Checklist công việc được thiết kế chi tiết và đầy đủ nhằm nắm bắt tiến độ cũng như mức độ hoàn thành của công việc, đáp ứng nhu cầu quản lý công việc cho cá nhân đến doanh nghiệp. Trong bài viết này, FAST sẽ giới thiệu 9 mẫu checklist công việc chi tiết và đầy đủ nhất, giúp bạn dễ dàng tổ chức, sắp xếp và hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả.
1. Checklist công việc là gì?
Checklist công việc là một danh sách liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện để hoàn thành một mục tiêu hoặc dự án. Đây là công cụ quản lý hữu ích, giúp theo dõi tiến độ công việc, đảm bảo thực hiện đúng quy trình, đúng thời hạn và không bỏ sót nhiệm vụ nào.
Checklist có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực, từ công việc cá nhân đến các dự án lớn trong doanh nghiệp. Thường được tạo trên Excel, Google Sheets hoặc các phần mềm quản lý công việc khác, checklist giúp tổ chức công việc một cách hệ thống, từ đó tăng hiệu quả làm việc và tránh lãng phí thời gian.
2. Tầm quan trọng của checklist công việc
Thông thường mỗi chúng ta hằng ngày phải đối mặt với một khối lượng công việc lớn, bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau trong nhiều dự án và lĩnh vực. Điều này rất dễ dẫn đến tình trạng khó kiểm soát công việc, gây cảm giác quá tải và thường bỏ sót công việc. Một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả để giải quyết vấn đề này là lập checklist công việc. Việc này giúp bạn chủ động lên kế hoạch, thực hiện và theo dõi công việc của cá nhân hoặc đội nhóm có tổ chức. Hiện nay, mẫu checklist công việc ngày càng trở nên phổ biến và được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành. Đây là công cụ không thể thiếu để tối ưu hóa việc kiểm soát công việc và tiến độ. Mỗi ngành nghề có thể thiết kế mẫu checklist theo cách riêng, nhưng tất cả đều mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc cho người sử dụng.
2.1 Tầm quan trọng của checklist công việc đối với cấp quản lý
- Quản lý hiệu quả công việc: Checklist cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết về các công việc cần thực hiện trong dự án. Điều này giúp quản lý đưa ra các quyết định quản trị chính xác và kịp thời.
- Phân bổ nhân sự hợp lý: Bằng cách phân tích checklist, quản lý có thể phân bổ nhân sự cho các nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo giao “đúng người đúng việc” và phù hợp với từng năng lực, kỹ năng của từng cá nhân hoặc đội nhóm.
- Kiểm soát tiến độ công việc: Checklist cho phép quản lý theo dõi tiến độ thực hiện công việc của nhân viên. Quản lý có thể dễ dàng nhận biết những nhiệm vụ nào đã hoàn thành, những nhiệm vụ đang tiến hành và những nhiệm vụ cần được ưu tiên xử lý.
- Đánh giá hiệu suất làm việc: Dựa trên kết quả từ checklist, quản lý có thể đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Việc này giúp quản lý đưa ra các biện pháp điều chỉnh nhằm tăng cường năng suất và khả năng làm việc hiệu quả của đội ngũ.
>> Xem thêm: Top 10+ phần mềm đánh giá nhân viên chính xác và hiệu quả nhất
2.2 Tầm quan trọng của checklist công việc đối với nhân viên
- Quản lý công việc cá nhân: Checklist giúp nhân viên chủ động quản lý công việc cá nhân một cách hiệu quả hơn. Họ có thể dễ dàng ghi nhớ và theo dõi các nhiệm vụ cần thực hiện, từ đó tránh được tình trạng quên sót công việc.
- Kiểm soát khối lượng công việc: Nhân viên sử dụng checklist để kiểm soát khối lượng công việc trong ngày, tuần hoặc tháng. Điều này giúp họ phân chia thời gian một cách hợp lý và đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ đúng hạn.
- Nâng cao hiệu suất làm việc: Bằng cách sử dụng checklist, nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và ưu tiên, giảm thiểu sơ suất và nâng cao hiệu suất làm việc.
- Định hướng và thúc đẩy: Checklist giúp nhân viên tổ chức công việc một cách có hệ thống, từ đó giúp họ định hướng và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
>> Xem thêm: Tổng hợp 13 phần mềm quản lý công việc hiệu quả và miễn phí
3. Top 9 mẫu checklist công việc phổ biến nhất
3.1 Mẫu checklist công việc file Excel đơn giản
Đây là một mẫu checklist đơn giản trên Excel giúp quản lý nhân sự theo dõi các công việc một cách hiệu quả. Bảng checklist hàng ngày này giúp cá nhân không bỏ lỡ bất kỳ công việc nào, dù là nhỏ nhất. Nhân viên có thể điền thông tin công việc, thời hạn hoàn thành và đánh dấu khi hoàn thành các nhiệm vụ. Với số lượng cột ít, bảng checklist này giúp dễ dàng quản lý nhiệm vụ một cách hiệu quả.
| CHECKLIST CÔNG VIỆC | |||||
| Công việc | Mức độ ưu tiên | Thời hạn | Mức độ hoàn thành | Hoàn thành | Ghi chú |
| Đăng bài lên website | Cao | 28/10/2023 | 100% | TRUE | |
| Lên kế hoạch bài viết tháng 11/2023 | Trung bình | 29/10/2023 | 80% | FALSE | |
| FALSE | |||||
| FALSE | |||||
| FALSE | |||||
| FALSE | |||||
| FALSE | |||||
Tải về mẫu checklist công việc file Excel đơn giản tại đây.
3.2 Bản mẫu checklist công việc hàng ngày cho cá nhân
Bản mẫu checklist hàng ngày dành cho cá nhân giúp quản lý và hoàn thành các nhiệm vụ một cách có tổ chức. Mẫu này giúp nhân viên theo dõi và thực hiện các công việc hàng ngày một cách hiệu quả. Nhân viên có thể tổ chức công việc theo mức độ ưu tiên hoặc theo thời hạn. Bên cạnh đó, mẫu checklist còn có chức năng đánh dấu khi hoàn thành công việc, giúp nhân viên biết được tình trạng tiến độ công việc và tập trung vào các nhiệm vụ tiếp theo.
| CHECKLIST CÔNG VIỆC CÁ NHÂN MỖI NGÀY | ||||
| Công việc | Mức độ ưu tiên | Thời hạn | Mức độ hoàn thành | Ghi chú |
| Hoàn thành hợp đồng của khách hàng X | Cao | 1/7/2024 | 80% | Cần trình trước cho Trưởng phòng |
| Lên kế hoạch nội dung cho tháng 8 | Trung bình | 15/7/2024 | 50% | |
| Họp thống nhất kế hoạch làm việc 2024 | Trung bình | 18/7/2024 | 30% | |
Tải về mẫu checklist công việc hàng ngày cho cá nhân tại đây.
3.3 Mẫu checklist công việc dành cho dự án
Đây là một mẫu checklist dành cho dự án, giúp các thành viên trong nhóm quản lý và theo dõi tiến độ công việc một cách hiệu quả. Bản checklist này được thiết kế để áp dụng cho các nhiệm vụ chung của dự án hoặc mục tiêu chung. Việc sử dụng mẫu checklist dự án giúp nhân viên hoàn thành và cập nhật tiến độ công việc một cách có hệ thống và hiệu quả. Xây dựng một checklist dự án tốt là bước cơ bản để đảm bảo thành công của dự án.
| CHECKLIST CÔNG VIỆC DỰ ÁN | ||||||
| Công việc | Mức độ ưu tiên | Thời hạn | Mức độ hoàn thành | Hoàn thành | Ghi chú | |
| Dự án 1 | Hoàn thành hợp đồng của khách hàng | Cao | 12/12/2023 | 100% | TRUE | Cần trình trước cho Trưởng phòng |
| Họp thống nhất kế hoạch làm việc 2024 | Trung bình | 15/12/2023 | 50% | FALSE | ||
| Dự án 2 | Lên kế hoạch chung | Thấp | 25/12/2023 | 10% | FALSE | |
| Lên lịch họp | Trung bình | 20/12/2023 | 30% | FALSE | Thống nhất với Lãnh đạo | |
Tải về mẫu checklist công việc dành cho dự án tại đây.
3.4 Form mẫu checklist tuyển dụng
Đây là một mẫu checklist để đảm bảo quá trình tuyển dụng được thực hiện đầy đủ và chuẩn xác từng bước. Mẫu checklist công việc tuyển dụng nên được thiết kế theo quy trình tuyển dụng cụ thể của từng tổ chức, nhằm đảm bảo các công việc diễn ra đầy đủ và theo trình tự. Checklist có thể bao gồm các bước như: thống nhất quyền lợi, thu thập thông tin tuyển dụng, đăng bài tuyển dụng, tiếp nhận xử lý hồ sơ ứng viên, phỏng vấn và các bước khác trong quy trình.
| CHECKLIST CÔNG VIỆC TUYỂN DỤNG | |||||
| Công việc | Mức độ ưu tiên | Thời hạn | Mức độ hoàn thành | Hoàn thành | Ghi chú |
| Thống nhất thông tin tuyển dụng | |||||
| Họp bàn | Cao | 18/07/2024 | 100% | TRUE | |
| Lên bản nháp thông tin tuyển dụng | Cao | 20/07/2024 | 80% | FALSE | |
| Đăng thông tin tuyển dụng | |||||
| Đăng thông tin tuyển dụng | Trung bình | 25/07/2024 | 0% | FALSE | |
| Phỏng vấn | |||||
| FALSE | |||||
| FALSE | |||||
Tải về mẫu checklist tuyển dụng tại đây.
3.5 Mẫu checklist dành cho phòng Sales/ Nhân viên kinh doanh
Mẫu checklist dành cho phòng Sales giúp quản lý các hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng một cách có hệ thống. Mẫu checklist cho nhân viên kinh doanh bao gồm các nhiệm vụ cần thực hiện để tiếp cận khách hàng và đạt mục tiêu doanh số. Bằng cách sử dụng mẫu checklist công việc trên Excel, các nhân viên sales có thể đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào, từ đó tăng tính hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong quá trình bán hàng.
Đồng thời, mẫu checklist công việc Excel cũng là công cụ tham chiếu quan trọng cho nhà quản lý để theo dõi tiến độ công việc của đội sales, đánh giá hiệu quả của các hoạt động bán hàng, và đưa ra các điều chỉnh cần thiết để thúc đẩy hiệu suất kinh doanh.
| CHECKLIST CÔNG VIỆC PHÒNG SALES | |||||
| Công việc | Mức độ ưu tiên | Thời hạn | Mức độ hoàn thành | Hoàn thành | Ghi chú |
| Xử lý thông tin khách hàng | |||||
| Kiểm tra thông tin khách hàng của tháng | Cao | 28/07/2024 | 100% | TRUE | |
| Lên kế hoạch sale tháng 08/2024 | Cao | 01/08/2024 | 80% | FALSE | |
| Liên hệ khách hàng | |||||
| Liên hệ KH theo danh sách | Trung bình | 22/07/2024 | 50% | FALSE | |
| FALSE | |||||
| FALSE | |||||
| FALSE | |||||
Tải về mẫu checklist dành cho phòng Sales/ Nhân viên kinh doanh tại đây.
3.6 Mẫu checklist cuộc họp
Đây là một mẫu checklist để chuẩn bị và điều hành cuộc họp hiệu quả, đảm bảo các nội dung quan trọng không bị bỏ sót. Mẫu checklist này có thể được sử dụng cho cả ba giai đoạn: chuẩn bị, tiến hành và sau khi kết thúc cuộc họp. Điều này giúp cuộc họp diễn ra thuận lợi, với đầy đủ tài liệu và các hạng mục cần thiết được thảo luận và thống nhất.
| CHECKLIST CUỘC HỌP | |||||
| Công việc | Mức độ ưu tiên | Thời hạn | Mức độ hoàn thành | Hoàn thành | Ghi chú |
| Chuẩn bị | |||||
| Tổng hợp tài liệu | Cao | 28/06/2024 | 100% | TRUE | |
| Đăng thông báo | Cao | 29/07/2024 | 80% | FALSE | |
| Trong cuộc họp | |||||
| Họp theo kế hoạch | Trung bình | 22/07/2024 | 0% | FALSE | |
| Sau cuộc họp | |||||
| Thực hiện đánh giá sau cuộc họp | Thấp | 23/07/2024 | 0% | FALSE | |
| FALSE | |||||
Tải về mẫu checklist cuộc họp tại đây.
3.7 Form checklist đánh giá 5S
Đây là một mẫu checklist để đánh giá và cải thiện các tiêu chuẩn 5S trong môi trường làm việc. Checklist đánh giá 5S được sử dụng để theo dõi và nâng cao quy trình 5S trong tổ chức, một phương pháp quản lý sản xuất tập trung vào việc tăng năng suất và hiệu quả làm việc bằng cách tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và tiện lợi.
Sử dụng mẫu checklist 5S giúp nhà quản lý theo dõi và đánh giá tình hình thực hiện 5S của nhân viên, đảm bảo rằng các tiêu chuẩn 5S luôn được tuân thủ và cải tiến liên tục.
| Phân loại | # | Mục | Các điểm kiểm tra | Điểm | |||||
| 4 | 3 | 2 | 1 | 0 | Không phù hợp | ||||
| Facility & Equipment Maintenance | 1 | Bàn/Ghế | Có sạch sẽ và được sắp xếp gọn gàng không? | ||||||
| 2 | Văn phòng phẩm | Có sạch sẽ và đặt ở vị trí hợp lý không? | |||||||
| 3 | Máy tính, máy in, điện thoại | Có sạch sẽ và được giữ gìn tốt không? | |||||||
| 4 | Tủ điện, dây điện, dây mạng và các thiết bị khác | Có sạch sẽ và được giữ gìn tốt không? Có được sắp xếp phù hợp để đảm bảo an toàn không? | |||||||
| 5 | Đèn | Có sạch sẽ, an toàn và được bố trí hợp lý không? Còn sử dụng tốt hay không? | |||||||
| 6 | Điều hòa, quạt | Có sạch sẽ, an toàn và được bố trí hợp lý không? Còn sử dụng tốt hay không? | |||||||
| 7 | Tường | Có sạch sẽ và được giữ gìn tốt không? | |||||||
| 8 | Cửa sổ | Có sạch sẽ và được giữ gìn tốt không? | |||||||
| 9 | Sàn nhà | Có sạch sẽ và được giữ gìn tốt không? Có rác trên sàn không? | |||||||
| 10 | Trần | Có sạch sẽ và được giữ gìn tốt không? Có bụi hoặc mạng nhện không? | |||||||
| 11 | Thùng rác | Có sạch sẽ và đặt ở vị trí hợp lý không? | |||||||
| 12 | Ấm chén | Có sạch sẽ và được sắp xếp gọn gàng không? | |||||||
| 13 | Chổi, hót rác, cây lau nhà | Có sạch sẽ và đặt ở vị trí hợp lý không? | |||||||
| 14 | Hành lang | Có sạch sẽ và giao người chịu trách nhiệm vệ sinh không? | |||||||
| 15 | Các góc phòng hoặc nhà kho | Có đồ vật nào không cần thiết không? | |||||||
| Lưu giữ và kiểm soát tài liệu | 16 | Tài liệu/Bàn | Tài liệu có xếp thành đống trên bàn không? | ||||||
| 17 | Tài liệu có được xếp vào tủ tài liệu không? | ||||||||
| 18 | Các cặp/ngăn/giá/tủ tài liệu | Các cặp tài liệu có nhãn tên loại tài liệu, người chịu trách nhiệm và thời hạn lưu trữ hay không? | |||||||
| 19 | Tài liệu có bị bụi không? | ||||||||
| Kiểm soát công việc | 20 | Kiểm soát tiến độ | Kế hoạch công việc và bảng kiểm tra công việc có được trưng bày và cập nhật không? | ||||||
| 21 | Điểm danh | Trong trường hợp có nhân viên nào vắng hoặc đi ra ngoài, có thông báo trên bảng không? | |||||||
| 22 | Bảng thông tin, lịch làm việc, lịch và các tài liệu trưng bày khác | Có sạch sẽ và thường xuyên được cập nhật không? | |||||||
| 23 | Trang phục | Có mặc trang phục và vẻ ngoài phù hợp hay không? | |||||||
| 24 | Thẻ | Tất cả nhân viên có đeo thẻ trong giờ làm việc hay không? | |||||||
| 25 | Tiết kiệm điện năng | Có tắt điện ở những vị trí hoặc máy móc không dùng đến hay không? | |||||||
Tải về mẫu checklist đánh giá 5S tại đây.
3.8 Mẫu checklist công việc cho chiến dịch Marketing
Mẫu Excel checklist công việc cho chiến dịch Marketing là một công cụ hữu ích giúp các nhân viên Marketing theo dõi và quản lý các hoạt động quảng bá một cách hiệu quả. Mẫu checklist này liệt kê chi tiết những hạng mục cần thực hiện để đạt được mục tiêu Marketing tổng thể.
Sử dụng mẫu checklist này giúp các nhà quản lý và nhân viên Marketing đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào, từ đó tăng tính hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện chiến dịch.
3.9 Mẫu checklist công việc đào tạo nhân viên mới
Checklist này được sử dụng để đảm bảo rằng quy trình đào tạo hội nhập cho nhân sự mới diễn ra suôn sẻ, giúp nhân viên mới được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Đồng thời, nó cung cấp cho nhân viên mới một hướng dẫn và lộ trình rõ ràng, giúp họ nhanh chóng thích nghi với văn hóa và môi trường làm việc.
Các nhiệm vụ trong checklist thường được thiết lập theo các mốc thời gian 1 tuần, 30 ngày, 60 ngày và 90 ngày đầu tiên khi tiếp nhận nhân viên mới. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát quá trình onboarding và xây dựng một lộ trình đào tạo rõ ràng, bài bản.
>> Xem thêm: Top 16 phần mềm tính lương nhân viên tốt, được sử dụng nhiều hiện nay
4. Các phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên cho checklist công việc
Phương pháp Eisenhower (Ma trận Ưu tiên)
Ma trận Eisenhower, hay còn gọi là Ma trận Khẩn cấp-Quan trọng, là một công cụ quản lý thời gian giúp bạn sắp xếp các công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng. Phương pháp này giúp bạn xác định những việc cần ưu tiên và những việc có thể bỏ qua.
Cách sử dụng:
- Tạo ma trận: Vẽ một ma trận gồm bốn ô, chia theo hai trục: Khẩn cấp và Quan trọng.
- Liệt kê công việc: Viết ra tất cả các công việc cần làm.
- Phân loại công việc:
- Khẩn cấp và Quan trọng: Thực hiện ngay (ví dụ: giải quyết sự cố gấp).
- Quan trọng nhưng Không khẩn cấp: Lên kế hoạch thực hiện sau (ví dụ: lập kế hoạch dài hạn).
- Khẩn cấp nhưng Không quan trọng: Ủy thác cho người khác (ví dụ: trả lời email không quan trọng).
- Không khẩn cấp và Không quan trọng: Loại bỏ hoặc làm sau cùng (ví dụ: lướt mạng xã hội).
- Thực hiện: Bắt đầu với các công việc trong ô “Khẩn cấp và Quan trọng”, sau đó chuyển sang các công việc trong ô “Quan trọng nhưng Không khẩn cấp”.
>>> Xem thêm: Back office là gì? Vai trò và tầm quan trọng trong doanh nghiệp
Phương pháp ABCDE
Phương pháp ABCDE là một hệ thống phân loại công việc dựa trên mức độ ưu tiên từ cao đến thấp. Mỗi công việc được xếp vào một trong năm nhóm từ A đến E, phương pháp này giúp bạn xác định và sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và ưu tiên của chúng, từ đó cải thiện khả năng quản lý thời gian và tăng hiệu quả công việc.
Cách sử dụng:
- Liệt kê công việc: Viết ra tất cả các công việc cần làm.
- Phân loại công việc:
- A: Nhiệm vụ rất quan trọng, nếu không hoàn thành sẽ có hậu quả nghiêm trọng.
- B: Nhiệm vụ quan trọng, nhưng hậu quả nhẹ hơn nếu không hoàn thành.
- C: Nhiệm vụ không có hậu quả lớn nếu không hoàn thành.
- D: Nhiệm vụ có thể ủy thác cho người khác.
- E: Nhiệm vụ có thể loại bỏ hoàn toàn.
- Thực hiện: Bắt đầu với các nhiệm vụ A, hoàn thành hết rồi mới chuyển sang B, và tiếp tục cho đến E.
Phương pháp Ivy Lee
Phương pháp Ivy Lee là một kỹ thuật quản lý thời gian đơn giản, giúp bạn xác định và tập trung vào những công việc quan trọng nhất trong ngày.
Cách sử dụng:
Cuối ngày làm việc:
- Viết ra 6 công việc quan trọng nhất cần làm vào ngày hôm sau.
- Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên từ 1 đến 6.
Ngày hôm sau:
- Bắt đầu với công việc quan trọng nhất (số 1) và hoàn thành nó trước khi chuyển sang công việc thứ hai.
- Tiếp tục theo thứ tự cho đến khi hoàn thành hết hoặc hết ngày.
Phương pháp Kanban
Kanban là một phương pháp quản lý quy trình làm việc hiệu quả, giúp bạn dễ dàng hình dung hóa, theo dõi và tối ưu hóa luồng công việc. Phương pháp này sử dụng các thẻ Kanban (Kanban card) để biểu diễn các nhiệm vụ, được sắp xếp trên các cột theo từng giai đoạn của quy trình. Nhờ vậy, bạn có thể dễ dàng nắm bắt tình trạng hiện tại của mỗi nhiệm vụ, xác định những điểm nghẽn và tiềm năng cải tiến.
Cách sử dụng:
Tạo bảng Kanban:
- Chia bảng thành ba cột: “Việc cần làm”, “Đang làm”, và “Hoàn thành”.
Liệt kê công việc gán trên thẻ Kanban:
- Viết các công việc lên các tấm thẻ và đặt chúng vào cột “Việc cần làm”.
Xác định hạn mức WIP (Work in Progress):
- Xác định giới hạn số lượng công việc tối đa có thể ở mỗi giai đoạn của quy trình để tránh quá tải.
Thực hiện:
- Di chuyển thẻ từ “Việc cần làm” sang “Đang làm” khi bắt đầu công việc.
- Di chuyển thẻ sang “Hoàn thành” khi công việc hoàn tất.
Phương pháp 1-3-5
Phương pháp 1-3-5 là một kỹ thuật quản lý thời gian đơn giản và hiệu quả, giúp bạn sắp xếp và hoàn thành công việc một cách khoa học. Phương pháp này được dựa trên nguyên tắc phân chia công việc thành 3 mức độ ưu tiên khác nhau, bao gồm:
- 1 nhiệm vụ quan trọng: Đây là nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày, cần được hoàn thành trước tiên.
- 3 nhiệm vụ trung bình: Đây là những nhiệm vụ quan trọng nhưng không quá khẩn cấp, bạn nên dành thời gian để hoàn thành trong ngày.
- 5 nhiệm vụ nhỏ: Đây là những nhiệm vụ nhỏ, có thể hoàn thành nhanh chóng, bạn nên sắp xếp để giải quyết trong những khoảng thời gian rảnh rỗi.
Cách sử dụng:
- Lên danh sách công việc: Vào đầu mỗi ngày, hãy dành một vài phút để lập danh sách tất cả các công việc bạn cần hoàn thành trong ngày.
- Phân loại công việc: Xác định 1 nhiệm vụ quan trọng nhất, 3 nhiệm vụ trung bình và 5 nhiệm vụ nhỏ trong danh sách.
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên: Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên từ cao xuống thấp.
- Hoàn thành công việc: Bắt đầu với nhiệm vụ quan trọng nhất và tập trung hoàn thành nó trước tiên. Sau đó, tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ trung bình và cuối cùng là các nhiệm vụ nhỏ.
- Điều chỉnh danh sách: Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, hãy xóa nó khỏi danh sách. Nếu có thêm nhiệm vụ mới phát sinh, hãy thêm nó vào danh sách và điều chỉnh thứ tự ưu tiên cho phù hợp.
Phương pháp MoSCoW
MoSCoW là một phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên việc phân loại công việc theo bốn mức độ quan trọng khác nhau.
- Must have (Phải có): Đây là những yêu cầu quan trọng nhất, bắt buộc phải thực hiện để dự án hoàn thành thành công.
- Should have (Nên có): Đây là những yêu cầu quan trọng nhưng không thiết yếu, có thể thực hiện nếu có thời gian và nguồn lực.
- Could have (Có thể có): Đây là những yêu cầu bổ sung, có thể thực hiện nếu có điều kiện thuận lợi.
- Will not have (Sẽ không có): Đây là những yêu cầu không quan trọng và không cần thiết, sẽ không được thực hiện trong dự án hiện tại.
Phương pháp Warren Buffett
Phương pháp Warren Buffett, phương pháp này có ba bước cơ bản, được gọi là “5/25 Rule” (quy tắc 5/25), giúp xác định các mục tiêu quan trọng nhất và loại bỏ những mục tiêu không cần thiết để tập trung hoàn toàn vào những mục tiêu quan trọng nhất.
Cách sử dụng:
- Liệt kê mục tiêu: Viết ra 25 mục tiêu hoặc công việc bạn muốn hoàn thành.
- Chọn ưu tiên: Chọn 5 mục tiêu quan trọng nhất từ danh sách.
- Thực hiện: Tập trung toàn bộ thời gian và năng lượng vào 5 mục tiêu hàng đầu, bỏ qua hoặc trì hoãn các mục tiêu còn lại cho đến khi hoàn thành 5 mục tiêu quan trọng.
Trên đây là toàn bộ các mẫu checklist công việc chi tiết và đầy đủ nhất năm 2024. Hy vọng rằng những mẫu checklist này sẽ giúp bạn và đội ngũ của mình quản lý công việc một cách hiệu quả, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào và tối ưu hóa quy trình làm việc hàng ngày. Dù bạn là nhân viên hay quản lý, việc áp dụng các mẫu checklist này sẽ mang lại lợi ích to lớn, giúp nâng cao năng suất và đạt được các mục tiêu đề ra. Hãy bắt đầu sử dụng ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt trong công việc của bạn.
>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả tốt nhất hiện nay
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast
Xem thêm các bài viết liên quan:
Top 10 phần mềm giao việc giúp tối ưu quy trình cho doanh nghiệp