Kế toán kho là gì? Vai trò quan trọng trong quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là chìa khóa thành công của mọi doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để đảm bảo số liệu về hàng hóa luôn chính xác và cập nhật? Đó là lúc vai trò của kế toán kho trở nên quan trọng. Các hoạt động liên quan đến kế toán kho bao gồm việc nhập hàng vào kho, xuất hàng ra khỏi kho, và theo dõi số lượng hàng hóa còn tồn trong kho. Bài viết này FAST sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về kế toán kho, những nhiệm vụ chính và tầm quan trọng của họ trong việc quản lý hàng tồn kho.

1. Kế toán kho là gì?

Kế toán kho là một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, có nhiệm vụ theo dõi, kiểm soát và ghi chép tất cả các hoạt động liên quan đến việc nhập, xuất, tồn kho hàng hóa. Nói cách khác, kế toán kho là người quản lý sổ sách, chứng từ và đảm bảo tính chính xác của số liệu hàng tồn kho trong kho.

Xem thêm: Top 19+ phần mềm quản lý kho miễn phí và tốt nhất

2. Các công việc chính của kế toán kho

Công việc chung

• Kiểm soát và kiểm kê hàng hóa: Theo dõi số lượng và chất lượng hàng hóa xuất – nhập để đảm bảo việc tiêu thụ đúng kế hoạch, tránh tồn đọng hoặc hàng hết hạn.

• Lập và lưu trữ chứng từ kho: Ghi chép đầy đủ và chính xác các hóa đơn, phiếu nhập – xuất kho để phục vụ công tác đối chiếu sau này.

• Hạch toán và kê khai thuế: Thực hiện ghi sổ các nghiệp vụ liên quan đến hàng hóa, doanh thu, chi phí; đồng thời kê khai thuế đầu vào – đầu ra theo quy định.

• Phối hợp với thủ kho: Cùng thủ kho kiểm đếm và xác nhận số lượng khi xuất/nhập các lô hàng có giá trị lớn.

• Đề xuất và kiến nghị: Đưa ra ý kiến liên quan đến việc nâng cấp hàng hóa, cải tiến quản lý kho nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.

Công việc hàng ngày

• Đối với hàng hóa:

  • Kiểm kê định kỳ, thống kê số lượng – chất lượng – chủng loại hàng hóa.

  • Đề xuất phương án nhập hàng phù hợp để tránh thiếu hàng khi nhu cầu tăng.

• Đối với chứng từ:

  • Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, phiếu nhập – xuất.

  • Nhập liệu lên hệ thống kế toán để tránh thất lạc dữ liệu.

  • Lập biên bản xác minh kịp thời trong trường hợp phát sinh công nợ.

• Đối với kho hàng:

  • Quản lý toàn bộ kho vật lý và hệ thống sổ sách kế toán.

  • Chịu trách nhiệm khi có sự chênh lệch giữa thực tế và số liệu ghi nhận.

Công việc hàng tháng

• Lập báo cáo tổng hợp: Cuối tháng, kế toán kho lập báo cáo hàng tồn, nhập – xuất và trình lên cấp trên.

• Hạch toán và đối chiếu: Rà soát lại toàn bộ chứng từ, hóa đơn trong tháng, tính toán doanh thu – chi phí chính xác.

• Hoàn tất sổ sách kế toán: Ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh, hoàn tất các giấy tờ chứng từ phục vụ công tác báo cáo và kiểm tra nội bộ.

Xem thêm: Hướng dẫn quy trình nhập kho thành phẩm cho doanh nghiệp

3. Vai trò của kế toán kho trong quản lý hàng tồn kho

Kế toán kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Bằng cách theo dõi, kiểm soát và ghi chép chính xác tất cả các hoạt động liên quan đến việc nhập, xuất, tồn kho hàng hóa, kế toán kho giúp doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích như:

• Ghi nhận và phân loại hàng hóa: Kế toán kho phải ghi nhận, phân loại hàng hóa theo các tiêu chuẩn, quy định. Bao gồm việc xác định đơn vị đo lường, mã số, mô tả và các thông tin liên quan của hàng hóa.
• Theo dõi hàng tồn kho: Bao gồm cả hàng tồn đầu kỳ và hàng tồn cuối kỳ. Điều này giúp quản lý hiệu quả quá trình nhập xuất hàng hóa, sự cân đối giữa số lượng hàng hóa thực tế và thông tin kế toán.
• Kiểm soát và giám sát hàng tồn kho: Kế toán kho đảm bảo tính chính xác và cập nhật liên tục về số lượng, chất lượng và giá trị hàng hóa trong kho thông qua việc theo dõi chặt chẽ các hoạt động nhập, xuất, tồn, bao gồm cả việc kiểm kê định kỳ và đột xuất. Việc kiểm soát này giúp phát hiện sớm các sai lệch, thất thoát, hư hỏng, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro về hàng hóa và tối ưu hóa chi phí.
• Giảm thiểu chi phí: Bằng cách tối ưu hóa lượng hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí thuê kho, bảo hiểm và các chi phí liên quan, giúp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, từ đó tăng cường hiệu quả tài chính. Đồng thời, kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho giúp giảm thiểu tình trạng hàng hóa hư hỏng, mất cắp, từ đó giảm thiểu chi phí. Việc này không chỉ bảo vệ tài sản của doanh nghiệp mà còn đảm bảo chất lượng hàng hóa đến tay khách hàng.
• Cải thiện hiệu quả hoạt động: Nhờ có thông tin chính xác về số lượng hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài. Đồng thời, việc quản lý hàng tồn kho chặt chẽ giúp cân bằng giữa cung và cầu, tránh tình trạng thiếu hàng gây mất khách hoặc tồn kho quá nhiều gây lãng phí, đảm bảo sự ổn định trong hoạt động kinh doanh và tối ưu hóa nguồn lực.
• Tăng cường khả năng ra quyết định: Các báo cáo về hàng tồn kho cung cấp những dữ liệu quan trọng để hỗ trợ quá trình ra quyết định của doanh nghiệp, như quyết định sản xuất, nhập hàng, khuyến mãi. Dữ liệu chính xác giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn và kịp thời. Đồng thời, dựa vào số liệu về hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả kinh doanh của các sản phẩm, từ đó đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp, tập trung vào những sản phẩm có hiệu quả cao và điều chỉnh chiến lược cho các sản phẩm kém hiệu quả.
• Nâng cao tính minh bạch: Việc kiểm kê định kỳ và đối chiếu số liệu giúp đảm bảo tính chính xác của số liệu về hàng tồn kho, là nền tảng cho sự minh bạch trong quản lý và báo cáo tài chính. Một hệ thống quản lý hàng tồn kho minh bạch sẽ tăng cường sự tin cậy của các bên liên quan, như nhà cung cấp, khách hàng và các nhà đầu tư. Sự tin cậy này giúp củng cố mối quan hệ hợp tác và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

4. Các kỹ năng cần thiết của kế toán kho

• Am hiểu chuyên môn kế toán – kho vận: Kế toán kho không chỉ đơn thuần là quản lý hàng hóa mà còn phải ghi chép chứng từ, hạch toán chính xác các nghiệp vụ nhập – xuất – tồn kho. Nếu không nắm chắc nghiệp vụ kế toán, bạn sẽ dễ mắc sai sót, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tài chính và vận hành kho của doanh nghiệp.
• Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là Excel: Excel gần như là công cụ “cơm bữa” của kế toán kho – từ thống kê tồn kho, lập báo cáo, đến đối chiếu số liệu. Do đó, việc sử dụng thành thạo Excel cùng một số công cụ văn phòng khác như Word, Outlook… là điều bắt buộc nếu bạn muốn làm việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
• Biết sử dụng phần mềm kế toán: Hầu hết doanh nghiệp hiện nay đều ứng dụng phần mềm kế toán để chuyên nghiệp hóa quy trình quản lý. Vì vậy, kế toán kho cần làm quen và thao tác thành thạo các phần mềm như MISA, FAST, Bravo,… Việc nắm rõ phần mềm giúp bạn xử lý công việc nhanh chóng và chính xác hơn.
• Kỹ năng tổ chức và quản lý công việc: Khối lượng công việc của kế toán kho không hề nhỏ: quản lý chứng từ, hóa đơn, theo dõi số liệu, kiểm kho, đối chiếu báo cáo,… Để không bị quá tải, bạn cần biết cách phân loại công việc, sắp xếp giấy tờ khoa học và xây dựng quy trình làm việc hiệu quả.
• Tập trung cao và làm việc tỉ mỉ: Một sai sót nhỏ trong việc ghi sổ, nhập liệu hay đối chiếu hàng hóa cũng có thể dẫn đến sai lệch lớn trong hệ thống kho – kế toán. Vì thế, khả năng tập trung cao độ và chú ý đến từng chi tiết là yếu tố then chốt để bạn hạn chế rủi ro và xây dựng uy tín nghề nghiệp.

5. Một số loại tài khoản mà kế toán kho cần biết

Các tài khoản thuộc nhóm hàng tồn kho được phân loại vào tài sản ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán. Cụ thể gồm các tài khoản sau:

6. Lưu ý để làm kế toán kho hiệu quả

Để đảm bảo công việc kế toán kho diễn ra suôn sẻ, chính xác và hỗ trợ tốt cho hoạt động kinh doanh, bạn cần ghi nhớ những điểm sau:

• Kiểm tra kỹ chứng từ xuất nhập hàng: Mỗi lần nhập – xuất hàng cần đối chiếu đầy đủ hóa đơn, phiếu xuất – phiếu nhập. Sau đó chuyển chứng từ cho các bộ phận liên quan như mua hàng, kế toán tài chính.

• Theo dõi chặt chẽ xuất – nhập – tồn: Ghi nhận tình hình hàng hóa hàng ngày để tránh thất thoát và chủ động kiểm soát tồn kho. Nên gắn thông tin ngày xuất/nhập trên kệ hàng để hỗ trợ kiểm kê nhanh chóng.

• Quản lý mức tồn kho tối thiểu: Đảm bảo kho luôn có lượng hàng nhất định để đáp ứng nhu cầu phát sinh. Khi lượng tồn thấp hơn ngưỡng, cần đề xuất bổ sung kịp thời.

• Sắp xếp hàng hóa khoa học: Thiết kế không gian kho hợp lý, phân loại rõ ràng từng nhóm hàng để dễ tìm kiếm, xuất nhập và dự trù diện tích cho các lô hàng mới.

• Đảm bảo tính chính xác của chứng từ: Mọi thông tin trên hóa đơn, phiếu nhập – xuất phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ghi sổ để tránh sai lệch số liệu.

• Tuân thủ quy định về bảo quản hàng hóa: Sắp xếp hàng hóa theo đúng quy định của nhà sản xuất, đặc biệt với hàng dễ hư hỏng, dễ vỡ hoặc yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt.

• Hiểu rõ đặc điểm hàng hóa phụ trách: Am hiểu về quy cách, chủng loại, tính chất (dễ cháy, dễ hỏng…) để từ đó có phương án quản lý hiệu quả và an toàn.

• Thực hiện đúng quy định PCCC: Thường xuyên kiểm tra thiết bị phòng cháy chữa cháy, tuân thủ quy trình an toàn để bảo vệ tài sản có giá trị của doanh nghiệp.

7. Những sai lầm thường gặp khi làm kế toán kho

Dưới đây là các lỗi phổ biến mà kế toán kho dễ gặp phải và cần đặc biệt tránh:

1. Không xác định tồn kho định kỳ: Thiếu dữ liệu về lượng hàng cần duy trì dễ dẫn đến thiếu hàng hoặc tồn đọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.

2. Sắp xếp kho không hợp lý: Gây mất thời gian tìm kiếm, tốn diện tích và thậm chí phát sinh chi phí thuê kho ngoài nếu không tận dụng tốt không gian.

3. Không kiểm kê thường xuyên: Việc không rà soát định kỳ khiến kế toán kho dễ bỏ sót hàng hỏng, hết hạn hoặc không phát hiện kịp thời chênh lệch giữa thực tế và sổ sách.

4. Không cập nhật, nâng cao nghiệp vụ: Khi quy mô kho hàng mở rộng mà kỹ năng chưa được nâng cấp, sẽ khó đảm đương khối lượng công việc lớn và dễ xảy ra sai sót.

5. Các lỗi nghiệp vụ khác: Bao gồm: nhập sai giá mua do không kiểm tra kỹ, thiếu chữ ký xác nhận, quên ghi thời gian giao nhận hàng, không lưu chứng từ đầy đủ…

8. Cơ hội nghề nghiệp của kế toán kho

Kế toán kho là vị trí phù hợp với sinh viên mới ra trường hoặc những ai mới bắt đầu sự nghiệp trong ngành kế toán. Dù là vị trí cơ bản, công việc này đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán nội bộ và là nền tảng để phát triển sự nghiệp.

Yêu cầu tuyển dụng phổ biến:

• Trình độ: Tốt nghiệp từ trung cấp kế toán trở lên.
• Kiến thức: Hiểu rõ các nghiệp vụ kế toán cơ bản, đặc biệt là hạch toán kho.
• Kỹ năng: Thành thạo Excel, phần mềm kế toán, quản lý chứng từ.
• Am hiểu về sản phẩm, vật tư doanh nghiệp đang kinh doanh.

Kế toán kho không chỉ là một phần thiết yếu trong hệ thống quản lý tài chính của doanh nghiệp mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự hiệu quả và chính xác của quy trình quản lý hàng tồn kho. Bằng việc theo dõi và ghi chép cẩn thận mọi hoạt động nhập xuất kho, đối chiếu số liệu, lập báo cáo và thực hiện kiểm kê, kế toán kho giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. 

Sự chính xác trong công việc của kế toán kho không chỉ bảo vệ tài sản doanh nghiệp mà còn cung cấp thông tin quan trọng để ra quyết định kinh doanh chiến lược. Do đó, việc đầu tư vào các công cụ và phần mềm quản lý kho phù hợp và xây dựng đội ngũ kế toán kho có kỹ năng là rất cần thiết để đạt được sự thành công và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.