung cấp, đóng đơn hàng.

Quy trình mua hàng

Đơn hàng mua

Thông tin về nhà cung cấp

• Các thông tin chung: Tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, số fax, người liên hệ…
• Phương thức giao hàng và điều khoản thanh toán ngầm định.
• Khai báo các điều kiện tín dụng, thời hạn tín dụng kèm ngày hết hạn…

Quản lý yêu cầu mua hàng

• Quản lý yêu cầu mua hàng theo từng nhà máy/phân xưởng, chi tiết theo đơn hàng bán, lệnh sản xuất, dự án/công trình…
• Cho phép duyệt phiếu yêu cầu qua một hoặc nhiều cấp duyệt, duyệt toàn bộ hoặc duyệt chi tiết cho từng mặt hàng yêu cầu.
• Kiểm tra tồn kho khả dụng cho các mặt hàng cần mua.
• Cho phép tham khảo giá từ nguồn thông tin giá mua.
• Tự động xác định nguồn cung ứng nếu vật tư có khai báo nhà cung cấp cố định hoặc yêu cầu từ một thỏa thuận mua hàng đã ký kết.
• Lựa chọn nhà cung cấp cho các phiếu nhu cầu đã duyệt bằng tay hoặc tự động theo các tiêu chí ưu tiên khai báo.

Quản lý nguồn giá mua

• Lập và duyệt đề nghị báo giá qua một hoặc nhiều cấp duyệt.
• Lưu báo giá của tất cả các nhà cung cấp và tất cả các hàng đặt mua.
• Khai báo các mức giá chi tiết theo từng phạm vi số lượng đặt mua.
• Khai báo các chính sách/điều kiện giá (như chiết khấu, chi phí…) cho từng mặt hàng tương ứng theo từng phạm vi số lượng đặt mua.
• Khai báo cáo các thông tin khác về điều kiện thanh toán, số lượng đặt hàng tối thiểu/tối đa…
• Tùy chọn chuyển thông tin giá từ đơn hàng, hợp đồng, thỏa thuận mua hàng vào nguồn giá mua.
• So sánh báo giá cho từng mặt hàng giữa các nhà cung cấp khác nhau, giữa các nhóm phụ trách đề nghị báo giá khác nhau.
• So sánh giá từ nhiều nguồn thông tin giá khác nhau như báo giá, đơn hàng, hợp đồng, thỏa thuận mua hàng.

Quản lý nguồn cung ứng

• Khai báo vật tư cần chỉ định nguồn cung ứng.
• Khai báo danh sách nhà cung cấp cung ứng cho vật tư chi tiết theo từng nhà máy/phân xưởng.
• Chỉ định nhà cung cấp cố định (nếu có).
• Nguồn cung ứng được theo dõi, quản lý theo từng giai đoạn khác nhau dựa vào ngày hiệu lực từ/đến.
• Cảnh báo khi lập đơn hàng nếu nhà cung cấp không thỏa nguồn cung ứng khai báo.

Quản lý hạn ngạch mua hàng

• Khai báo hạn ngạch mua hàng cho từng vật tư tương ứng cho từng nhà cung cấp.
• Khai báo tiêu chí phân bổ hạn ngạch cho các nhà cung cấp khi xác định nguồn cung ứng tự động cho phiếu yêu cầu mua hàng.
• Hạn ngạch mua hàng được theo dõi, quản lý theo từng giai đoạn khác nhau dựa vào ngày hiệu lực từ/đến.
• Cảnh báo khi lập đơn hàng nếu số lượng đặt hàng vượt quá hạn ngạch còn lại của từng nhà cung cấp.

Quản lý thỏa thuận mua hàng

• Thỏa thuận mua hàng bao gồm thỏa thuận về mặt giá trị và thỏa thuận về mặt số lượng (cung ứng tối đa) được cam kết giữa hai bên (thỏa thuận khung).
• Thỏa thuận mua hàng được quản lý theo thời gian hiệu lực từ ngày/đến ngày.
• Lập và duyệt thỏa thuận mua hàng qua một hoặc nhiều cấp duyệt.
• Cho phép kế thừa dữ liệu từ thỏa thuận mua hàng khi lập phiếu yêu cầu mua hàng hoặc đơn hàng mua.
• Cảnh báo khi lập đơn hàng vượt quá giới hạn về giá trị và số lượng của thỏa thuận mua hàng.
• Hệ thống báo cáo liên quan đến thỏa thuận mua hàng.

Quản lý hợp đồng mua hàng

• Hợp đồng mua hàng là thỏa thuận mua hàng đã đầy đủ tính pháp lý được ký kết giữa hai bên, trong đó qui định cụ thể về số lượng, giá mua và các thời điểm giao hàng
• Hợp đồng được quản lý theo thời gian hiệu lực từ ngày/đến ngày.
• Lập và duyệt hợp đồng mua hàng qua một hoặc nhiều cấp duyệt.
• Cho phép kế thừa dữ liệu từ hợp đồng mua hàng khi lập phiếu nhập mua (nhập kho).
• Cảnh báo khi nhận hàng vượt quá giới hạn về giá trị và số lượng của hợp đồng mua hàng.
• Hệ thống báo cáo liên quan đến hợp đồng mua hàng.

Quản lý đơn hàng

• Đơn hàng được theo dõi, quản lý theo từng đơn vị/bộ phận mua hàng, nhóm phụ trách mua hàng, nhà máy/phân xưởng/kho hàng.
• Lập đơn hàng theo nhiều cách:

• • Lập đơn hàng trực tiếp.
  • Lập đơn hàng từ phiếu yêu cầu.
  • Lập đơn hàng từ báo giá.
  • Lập đơn hàng từ thỏa thuận mua hàng.
  • Lập đơn hàng từ kết quả lựa chọn nhà cung cấp.
• Duyệt đơn hàng qua một hoặc nhiều cấp duyệt, hoặc tự động duyệt đơn hàng cho một số đơn hàng mua đặc biệt.
• Giá mua được tự cập nhật hoặc kế thừa từ các phiếu bước trước hoặc được hệ thống tự động đề xuất mức giá tối ưu từ các nguồn thông tin giá đã cập nhật.
• Giá mua được theo dõi và quản lý theo giá gross và giá net, có lưu vết chi tiết các chính sách/điều kiện giá (như chiết khấu được hưởng, chi phí cộng thêm…).
• Cho phép cập nhật và phân bổ chi tiết các loại chi phí liên quan đến đơn hàng.
• Theo dõi yêu cầu tiền ứng trước cho đơn hàng và kết quả thực tế đã thực hiện.
• Cho phép phân bổ vật tư trên đơn hàng mua cho các đối tượng khác nhau như: bộ phận chi phí, lệnh sản xuất, đơn hàng bán, dự án/công trình…
• Đơn hàng được quản lý riêng biệt theo đơn hàng mua trong nước, đơn hàng nhập khẩu, đơn hàng mua nội bộ.
• Cho phép xem nhanh tổng quan tình trạng đơn hàng, xem chi tiết lịch sử đơn hàng cho từng mặt hàng (số lượng nhận, số lượng hóa đơn, số lượng trả lại…).

Duyệt phiếu nhu cầu vật tư, đơn hàng qua email, SMS, mobile app

• Cho phép gửi các phiếu nhu cầu vật tư, đơn hàng trạng thái “chờ duyệt” đến người có quyền duyệt thông qua email, SMS, mobile app hoặc chức năng đơn hàng chờ duyệt trên chương trình.
• Phân quyền cho phép sửa đổi một số thông tin khi phiếu nhu cầu, đơn hàng đang trong quá trình duyệt.

Theo dõi hàng nhập khẩu

• Phân bổ chi phí tính thuế nhập khẩu cho từng mặt hàng theo các tiêu thức khác nhau: số lượng, giá trị, trọng lượng hoặc thể tích.
• Tự động tính thuế nhập khẩu và các khoản phải nộp khác.
• Tùy chọn tính thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế môi trường cho hàng nhập khẩu.
• Lập tờ khai hải quan từ đơn hàng nhập khẩu.

Theo dõi hàng nhập kho

• Quản lý nhập hàng và kiểm định chất lượng.
• Theo dõi hàng nhập kho trong hai trường hợp: Nhập kho theo phiếu nhập kho, Nhập kho theo hóa đơn (hóa đơn kiêm phiếu nhập kho).
• Khai báo kiểm định chất lượng ngay trên phiếu nhập mua.
• Kiểm định hàng hóa theo nhiều kiểu khác nhau: kiểm định toàn bộ, kiểm định tỷ lệ.

Quản lý hàng mua trả lại nhà cung cấp

• Theo dõi hàng trả lại nhà cung cấp trong nhiều trường hợp khác nhau:

• • Trả hàng do không đạt chất lượng.
  • Trả hàng trước khi nhận hóa đơn.
  • Trả hàng sau khi nhận hóa đơn.
• Cho phép cập nhật trạng thái đơn hàng khi trả lại hàng cho nhà cung cấp.

Báo cáo

• Báo cáo tình trạng phiếu yêu cầu.
• Báo cáo so sánh phiếu yêu cầu và đơn hàng.
• Báo cáo tình trạng đơn hàng,
• Báo cáo so sánh kế hoạch và thực hiện đơn hàng.
• Hệ thống báo cáo đánh giá nhà cung cấp.
• Hệ thống báo cáo kiểm định chất lượng.
• Hệ thống báo cáo phân tích hàng nhập mua.

…

Quản lý đánh giá nhà cung cấp

• Dữ liệu đánh giá nhà cung cấp được quản lý theo từng đơn vị/bộ phận mua hàng.
• Nguồn thông tin đánh giá đa dạng: thông tin giá mua, đơn hàng/hợp đồng, thông tin giao nhận hàng, thông tin kiểm định chất lượng, thông tin về hóa đơn và các nguồn thông tin khác.
• Cho phép khai báo các loại chỉ tiêu, mã chỉ tiêu đánh giá theo nhiều cấp.
• Khai báo tỷ trọng tính điểm giữa các loại chỉ tiêu và tỷ trọng của các chỉ tiêu trong cùng loại;
• Các phương thức tính điểm cho các chỉ tiêu có thể là tự động, bán tự động hoặc tự cập nhật.
• Khai báo chi tiết các thang bậc tính điểm cho các chỉ tiêu đánh giá tự động.
• Một số chỉ tiêu đánh giá tự động hệ thống cung cấp: mức giá, lịch sử biến động giá, chênh lệch thời gian giao hàng, số lượng giao hàng, điểm kiểm định chất lượng, chênh lệch giá hóa đơn, số lượng hóa đơn…
• Kỳ đánh giá có thể theo tháng, quý, 6 tháng, năm… chi tiết cho từng đơn vị/bộ phận mua hàng;
• Hoàn thiện hệ thống báo cáo đánh giá nhà cung cấp:

• • Kết quả đánh giá nhà cung cấp.
  • Bảng chi tiết kết quả đánh giá nhà cung cấp.
  • Xếp hạng nhà cung cấp.
  • Phân tích đánh giá nhà cung cấp theo kỳ.
  • Phân tích đánh giá nhà cung cấp theo chỉ tiêu.
  • Danh sách nhà cung cấp, mặt hàng chưa đánh giá.

Quản lý kiểm định chất lượng

• Dữ liệu kiểm định chất lượng được quản lý theo từng nhà máy/phân xưởng/kho hàng;
• Thiết kế dạng quy trình thông qua các bước: nguồn kiểm định, tạo lô kiểm định, cập nhật kết quả kiểm định và quyết định sử dụng.
• Cho phép khai báo động các nguồn kiểm định: nhập mua, nhập nội bộ, sản xuất, xuất bán, …
• Tùy chọn chuyển hàng cần kiểm định vào kho thực tế (cho phép sử dụng) hoặc chỉ vào khu vực chờ kiểm định (chưa được sử dụng).
• Cho phép kiểm định chi tiết theo từng mã đặc tính hoặc không theo mã đặc tính (chỉ ghi nhận lỗi cho lô kiểm định).
• Cho phép tách lô kiểm định thành nhiều lô kiểm định con hoặc nhiều nhóm kiểm định khác nhau.
• Cập nhật kết quả kiểm định riêng cho các mã đặc tính định lượng và định tính.
• Thông báo tự động qua email đối với các lỗi nghiêm trọng đến người quản lý khi phát hiện.
• Cho phép tạo quyết định sử dụng một lần hoặc nhiều lần cho lô kiểm định.
• Tự động tạo quyết định sử dụng cho lô kiểm định sau khi hoàn thành cập nhật kết quả kiểm định nếu đáp ứng đầy đủ các tiêu chí quy định.
• Tự động tính điểm chất lượng theo các phương pháp tính điểm khác nhau (phục vụ đánh giá nhà cung cấp).
• Phân quyền người sử dụng chi tiết theo từng nhà máy/phân xưởng, từng nguồn kiểm định.
• Hoàn thiện hệ thống báo cáo kiểm định:

• • Danh sách lô kiểm định.
  • Kết quả kiểm định.
  • Tổng hợp lỗi theo lô kiểm định.
  • Phân tích lỗi kiểm định theo mặt hàng.
  • Quyết định sử dụng.