Hàng tồn kho là một phần của tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, chiếm tỷ trọng lớn và có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của chính doanh nghiệp.. Vậy hàng tồn kho là gì, có những loại nào và cách hạch toán hàng tồn kho như thế nào? Cùng FAST theo dõi bài viết dưới đây để có được câu trả lời chính xác nhất nhé!
1. Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho đơn giản là các sản phẩm, nguyên liệu, vật liệu, hoặc công cụ mà doanh nghiệp lưu trữ trong kho để sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc đang chờ bán.
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02, hàng tồn kho được xác định là:
- Các sản phẩm được giữ để bán trong quá trình sản xuất và kinh doanh thường xuyên;
- Các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất và kinh doanh đang diễn ra;
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
2. Phân loại hàng tồn kho?
Theo Chuẩn mực kế toán công Việt Nam số 12, hàng tồn kho bao gồm:
- Hàng hóa mua về để bán: bao gồm hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;
- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;
- Chi phí dịch vụ dở dang.
Ví dụ: Đối với doanh nghiệp sản xuất đường thì hàng tồn kho của doanh nghiệp này là:
- Nguyên vật liệu để làm nên đường: Mía.
- Những công cụ dụng cụ (có giá nhỏ hơn 30 triệu) tham gia vào quá trình sản xuất đường.
- Thành phẩm (là sản phẩm đường được tạo ra từ mía): Đường tinh luyện.
- Thành phẩm dở dang (tức là những sản phẩm chưa hoàn thành, hay còn gọi là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang): Mật mía, nước đường…
Xem thêm: Top 19+ phần mềm quản lý kho miễn phí và tốt nhất
Xem thêm: Hướng dẫn quy trình nhập kho thành phẩm cho doanh nghiệp
3. Các phương pháp kế toán kê khai hàng tồn kho
Có 2 phương pháp hạch toán hàng tồn khi là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ.
| Phương pháp | Phương pháp kê khai thường xuyên | Phương pháp kiểm kê định kỳ |
| Khái niệm | Là phương pháp theo dõi và phản ánh đều đặn, liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, nguyên vật liệu hàng hóa trong kỳ vào hệ thống sổ kế toán. | Là phương pháp chỉ phản ánh hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh xuất nhập trong kỳ. (*) |
| Ưu điểm | – Giúp doanh nghiệp kiểm soát được số lượng tồn kho hàng hóa ở mọi thời điểm.
– Giảm thiểu tình trạng sai sót. – Phục vụ được nhiều yêu cầu cấp thiết trong hoạt động sản xuất kinh doanh. |
– Đơn giản, tinh giảm công việc kế toán gọn nhẹ. |
| Nhược điểm | – Tăng khối lượng công việc, kiểm kê, ghi chép hàng hóa hàng ngày. | – Không kiểm soát thường xuyên lượng hàng, không có sự linh hoạt.
– Ít phát hiện được sai sót. – Công việc kế toán, báo cáo bị dồn tập trung vào cuối kỳ. |
| Áp dụng | – Các công ty sản xuất, công nghiệp, xây dựng và các công ty kinh doanh các mặt hàng như máy móc, thiết bị, hàng kỹ thuật, chất lượng cao và có giá trị lớn. | – Các công ty có nhiều loại hàng hóa, vật tư với quy cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp.
– Hàng hóa, vật tư xuất dùng hoặc xuất bán nhiều, liên tục (cửa hàng bán lẻ…). |
| Công thức | Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng nhập kho trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ | Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ – Giá trị tồn cuối kỳ= Giá trị xuất cuối kỳ |
>> Xem thêm: Sơ đồ kho và quy trình quản lý kho tránh thất thoát cho doanh nghiệp
4. Cách hạch toán hàng tồn kho
Hạch toán hàng tồn kho là một phần quan trọng trong kế toán doanh nghiệp, giúp theo dõi, quản lý và báo cáo giá trị của hàng hóa đang có trong kho. Dưới đây là các bước và phương pháp hạch toán hàng tồn kho phổ biến:
Theo phương pháp kê khai thường xuyên
Nhập kho mua hàng hóa, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu:
Nợ TK 152: Giá trị của nguyên vật liệu;
Nợ TK 153: Giá trị của công cụ dụng cụ;
Nợ TK 156: Giá trị của hàng hóa;
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa;
Có TK 111/112/331…: Tổng giá thanh toán.
➤ Trường hợp đã nhận được hóa đơn nhưng đến cuối kì nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa chưa về kho, thì sẽ hạch toán căn cứ vào hoá đơn:
Nợ TK 151: Giá trị của hàng mua đang đi đường;
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa;
Có TK 111/112/331,…: Tổng giá thanh toán.
➞ Sau khi nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa đang đi đường đã về nhập kho:
Nợ TK 152: Giá trị của nguyên vật liệu;
Nợ TK 153: Giá trị của công cụ dụng cụ;
Nợ TK 156: Giá trị hàng hóa;
Có TK 151: Giá trị của hàng mua đang đi đường.
➤ Trường hợp chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán:
Nợ TK 111/112/331…: Giá trị hàng được chiết khấu, giảm giá;
Có TK 156: Giá trị hàng hóa (nếu tồn kho);
Có TK 632: Giá vốn hàng bán(nếu hàng đã bán);
Có TK 133: Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá.
➤ Trường hợp mua hàng theo phương thức trả chậm, trả góp:
Nợ TK 156: Giá trị hàng theo giá mua trả tiền ngay;
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá;
Nợ TK 242: Phần lãi trả chậm = Số tiền phải thanh toán-giá mua nếu trả tiền ngay;
Có TK 331: Tổng giá cần thanh toán.
➞ Hàng kỳ khi tính số lãi khi mua hàng trả chậm, trả góp:
Nợ TK 635: Phần lãi trả chậm kì đó;
Có TK 242: Phần lãi trả chậm kì đó.
➤ Hạch toán chi phí khi mua hàng hoá:
Nợ TK 156: Chi phí mua khi hàng hoá;
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào của chi phí khi mua hàng hoá;
Có TK 111/112/331…: Tổng giá thanh toán.
Hàng hoá xuất bán hoặc kết chuyển chi phí dở dang của phần cung cấp dịch vụ:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán;
Có TK 156: Giá trị hàng đã xuất bán.
Hàng hoá gia công hoặc chế biến:
➤ Khi hàng hoá được đưa đi gia công hoặc chế biến:
Nợ TK 154: Giá trị hàng hóa đưa đi gia công chế biến;
Có TK 156: Giá trị hàng hóa đưa đi gia công chế biến.
➞ Chi phí gia công, chế biến hàng hoá:
Nợ TK 154: Chi phí gia công hoặc chế biến hàng hoá;
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào của chi phí gia công hoặc chế biến hàng hoá;
Có TK 111/112/331,…: Tổng giá thanh toán.
➞ Khi nhập kho hàng hoá đã gia công hoặc chế biến:
Nợ TK 156: Giá trị hàng hoá sau khi gia công hoặc chế biến;
Có TK 154: Giá trị hàng hoá sau khi gia công hoặc chế biến.
Xuất kho hàng gửi đi bán:
Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán;
Có TK 156: Hàng gửi đi bán.
Theo phương pháp kiểm kê định kỳ
➤ Đầu kỳ kết chuyển giá trị hàng hoá cuối kỳ trước sang trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ:
Nợ TK 611: Mua hàng;
Có TK 156: Hàng hoá.
➤ Sau khi kiểm kê số lượng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:
Nợ TK 156: Hàng hoá;
Có TK 611: Mua hàng.
➤ Sau khi kiểm kê số lượng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán;
Có TK 611: Mua hàng.
5. Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho
Có nhiều phương pháp để xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ, trong đó phổ biến nhất là:
- Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Giá trị hàng tồn kho được xác định dựa trên giả định là hàng hóa nhập trước sẽ được xuất trước.
- Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Giá trị hàng tồn kho được xác định dựa trên giả định là hàng hóa nhập sau sẽ được xuất trước.
- Phương pháp giá bình quân: Giá trị hàng tồn kho được tính dựa trên giá trị trung bình của hàng hóa trong kỳ.
- Phương pháp giá đích danh: Giá trị hàng tồn kho được xác định dựa trên từng loại hàng hóa cụ thể.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hàng bán bị trả lại: Quy trình và ví dụ
6. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả với phần mềm quản lý kho FAST
Hiện nay, trong thời đại công nghệ số việc quản lý doanh nghiệp đã trở nên nhẹ nhàng hơn nhờ có sự hỗ trợ của các phần mềm. Đặc biệt, đối với việc quản lý kho và tồn kho, ứng dụng phần mềm quản lý thông minh sẽ mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Việc đưa các phần mềm vào sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng hiệu quả trong quản lý, từ đó nâng cao thế mạnh cạnh tranh. Có nhiều cách để doanh nghiệp có thể quản lý hàng tồn kho hiệu quả như:
- Thiết lập quy trình rõ ràng: Xây dựng và tuân thủ một quy trình quản lý hàng tồn kho chặt chẽ và rõ ràng từ việc nhập hàng, kiểm kê tồn kho, đến việc xuất hàng. Điều này giúp đảm bảo sự tổ chức và hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho.
- Đối chiếu tồn kho thường xuyên: Thực hiện kiểm kê tồn kho đều đặn để đối chiếu số lượng tồn kho với dữ liệu trong hệ thống quản lý. Điều này giúp phát hiện và khắc phục sớm các sai sót và thất thoát hàng hóa.
- Tối ưu hóa lượng tồn kho: Theo dõi và phân tích lượng tồn kho hiện có để đảm bảo rằng không có hàng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt. Tối ưu hóa lượng tồn kho giúp giảm thiểu chi phí lưu trữ và tăng cường vòng quay vốn.
- Theo dõi xu hướng và dự báo: Theo dõi các xu hướng trong ngành và dự báo nhu cầu của thị trường để điều chỉnh kế hoạch quản lý hàng tồn kho một cách linh hoạt và hiệu quả.
Trong đó, sử dụng phần mềm quản lý kho chính là cách hiệu quả nhất để tối ưu quy trình quản lý kho. Phần mềm quản lý kho FAST không chỉ là một giải pháp quản lý kho tiện lợi mà còn là một công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình quản lý hàng tồn kho một cách thông minh và linh hoạt.
Với FAST, bạn có thể:
- Thiết lập quy trình rõ ràng: Xây dựng và tuân thủ một quy trình quản lý hàng tồn kho chặt chẽ và rõ ràng từ việc nhập hàng, kiểm kê tồn kho, đến việc xuất hàng. Giúp đảm bảo sự tổ chức và hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho.
- Đối chiếu tồn kho thường xuyên: Thực hiện kiểm kê tồn kho đều đặn để đối chiếu số lượng tồn kho với dữ liệu trong hệ thống quản lý. Doanh nghiệp sẽ phát hiện và khắc phục sớm các sai sót và thất thoát hàng hóa.
- Tối ưu hóa lượng tồn kho: Theo dõi và phân tích lượng tồn kho hiện có để đảm bảo rằng không có hàng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt. Tối ưu hóa lượng tồn kho giúp giảm thiểu chi phí lưu trữ và tăng cường vòng quay vốn.
- Theo dõi xu hướng và dự báo: Theo dõi các xu hướng trong ngành và dự báo nhu cầu của thị trường để điều chỉnh kế hoạch quản lý hàng tồn kho một cách linh hoạt và hiệu quả.
Phần mềm quản lý kho Fast Business Online (Phân hệ thuộc giải pháp ERP) không chỉ là một giải pháp quản lý kho tiện lợi mà còn là một công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình quản lý hàng tồn kho một cách thông minh và linh hoạt.
- Cho phép ghi chép mọi hoạt động nhập xuất kho.
- Cho phép quản lý hiệu quả nhờ khả năng quản lý đến tận nơi cất giữ/vị trí của vật tư trong kho, quản lý hàng theo lô, theo thời hạn sử dụng.
- Quản lý theo nhiều đơn vị tính.
- Chương trình cung cấp nhiều báo cáo quản trị và phân tích về xuất nhập tồn kho, mức độ luân chuyển hàng trong kho, phân tích ABC…
- Kết nối với các phân hệ khác như mua hàng, bán hàng, kế toán…
Trên đây là những chia sẻ về hàng tồn kho là gì, có những loại nào và cách hạch toán hàng tồn kho như thế nào? Bạn có thể tham khảo và lựa chọn một giải pháp phù hợp. Các doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn giải pháp quản lý kho hàng/giải pháp ERP xin vui lòng chat trực tiếp tại website https://fast.com.vn/ để được hỗ trợ.
> Xem thêm: Quản lý kho bằng QR Code là gì? Lợi ích khi quản lý kho bằng QR Code
Kế toán kho là gì? Vai trò quan trọng trong quản lý hàng tồn kho