Nhiều chuyên gia cho rằng một trong những sai lầm lớn nhất của các nhà sáng lập doanh nghiệp chính là coi nhẹ vị trí kế toán. Qua ý kiến này, chúng ta có thể thấy rõ tầm quan trọng của kế toán đối với sự vận hành và phát triển bền vững của doanh nghiệp, bất kể quy mô lớn hay nhỏ. Vậy, tại sao vị trí kế toán lại đóng vai trò quan trọng như vậy? Hãy cùng FAST tìm hiểu sâu hơn nhé!
Lý do doanh nghiệp khởi nghiệp thường xem nhẹ vai trò của kế toán
Thay vì đầu tư vào việc xây dựng một hệ thống kế toán bài bản và chuyên nghiệp, doanh nghiệp khởi nghiệp thường tập trung vào các hoạt động tạo doanh thu như phát triển sản phẩm, marketing hoặc mở rộng thị trường. Tuy nhiên, việc xem nhẹ kế toán không chỉ đơn thuần là thiếu sót mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro nghiêm trọng, ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững và cả sự sống còn của doanh nghiệp. Một số trường hợp thường thấy như:
Tâm lý ưu tiên các hoạt động tạo doanh thu trước
Nhiều doanh nghiệp khởi nghiệp tập trung nguồn lực vào những hoạt động như phát triển sản phẩm, marketing hoặc mở rộng thị trường với hy vọng nhanh chóng tăng trưởng doanh thu. Họ coi kế toán chỉ là công việc hỗ trợ, không mang lại giá trị trực tiếp, nên thường cắt giảm chi phí hoặc đầu tư tối thiểu cho bộ phận này.
Thiếu nhận thức về vai trò chiến lược của kế toán
Không ít nhà sáng lập và lãnh đạo doanh nghiệp xem kế toán chỉ đơn thuần là việc ghi nhận số liệu tài chính, thay vì nhận thức đây là công cụ quan trọng để kiểm soát dòng tiền, tối ưu hóa chi phí và hỗ trợ ra quyết định chiến lược. Điều này khiến kế toán không được coi trọng đúng mức.
Tư duy “đơn giản hóa” ở giai đoạn đầu
Trong giai đoạn khởi nghiệp, nhiều doanh nghiệp áp dụng tư duy “làm mọi thứ đơn giản nhất có thể” để tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Họ thường không xây dựng hệ thống kế toán bài bản, chỉ sử dụng sổ tay hoặc các phần mềm cơ bản, dẫn đến lỗ hổng trong quản trị tài chính khi quy mô doanh nghiệp mở rộng.
Hạn chế về tài chính và nhân sự
Các doanh nghiệp nhỏ thường gặp khó khăn trong việc cân đối ngân sách, nên không đủ khả năng tuyển dụng đội ngũ kế toán chuyên nghiệp hoặc đầu tư vào các hệ thống quản trị tài chính hiện đại. Họ thường giao phó công việc kế toán cho một cá nhân kiêm nhiệm hoặc thuê ngoài không giám sát, dẫn đến sự thiếu chặt chẽ.
Chưa chú trọng tính minh bạch và tuân thủ pháp luật
Với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các startup, mục tiêu chính là tăng trưởng nhanh, dẫn đến việc bỏ qua hoặc coi nhẹ yêu cầu về minh bạch tài chính và tuân thủ pháp luật. Họ chỉ quan tâm đến việc quản lý tài chính khi có vấn đề phát sinh, ví dụ như thanh tra thuế hoặc mất niềm tin từ nhà đầu tư.
Thiếu kinh nghiệm và chuyên môn của người lãnh đạo
Nhiều nhà sáng lập đến từ các lĩnh vực kỹ thuật, công nghệ hoặc sáng tạo thường không có kinh nghiệm và kiến thức về kế toán hoặc quản trị tài chính. Điều này dẫn đến sự chủ quan hoặc đánh giá thấp tầm quan trọng của bộ phận này, dẫn đến những quyết định không tối ưu trong quản lý.
Thay vì xây dựng một hệ thống kế toán bài bản hoặc thuê đội ngũ chuyên nghiệp, họ thường tự mình trực tiếp quản lý các vấn đề thu/chi. Cách làm này không chỉ dẫn đến những sai lầm trong việc ghi nhận và phân bổ tài chính, mà còn gây ra những hậu quả như thất thoát dòng tiền, thiếu minh bạch trong báo cáo tài chính hoặc không tuân thủ đúng các quy định pháp luật.
Hơn nữa, việc dành quá nhiều thời gian cho những nhiệm vụ không thuộc chuyên môn này có thể khiến các nhà lãnh đạo mất tập trung vào những hoạt động chiến lược cốt lõi, làm ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp.
Áp lực từ sự phát triển nhanh chóng
Khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, khối lượng công việc và các giao dịch tài chính cũng tăng theo, nhưng bộ phận kế toán thường không được mở rộng tương ứng. Điều này tạo ra áp lực lớn, dẫn đến sự thiếu chính xác, sai sót trong báo cáo tài chính và quản trị dòng tiền.
Những hệ lụy thường gặp khi doanh nghiệp khởi nghiệp xem nhẹ vai trò của kế toán
Mất kiểm soát dòng tiền và hiệu quả tài chính
Một trong những hậu quả rõ rệt nhất khi doanh nghiệp không coi trọng kế toán là mất khả năng kiểm soát dòng tiền. Rất nhiều doanh nghiệp thất bại không phải vì thiếu lợi nhuận, mà vì không quản lý được dòng tiền. Nếu không có một hệ thống kế toán chặt chẽ, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng:
- Không nắm được nguồn thu và chi phí cụ thể.
- Chi tiêu vượt quá khả năng tài chính.
- Không phát hiện kịp thời các lỗ hổng, thất thoát hoặc sai phạm trong tài chính.
Đặc biệt với các doanh nghiệp khởi nghiệp, khi nguồn vốn thường có giới hạn và đòi hỏi sử dụng hiệu quả, việc không nắm rõ dòng tiền có thể dẫn đến cạn kiệt vốn trước khi kịp ổn định kinh doanh.
Ra quyết định kinh doanh thiếu cơ sở
Kế toán không chỉ là công việc ghi chép các giao dịch tài chính mà còn cung cấp dữ liệu quan trọng để phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh. Một doanh nghiệp không có hệ thống kế toán rõ ràng sẽ thiếu thông tin chính xác để đưa ra các quyết định quan trọng như:
- Đầu tư mở rộng hay cắt giảm chi phí.
- Định giá sản phẩm và dịch vụ.
- Đàm phán với nhà đầu tư hoặc đối tác.
Khi các nhà quản lý chỉ dựa vào cảm tính hoặc số liệu không đáng tin cậy, khả năng đưa ra quyết định sai lầm là rất cao, kéo theo những hậu quả lâu dài.
Thiếu minh bạch, mất niềm tin từ đối tác và nhà đầu tư
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, minh bạch tài chính là một yêu cầu cơ bản. Các nhà đầu tư, đối tác hoặc cơ quan chức năng luôn yêu cầu doanh nghiệp phải cung cấp báo cáo tài chính đầy đủ, chính xác và rõ ràng. Nếu một doanh nghiệp xem nhẹ kế toán, không đảm bảo được tính minh bạch, hậu quả có thể là:
- Mất lòng tin từ nhà đầu tư, dẫn đến việc khó huy động vốn.
- Gây nghi ngờ về uy tín với đối tác kinh doanh.
- Đối mặt với các rủi ro pháp lý, như bị phạt hoặc thậm chí bị điều tra về gian lận tài chính.
Rủi ro pháp lý và tuân thủ quy định
Kế toán không chỉ liên quan đến quản trị nội bộ mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật về thuế và tài chính. Việc không coi trọng kế toán có thể dẫn đến:
- Kê khai thuế không chính xác, dẫn đến bị phạt nặng hoặc truy thu thuế.
- Sai sót trong báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến khả năng kiểm toán và hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh.
- Không đáp ứng được yêu cầu của các cơ quan nhà nước, đặc biệt trong những ngành có quy định khắt khe về tài chính.
Những sai lầm này không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng và khả năng tồn tại của doanh nghiệp.
Ảnh hưởng đến văn hóa và quản trị nội bộ
Kế toán còn đóng vai trò như một cơ chế kiểm soát trong nội bộ doanh nghiệp. Khi bộ phận kế toán không được coi trọng, các vấn đề về minh bạch, trách nhiệm và hiệu quả làm việc cũng dễ dàng bị bỏ qua. Điều này có thể dẫn đến:
- Mâu thuẫn trong nội bộ do thiếu thông tin rõ ràng về tài chính.
- Khuyến khích sự lãng phí, thiếu trách nhiệm trong việc quản lý chi tiêu.
- Tạo ra một văn hóa làm việc thiếu chuyên nghiệp và không có kỷ luật.
Hướng giải quyết phù hợp cho doanh nghiệp khởi nghiệp
Để giải quyết vấn đề doanh nghiệp khởi nghiệp xem nhẹ vai trò của kế toán, các giải pháp cần phải đi từ nhận thức đến hành động thực tế và dài hạn. Dưới đây là các giải pháp chi tiết và thực tế giúp doanh nghiệp khởi nghiệp khắc phục tình trạng này:
Thay đổi tư duy và nhận thức về kế toán
Giải pháp đầu tiên và quan trọng nhất là thay đổi tư duy của các nhà sáng lập và đội ngũ lãnh đạo về vai trò của kế toán. Cần nhận thức rằng kế toán không chỉ là công việc ghi chép số liệu mà còn là công cụ chiến lược quan trọng giúp quản lý tài chính, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo doanh nghiệp phát triển bền vững.
- Tăng cường đào tạo: Doanh nghiệp có thể tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn hoặc mời các chuyên gia tư vấn về tài chính để giúp các nhà sáng lập và đội ngũ lãnh đạo hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của kế toán.
- Tư vấn chiến lược tài chính: Các nhà sáng lập có thể tìm kiếm các chuyên gia về tài chính hoặc kế toán để tham vấn về việc xây dựng hệ thống tài chính cho doanh nghiệp ngay từ những ngày đầu.
Xây dựng hệ thống kế toán bài bản ngay từ đầu
Một hệ thống kế toán bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính mà còn tạo nền tảng để quản lý chi phí, dòng tiền và các vấn đề tài chính khác.
- Chọn phần mềm kế toán phù hợp: Với ngân sách hạn chế, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng các phần mềm kế toán đơn giản nhưng hiệu quả, có thể là phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ, vừa và nhỏ như Fast Accounting Online với chi phí chỉ từ 146.000VNĐ/tháng.
- Thiết lập quy trình kế toán chuẩn: Xây dựng quy trình rõ ràng cho việc ghi nhận và xử lý các giao dịch tài chính. Quy trình này cần phải được tuân thủ nghiêm ngặt để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
>>> Tham khảo phần mềm tại: https://faonline.vn/
Thuê hoặc hợp tác với chuyên gia kế toán, dịch vụ kế toán
Một giải pháp thực tế là doanh nghiệp có thể thuê các chuyên gia kế toán hoặc hợp tác với các công ty kế toán chuyên nghiệp, thay vì cố gắng tự quản lý kế toán khi thiếu kiến thức chuyên môn.
- Thuê kế toán trưởng: Khi doanh nghiệp đã có nguồn lực, thuê một kế toán trưởng hoặc giám đốc tài chính (CFO) có kinh nghiệm là một lựa chọn quan trọng giúp định hình chiến lược tài chính dài hạn.
- Dịch vụ kế toán thuê ngoài: Nếu không đủ khả năng duy trì một bộ phận kế toán nội bộ, doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ kế toán thuê ngoài. Điều này giúp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc.
Tạo cơ chế kiểm soát tài chính nội bộ
Doanh nghiệp cần xây dựng các cơ chế kiểm soát nội bộ nghiêm ngặt để giảm thiểu sai sót và đảm bảo tài chính được quản lý chính xác.
- Phân công rõ ràng: Các công việc liên quan đến tài chính cần được phân công rõ ràng, tránh tình trạng một người kiêm nhiệm quá nhiều nhiệm vụ. Ví dụ, người quản lý bán hàng không nên kiêm nhiệm luôn công việc thu chi, tránh tình trạng xung đột lợi ích và sai sót.
- Kiểm tra định kỳ: Cần thực hiện các cuộc kiểm tra tài chính định kỳ để phát hiện kịp thời các sai sót hoặc vấn đề tiềm ẩn. Các cuộc kiểm tra này có thể được thực hiện bởi các chuyên gia kế toán bên ngoài.
Đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế và pháp lý
Một yếu tố quan trọng là doanh nghiệp phải tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý về kế toán, thuế và tài chính để tránh các rủi ro pháp lý và tài chính.
- Đào tạo về thuế và quy định pháp lý: Các nhà sáng lập và đội ngũ quản lý cần được đào tạo về các quy định thuế và tài chính cơ bản để không vi phạm luật pháp và tránh bị phạt.
- Hợp tác với cơ quan thuế: Định kỳ kiểm tra và làm việc với cơ quan thuế để đảm bảo mọi giấy tờ, báo cáo tài chính đều được nộp đúng hạn và chính xác.
Đưa kế toán vào chiến lược kinh doanh tổng thể
Kế toán không chỉ là công việc hành chính mà cần phải được đưa vào chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp khởi nghiệp cần tích hợp kế toán vào quá trình ra quyết định chiến lược để tối ưu hóa tài chính và đảm bảo sự phát triển lâu dài.
- Kế toán là công cụ hỗ trợ chiến lược: Sử dụng thông tin kế toán để đánh giá hiệu quả của các chiến lược kinh doanh, như phân tích chi phí lợi nhuận, định giá sản phẩm và quyết định đầu tư.
- Xây dựng ngân sách dài hạn: Dựa trên số liệu kế toán, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch ngân sách dài hạn và đưa ra các chiến lược phát triển tài chính phù hợp.
Đầu tư vào công nghệ và phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là công cụ hiệu quả giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian trong các tác vụ kế toán và quản trị doanh nghiệp.
- Sử dụng công cụ tự động hóa: Các công cụ tự động hóa như phần mềm kế toán Fast Accounting, Fast Accounting Online sẽ giúp tự động hóa nhiều công việc như hạch toán hóa đơn đầu vào, tính toán thuế, quản lý dòng tiền…
- Tích hợp với hệ thống quản lý khác: Kết nối hệ thống kế toán với các hệ thống khác như ngân hàng điện tử, hóa đơn điện tử… để tạo sự liên kết và đồng bộ hóa dữ liệu.
Kết
Việc xem trọng kế toán ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp khởi nghiệp duy trì sự ổn định tài chính, tránh các sai lầm không đáng có và hỗ trợ sự phát triển lâu dài. Bằng cách thay đổi tư duy, đầu tư vào hệ thống kế toán hiện đại và tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể vững vàng vượt qua các thách thức tài chính và đạt được thành công bền vững.