Tờ trình là một loại văn bản hành chính được sử dụng rộng rãi trong quản lý và điều hành tổ chức/đơn vị, đặc biệt là trong cơ quan hành chính Nhà nước. Vai trò của tờ trình là trình bày và đề xuất ý kiến, giải pháp, cũng như yêu cầu phê duyệt từ cấp trên. Tuy nhiên, để viết một tờ trình hiệu quả và chuyên nghiệp, việc hiểu rõ về khái niệm và quy trình soạn thảo là điều cần thiết. Trong bài viết này, FAST sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về tờ trình, đồng thời, cung cấp cho bạn 10 mẫu tờ trình phổ biến nhất cũng như các hướng dẫn cơ bản về cách soạn mẫu tờ trình.
1. Tờ trình là gì?
Tờ trình là một loại tài liệu văn bản được sử dụng để thông báo vấn đề, đưa ra ý kiến, đề xuất giải pháp hoặc yêu cầu chỉ đạo từ một cá nhân, nhóm người hoặc tổ chức có thẩm quyền. Tờ trình thường được sử dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan Chính phủ và trong quá trình làm việc và quản lý sản xuất.
Tờ trình cung cấp cấu trúc và hướng dẫn chi tiết về cách lập một tờ trình hợp lý và chính xác. Nó bao gồm các phần cần thiết như: Tiêu đề, nội dung, lý do, đề nghị và thông tin liên hệ. Việc sử dụng mẫu tờ trình giúp đảm bảo thông tin được trình bày đầy đủ, logic và chính xác, đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức soạn thảo.
Viết tờ trình thành thạo đòi hỏi người viết phải tuân thủ các nguyên tắc và quy định, trình bày thông tin rõ ràng và sắp xếp các ý kiến, đề xuất hoặc yêu cầu theo cấu trúc hợp lý. Việc sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành khi cần thiết cũng rất quan trọng.
Ngoài ra, tờ trình cần có chữ ký và cam kết của người viết để xác nhận trách nhiệm và đảm bảo tính xác thực của tài liệu.
>> Xem thêm: Các mẫu biên bản giao nhận hàng hoá và những điều cần lưu ý khi lập mẫu
2. 10 mẫu tờ trình được sử dụng phổ biến hiện nay
2.1. Tờ trình xin phê duyệt đề án
Mẫu tờ trình xin phê duyệt đề án là một văn bản hỗ trợ trong quá trình xin phê duyệt và chấp thuận một đề án. Văn bản này được sử dụng để trình bày và lý giải ý tưởng, mục tiêu, phạm vi và kế hoạch thực hiện của đề án, nhằm thuyết phục cấp trên hoặc các bên liên quan về tính khả thi và lợi ích của đề án.
2.2. Tờ trình xin kinh phí
Mẫu tờ trình xin kinh phí là một công cụ quan trọng để yêu cầu hỗ trợ tài chính cho một dự án, hoạt động hoặc kinh doanh cụ thể. Văn bản này được sử dụng để trình bày và giải thích mục tiêu, phạm vi, lợi ích kinh tế và nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án hoặc công việc.
2.3. Tờ trình đề nghị khen thưởng
Mẫu tờ trình đề nghị khen thưởng được sử dụng để gửi các đề xuất về việc khen thưởng cho cá nhân hoặc nhóm đã có thành tích xuất sắc hoặc đóng góp đáng kể trong một dự án, công việc hoặc hoạt động. Văn bản này sẽ trình bày và giải thích:
- Lý do đề xuất: Mô tả chi tiết về những thành tích và đóng góp xuất sắc của cá nhân hoặc nhóm.
- Cơ sở để khen thưởng: Nêu rõ các tiêu chí và cơ sở để đề xuất khen thưởng, bao gồm các kết quả đạt được và tác động tích cực của những thành tích này.
Mẫu tờ trình này nhằm công nhận và động viên những thành công và nỗ lực xuất sắc, góp phần thúc đẩy tinh thần làm việc và cống hiến trong tổ chức.
2.4. Tờ trình đề nghị kỷ luật
Mẫu tờ trình đề nghị kỷ luật có mục đích đề xuất biện pháp kỷ luật đối với cá nhân hoặc nhóm làm việc đã vi phạm quy định, nguyên tắc hoặc chính sách của tổ chức. Văn bản này được sử dụng để trình bày và giải thích:
- Các vi phạm: Mô tả chi tiết về các hành vi vi phạm quy định, nguyên tắc hoặc chính sách của tổ chức.
- Hậu quả: Nêu rõ hậu quả của các vi phạm đối với tổ chức, dự án hoặc hoạt động.
- Biện pháp kỷ luật đề xuất: Đề xuất các biện pháp kỷ luật cụ thể, đảm bảo tính công bằng và tuân thủ các quy định nội bộ và quy tắc của tổ chức.
Mẫu tờ trình này đảm bảo việc xử lý vi phạm một cách rõ ràng, công bằng và minh bạch, góp phần duy trì kỷ luật và trật tự trong tổ chức.
2.5. Tờ trình bổ nhiệm cán bộ
Mẫu tờ trình bổ nhiệm cán bộ được sử dụng trong quá trình đề xuất và thực hiện bổ nhiệm cá nhân vào một vị trí quan trọng trong tổ chức. Mẫu này sẽ trình bày và lý giải lý do, tiêu chí và cơ sở để đề xuất bổ nhiệm, nhằm đảm bảo tính công bằng, chuyên nghiệp và hiệu quả trong quá trình lựa chọn và bổ nhiệm cán bộ.
2.6. Tờ trình xin nghỉ phép
Mẫu tờ trình xin nghỉ phép được sử dụng khá phổ biến trong doanh nghiệp, để trình bày và giải thích lý do, thời gian và các chi tiết quan trọng khác liên quan đến việc nghỉ phép, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin và có kế hoạch sắp xếp công việc phù hợp trong thời gian nghỉ phép.
Xem thêm: Các mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn nhất hiện nay
2.7. Tờ trình xin thôi việc
Mẫu tờ trình xin thôi việc là bước đầu tiên và quan trọng trong quá trình đề xuất và thông báo chấm dứt hợp đồng lao động từ một cá nhân đến tổ chức hoặc cấp trên. Văn bản này bao gồm các nội dung sau:
- Trình bày rõ lý do cá nhân quyết định nghỉ việc.
- Xác định rõ thời điểm bắt đầu nghỉ việc và thời gian bàn giao công việc.
- Các chi tiết quan trọng khác: Bao gồm mọi thông tin liên quan khác như nguyện vọng về thủ tục nghỉ việc, bàn giao công việc và quyền lợi còn lại.
Mẫu tờ trình này giúp thể hiện sự tôn trọng của người lao động đối với doanh nghiệp và tuân thủ đúng quy định của pháp luật lao động.
2.8. Tờ trình đề nghị tổ chức hội nghị
Mẫu tờ trình đề nghị tổ chức hội nghị là văn bản được sử dụng nhằm xin phép, yêu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo, tập huấn,… từ một cá nhân hoặc một nhóm đến tổ chức hoặc cấp trên. Nội dung của mẫu tường trình này yêu cầu giải thích mục tiêu, lý do, thời gian và các chi tiết quan trọng khác liên quan đến việc tổ chức hội nghị.
2.9. Tờ trình đề nghị mua sắm trang thiết bị
Mẫu tờ trình đề nghị mua sắm trang thiết bị được sử dụng để trình bày và giải thích mục tiêu, lý do, danh sách các mặt hàng cần mua, số lượng, thông tin kỹ thuật và các chi tiết quan trọng khác liên quan đến việc mua sắm trang thiết bị.
2.10. Mẫu tờ trình xin thanh toán tiền BHXH
Mẫu tờ trình xin thanh toán tiền Bảo hiểm Xã hội (BHXH) là một công cụ quan trọng trong quá trình giao dịch và thực hiện các khoản thanh toán liên quan đến BHXH. Được sử dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân, tờ trình này giúp đơn giản hóa và chính xác hóa quy trình xin thanh toán các khoản tiền BHXH.
>> Xem thêm: 15 mẫu bảng chấm công đơn giản, hiệu quả nhất 2024
3. Cách viết tờ trình theo quy định hiện nay
3.1. Bố cục mẫu tờ trình
Giống như các mẫu văn bản thông thường, tờ trình cũng bao gồm 3 phần chính như sau.
Phần 1: Trình bày lý do
Phần mở đầu của tờ trình nhằm giải thích lý do cho đề xuất. Để làm điều này, cá nhân hoặc tổ chức cần phân tích tình hình dựa trên các thông tin thực tế, làm nổi bật những nhu cầu cấp thiết của vấn đề.
Trong phần này, cần sử dụng ngôn từ khách quan và góc nhìn chuyên nghiệp. Phân tích phải dựa trên tình hình thực tế của cơ quan hoặc đơn vị để tờ trình trở nên thuyết phục và chuyên nghiệp hơn.
Phần 2: Nội dung đề xuất
Phần 2 là phần quan trọng nhất của tờ trình, bao gồm các nội dung sau:
- Tóm tắt nội dung đề nghị và các phương án muốn đề xuất: Trình bày ngắn gọn đề nghị và các phương án, kèm theo lý giải bằng những lập luận trung thực và đáng tin cậy.
- Nhắc đến các vấn đề có thể phát sinh: Dự đoán các vấn đề tiềm ẩn khi áp dụng đề nghị mới và nêu rõ mục tiêu chung, tổng quan dựa trên kết quả của giai đoạn trước.
- Trình bày ý nghĩa và tác động của đề nghị mới: Mô tả ý nghĩa và tác động của đề nghị mới đối với sản xuất, cuộc sống xã hội, và công tác lãnh đạo và quản lý.
Người viết cần đảm bảo cách viết trau chuốt, rõ ràng và mạch lạc. Tài liệu tham khảo phải có độ tin cậy cao và bằng chứng xác thực, tránh sử dụng các lập luận mập mờ và chung chung.
Phần 3: Đề xuất với cấp trên
Phần này nhằm yêu cầu sự phê duyệt từ cấp trên, ví dụ như phê duyệt một trong các phương án, xếp thứ tự ưu tiên cho các phương án, hoặc chuyển sang phương án dự phòng khi hoàn cảnh thay đổi.
Nội dung đề xuất cần được trình bày rõ ràng, chi tiết và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để cấp trên dễ dàng đánh giá và quyết định. Cần nêu các lý do phù hợp với thực tế và hoàn cảnh, kèm theo bằng chứng thuyết phục để hỗ trợ cấp trên trong quá trình ra quyết định.
3.2. Nguyên tắc khi viết mẫu tờ trình
Khi viết mẫu tờ trình, người viết cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Sắp xếp và tổ chức logic: Các phần của tờ trình cần được sắp xếp theo trình tự logic và có liên kết với nhau. Mỗi phần cần có tiêu đề và số thứ tự để dễ dàng theo dõi.
- Sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp: Tránh sử dụng từ viết tắt, tiếng lóng hoặc ngôn ngữ mơ hồ. Định nghĩa các thuật ngữ kỹ thuật và giải thích các từ ngữ khó hiểu.
- Sử dụng hình ảnh và biểu đồ: Hỗ trợ thông tin bằng hình ảnh, biểu đồ và số liệu thống kê. Đảm bảo chúng được sắp xếp và chú thích rõ ràng.
- Kiểm tra ngôn ngữ: Kiểm tra chính tả, ngữ pháp và cú pháp để đảm bảo tờ trình không có lỗi ngôn ngữ và dễ đọc.
- Định dạng và trình bày đồng nhất: Sử dụng cùng một kiểu chữ, kích cỡ và các định dạng như đậm, nghiêng, gạch chân một cách nhất quán. Chú ý đến việc căn chỉnh và khoảng cách giữa dòng, cũng như đánh dấu trang.
3.3. Một số lưu ý khi viết mẫu tờ trình
Ngoài các thông tin đã được đề cập ở trên về soạn thảo tờ trình, dưới đây là một số lưu ý khác cho người viết tờ trình:
- Tuân thủ pháp luật và quy định về trình bày: Tờ trình là một loại văn bản hành chính, do đó cần tuân thủ các quy định về cách trình bày theo pháp luật. Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác Văn thư do Chính phủ ban hành ngày 05/05/2020 là một tài liệu tham khảo quan trọng.
- Cấu trúc nội dung: Tờ trình thường có cấu trúc gồm 3 phần: Đề xuất, Nội dung chính, và Kết luận. Tuy nhiên, không nhất thiết phải ghi rõ các phần này. Cấu trúc nội dung có thể thay đổi tùy thuộc vào mục đích, yêu cầu, và loại hình doanh nghiệp của đơn vị doanh nghiệp.
>> Xem thêm: 5 mẫu đơn đề nghị theo quy định mới nhất
4. Quy trình nộp mẫu tờ trình
Bước 1: Chuẩn bị mẫu tờ trình
Trước tiên, chuẩn bị mẫu tờ trình với đầy đủ thông tin và các phần cần thiết.
Bước 2: Nộp/Gửi văn bản
Sau khi chuẩn bị, gửi tờ trình đến người hoặc phòng ban có thẩm quyền để nhận và xử lý. Bạn có thể gửi qua email hoặc trình ký bản cứng trực tiếp cho họ.
Bước 3: Tiếp nhận tờ trình
Người hoặc phòng ban có thẩm quyền tiếp nhận và xem xét tờ trình. Họ sẽ phân loại, ghi nhận và chuyển tiếp tờ trình cho các bên liên quan hoặc người quản lý để xác nhận thông tin.
Bước 4: Đánh giá
Người hoặc phòng ban có thẩm quyền sẽ đánh giá và xem xét các tình tiết, chứng cứ và đưa ra nhận định, đề xuất cần thiết.
Bước 5: Quyết định xử lý
Dựa trên thông tin trong tờ trình và quy trình nộp và xử lý, người quản lý sẽ đưa ra quyết định cuối cùng.
Bước 6: Phản hồi và thông báo kết quả
Cuối cùng, người hoặc phòng ban có thẩm quyền sẽ thông báo kết quả xử lý của tờ trình cho người viết hoặc các bên liên quan.
5. Lưu ý khi lập tờ trình
Bên cạnh các thông tin liên quan đến soạn thảo tờ trình đã được đề cập ở các mục bên trên, còn một số lưu ý khác cho bạn khi soạn thảo tờ trình:
- Tuân thủ quy định pháp luật về trình bày văn bản hành chính: Tờ trình là một loại văn bản hành chính, nên cần tuân thủ các quy định của pháp luật về soạn thảo văn bản, như Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác Văn thư.
- Cấu trúc nội dung: Tờ trình thường có cấu trúc ba phần, nhưng không nhất thiết phải ghi rõ các phần. Cấu trúc nội dung có thể linh hoạt tùy thuộc vào mục đích và yêu cầu cụ thể.
- Lối diễn đạt và ngôn ngữ: Tờ trình không mang tính học thuật như các bài viết, mà là văn bản thực tiễn của Nhà nước. Nên sử dụng ngôn từ ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc, không lan man, phân tích nội dung thực tế và không quá nhiều biện pháp tu từ. Ngôn ngữ cần trang trọng lịch sự, dễ hiểu, không đa nghĩa và thể hiện rõ ý của người viết.
Thông qua bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về ý nghĩa và quan trọng của tờ trình trong quản lý tổ chức cũng như cách soạn mẫu tờ trình theo các quy định mới nhất. Việc sử dụng các công nghệ và giải pháp/dịch vụ hiện đại là một bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý, bao gồm việc soạn thảo, xử lý các mẫu văn bản, từ đó tăng cường sự linh hoạt và đáng tin cậy cho hoạt động của doanh nghiệp. Các đơn vị hành chính công có thể tham khảo sử dụng phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Fast Accounting For Public Sector để có thể quản lý hiệu quả hoạt động kế toán cho đơn vị.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://fast.com.vn/
- Email: info@fast.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/PhanMemFAST
- Zalo: https://zalo.me/phanmemfast