Chi phí quản lý dự án là một trong những nội dung cần được xác định và theo dõi trong quá trình lập, thực hiện và quyết toán dự án. Việc xác định đúng phạm vi chi phí giúp doanh nghiệp lập dự toán phù hợp, kiểm soát ngân sách và hạn chế nhầm lẫn giữa chi phí quản lý với các khoản chi khác của dự án. Trong bài viết này, FAST sẽ giúp bạn tìm hiểu chi phí quản lý dự án là gì, các khoản chi thường gặp, cách xác định và phương pháp quản lý hiệu quả.
Tóm tắt nhanh: Chi phí quản lý dự án phục vụ cho hoạt động tổ chức, điều hành và kiểm soát dự án, với phạm vi xác định tùy thuộc vào loại dự án, hình thức quản lý và quy định áp dụng. Bài viết sẽ giúp bạn:
|
1. Chi phí quản lý dự án là gì?
Chi phí quản lý dự án là các khoản chi cần thiết để tổ chức, điều hành và kiểm soát quá trình thực hiện dự án theo phạm vi và hình thức quản lý được áp dụng. Khoản chi này phục vụ cho hoạt động quản lý dự án, không đồng nghĩa với toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình triển khai dự án.
Phạm vi và cách xác định chi phí quản lý dự án phụ thuộc vào loại dự án, nguồn vốn, quy mô, hình thức quản lý và thời điểm áp dụng quy định. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định đúng căn cứ trước khi lập dự toán hoặc quyết toán, thay vì áp dụng một tỷ lệ cố định cho mọi dự án.
Chi phí quản lý dự án phục vụ hoạt động tổ chức, điều hành và kiểm soát trong suốt quá trình thực hiện dự án
>> Xem thêm: 9 mô hình quản lý dự án hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay
2. Chi phí quản lý dự án gồm những khoản nào?
Chi phí quản lý dự án có thể được nhóm theo mục đích sử dụng để thuận tiện cho việc lập dự toán và theo dõi. Để dễ quản lý, các quản lý có thể chia chi phí thành các nhóm dưới đây:
Lưu ý: Khi xác định chi phí thực tế, doanh nghiệp cần đối chiếu với phạm vi được quy định đối với dự án cụ thể.
2.1. Chi phí nhân sự
Chi phí nhân sự là các khoản liên quan đến đội ngũ tham gia công tác quản lý, điều hành và kiểm soát dự án trong phạm vi được phép tính vào chi phí quản lý dự án. Tùy trường hợp, nhóm này có thể bao gồm tiền lương, phụ cấp và các khoản chi liên quan đến nhân sự quản lý dự án.
Việc xác định cần căn cứ vào vị trí, nhiệm vụ thực tế và phạm vi công việc của nhân sự thay vì đưa toàn bộ chi phí nhân công của dự án vào nhóm chi phí quản lý.
Chi phí nhân sự bao gồm các khoản liên quan đến đội ngũ tham gia tổ chức, điều hành và kiểm soát dự án trong phạm vi được phép
>> Xem thêm: Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì? Quy định thế nào?
2.2. Chi phí hoạt động
Chi phí hoạt động là các khoản chi phục vụ hoạt động thường xuyên của bộ phận quản lý dự án, chẳng hạn như văn phòng phẩm, thông tin liên lạc, công tác phí và một số chi phí hành chính liên quan. Các khoản chi cần được theo dõi theo đúng mục đích sử dụng và có đầy đủ chứng từ để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu khi cần.
2.3. Chi phí công cụ, tài sản
Trong quá trình quản lý dự án, doanh nghiệp có thể phát sinh các khoản chi liên quan đến công cụ, thiết bị hoặc tài sản phục vụ công tác quản lý. Việc đưa các khoản này vào chi phí quản lý dự án cần căn cứ vào mục đích sử dụng, phạm vi chi phí và quy định áp dụng.
Doanh nghiệp cũng cần phân biệt giữa chi phí phục vụ trực tiếp cho quản lý dự án với các khoản đầu tư, chi phí xây dựng hoặc chi phí hình thành tài sản của chính dự án.
Công cụ, thiết bị và tài sản phục vụ công tác quản lý dự án được theo dõi theo mục đích sử dụng
>> Xem thêm: Quy trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp: Hướng dẫn từ A-Z
2.4. Các khoản chi khác
Ngoài các nhóm trên, quá trình quản lý có thể phát sinh một số khoản chi khác phục vụ trực tiếp cho hoạt động quản lý dự án. Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp cần kiểm tra nội dung, mục đích và căn cứ pháp lý trước khi đưa khoản chi vào dự toán.
Lưu ý: Không nên mặc định toàn bộ chi phí thi công, chi phí vật liệu, nhân công trực tiếp hoặc chi phí tư vấn đều thuộc chi phí quản lý dự án. Đây là các nhóm chi phí có bản chất và phạm vi khác nhau, cần được xác định riêng theo quy định áp dụng.
3. Cách xác định chi phí quản lý dự án
Cách xác định chi phí quản lý dự án phụ thuộc vào loại dự án, quy mô, hình thức quản lý và căn cứ chi phí được áp dụng tại thời điểm xác định. Đối với dự án xây dựng, doanh nghiệp cần đối chiếu các quy định về quản lý chi phí đầu tư xây dựng và văn bản hướng dẫn còn hiệu lực trước khi tính toán.
3.1. Xác định theo định mức
Xác định theo định mức là phương pháp sử dụng định mức chi phí quản lý dự án được công bố hoặc quy định để xác định mức chi phí tương ứng với quy mô và loại dự án.
Khi áp dụng, cần xác định đúng loại công trình, quy mô chi phí làm cơ sở tính toán, cấp công trình và thời điểm áp dụng. Nếu giá trị của dự án nằm giữa các mức trong bảng định mức và văn bản hướng dẫn có quy định cách nội suy, doanh nghiệp cần thực hiện nội suy theo đúng phương pháp được hướng dẫn.
Lưu ý: Không nên lấy một tỷ lệ định mức cố định rồi áp dụng cho tất cả dự án, bởi mức chi phí có thể thay đổi theo loại và quy mô dự án.
Xác định chi phí quản lý dự án dựa trên loại dự án, quy mô và định mức chi phí được áp dụng
3.2. Xác định bằng dự toán
Với phương pháp dự toán, doanh nghiệp xác định chi phí quản lý dự án dựa trên các khoản chi dự kiến cần thiết để tổ chức và điều hành dự án trong suốt thời gian thực hiện.
Các khoản chi có thể được lập chi tiết theo nhân sự, hoạt động quản lý, công cụ, tài sản và những khoản chi khác thuộc phạm vi được phép. Cách này giúp doanh nghiệp xây dựng ngân sách chi tiết và thuận tiện hơn khi so sánh giữa chi phí dự kiến với chi phí thực tế.
3.3. Áp dụng hệ số điều chỉnh
Trong một số trường hợp, chi phí có thể cần xem xét các yếu tố hoặc hệ số điều chỉnh theo quy định áp dụng tại thời điểm xác định. Việc lựa chọn và áp dụng hệ số phải dựa trên đúng văn bản, phạm vi và điều kiện được quy định.
Do đó, doanh nghiệp không nên tự áp dụng một hệ số chung cho mọi dự án. Trước khi tính toán, cần kiểm tra loại dự án, thời điểm xác định chi phí và các điều kiện liên quan để lựa chọn căn cứ phù hợp.
Việc áp dụng hệ số điều chỉnh cần dựa trên đúng văn bản, phạm vi và điều kiện được quy định cho từng trường hợp
4. Ví dụ tính chi phí quản lý dự án
Để minh họa cách xác định, giả sử doanh nghiệp có một dự án xây dựng công trình dân dụng, thực hiện theo hình thức chủ đầu tư tổ chức quản lý dự án. Tại thời điểm lập dự toán, doanh nghiệp xác định giá trị chi phí xây dựng và thiết bị thuộc phạm vi làm cơ sở tính chi phí quản lý dự án.
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định loại công trình và quy mô chi phí làm cơ sở tra bảng định mức tương ứng. Sau đó, kiểm tra văn bản và bảng định mức có hiệu lực tại thời điểm lập dự toán để xác định tỷ lệ áp dụng.
Giả sử sau khi tra bảng định mức, giá trị của dự án nằm đúng tại một mốc trong bảng và tỷ lệ tương ứng là R%. Khi đó, chi phí quản lý dự án được xác định theo công thức:
Chi phí quản lý dự án = Giá trị làm cơ sở tính × R%
Ví dụ, nếu giá trị làm cơ sở tính là 50 tỷ đồng và bảng định mức áp dụng cho dự án quy định tỷ lệ tương ứng là R%, chi phí quản lý dự án sẽ là:
50 tỷ đồng × R%
Trong trường hợp giá trị dự án nằm giữa hai mốc của bảng định mức, doanh nghiệp cần thực hiện nội suy nếu quy định áp dụng yêu cầu. Vì định mức và căn cứ tính có thể thay đổi theo văn bản và thời điểm, khi lập hồ sơ thực tế cần tra đúng bảng định mức đang có hiệu lực thay vì sử dụng một tỷ lệ cố định từ ví dụ.
5. Cách quản lý chi phí dự án hiệu quả
Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cũng cần theo dõi chi phí thực tế, so sánh với ngân sách và giải trình các khoản chênh lệch. Dưới đây là chi tiết cách quản lý dự án chi phí hiệu quả dành cho doanh nghiệp:
5.1. Lập ngân sách theo khoản mục
Ngay từ đầu dự án, doanh nghiệp nên xây dựng ngân sách theo từng nhóm chi phí và xác định phạm vi chi tiêu cho từng khoản. Cách phân bổ này giúp người phụ trách dễ theo dõi khoản nào đã sử dụng, khoản nào còn lại và hạn chế phát sinh ngoài kế hoạch.
Một bảng ngân sách có thể gồm các cột như khoản mục chi phí, ngân sách được duyệt, chi phí thực tế, chênh lệch và nguyên nhân.
Lập ngân sách theo từng khoản mục giúp doanh nghiệp xác định phạm vi chi tiêu và dễ dàng theo dõi phần ngân sách còn lại
5.2. Theo dõi chi phí thực tế
Chi phí phát sinh cần được cập nhật định kỳ theo từng khoản mục thay vì chỉ tổng hợp vào cuối dự án. Việc theo dõi thường xuyên giúp doanh nghiệp nhận biết sớm những khoản đang tăng nhanh hoặc có dấu hiệu vượt ngân sách.
Đồng thời, chứng từ phát sinh cần được đối chiếu với nội dung chi để đảm bảo khoản chi được ghi nhận đúng dự án, đúng khoản mục và đúng kỳ.
5.3. Kiểm soát chênh lệch
Sau khi có số liệu thực tế, doanh nghiệp có thể so sánh với ngân sách để xác định mức chênh lệch.
Chênh lệch = Chi phí thực tế – Ngân sách
Nếu chi phí thực tế cao hơn kế hoạch, người phụ trách cần xác định nguyên nhân, chẳng hạn do thay đổi phạm vi công việc, kéo dài thời gian thực hiện hoặc phát sinh khoản chi ngoài dự kiến. Kết quả phân tích có thể được sử dụng để điều chỉnh kế hoạch và kiểm soát các khoản chi tiếp theo.
So sánh chi phí thực tế với ngân sách giúp doanh nghiệp xác định mức chênh lệch và tìm nguyên nhân để kịp thời điều chỉnh
5.4. Lưu hồ sơ và quyết toán
Các tài liệu như dự toán, chứng từ chi phí, hồ sơ điều chỉnh, bảng theo dõi ngân sách và tài liệu giải trình cần được lưu trữ đầy đủ trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Khi quyết toán, doanh nghiệp có thể dựa trên hệ thống hồ sơ này để đối chiếu giữa ngân sách, chi phí thực tế và các khoản điều chỉnh, từ đó đảm bảo số liệu được tổng hợp đầy đủ và có căn cứ.
Đối với doanh nghiệp xây lắp, FAST Accounting và FAST Accounting Online có thể hỗ trợ theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến dự toán, chi phí và giá thành theo công trình, giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc tập hợp, kiểm soát chi phí dự án, giảm thiểu rủi ro và lãng phí.
>> Xem thêm: Phân hệ kế toán giá thành dự án, công trình xây lắp
>> Xem thêm: Giới thiệu chung về phân hệ dự án, công trình
6. Câu hỏi thường gặp
6.1. Chi phí quản lý dự án có bao gồm chi phí tư vấn không?
Không nên mặc định chi phí tư vấn thuộc chi phí quản lý dự án. Hai nhóm chi phí này có phạm vi và bản chất khác nhau, vì vậy doanh nghiệp cần căn cứ vào nội dung công việc và quy định áp dụng để xác định chính xác.
6.2. Chủ đầu tư tự quản lý thì xác định chi phí thế nào?
Khi chủ đầu tư tự tổ chức quản lý dự án, chi phí cần được xác định dựa trên hình thức quản lý, loại và quy mô dự án cùng phương pháp xác định chi phí được áp dụng tại thời điểm lập dự toán.
6.3. Khi dự án kéo dài có được điều chỉnh chi phí không?
Việc dự án kéo dài không đồng nghĩa chi phí quản lý dự án đương nhiên được điều chỉnh. Doanh nghiệp cần xem xét nguyên nhân kéo dài, thời điểm phát sinh, nội dung chi phí và điều kiện điều chỉnh được quy định đối với dự án cụ thể.
Chi phí quản lý dự án cần được xác định đúng phạm vi, phương pháp và căn cứ áp dụng để tránh nhầm lẫn với các khoản chi khác của dự án. Bên cạnh việc lập dự toán theo quy định, doanh nghiệp nên theo dõi ngân sách, chi phí thực tế và chênh lệch trong suốt quá trình thực hiện để chủ động kiểm soát chi phí và phục vụ quyết toán.
Với các giải pháp như FAST Accounting và FAST Accounting Online, FAST hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi dự toán, chi phí và giá thành theo từng công trình, qua đó thuận tiện hơn trong việc tập hợp, đối chiếu và kiểm soát chi phí dự án.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast