Cách xuất hoá đơn điều chỉnh chuẩn theo Nghị định 70/2025

Trong quá trình lập và quản lý hóa đơn điện tử, sai sót là tình huống khó tránh khỏi, đặc biệt với các doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn. Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và hạn chế rủi ro thuế, FAST sẽ chia sẻ kiến thức hiểu đúng và quy định thực hiện đúng cách xuất hóa đơn điều chỉnh theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP là yêu cầu bắt buộc đối với bộ phận kế toán – tài chính.

Mục lục

1. Hóa đơn điều chỉnh là gì?

Hóa đơn điều chỉnh là hóa đơn điện tử được lập nhằm điều chỉnh một phần hoặc toàn bộ nội dung sai sót của hóa đơn đã phát hành trước đó, trong trường hợp hóa đơn gốc vẫn còn giá trị pháp lý và không thuộc diện phải thay thế.

Hóa đơn điều chỉnh không làm mất hiệu lực của hóa đơn ban đầu mà ghi nhận phần chênh lệch tăng hoặc giảm so với thông tin đã xuất trước đó, phục vụ cho việc hạch toán và kê khai thuế chính xác.

Việc lựa chọn đúng hình thức điều chỉnh hay thay thế là yếu tố quan trọng để tránh sai phạm trong kê khai thuế. Chính vì thế, doanh nghiệp cần phân biệt rõ hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế:

Đối với hóa đơn điều chỉnh: Áp dụng khi cần điều chỉnh các chỉ tiêu như số lượng, đơn giá, tiền thuế, thuế suất… theo hướng tăng hoặc giảm. Hóa đơn gốc vẫn được lưu trữ và sử dụng song song với hóa đơn điều chỉnh.
Đối với hóa đơn thay thế: Áp dụng khi hóa đơn gốc có sai sót nghiêm trọng và cần lập hóa đơn mới để thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ. Sau khi lập hóa đơn thay thế, hóa đơn cũ không còn giá trị sử dụng.

>> Đọc thêm: Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử chính xác nhất 2025

>> Đọc thêm: Trường hợp nào cần xuất hóa đơn thay thế? Những lưu ý khi xuất

2. Trường hợp nào cần xuất hóa đơn điều chỉnh?

Thay đổi giá trị, khối lượng sau khi đã lập hóa đơn
Áp dụng khi hóa đơn đã lập đúng, nhưng tại thời điểm thanh toán hoặc quyết toán phát sinh chênh lệch về giá trị, khối lượng theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Khi đó, người bán phải lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho phần chênh lệch, thể hiện rõ nội dung ghi âm (-) đối với trường hợp điều chỉnh giảm và ghi dương (+) đối với trường hợp điều chỉnh tăng.
Chiết khấu thương mại theo doanh số, số lượng
Số tiền chiết khấu được điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo, với điều kiện không vượt quá giá trị hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn. Trường hợp cần thiết, người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh riêng kèm bảng kê chi tiết các hóa đơn liên quan, số tiền và thuế điều chỉnh.
- Bảng kê điều chỉnh phải được lưu tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra từ cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền.
- Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, cả bên bán và bên mua thực hiện kê khai điều chỉnh doanh thu, thuế GTGT đầu ra và đầu vào tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.

Trả lại hàng hóa, dịch vụ

- Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, kể cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh.
- Nếu các bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng, người mua sẽ lập hóa đơn điện tử và gửi cho người bán.
- Việc kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế được thực hiện tương tự như đối với hoạt động bán hàng.

Trong các lĩnh vực đặc thù

- Bảo hiểm
  Khi phát sinh hoàn phí, giảm phí hoặc giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm, doanh nghiệp bảo hiểm lập hóa đơn điều chỉnh, không phân biệt đã chi tiền hay chưa. Hóa đơn phải thể hiện rõ số tiền hoàn/giảm, lý do điều chỉnh và số thuế GTGT tương ứng theo hóa đơn thu phí ban đầu.
- Bất động sản, xây dựng
  Trường hợp đã lập hóa đơn khi thu tiền trước nhưng sau đó giao dịch bị hủy, chấm dứt hoặc hủy một phần việc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định.
- Tổ chức tín dụng, dịch vụ thanh toán
  Khi tổ chức tín dụng hoặc đơn vị cung ứng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt đã lập hóa đơn thu phí nhưng sau đó phát sinh hoàn phí, người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Trường hợp này không bắt buộc ghi dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn…”.
- Viễn thông – thẻ trả trước
  Áp dụng với các dịch vụ thanh toán bằng thẻ trả trước viễn thông. Khi phát sinh điều chỉnh, doanh nghiệp viễn thông được lập hóa đơn điều chỉnh căn cứ trên dữ liệu bảng kê hoặc biên bản làm việc với đối tác, khách hàng theo quy định pháp luật.

>> Đọc thêm: Hóa đơn bán hàng là gì? Một số mẫu hóa đơn bán hàng

>> Đọc thêm: Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025

3. Quy trình lập và xuất hóa đơn điều chỉnh

Bước 1: Xác định nội dung và mức độ sai sót trên hóa đơn

Doanh nghiệp rà soát hóa đơn đã phát hành để xác định rõ các thông tin sai lệch như mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa hoặc dịch vụ. Đồng thời đánh giá mức độ ảnh hưởng của sai sót đến giá trị thanh toán và nghĩa vụ thuế, cũng như xác định nguyên nhân phát sinh để lựa chọn phương án xử lý phù hợp.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu liên quan

Kế toán cần tập hợp đầy đủ hóa đơn điện tử gốc cần điều chỉnh, bao gồm mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn và ngày lập. Song song đó, doanh nghiệp lập biên bản hoặc văn bản thỏa thuận với người mua, trong đó nêu rõ lý do điều chỉnh, giá trị điều chỉnh (chưa bao gồm thuế GTGT), số thuế GTGT theo hóa đơn gốc và các thông tin liên quan khác.

Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh

Hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện đầy đủ nội dung theo quy định, đặc biệt có dòng ghi chú: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…”. Các chỉ tiêu cần điều chỉnh như số tiền, thuế suất, thuế GTGT hoặc thông tin người mua phải được ghi rõ ràng, chính xác và tuân thủ đúng định dạng hóa đơn điện tử.

Đối với những trường hợp đặc thù:

Nếu người mua sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện trả lại hàng hóa thuộc diện đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (như ô tô, bất động sản), người mua phải lập hóa đơn điện tử trả lại hàng và gửi cho người bán.
Với hóa đơn tích hợp biên lai thu thuế, phí, hóa đơn điều chỉnh phải đảm bảo đầy đủ nội dung của cả hóa đơn điện tử và biên lai điện tử theo chuẩn định dạng của cơ quan thuế.

Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, hóa đơn được gửi trực tiếp cho người mua.
Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã trước khi chuyển cho người mua.

Việc sử dụng các giải pháp hóa đơn điện tử như FAST e-Invoice giúp doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh nhanh chóng, tự động liên kết hóa đơn gốc – hóa đơn điều chỉnh, giảm sai sót và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.

>> Xem thêm: Hệ số K là gì? Cách quản trị rủi ro hệ số K trong kế toán

4. Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điều chỉnh (FAQ)

4.1. Có được xuất hóa đơn điều chỉnh nhiều lần không?

Có. Doanh nghiệp được phép xuất nhiều hóa đơn điều chỉnh cho cùng một hóa đơn gốc, miễn là mỗi lần điều chỉnh đều có căn cứ hợp lệ và phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ phát sinh.

4.2. Xuất hóa đơn điều chỉnh lần 2 như thế nào?

Hóa đơn điều chỉnh lần 2 được lập tương tự như lần 1, trong đó ghi rõ nội dung điều chỉnh tiếp theo và dẫn chiếu đến hóa đơn gốc (không phải hóa đơn điều chỉnh trước đó).

4.3. Hóa đơn điều chỉnh có được hủy không?

Theo quy định hiện hành, không được hủy hóa đơn điện tử đã phát hành. Trường hợp hóa đơn điều chỉnh tiếp tục có sai sót, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế mới theo đúng trình tự.

4.4. Cơ quan thuế phát hiện sai sót hóa đơn có bị xử phạt không?

Tùy mức độ vi phạm và thời điểm phát hiện. Nếu doanh nghiệp chủ động điều chỉnh trước khi cơ quan thuế kiểm tra, thường sẽ không bị xử phạt. Ngược lại, nếu sai sót bị phát hiện trong quá trình thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 2.000.000 đồng – 4.000.000 đồng theo Điểm a Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

4.5. Hóa đơn điều chỉnh ảnh hưởng thế nào đến kê khai thuế GTGT?

Hóa đơn điều chỉnh làm thay đổi doanh thu và số thuế GTGT đầu ra/đầu vào. Doanh nghiệp phải thực hiện kê khai bổ sung tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh để đảm bảo số liệu thuế chính xác và đồng nhất.

Việc nắm rõ các trường hợp cần điều chỉnh, quy trình lập hóa đơn và ảnh hưởng đến kê khai thuế GTGT theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác kế toán – tài chính. Để tối ưu quy trình và giảm thiểu sai sót thủ công, FAST đem đến giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp xuất lập hóa đơn điều chỉnh nhanh chóng, quản lý tập trung và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật hiện hành.

Thông tin liên hệ: