Trong hoạt động kinh doanh, nhiều doanh nghiệp thường xuyên có chính sách tặng quà cho khách hàng, nhân viên nhằm tri ân, khích lệ và xây dựng mối quan hệ bền vững. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về quy định xuất hóa đơn quà tặng. Nhiều doanh nghiệp băn khoăn liệu có bắt buộc phải xuất hóa đơn cho quà tặng không, cách xuất hóa đơn như thế nào để đảm bảo đúng quy định và tránh các rủi ro pháp lý. Trong bài viết này, FAST sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy định xuất hóa đơn quà tặng theo pháp luật Việt Nam, giúp doanh nghiệp thực hiện chính xác, minh bạch và thuận tiện nhất.
1. Quà tặng cho khách hàng, nhân viên thì có phải xuất hóa đơn không?
Việc tặng quà cho khách hàng và nhân viên là một hoạt động thường xuyên trong nhiều doanh nghiệp, nhằm tri ân, khuyến khích hoặc tạo động lực làm việc. Tuy nhiên, dù không phải là giao dịch mua bán thông thường, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn cho quà tặng theo quy định của Luật Thuế Giá trị gia tăng (VAT) và các thông tư hướng dẫn từ Bộ Tài chính.
Cụ thể, theo khoản 1, Điều 4 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, khi doanh nghiệp tặng quà cho khách hàng hoặc nhân viên, họ vẫn phải lập hóa đơn. Điều này áp dụng đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, biếu tặng, cho, trả thay lương cho người lao động, tiêu dùng nội bộ, và các hình thức khác như cho vay, cho mượn, hoặc hoàn trả hàng hóa. Vì vậy, việc xuất hóa đơn là bắt buộc để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật về thuế. Bên cạnh đó, nội dung hoá đơn phải được ghi đầy đủ theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải ghi theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo Điều 12 tại Nghị định này.
Việc xuất hóa đơn là cần thiết cho các giao dịch biếu, tặng
2. Quy định về xuất hóa đơn quà tặng cho khách hàng, nhân viên
Việc xuất hóa đơn cho quà tặng phải tuân thủ theo các quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ và thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về loại hóa đơn cần xuất, thời điểm xuất hóa đơn và cách xác định giá tính thuế GTGT cho quà tặng.
2.1. Loại hóa đơn cần xuất
Tùy thuộc vào loại hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp sử dụng để tặng khách hàng hoặc nhân viên, doanh nghiệp sẽ xuất các loại hóa đơn phù hợp:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn GTGT)
- Áp dụng khi quà tặng là hàng hóa hoặc dịch vụ thuộc diện chịu thuế GTGT.
- Doanh nghiệp phải kê khai thuế GTGT đầu ra khi xuất hóa đơn.
- Hóa đơn bán hàng
- Áp dụng khi quà tặng là hàng hóa hoặc dịch vụ không chịu thuế GTGT theo quy định của pháp luật.
- Trên hóa đơn cần ghi rõ nội dung quà tặng và chính sách đi kèm.
Việc xuất hóa đơn giúp doanh nghiệp minh bạch hóa chi phí, đồng thời đảm bảo tuân thủ quy định của cơ quan thuế.
2.2. Thời điểm xuất hóa đơn
Theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa dùng để tặng khách hàng hoặc nhân viên được xác định như sau:
- Thời điểm xuất hóa đơn đối với quà tặng thông thường
- Khi doanh nghiệp chuyển giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, nhân viên, phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm đó.
- Dù quà tặng không phát sinh doanh thu, doanh nghiệp vẫn cần kê khai thuế theo quy định.
- Thời điểm xuất hóa đơn đối với quà tặng trong chương trình khuyến mãi
- Nếu quà tặng nằm trong chương trình khuyến mãi, giảm giá đi kèm với sản phẩm chính, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn đồng thời với hóa đơn mua bán sản phẩm chính.
- Trên hóa đơn cần ghi chú rõ ràng về hàng hóa được khuyến mãi, tặng kèm để tránh nhầm lẫn trong kê khai thuế.
- Thời điểm xuất hóa đơn khi tặng quà cho nhân viên
- Khi doanh nghiệp tặng quà cho nhân viên (ví dụ: quà Tết, thưởng lễ, kỷ niệm công ty), công ty phải lập hóa đơn tại thời điểm tặng quà.
- Điều này đảm bảo doanh nghiệp ghi nhận đúng chi phí hợp lệ và tuân thủ quy định về thuế.
2.3. Cách xác định giá tính thuế GTGT cho quà tặng
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ dùng để tặng quà được xác định như sau:
- Giá tính thuế GTGT là giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động tặng quà.
- Doanh nghiệp phải kê khai và tính thuế GTGT trên giá trị này, ngay cả khi không thu tiền từ người nhận.
Ví dụ:
- Doanh nghiệp A tặng nhân viên mỗi người một giỏ quà Tết có giá thị trường là 1.000.000 đồng, thuế suất GTGT 10%.
- Khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp phải ghi nhận:
- Giá trị quà tặng: 1.000.000 đồng
- Thuế GTGT: 100.000 đồng
- Tổng giá trị trên hóa đơn: 1.100.000 đồng
Việc xuất hóa đơn đúng quy định giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro về thuế và tránh bị xử phạt hành chính do kê khai sai hoặc thiếu hóa đơn.
Cần chú ý xuất hóa đơn đúng quy định
3. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn quà tặng cho khách hàng, nhân viên
Việc xuất hóa đơn quà tặng cần thực hiện theo đúng quy định pháp luật để đảm bảo kê khai thuế chính xác và tránh rủi ro liên quan đến quản lý hóa đơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện, yêu cầu lập hóa đơn và ví dụ minh họa.
3.1 Các bước thực hiện
Bước 1: Xác định giá trị quà tặng và loại hóa đơn cần xuất
- Xác định giá trị của quà tặng theo giá bán trên thị trường của hàng hóa hoặc dịch vụ tương đương tại thời điểm tặng quà.
- Chọn loại hóa đơn phù hợp:
- Nếu quà tặng thuộc diện chịu thuế GTGT → Xuất hóa đơn GTGT.
- Nếu quà tặng thuộc nhóm không chịu thuế GTGT → Xuất hóa đơn bán hàng, ghi rõ lý do tặng quà.
Bước 2: Lập hóa đơn theo quy định
Khi lập hóa đơn quà tặng, doanh nghiệp cần đảm bảo đầy đủ các thông tin theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm:
- Tên hàng hóa/dịch vụ: Ghi rõ ràng tên sản phẩm hoặc dịch vụ được tặng.
- Số lượng: Ghi chính xác số lượng quà tặng.
- Đơn giá: Là giá trị thực tế của hàng hóa/dịch vụ tại thời điểm tặng quà (chưa bao gồm thuế GTGT).
- Thành tiền: Tổng giá trị quà tặng trước thuế.
- Thuế suất GTGT: Áp dụng theo quy định của từng loại hàng hóa/dịch vụ.
- Tổng tiền thanh toán: Bao gồm giá trị quà tặng cộng với thuế GTGT (nếu có).
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên nhận quà tặng.
- Chữ ký của người lập hóa đơn và chữ ký điện tử (nếu là hóa đơn điện tử).
Bước 3: Xuất hóa đơn theo hình thức phù hợp
Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn theo một trong hai hình thức sau:
- Hóa đơn điện tử: Áp dụng với các doanh nghiệp đã triển khai sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của cơ quan thuế.
- Hóa đơn giấy: Trong trường hợp doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hóa đơn đặt in.
Bước 4: Kê khai thuế GTGT và hạch toán chi Ppí
- Hóa đơn quà tặng phải được kê khai thuế GTGT theo đúng quy định.
- Doanh nghiệp cần hạch toán chi phí quà tặng vào hệ thống kế toán để đảm bảo minh bạch tài chính.
- Nếu quà tặng thuộc danh mục chi phí hợp lý, doanh nghiệp có thể khấu trừ thuế đầu vào.
3.2. Ví dụ minh họa
Ví dụ 1: Xuất hóa đơn quà tặng cho khách hàng
Một doanh nghiệp tặng một bộ mỹ phẩm có giá trị 1.000.000 đồng (đã bao gồm VAT) cho khách hàng. Cách lập hóa đơn như sau:
| Nội dung | Chi tiết |
| Tên hàng hóa/dịch vụ | Bộ mỹ phẩm – Quà tặng khách hàng |
| Số lượng | 01 bộ |
| Đơn giá (chưa VAT) | 909.091 đồng |
| Thuế suất GTGT | 10% |
| Tiền thuế GTGT | 90.909 đồng |
| Tổng tiền thanh toán | 1.000.000 đồng |
- Doanh nghiệp cần kê khai thuế GTGT trên hóa đơn này theo quy định.
- Nếu doanh nghiệp mua bộ mỹ phẩm này từ nhà cung cấp để tặng khách hàng, thì thuế GTGT đầu vào vẫn có thể được khấu trừ nếu đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế theo luật thuế hiện hành.
Ví dụ 2: Xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên
Một công ty tặng giỏ quà Tết cho nhân viên có giá trị 500.000 đồng (đã VAT). Hóa đơn được lập như sau:
| Nội dung | Chi tiết |
| Tên hàng hóa/dịch vụ | Giỏ quà Tết – Quà tặng nhân viên |
| Số lượng | 01 giỏ |
| Đơn giá (chưa VAT) | 454.545 đồng |
| Thuế suất GTGT | 10% |
| Tiền thuế GTGT | 45.455 đồng |
| Tổng tiền thanh toán | 500.000 đồng |
- Hóa đơn này sẽ được hạch toán vào chi phí phúc lợi cho nhân viên theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Nếu chi phí quà tặng vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế của doanh nghiệp trong năm tính thuế, phần vượt sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Việc lập hóa đơn quà tặng theo đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, tránh các sai sót dẫn đến rủi ro bị xử phạt.
4. Xuất hóa đơn quà tặng nhanh chóng, chính xác cùng Fast e-Invoice
Việc xuất hóa đơn quà tặng có thể trở nên đơn giản hơn với Fast e-Invoice – giải pháp hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tạo, xuất và quản lý hóa đơn nhanh chóng, chính xác, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Phần mềm hỗ trợ tính toán thuế tự động, lưu trữ và tra cứu hóa đơn dễ dàng, đồng thời tích hợp trực tiếp với các phần mềm kế toán và ERP, giúp tối ưu quy trình vận hành.
Fast e-Invoice cung cấp nhiều tính năng linh hoạt như phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, quản lý hóa đơn đầu vào, hỗ trợ chứng từ khấu trừ thuế TNCN và cho phép sử dụng chữ ký số Token hoặc HSM. Với phiên bản Online, doanh nghiệp có thể sử dụng ngay mà không cần cài đặt. Ứng dụng di động giúp quản lý hóa đơn mọi lúc, mọi nơi và cho phép khách hàng tra cứu hóa đơn không giới hạn.
Được chứng nhận bởi Tổng cục Thuế và đạt nhiều giải thưởng uy tín, Fast e-Invoice đảm bảo an toàn dữ liệu với hệ thống lưu trữ đạt tiêu chuẩn quốc tế. Đây là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả quản lý và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.
5. Các câu hỏi thường gặp khi xuất hóa đơn quà tặng cho khách hàng, nhân viên
5.1. Nếu không xuất hóa đơn quà tặng có bị phạt không?
Có. Theo quy định của pháp luật về thuế, nếu doanh nghiệp không xuất hóa đơn khi tặng quà cho khách hàng hoặc nhân viên, có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Nếu bị phát hiện có hành vi trốn thuế hoặc gian lận thuế, doanh nghiệp có thể bị xử phạt nặng hơn, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm pháp lý.
“Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
- b) Không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.”
5.2 Hàng biếu tặng có ghi nhận doanh thu không?
Theo quy định của pháp luật thuế, hàng biếu tặng không được ghi nhận là doanh thu đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp biếu tặng hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng, nhân viên hoặc đối tác, việc này vẫn có thể phát sinh nghĩa vụ thuế.
Cụ thể, theo Luật Thuế Giá trị gia tăng (GTGT), hàng biếu tặng, dù không ghi nhận doanh thu, vẫn phải chịu thuế GTGT. Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn và kê khai thuế như đối với hàng hóa bán ra thông thường. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng chi phí liên quan đến hàng biếu tặng sẽ được tính vào chi phí hợp lý nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện của pháp luật về thuế.
5.3 Hàng biếu tặng có phải xuất hóa đơn không?
Theo quy định của pháp luật về thuế, hàng biếu tặng vẫn phải xuất hóa đơn. Dù không phải là giao dịch mua bán thông thường, nhưng khi doanh nghiệp biếu tặng hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng, nhân viên hoặc đối tác, vẫn cần phải lập hóa đơn và ghi đầy đủ thông tin theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
Cụ thể, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn khi biếu tặng hàng hóa, bao gồm cả trường hợp hàng hóa biếu tặng, khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hoặc hàng hóa tiêu dùng nội bộ. Việc xuất hóa đơn này giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định về thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và đảm bảo tính hợp pháp cho hoạt động biếu tặng.
5.4 Quà tặng có chịu thuế GTGT không?
Theo quy định của Luật Thuế giá trị gia tăng (GTGT), hàng biếu tặng vẫn phải chịu thuế GTGT. Dù là hoạt động biếu tặng không mang tính chất giao dịch mua bán, nhưng hàng hóa biếu tặng vẫn được coi là tiêu dùng nội bộ, và doanh nghiệp cần phải kê khai thuế GTGT đầu ra.
Cụ thể, khi doanh nghiệp biếu tặng hàng hóa hoặc dịch vụ, họ phải xuất hóa đơn và tính thuế GTGT như bình thường. Mức thuế GTGT áp dụng đối với hàng biếu tặng sẽ tùy thuộc vào loại hàng hóa hoặc dịch vụ và thuế suất tương ứng. Doanh nghiệp có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu có), tuy nhiên, thuế GTGT đầu ra từ hoạt động biếu tặng không được khấu trừ.
5.5 Kê khai hàng quà tặng như thế nào?
Kê khai hàng quà tặng theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng (GTGT) yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện một số bước nhất định để đảm bảo đúng quy trình. Cụ thể:
- Xuất hóa đơn: Khi doanh nghiệp biếu tặng hàng hóa hoặc dịch vụ, cần xuất hóa đơn GTGT cho hoạt động biếu tặng. Hóa đơn phải ghi rõ thông tin về hàng hóa biếu tặng, số lượng, giá trị và thuế suất GTGT áp dụng.
- Kê khai thuế GTGT đầu ra: Doanh nghiệp cần kê khai thuế GTGT đầu ra đối với hàng hóa quà tặng. Thuế suất sẽ tùy vào loại hàng hóa và dịch vụ biếu tặng, thường là thuế suất 10% (nếu không có thuế suất đặc biệt).
- Kê khai trong tờ khai thuế GTGT: Doanh nghiệp phải khai báo hàng hóa quà tặng trong tờ khai thuế GTGT. Cụ thể, trong phần kê khai thuế đầu ra, bạn cần ghi nhận các giao dịch biếu tặng và tính toán thuế GTGT cần nộp.
- Lưu trữ chứng từ đầy đủ: Doanh nghiệp cần giữ lại các chứng từ liên quan đến hàng hóa quà tặng, bao gồm hóa đơn và biên bản bàn giao (nếu có) để làm cơ sở cho việc kiểm tra và quyết toán thuế sau này.
- Khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hàng hóa quà tặng, nhưng chỉ khi hàng hóa đó được sử dụng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và có đủ chứng từ hợp lệ.
Việc xuất hóa đơn quà tặng là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tránh các rủi ro về thuế. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình, thời điểm xuất hóa đơn và các quy định liên quan để thực hiện đúng, minh bạch. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử như Fast e-Invoice không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, đảm bảo an toàn dữ liệu và tuân thủ đầy đủ các quy định thuế. Với giải pháp phù hợp, doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình kế toán, tăng cường tính chuyên nghiệp và xây dựng uy tín vững chắc trong hoạt động kinh doanh.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast