Kê khai hóa đơn đầu vào ở kỳ nào? Thời hạn và cách kê khai

Trong quá trình hạch toán và thực hiện nghĩa vụ thuế, việc kê khai hóa đơn đầu vào đúng thời điểm đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng 2025 (GTGT) và tránh các rủi ro liên quan đến xử phạt hành chính. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp và kế toán viên còn băn khoăn về việc nên kê khai hóa đơn đầu vào vào kỳ nào là đúng, khi nào được kê khai bổ sung, và cách thực hiện ra sao. Bài viết dưới đây FAST sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định hiện hành về thời hạn, nguyên tắc và cách kê khai hóa đơn đầu vào một cách đầy đủ và dễ áp dụng.

Mục lục

1. Hóa đơn đầu vào có bắt buộc phải kê khai không?

Hóa đơn đầu vào không bắt buộc phải kê khai trong mọi trường hợp, mà tùy thuộc vào mục đích sử dụng và phương pháp tính thuế mà doanh nghiệp áp dụng.

Đối với doanh nghiệp kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ, nếu muốn khấu trừ thuế GTGT đầu vào thì bắt buộc phải kê khai hóa đơn hợp lệ, đầy đủ thông tin và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên).

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp muốn tính chi phí đầu vào là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thì cũng cần kê khai và hạch toán hóa đơn đầu vào đầy đủ.

Ngược lại, đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp (không khấu trừ thuế), hóa đơn đầu vào không cần kê khai để khấu trừ thuế nhưng vẫn cần lưu giữ để làm căn cứ kế toán.

Bên cạnh đó, những hóa đơn không phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc hóa đơn bị sai sót chưa được điều chỉnh cũng không bắt buộc kê khai. Tuy nhiên, trong mọi trường hợp, doanh nghiệp vẫn nên lưu giữ hóa đơn đầu vào để phục vụ cho công tác kiểm tra, quyết toán thuế khi cần thiết.

2. Kê khai hóa đơn đầu vào ở kỳ nào là đúng?

2.1 Kê khai hóa đơn đầu vào ở kỳ nào?

Theo quy định pháp luật hiện hành, hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào cần được kê khai đúng kỳ để đảm bảo quyền khấu trừ thuế cũng như tránh các rủi ro trong quá trình quyết toán, thanh tra thuế.

Cụ thể theo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 12 Luật Thuế giá trị gia tăng số 13/2008/QH12, đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 6 Điều 1 Luật số 31/2013/QH13, thì:

“Thuế giá trị gia tăng đầu vào phát sinh trong tháng nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của tháng đó. Trường hợp cơ sở kinh doanh phát hiện số thuế giá trị gia tăng đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai sót thì được kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.”

Hướng dẫn chi tiết hơn tại khoản 8 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành:

“Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ nào thì được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của kỳ đó. Nếu có sai sót thì được kê khai, khấu trừ bổ sung.”

Như vậy, hóa đơn đầu vào cần được kê khai trong kỳ tính thuế (tháng hoặc quý) mà doanh nghiệp nhận được hóa đơn hợp lệ và đủ điều kiện khấu trừ. Nếu doanh nghiệp phát hiện sai sót trong quá trình kê khai, hoàn toàn có quyền thực hiện kê khai bổ sung.

2.2 Quyền khai bổ sung hồ sơ khai thuế

Trường hợp doanh nghiệp phát hiện sai sót trong quá trình kê khai, thì vẫn có quyền khai bổ sung theo quy định tại khoản 1 Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14:

“Người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai, sót thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót, nhưng trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.”

Tóm lại, thời điểm kê khai hóa đơn đầu vào phải căn cứ vào kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn đó. Việc kê khai đúng kỳ giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền khấu trừ thuế GTGT và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Trong trường hợp sai sót, doanh nghiệp vẫn được phép kê khai bổ sung trong thời hạn luật định, miễn là chưa bị thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở.

3. Thời hạn kê khai hóa đơn đầu vào theo quy định mới nhất

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế được kê khai và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào đối với hóa đơn hợp pháp, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế.

Về thời điểm kê khai hóa đơn đầu vào, căn cứ tại:

Điểm đ, khoản 1, Điều 12 – Luật Thuế GTGT năm 2008, sửa đổi bổ sung tại khoản 6, Điều 1 – Luật số 31/2013/QH13, quy định như sau:

“Thuế giá trị gia tăng đầu vào phát sinh trong tháng nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của tháng đó.
Trường hợp cơ sở kinh doanh phát hiện số thuế giá trị gia tăng đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai sót thì được kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.”

Ngoài ra, tại khoản 8, Điều 14 – Thông tư 219/2013/TT-BTC, Bộ Tài chính hướng dẫn rõ:

Đối với việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế, pháp luật cũng đã có quy định cụ thể tại:

Khoản 1, Điều 47 – Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 như sau:

“Người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai, sót thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót, nhưng trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.”

Tóm lại, doanh nghiệp phải kê khai hóa đơn đầu vào trong kỳ tính thuế phát sinh nếu đủ điều kiện khấu trừ. Nếu có sai sót, được phép khai bổ sung trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp tờ khai, với điều kiện là khai trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra. Việc kê khai đúng hạn giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi về thuế và tránh rủi ro pháp lý.

4. Cách kê khai hóa đơn đầu vào bị bỏ sót 2025

Trong quá trình kê khai thuế, không ít trường hợp doanh nghiệp bỏ sót hóa đơn đầu vào hợp lệ. Theo quy định tại khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, người nộp thuế có thể điều chỉnh thông tin sai sót bằng cách kê khai bổ sung theo từng hồ sơ tương ứng, với hướng xử lý cụ thể tùy vào mức độ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.

Trường hợp không làm thay đổi số thuế phải nộp: Nếu việc kê khai bổ sung không dẫn đến thay đổi nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp không cần lập lại tờ khai bổ sung. Thay vào đó, chỉ cần nộp bản giải trình về việc điều chỉnh cùng các chứng từ liên quan.
Trường hợp chưa nộp hồ sơ quyết toán thuế năm: Doanh nghiệp cần kê khai bổ sung cho kỳ thuế tháng hoặc quý có sai sót, đồng thời tổng hợp số liệu điều chỉnh đó vào hồ sơ quyết toán năm khi đến hạn.
Trường hợp đã nộp hồ sơ quyết toán thuế năm: Doanh nghiệp thực hiện kê khai bổ sung ngay trên hồ sơ quyết toán năm. Riêng với thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập, nếu có điều chỉnh liên quan đến kỳ tháng hoặc quý, thì đồng thời phải sửa cả tờ khai theo kỳ tương ứng.
Trường hợp phát sinh tăng số thuế phải nộp hoặc giảm hoàn thuế: Nếu khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp hoặc làm giảm số thuế đã được hoàn, người nộp thuế cần nộp đủ phần thuế tăng thêm hoặc hoàn trả số tiền chênh lệch, kèm theo tiền chậm nộp (nếu có) vào ngân sách nhà nước.
Trường hợp chỉ điều chỉnh số thuế được khấu trừ: Khi điều chỉnh chỉ ảnh hưởng đến số thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau, doanh nghiệp thực hiện kê khai bổ sung trong kỳ hiện tại. Trong trường hợp tăng số thuế GTGT đề nghị hoàn, doanh nghiệp chỉ được kê khai bổ sung nếu chưa nộp tờ khai kỳ tiếp theo và chưa nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế.

Các bước kê khai bổ sung hóa đơn đầu vào bị bỏ sót

Bước 1: Xác định rõ hóa đơn bị bỏ sót thuộc kỳ tính thuế nào (tháng hoặc quý), đồng thời kiểm tra điều kiện để được khấu trừ (ví dụ: hóa đơn hợp lệ, thanh toán qua ngân hàng nếu bắt buộc,…).

Bước 2: Mở phần mềm HTKK hoặc truy cập hệ thống eTax trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 3: Tại kỳ tính thuế hiện tại, chọn tờ khai thuế GTGT và nhập thông tin hóa đơn bị bỏ sót vào phụ lục 01-2/GTGT (danh sách hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào).

Bước 4: Khai chính xác các thông tin trên hóa đơn:
– Tên người bán, mã số thuế
– Số hóa đơn, ký hiệu, ngày hóa đơn
– Giá trị hàng hóa chưa thuế và số thuế GTGT

Bước 5: Ký số điện tử và nộp tờ khai như bình thường.

5. Một số lưu ý khi kê khai hóa đơn đầu vào

Hóa đơn phải hợp pháp, hợp lệ, hợp lý: Chỉ kê khai hóa đơn đáp ứng đầy đủ yêu cầu về hình thức, nội dung, và phục vụ cho hoạt động kinh doanh chịu thuế.
Kê khai đúng kỳ phát sinh: Nên kê khai ngay trong kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn. Nếu bỏ sót, được phép khai bổ sung trong kỳ hiện tại (trong thời hạn cho phép).
Thời hạn khai bổ sung là 10 năm: Kê khai bổ sung chỉ được thực hiện trong vòng 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ của kỳ bị sai sót, và trước thời điểm bị thanh tra, kiểm tra thuế.
Thanh toán không dùng tiền mặt: Hóa đơn có tổng thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng hoặc hình thức không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế.
Không kê khai hóa đơn không phục vụ hoạt động chịu thuế: Hóa đơn phục vụ mục đích cá nhân hoặc hoạt động không chịu thuế sẽ không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT.
Không kê khai hóa đơn sai sót chưa xử lý: Nếu hóa đơn có sai tên, mã số thuế, ngày tháng,… cần xử lý điều chỉnh hoặc thay thế trước khi kê khai.
Không kê khai trùng hóa đơn: Mỗi hóa đơn chỉ được kê khai một lần. Nếu lỡ kê khai trùng, phải lập hồ sơ điều chỉnh và giải trình với cơ quan thuế.
Lưu trữ đầy đủ chứng từ liên quan: Cần giữ các chứng từ như hợp đồng, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán… để làm căn cứ khi bị kiểm tra thuế.

Việc kê khai hóa đơn đầu vào đúng kỳ và đúng cách không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật, mà còn giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi về khấu trừ thuế, tránh sai sót và rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế. Nắm rõ thời hạn kê khai cũng như thực hiện đúng quy trình bổ sung khi cần thiết sẽ giúp hoạt động kế toán – thuế của doanh nghiệp diễn ra minh bạch, hiệu quả và tuân thủ đúng quy định hiện hành.

Thông tin liên hệ: