Trong bối cảnh thị trường liên tục thay đổi, doanh nghiệp không chỉ cần quản lý tốt nguồn lực mà còn phải ra quyết định linh hoạt và nâng cao khả năng thích ứng. Đây cũng là lý do quản trị hiện đại ngày càng được chú trọng. Vậy quản trị hiện đại là gì và doanh nghiệp có thể ứng dụng như thế nào? Trong bài viết này, FAST sẽ cùng bạn tìm hiểu rõ hơn về các hướng tiếp cận, mô hình và cách triển khai quản trị hiện đại trong thực tế.
Tóm tắt nhanh: Quản trị hiện đại là cách tiếp cận quản lý doanh nghiệp chú trọng sự phối hợp giữa con người, quy trình, dữ liệu và khả năng thích ứng. Thay vì áp dụng một mô hình cố định, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều phương pháp phù hợp với mục tiêu và điều kiện thực tế. Bài viết sẽ giúp bạn:
|
1. Quản trị hiện đại là gì?
Quản trị hiện đại là cách tổ chức và điều hành doanh nghiệp theo hướng phối hợp các nguồn lực, sử dụng thông tin và dữ liệu để hỗ trợ ra quyết định, đồng thời có khả năng điều chỉnh trước những thay đổi của môi trường kinh doanh.
Khác với cách tiếp cận chỉ tập trung vào cơ cấu, cấp bậc và kiểm soát, quản trị hiện đại chú trọng đồng thời đến mục tiêu, con người, quy trình, dữ liệu và khả năng thích ứng. Tuy nhiên, quản trị hiện đại không phải một mô hình duy nhất mà bao gồm nhiều hướng tiếp cận và phương pháp có thể kết hợp tùy vào vấn đề doanh nghiệp cần giải quyết.
Một số đặc điểm thường thấy gồm:
- Tập trung vào mục tiêu và kết quả: Mục tiêu của doanh nghiệp được cụ thể hóa thành kết quả và chỉ tiêu có thể theo dõi.
- Tăng cường phối hợp: Các bộ phận chia sẻ thông tin và phối hợp thay vì hoạt động hoàn toàn độc lập.
- Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Dữ liệu từ kinh doanh, tài chính, khách hàng, nhân sự và vận hành được sử dụng để hỗ trợ quyết định.
- Phân quyền phù hợp: Nhân sự được giao quyền hạn tương ứng với trách nhiệm để chủ động xử lý công việc.
- Cải tiến liên tục: Quy trình và cách thức làm việc được đánh giá, điều chỉnh dựa trên kết quả thực tế.
Quản trị hiện đại chú trọng mục tiêu, con người, dữ liệu, quy trình và khả năng thích ứng của doanh nghiệp
2. Quản trị hiện đại khác quản trị truyền thống thế nào?
Quản trị hiện đại và quản trị truyền thống có những điểm khác biệt trong cách tổ chức và điều hành doanh nghiệp. Dưới đây là bảng phân biệt cách quản lý truyền thống và hiện đại theo 5 tiêu chí:
| Tiêu chí | Quản trị truyền thống | Quản trị hiện đại |
|---|---|---|
| Cơ cấu tổ chức | Phân cấp rõ ràng, vai trò và quyền hạn thường được xác định theo cấp bậc | Linh hoạt hơn, tăng phối hợp giữa các phòng ban và nhóm |
| Ra quyết định | Tập trung nhiều ở cấp quản lý | Phân quyền phù hợp và sử dụng dữ liệu để hỗ trợ quyết định |
| Quản lý con người | Chú trọng kiểm soát và tuân thủ | Chú trọng năng lực, sự chủ động và phát triển nhân sự |
| Sử dụng dữ liệu | Chủ yếu phục vụ báo cáo và kiểm soát | Hỗ trợ phân tích, ra quyết định và theo dõi hiệu quả |
| Khả năng thích ứng | Thay đổi thường theo kế hoạch và quy trình có sẵn | Có thể thử nghiệm, nhận phản hồi và điều chỉnh nhanh hơn |
Hai cách tiếp cận trên không nhất thiết loại trừ nhau. Doanh nghiệp vẫn cần cơ cấu, quy trình và cơ chế kiểm soát rõ ràng, đồng thời có thể bổ sung những phương pháp linh hoạt hơn khi môi trường kinh doanh thay đổi.
3. Các hướng tiếp cận quản trị hiện đại
Các hướng tiếp cận quản trị giúp doanh nghiệp nhìn nhận và xử lý vấn đề theo những góc độ khác nhau. Dưới đây là chi tiết 4 hướng tiếp cận phổ biến gồm hệ thống, tình huống, định lượng và quá trình:
3.1. Tiếp cận hệ thống
Tiếp cận hệ thống xem doanh nghiệp là một hệ thống gồm nhiều bộ phận và yếu tố có mối quan hệ, tác động qua lại. Vì vậy, một vấn đề ở một bộ phận có thể ảnh hưởng đến kết quả của những bộ phận khác. Cách tiếp cận này phù hợp khi vấn đề có sự liên quan giữa nhiều phòng ban hoặc khi doanh nghiệp cần đánh giá hoạt động ở góc nhìn tổng thể.
Ví dụ: Khi doanh nghiệp muốn tăng doanh số, nhà quản trị không chỉ xem xét hoạt động bán hàng mà còn cần đánh giá khả năng cung ứng, tồn kho, marketing, nhân sự và tài chính để đảm bảo toàn bộ hệ thống có thể đáp ứng mục tiêu.
Tiếp cận hệ thống xem doanh nghiệp là một tổng thể gồm nhiều bộ phận có mối liên hệ và tác động lẫn nhau
>> Xem thêm: Hệ thống quản lý doanh nghiệp là gì?
3.2. Tiếp cận tình huống
Tiếp cận tình huống cho rằng không có một nguyên tắc hoặc phương pháp quản trị phù hợp với mọi doanh nghiệp và mọi hoàn cảnh. Cách quản lý cần được lựa chọn dựa trên các yếu tố như quy mô, ngành nghề, môi trường, công nghệ, nhân sự và mức độ biến động. Điểm quan trọng của cách tiếp cận này là không áp dụng máy móc một mô hình cho mọi tình huống.
Ví dụ: Doanh nghiệp mới thành lập có thể cần cơ cấu gọn và trao quyền nhanh, trong khi doanh nghiệp lớn với nhiều cấp quản lý lại cần hệ thống phân quyền, kiểm soát và báo cáo rõ ràng hơn.
3.3. Tiếp cận định lượng
Tiếp cận định lượng sử dụng dữ liệu, thống kê, mô hình toán học hoặc các phương pháp phân tích để hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định. Cách tiếp cận này có thể được sử dụng trong nhiều hoạt động như dự báo nhu cầu, quản lý tồn kho, lập ngân sách, phân bổ nguồn lực hoặc đánh giá hiệu quả kinh doanh.
Ví dụ: Thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm để xác định lượng hàng cần nhập, doanh nghiệp có thể phân tích dữ liệu bán hàng, tồn kho và nhu cầu theo từng giai đoạn để hỗ trợ quyết định.
Tiếp cận định lượng sử dụng dữ liệu và các mô hình phân tích để hỗ trợ ra quyết định quản trị
3.4. Tiếp cận quá trình
Tiếp cận quá trình xem quản trị là một chuỗi chức năng có mối liên hệ với nhau, thường gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Các chức năng này không diễn ra hoàn toàn tách biệt. Sau khi xây dựng kế hoạch, doanh nghiệp cần tổ chức nguồn lực, triển khai, theo dõi kết quả và điều chỉnh khi có chênh lệch so với mục tiêu.
Ví dụ: Nếu doanh số thực tế thấp hơn kế hoạch, nhà quản trị có thể xem xét lại mục tiêu, nguồn lực bán hàng, hoạt động marketing hoặc quy trình thực hiện để xác định nguyên nhân và điều chỉnh.
4. Các mô hình và phương pháp quản trị hiện đại
Từ các hướng tiếp cận trên, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều mô hình và phương pháp khác nhau để giải quyết từng vấn đề cụ thể. 7S, MBO, Lean và Agile không phải những lựa chọn thay thế hoàn toàn cho nhau; mỗi phương pháp có mục đích, phạm vi và điều kiện áp dụng riêng.
4.1. Mô hình 7S
Mô hình McKinsey 7S được xây dựng để xem xét sự liên kết giữa bảy yếu tố trong tổ chức gồm Strategy, Structure, Systems, Shared Values, Skills, Style và Staff. Phương pháp này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp cần nhìn nhận vấn đề về tổ chức và sự phối hợp thay vì chỉ xem xét riêng cơ cấu.
Mục đích: Đánh giá mức độ phù hợp giữa chiến lược, cơ cấu, hệ thống, con người, năng lực, phong cách quản lý và giá trị chung của doanh nghiệp.
Phù hợp khi: Doanh nghiệp thay đổi chiến lược, tái cấu trúc, sáp nhập hoặc cần đánh giá khả năng thực thi một định hướng mới.
Giới hạn: 7S chủ yếu hỗ trợ chẩn đoán và đánh giá sự liên kết trong tổ chức. Sau khi xác định vấn đề, doanh nghiệp vẫn cần xây dựng kế hoạch hành động và công cụ triển khai cụ thể.
Mô hình 7S giúp doanh nghiệp xem xét sự liên kết giữa 7 yếu tố quan trọng trong tổ chức
>> Xem thêm: 9 mô hình quản lý dự án hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay
4.2. Quản trị theo mục tiêu
Quản trị theo mục tiêu (Management by Objectives – MBO) là phương pháp quản trị trong đó nhà quản trị và nhân sự cùng xác định mục tiêu cần đạt, thống nhất trách nhiệm và tiêu chí đánh giá. Quá trình thực hiện được theo dõi định kỳ để đối chiếu kết quả với mục tiêu và có điều chỉnh phù hợp.
Mục đích: Liên kết mục tiêu của cá nhân và bộ phận với mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Phù hợp khi: Doanh nghiệp cần làm rõ kết quả cần đạt, trách nhiệm của từng bộ phận và tiêu chí đánh giá.
Giới hạn: Mục tiêu cần phù hợp với nguồn lực và được theo dõi trong suốt quá trình thực hiện. Nếu chỉ tập trung vào chỉ tiêu mà bỏ qua chất lượng, bối cảnh và sự phối hợp, MBO có thể khiến nhân sự quá chú trọng vào kết quả đo lường.
4.3. Quản trị tinh gọn
Quản trị tinh gọn (Lean) là phương pháp quản trị tập trung vào việc tối ưu dòng công việc, loại bỏ những hoạt động không tạo ra giá trị và sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn. Doanh nghiệp áp dụng Lean thường xuyên rà soát quy trình, nhận diện điểm gây chậm trễ hoặc phát sinh lãng phí và thực hiện các cải tiến phù hợp.
Mục đích: Nhận diện và giảm các hoạt động không tạo giá trị, cải thiện dòng công việc, chất lượng và thời gian xử lý.
Phù hợp khi: Doanh nghiệp có quy trình nhiều bước, thao tác lặp lại, thời gian chờ hoặc những hoạt động chưa tạo ra giá trị tương xứng.
Giới hạn: Lean không đồng nghĩa với việc cắt giảm nhân sự hoặc chi phí một cách đơn thuần. Việc cải tiến cần dựa trên quy trình thực tế, giá trị khách hàng và khả năng giải quyết nguyên nhân của vấn đề.
Quản trị tinh gọn tập trung vào tối ưu quy trình, loại bỏ lãng phí và cải tiến liên tục
4.4. Quản trị linh hoạt
Quản trị linh hoạt (Agile) đề cao khả năng phản hồi trước thay đổi, sự phối hợp giữa các bên và việc tạo ra kết quả theo từng giai đoạn. Agile bắt nguồn từ lĩnh vực phát triển phần mềm, trong đó các nguyên tắc nhấn mạnh việc đáp ứng thay đổi, phối hợp với khách hàng và cải tiến thường xuyên.
Mục đích: Giúp nhóm điều chỉnh công việc nhanh hơn khi yêu cầu, ưu tiên hoặc điều kiện thực tế thay đổi.
Phù hợp khi: Công việc có mức độ biến động cao, cần thử nghiệm hoặc thường xuyên nhận phản hồi từ khách hàng và các bên liên quan.
Giới hạn: Agile không có nghĩa là bỏ qua kế hoạch hoặc quy trình. Nhóm vẫn cần mục tiêu, phạm vi công việc, trách nhiệm và cơ chế theo dõi phù hợp.
5. Cách ứng dụng quản trị hiện đại vào doanh nghiệp
Doanh nghiệp không nhất thiết phải thay đổi toàn bộ hệ thống quản trị cùng lúc. Một cách tiếp cận thực tế là bắt đầu từ vấn đề cần cải thiện, sau đó từng bước chuẩn hóa quy trình, phân quyền, kết nối dữ liệu và đo lường kết quả.
5.1. Đánh giá hiện trạng
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định những vấn đề đang ảnh hưởng đến hoạt động quản lý. Một số nội dung có thể rà soát gồm:
- Cơ cấu tổ chức và phạm vi trách nhiệm của từng bộ phận.
- Các quy trình đang thực hiện và những điểm bị chậm, trùng lặp.
- Cách phân quyền và phối hợp giữa các phòng ban.
- Nguồn dữ liệu đang được sử dụng và mức độ thống nhất.
- Các chỉ tiêu đang được dùng để đánh giá hiệu quả hoạt động.
Kết quả đánh giá giúp doanh nghiệp xác định vấn đề cần ưu tiên và lựa chọn phương pháp phù hợp thay vì áp dụng một mô hình chỉ vì xu hướng.
5.2. Chuẩn hóa quy trình
Sau khi xác định vấn đề, doanh nghiệp cần rà soát và chuẩn hóa những quy trình quan trọng. Mỗi quy trình nên xác định rõ đầu vào, đầu ra, người chịu trách nhiệm, thời gian xử lý và các điểm kiểm soát cần thiết.
Lời khuyên: Đối với những công việc lặp lại, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa biểu mẫu, quy trình phê duyệt và cách lưu trữ dữ liệu để giảm thao tác thủ công và hạn chế sai sót.
Chuẩn hóa quy trình giúp thống nhất cách thực hiện công việc và hạn chế sai sót trong vận hành
>> Xem thêm: 10 mẫu quy trình làm việc chuẩn và hướng dẫn xây dựng chi tiết
5.3. Phân quyền và phát triển đội ngũ
Quản trị hiện đại không chỉ liên quan đến công nghệ mà còn phụ thuộc vào cách doanh nghiệp tổ chức và phát triển con người. Nhà quản trị cần xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm và phạm vi ra quyết định của từng vị trí.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần đào tạo nhân sự về chuyên môn, khả năng sử dụng dữ liệu và kỹ năng phối hợp giữa các bộ phận. Phân quyền nên đi kèm với mục tiêu và cơ chế theo dõi để đảm bảo quyền quyết định gắn với trách nhiệm.
5.4. Kết nối dữ liệu quản trị
Khi dữ liệu được lưu trữ riêng lẻ ở nhiều phòng ban, nhà quản trị có thể mất nhiều thời gian để tổng hợp và đối chiếu thông tin. Vì vậy, doanh nghiệp nên hướng đến việc kết nối dữ liệu giữa các bộ phận như bán hàng, mua hàng, kho, kế toán, nhân sự và sản xuất.
Với các doanh nghiệp cần quản lý nhiều nghiệp vụ trên cùng một hệ thống, FAST Business Online hỗ trợ quản trị doanh nghiệp bằng cách kết nối dữ liệu giữa các bộ phận, đồng bộ thông tin và hỗ trợ theo dõi hoạt động vận hành, lập báo cáo quản trị.
FAST Business Online giúp doanh nghiệp quản lý thông tin tập trung và hỗ trợ hoạt động vận hành, báo cáo quản trị
>> Xem thêm: 5 lời khuyên để hệ thống ERP vận hành hiệu quả hơn
5.5. Đo lường và cải tiến
Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần theo dõi kết quả để đánh giá mức độ phù hợp của phương pháp quản trị. Một số chỉ tiêu có thể theo dõi gồm thời gian xử lý công việc, chi phí, doanh thu, năng suất, tỷ lệ sai sót hoặc mức độ hoàn thành mục tiêu.
Từ kết quả đo lường, doanh nghiệp có thể xác định những điểm cần điều chỉnh và tiếp tục cải tiến quy trình. Nếu phương pháp phù hợp, doanh nghiệp có thể mở rộng sang các bộ phận khác; nếu chưa phù hợp, cần xem xét lại nguyên nhân và điều chỉnh cách triển khai.
6. Câu hỏi thường gặp về quản trị hiện đại
6.1. Doanh nghiệp nhỏ có áp dụng quản trị hiện đại được không?
Doanh nghiệp nhỏ vẫn có thể áp dụng quản trị hiện đại bằng cách bắt đầu từ những vấn đề thiết thực như chuẩn hóa quy trình, phân quyền, thiết lập mục tiêu và quản lý dữ liệu. Doanh nghiệp không nhất thiết phải triển khai nhiều mô hình hoặc đầu tư hệ thống phức tạp ngay từ đầu.
6.2. Quản trị hiện đại có đồng nghĩa với chuyển đổi số không?
Quản trị hiện đại và chuyển đổi số không phải là hai khái niệm đồng nghĩa. Chuyển đổi số có thể cung cấp công nghệ và dữ liệu để hỗ trợ quản trị, nhưng quản trị hiện đại còn bao gồm cách tổ chức con người, quy trình, mục tiêu, ra quyết định và cải tiến hoạt động.
6.3. Có nên kết hợp nhiều mô hình quản trị không?
Doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều phương pháp nếu chúng phục vụ những mục tiêu khác nhau và không tạo ra xung đột trong cách vận hành. Chẳng hạn, MBO có thể được sử dụng để quản lý mục tiêu, Lean để cải tiến quy trình và Agile cho những nhóm công việc cần phản hồi, điều chỉnh thường xuyên.
Quản trị hiện đại là cách tiếp cận tổ chức và điều hành doanh nghiệp chú trọng mục tiêu, con người, quy trình, dữ liệu và khả năng thích ứng. Thay vì tìm kiếm một mô hình áp dụng cho mọi trường hợp, doanh nghiệp có thể lựa chọn các hướng tiếp cận và phương pháp phù hợp với vấn đề, nguồn lực và bối cảnh thực tế.
Trong quá trình triển khai, các giải pháp quản trị và công nghệ có thể hỗ trợ doanh nghiệp kết nối thông tin giữa các bộ phận, chuẩn hóa dữ liệu và nâng cao hiệu quả vận hành. Với FAST Business Online, FAST hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và kết nối dữ liệu, phục vụ hoạt động vận hành và lập báo cáo quản trị.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast