fbpx

PVOIL: Ứng dụng Fast Business Online giúp quản trị toàn diện doanh nghiệp

10/04/2024

03/01/2023

852

Tổng công ty Dầu Việt Nam – CTCP (PVOIL) là đơn vị thành viên của Tập đoàn Dầu khí Việt Nam (PVN), được thành vào ngày 06-06-2008. PVOIL là đơn vị của Tập đoàn tham gia phát triển hoàn chỉnh khâu hạ nguồn của ngành Dầu khí trong các lĩnh vực xuất nhập khẩu, kinh doanh dầu thô và chế biến, tồn trữ, phân phối các sản phẩm dầu. PVOIL có 3 lĩnh vực hoạt động chính: Dịch vụ ủy thác xuất bán dầu thô và kinh doanh dầu quốc tế; kinh doanh phân phối các sản phẩm dầu; sản xuất, chế biến xăng dầu, dầu mỡ nhờn.

Mục tiêu của PVOIL là trở thành thương hiệu hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, kinh doanh dầu thô và lĩnh vực chế biến, kinh doanh phân phối sản phẩm dầu. PVOIL không ngừng phấn đấu để nâng cao chất lượng dịch vụ, tính chuyên nghiệp và hiệu quả sản xuất kinh doanh

Nguồn: https://www.pvoil.com.vn/

Nâng cấp giải pháp quản trị tổng thể Fast Business Online, hướng tới quản trị toàn diện doanh nghiệp

Trước khi triển khai Fast Business Online, PVOIL đã ứng dụng phần mềm quản trị tài chính kế toán Fast Financial cho đơn vị Văn phòng công ty, riêng các chi nhánh vẫn sử dụng một số phần mềm riêng lẻ khác. PVOIL đánh giá Fast Financial có tính linh hoạt trong xử lý số liệu, dễ khai thác sử dụng, đáp ứng được công tác quản lý số liệu kế toán. Tuy nhiên, việc sử dụng nhiều phần mềm khiến cho công tác quản trị tổng thể gặp khó khăn, nhất là về vấn đề quản lý số liệu tập trung và lập báo cáo. Chính vì thế, việc triển khai giải pháp quản trị tổng thể trên toàn hệ thống PVOIL là hết sức cần thiết, giúp thông tin được cung cấp tức thời và chuẩn xác.

Trong phân tích đánh giá, PVOIL đã đưa ra 6 điểm cấp thiết để nâng cấp lên giải pháp quản trị tổng thể Fast Business Online, bao gồm:

  • Dữ liệu của Tổng công ty và các chi nhánh được lưu trữ tập trung trên cùng 1 cơ sở dữ liệu giúp cho dữ liệu được quản lý tức thời và tập trung, giúp tiết kiệm thời gian, công sức tổng hợp báo cáo từ các chi nhánh như trước đây.
  • Triển khai trên nền tảng hạ tầng ảo hóa sẵn có, tích hợp đầy đủ trên hệ thống Cổng thông tin và xác thực bằng tài khoản người dùng tập trung (Active Directory) của PVOIL, đảm bảo an toàn bảo mật và backup dữ liệu, có thể truy cập mọi lúc mọi nơi trên tất cả các loại thiết bị.
  • Quản lý theo “Đơn vị cơ sở” giúp cho việc phân quyền dễ dàng và chi tiết đến từng phân hệ; Thống nhất được quy tắc đặt mã cho các danh mục dùng chung: Tài khoản, phí, khách hàng, hàng hóa, vật tư…
  • Tích hợp đầy đủ với các hệ thống ứng dụng khác của PVOIL: Hệ thống hóa đơn điện tử, hệ thống báo cáo tài chính hợp nhất… thông qua hàm tích hợp ứng dụng (API) sẵn có
  • Kế thừa các nghiệp vụ, báo cáo quản trị, báo cáo đặc thù theo nghiệp vụ xăng dầu… từ phần mềm quản trị tài chính kế toán Fast Financial mà PVOIL đang sử dụng.

Sau khi cùng FAST tiến hành khảo sát và thống nhất giải pháp, PVOIL quyết định ứng dụng phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp Fast Business Online tại công ty mẹ, với 7 chi nhánh và 100 người sử dụng. Sau 6 tháng triển khai, giải pháp đã mang lại những kết quả rất tích cực. Các phân hệ triển khai bao gồm: Quản lý hệ thống, quản lý tài chính kế toán, quản lý kho và tích hợp với hệ thống hóa đơn điện tử sẵn có của PVOIL.

Một trong những ưu điểm giúp cho dự án thành công chính là cơ sở tầng công nghệ thông tin của PVOIL rất hiện đại, được đầu tư quy chuẩn, có thể đáp ứng hoàn toàn hệ thống khi nâng cấp. Bên cạnh đó, nhân sự của các phòng ban chuyên môn như: Ban CNTT, Ban TCKT… của PVOIL có nghiệp vụ và chuyên môn tốt, nhiệt tình hỗ trợ tối đa cho công tác triển khai.

Quản lý tài chính kế toán

Một trong những điểm thuận lợi của dự án chính là việc PVOIL đã ứng dụng phần mềm quản trị tài chính kế toán Fast Financial của FAST từ trước. Khi quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng và cần ứng dụng một giải pháp quản trị tổng thể, PVOIL dễ dàng nâng cấp lên Fast Business Online mà không cần phải mất thời gian khảo sát lại các bài toán quản trị tài chính kế toán đã có, giúp tiết kiệm chi phí và hiệu quả khai thác hệ thống.

Toàn bộ quy trình tài chính kế toán từ Fast Financial được kế thừa và nâng cấp lên Fast Business Online giúp quản lý hiệu quả các quy trình nghiệp vụ kế toán tổng hợp, quản trị chi phí, tiền, kế toán phải thu/phải trả, giá thành…

  • Tự động kết xuất giá lệ phí trong khi lập hóa đơn bán hàng và lên các báo cáo quản trị.
  • Đối với lãi suất quá hạn công nợ phải thu: Cho phép cập nhật lãi suất theo từng giai đoạn tính từ ngày hiệu lực cho từng hợp đồng.
  • Xử lý được 3 loại xuất: Xuất bán – Tính phí và thuế, Xuất bán nội bộ – Không tính phí, có tính thuế và tạm nhập tái xuất – Không tính phí và thuế.
  • Cho phép theo dõi công nợ hóa đơn, chênh lệch tỷ giá theo hóa đơn.
  • Xây dựng hơn 50 mẫu báo cáo đặc thù theo yêu cầu từ PVOIL, bao gồm các mẫu báo cáo tài chính riêng: Kết quả kinh doanh theo từng lĩnh vực, Đánh giá hiệu quả hoạt động và xếp loại doanh nghiệp, Báo cáo chi phí tài chính theo sản phẩm, Báo cáo kết quả giám sát tài chính, Báo cáo thực hiện giá thành sản phẩm định kỳ…

Quản lý kho

Ứng dụng Fast Business Online giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hoạt động xuất – nhập – tồn kho hàng hóa, quản lý tỷ lệ hao hụt… từ đó kiểm soát hiệu quả hoạt động tại kho, hạn chế sai lệch, thất thoát.

Một số bài toán đặc thù liên quan quản lý kho xăng dầu đã được giải quyết trên hệ thống:

  • Quản lý hàng tồn kho theo 2 đơn vị tính: Lít thực tế và lít 15 (lít ở 15oC, chỉ sử dụng để tính toán trong nội bộ;
  • Quản lý hàng nhập/xuất theo nguồn;
  • Quản lý kho hàng bán, kho hàng ký gửi và khách hàng của công ty;
  • Quản lý và tính tỷ lệ hao hụt nhập/xuất theo từng mặt hàng, khách hàng và từng lần nhập và có thời gian hiệu lực;
  • Cho phép đánh giá vào mỗi tháng tỷ lệ hao hụt tồn chứa theo mã hàng, theo kho, theo khách hàng và có thời gian hiệu lực.
  • Các báo cáo đặc thù: Biên bản đối chiếu khách hàng ngoài/nội bộ, biên bản đối chiếu trôi số lượng kế…
  • Tạo các chứng từ phiếu xuất kho tự động từ hóa đơn bán hàng.
  • Tính số lượng hao hụt tồn chứa, số lượng trôi số.
  • Các báo cáo đặc thù: Báo cáo pha chế, Biên bản đối chiếu cước phí giữ hộ hàng hóa, Báo cáo hao hụt hàng nhập…

Kết nối tự động với hệ thống phần mềm khác (bên thứ 3)

Trước đây, PVOIL phải nhập dữ liệu trên phần mềm hóa đơn điện tử sau đó nhập (import) lại trên phần mềm Fast Financial, rất mất thời gian, dễ sai sót và tốn nguồn lực. Sau khi triển khai Fast Business Online – hệ thống với các chuẩn tích hợp (API) sẵn có – cho phép người dùng chỉ cần nhập liệu 1 lần FBO, dữ liệu sẽ tự động kết nối, phát hành và quản lý chặt chẽ với hệ thống Hóa đơn Điện tử của PVOIL.

Kết nối phần mềm hợp nhất báo cáo tài chính

Giải pháp Fast Business Online cũng được kết nối trực tiếp với phần mềm hợp nhất báo cáo tài chính (tích hợp Cổng thông tin của PVOIL). Tiện ích này cho phép PVOIL có thể kết xuất dữ liệu và import vào phần mềm hợp nhất báo cáo tài chính của PVOIL, giúp tiết kiệm thời gian xử lý và tổng hợp dữ liệu Báo cáo tài chính hợp nhất trong toàn hệ thống.

Đội ngũ triển khai chuyên nghiệp, khả năng hỗ trợ từ xa và kinh nghiệm chuyên ngành

Dự án triển khai giải pháp Fast Business Online là một trong những dự án tiêu biểu ứng dụng phương thức triển khai từ xa. Toàn bộ các hoạt động từ lúc khởi động dự án đến khi nghiệm thu quyết toán hợp đồng đều được FAST và PVOIL phối hợp thực hiện online từ xa do ảnh hưởng của dịch Covid-19 năm 2021.

Ngoài ra, PVOIL với hệ thống rất nhiều đơn vị, đặc thù nghiệp vụ khác nhau nhưng lại quản lý tập trung trên cùng 1 hệ thống, khiến cho quá trình triển khai gặp không ít khó khăn. Tuy nhiên, với đội ngũ cán bộ của FAST chuyên nghiệp với nhiều kinh nghiệm triển khai cho các doanh nghiệp xăng dầu; kết hợp với sự hỗ trợ tích cực của các Ban chuyên môn của PVOIL thông qua các giải pháp họp/ trao đổi/ đào tạo từ xa đã giúp dự án hoàn thành tốt mục tiêu mà PVOIL đưa ra từ đầu.

Tóm tắt dự án

  • Giải pháp triển khai: Fast Business Online

  • Phân hệ triển khai: Tài chính kế toán, Quản lý kho, Hóa đơn điện tử.
  • Số chi nhánh triển khai: 7

FMK Team

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *