Chữ ký điện tử ngày càng phổ biến và được ứng dụng rộng rãi trong tương lai với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ. Việc sử dụng chữ ký giúp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp và cá nhân. Vậy chữ ký điện tử là gì? Cách tạo và sử dụng loại chữ ký này như thế nào? Hãy cùng FAST tìm hiểu chi tiết hơn qua bài viết dưới đây ngay nhé!
1. Chữ ký điện tử là gì?
Chữ ký điện tử trong câu hỏi phổ biến hiện nay “chữ ký online là gì” chính là một dạng thông tin được gắn liền hoặc kết hợp với dữ liệu điện tử. Loại chữ ký này nhằm giúp xác định danh tính chủ thể của dữ liệu và thể hiện sự chấp thuận của chủ thể đối với nội dung hợp đồng. Dữ liệu điện tử có thể được trình bày dưới hình thức văn bản, hình ảnh, video…
2. Chứng thư điện tử là gì?
Theo Điều 4, Luật giao dịch điện tử năm 2005: “Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.”
Chứng thư điện tử mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng, bao gồm:
- Tăng cường bảo mật: Bảo vệ thông tin và giao dịch khỏi nguy cơ giả mạo, lừa đảo.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giản lược hóa thủ tục hành chính, giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động: Tự động hóa quy trình, tăng năng suất làm việc.
3. Chứng thực chữ ký điện tử là gì?
Căn cứ vào Điều 4 Luật Giao dịch điện tử 2005: “Chứng thực chữ ký điện tử là việc xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.”
Vai trò của Chứng thực chữ ký điện tử:
- Xác thực danh tính: CTCKĐT đảm bảo rằng chỉ có chủ thể ký hợp pháp mới có thể tạo ra chữ ký điện tử cho thông điệp.
- Bảo mật thông tin: CTCKĐT sử dụng các kỹ thuật mật mã tiên tiến để bảo vệ thông tin và ngăn chặn việc giả mạo chữ ký.
- Tăng cường tính pháp lý: CTCKĐT giúp cho các giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với giao dịch truyền thống sử dụng chữ ký tay.
>>> Xem thêm: Chữ ký số cá nhân là gì? Hướng dẫn cách đăng ký và sử dụng
4. Chương trình ký điện tử là gì?
Cũng tại Điều 4 Luật Giao dịch điện tử 2005 có nêu : “Chương trình ký điện tử là chương trình máy tính được thiết lập để hoạt động độc lập hoặc thông qua thiết bị, hệ thống thông tin, chương trình máy tính khác nhằm tạo ra một chữ ký điện tử đặc trưng cho người ký thông điệp dữ liệu.”
5. Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số
Chữ ký điện tử và chữ ký số là hai công cụ phổ biến để xác thực người dùng trong môi trường điện tử. Tuy nhiên, giữa hai khái niệm này có một số điểm khác biệt quan trọng cần lưu ý như sau:
| Chữ ký điện tử | Chữ ký số | |
| Định nghĩa | Là bất cứ thông tin điện tử được gắn liền với dữ liệu điện tử nhằm xác định chủ thể của dữ liệu. Đồng thời, chữ ký thể hiện sự chấp thuận của chủ thể đối với nội dung dữ liệu. | Là một dạng của chữ ký điện tử, được tạo ra bằng phương tiện mật mã công khai. Chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn, tính xác thực và tính không thể chối cãi của dữ liệu điện tử. |
| Công nghệ | Có thể sử dụng nhiều phương thức tạo lập khác nhau, bao gồm mật mã, hình ảnh, chữ ký viết tay được số hóa. | Sử dụng thuật toán mã hóa RSA để tạo và xác minh chữ ký, đảm bảo tính bảo mật cao hơn. |
| Giá trị pháp lý | Có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký viết tay nếu tuân thủ các quy định của pháp luật. | Có giá trị pháp lý cao hơn chữ ký điện tử thông thường, được công nhận rộng rãi trong các giao dịch điện tử. |
| Ứng dụng | Được sử dụng phổ biến trong các giao dịch điện tử thông thường như email, đăng ký tài khoản trực tuyến. | Thường sử dụng trong các giao dịch quan trọng của doanh nghiệp. |
| Mức độ bảo mật | Mức độ bảo mật phụ thuộc vào phương thức tạo lập. | Có mức độ bảo mật cao hơn do sử dụng thuật toán mã hóa tiên tiến. |
| Tính chất | Hình ảnh, biểu tượng được sử dụng để xác định danh tính và sự chấp thuận của người ký trên các văn bản, tài liệu. | Được mã hóa để xác định danh tính và được xem như “dấu vân tay” của người ký. |
| Tiêu chuẩn | Không sử dụng mã hóa và không có tiêu chuẩn chung. | Sử dụng mã hóa theo tiêu chuẩn quốc tế và được xác minh danh tính thông qua mã PIN điện thoại hoặc email của người ký. |
| Tính năng | Chủ yếu được sử dụng để xác minh tài liệu. | Có tính bảo mật cao hơn và được sử dụng để bảo mật dữ liệu. |
| Cơ chế xác thực | Xác minh danh tính thông qua email hoặc mã PIN điện thoại của người ký. | Xác minh ID kỹ thuật số thông qua chứng chỉ được cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ. |
| Xác nhận | Không có quá trình xác nhận cụ thể. | Được xác nhận bởi nhà cung cấp dịch vụ CKS hoặc cơ quan chứng nhận. |
| Bảo mật | Dễ bị sao chép và giả mạo. | Khó có thể sao chép và giả mạo do sử dụng công nghệ mã hóa tiên tiến. |
| Phần mềm | Không cần phần mềm xác minh độc quyền. | Trong một vài trường hợp cần sử dụng phần mềm độc quyền để xác nhận. |
>>> Xem thêm: Chữ ký số HSM là gì? Những điều cần biết về chữ ký số HSM
6. Nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử theo quy định
Chữ ký điện tử đang dần trở thành xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ số. Việc ứng dụng công nghệ này sẽ góp phần thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế số và nâng cao năng lực cạnh tranh của quốc gia. Người dùng chữ ký điện tử cần nắm rõ các nguyên tắc sử dụng để có thể tận dụng tối đa lợi ích của loại chữ ký này.
6.1 Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý khi đáp ứng các yêu cầu của Luật Giao dịch điện tử năm 2005, Điều 24. Cụ thể:
- Phương pháp tạo chữ ký: Phải đảm bảo khả năng xác minh người ký và thể hiện sự đồng ý đối với nội dung văn bản.
- Độ tin cậy: Phương pháp tạo chữ ký cần đủ tin cậy và phù hợp với mục đích giao dịch.
- Chứng thực chữ ký: Với các hợp đồng cần dấu cơ quan, chữ ký phải đáp ứng quy định tại Điều 22 Luật Giao dịch điện tử.
Chữ ký điện tử đảm bảo tính bảo mật cao, giúp giao dịch điện tử diễn ra nhanh chóng và chính xác, tránh sai sót trong hợp tác với đối tác. Để xác định tính pháp lý của chữ ký điện tử, cần tham khảo các văn bản pháp luật như: Luật Giao dịch điện tử 2005, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, Nghị định 52/2013/NĐ-CP, và Bộ luật Dân sự 2015.
6.2 Nghĩa vụ của các bên khi sử dụng chữ ký điện tử
Khi sử dụng chữ ký điện tử, cả người ký và bên chấp nhận chữ ký đều có nghĩa vụ như sau:
Nghĩa vụ của người ký chữ ký điện tử (Khoản 2 Điều 25, Luật Giao dịch điện tử 2005):
- Bảo mật thông tin: Giữ bí mật mật khẩu, mã PIN, thiết bị lưu trữ để tránh sử dụng trái phép.
- Thông báo khi mất kiểm soát: Thông báo ngay khi nghi ngờ chữ ký bị đánh cắp hoặc mất kiểm soát.
- Bảo đảm tính chính xác: Đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn thông tin trong chứng thư điện tử.
Nghĩa vụ của bên chấp nhận chữ ký điện tử (Khoản 2 Điều 26, Luật Giao dịch điện tử 2005):
- Kiểm tra tính tin cậy: Xác minh nguồn gốc, tính hợp lệ của chứng thư điện tử và phương pháp tạo chữ ký.
- Xác minh giá trị pháp lý: Đảm bảo chữ ký điện tử phù hợp với quy định pháp luật.
Bên chấp nhận có trách nhiệm kiểm tra mức độ tin cậy của chữ ký điện tử trước khi chấp nhận
6.3 Hình ảnh và thông tin hiển thị chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử là thông tin điện tử gắn liền với dữ liệu để xác định chủ thể và thể hiện sự chấp thuận của họ đối với nội dung dữ liệu. Hình ảnh và thông tin chữ ký có sự khác biệt giữa doanh nghiệp và cá nhân:
Đối với doanh nghiệp:
- Hình ảnh chữ ký: Sử dụng hình ảnh con dấu đỏ, có giá trị pháp lý tương đương con dấu thật, kích thước đúng như con dấu thật và lưu dưới dạng .png.
- Thông tin: Bao gồm tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và thời gian ký theo tiêu chuẩn ISO 8601 (ngày/tháng/năm, giờ, phút, giây, múi giờ Việt Nam).
Đối với cá nhân:
- Hình ảnh chữ ký: Sử dụng hình ảnh chữ ký tay có màu xanh, lưu và hiển thị dưới dạng .png.
- Thông tin: Không yêu cầu hiển thị thông tin người ký, chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký hợp lệ.
7. Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử là công cụ hữu ích giúp tối ưu hóa các thủ tục và quy trình giao dịch trực tuyến, mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân.
- Rút ngắn thời gian: Chữ ký điện tử giúp quá trình giao dịch và lưu trữ diễn ra nhanh chóng và tiện lợi.
-
- Thay thế cho việc ký tay truyền thống, chữ ký điện tử giúp đẩy nhanh tốc độ ký kết hợp đồng, văn bản, tiết kiệm thời gian chờ đợi và xử lý thủ tục.
- Việc trao đổi, lưu trữ và quản lý tài liệu điện tử cũng trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.
- An toàn và bảo mật cao: Nhờ áp dụng những công nghệ mã hoá dữ liệu thông qua chữ ký điện tử, thông tin của chủ thể dữ liệu được bảo mật tuyệt đối.
- Chữ ký điện tử sử dụng công nghệ mã hóa tiên tiến, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật cho thông tin, chống giả mạo và lừa đảo.
- Danh tính của người ký được xác thực rõ ràng, giúp tăng cường sự tin cậy trong các giao dịch trực tuyến.
- Đa dạng và linh hoạt: Chữ ký có thể được sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng,… Người dùng có thể ký kết bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu, miễn là có kết nối internet.
- Rút gọn quy trình chứng nhận giấy tờ: Chữ ký điện tử giúp loại bỏ nhu cầu đóng dấu đỏ và công chứng giấy tờ truyền thống, tiết kiệm thời gian và chi phí. Từ đó, quy trình nộp hồ sơ, đăng ký thủ tục hành chính cũng được đơn giản hóa và nhanh chóng hơn.
- Quy trình nộp thuế đơn giản: Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký điện tử để kê khai, nộp thuế trực tuyến qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Đồng thời, việc nộp thuế online giúp tiết kiệm thời gian, chi phí di chuyển và giảm thiểu rủi ro thất lạc hồ sơ.
- Tăng hiệu quả hoạt động: Chữ ký doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ nên giúp doanh nghiệp, tổ chức nâng cao hiệu quả quản lý, vận hành và tối ưu hóa chi phí.
- Thúc đẩy minh bạch: Chữ ký tăng cường tính minh bạch trong các giao dịch, hạn chế tham nhũng và gian lận.
- Bảo vệ môi trường: Doanh nghiệp sẽ giảm thiểu sử dụng giấy tờ, góp phần bảo vệ môi trường khi sử dụng chữ ký điện tử.
8. Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký điện tử
Căn cứ theo Điều 22 của Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định về điều kiện để bảo đảm an toàn cho chữ ký điện tử như sau:
|
Chữ ký điện tử được tạo ra bằng phương pháp bảo mật, khó bị giả mạo giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình. Đồng thời tránh được các rủi ro bị giả mạo chữ ký, dẫn đến thiệt hại về tài chính và uy tín của doanh nghiệp.
9. Các loại chữ ký điện tử trên hợp đồng
Hiện nay, các bên có thể ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký trực tuyến theo một số cách phổ biến sau: Chữ ký số, chữ ký scan và chữ ký ảnh.
Chữ ký số
Chữ ký số được hiểu là một loại chữ ký điện tử, được hình thành bằng việc chuyển đổi dữ liệu thông qua hệ thống mật mã không tương ứng.
Khi sử dụng chữ ký số, người dùng có thể sử dụng thiết bị như USB Token để ký. Tuy nhiên, thiết bị này phải được cung cấp bởi đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng. Mỗi doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức khi đăng ký chữ ký điện tử sẽ có một chữ ký số riêng biệt để nhận biết và giao kết trong hợp đồng.
Chức năng của chữ ký số
>>> Xem thêm: FAST hợp tác cung cấp dịch vụ chữ ký số
Chữ ký scan
Chữ ký scan hay còn gọi là chữ ký quét. Chữ ký này được hiểu là chữ ký được chuyển thành dạng điện tử sau khi ký tay trên hợp đồng giấy. Các bên có thể chuyển thành hợp đồng điện tử thông qua máy quét (scan), sau đó gửi qua thư điện tử.
Trong hợp đồng có nhiều bên nhưng không có mặt cùng nơi, chữ ký scan được sử dụng trong nhiều trường hợp. Đặc biệt, trong các hợp đồng liên quan đến giao dịch xuyên biên giới và có một hoặc nhiều bên ký kết là người nước ngoài.
Chữ ký hình ảnh
Chữ ký hình ảnh là chữ ký được người dùng ký bằng tay, sau đó chuyển thành hình ảnh và chèn vào hợp đồng điện tử. Hợp đồng điện tử sẽ được gửi qua thư điện tử.
Chữ ký ảnh thường được sử dụng trong các hợp đồng có giá trị không lớn nhưng được ký kết thường xuyên và khi người ký không có mặt tại địa điểm và ký hợp đồng bằng chữ ký mực ướt.
>>> Xem thêm: Chữ ký số từ xa là gì? Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số từ xa
10. Cách tạo chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử là công cụ hữu ích giúp xác thực danh tính và bảo mật thông tin trong các giao dịch trực tuyến. Việc tạo chữ ký ngày càng trở nên phổ biến và dễ dàng hơn với nhiều phương pháp khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo chữ ký điện tử bằng 3 cách phổ biến:
Cách 1: Tạo chữ ký điện tử bằng hình ảnh
Đây là phương pháp đơn giản nhất, phù hợp với những mục đích cá nhân. Bạn cần làm theo các bước trong quy trình sau:
- Bước 1: Ký tên lên một trang giấy trắng bằng bút bi.
- Bước 2: Sử dụng máy quét (scanner) để quét ảnh chữ ký với độ phân giải cao (ít nhất 300 dpi).
- Bước 3: Lưu ảnh chữ ký dưới định dạng .jpg hoặc .png.
- Bước 4: Căn chỉnh kích thước chữ ký phù hợp và chèn vào tài liệu cần ký.
Cách 2: Tạo chữ ký điện tử bằng Word
Microsoft Word tích hợp sẵn chức năng tạo chữ ký giúp bạn dễ dàng thực hiện ngay trên phần mềm soạn thảo văn bản. Chữ ký sẽ được tạo hoàn chỉnh và nhanh chóng sau khi bạn thực hiện quy trình sau:
- Bước 1: Mở tab Insert trong Word.
- Bước 2: Nhấp chọn Signature Line trong nhóm Text.
- Bước 3: Điền thông tin cá nhân vào các mục:
- Your typed name: Tên của bạn.
- Title: Chức danh (không bắt buộc).
- Email address: Email của bạn.
- Sign date: Ngày ký (tự động cập nhật theo thời gian hệ thống).
- Bước 4: Chọn Allow the signer to add comments in the Sign dialog để cho phép thêm ghi chú vào ô ký.
- Bước 5: Chọn Show sign date in signature line để hiển thị ngày ký trên chữ ký.
- Bước 6: Nhấp OK để hoàn thành tạo chữ ký điện tử
Sau khi đã thực hiện các bước tạo chữ ký, bạn sẽ dán chữ ký đó vào văn bản thông qua tiện ích trên Microsoft Word. Quá trình tạo lập, lưu trữ và sử dụng chữ ký được diễn ra nhanh chóng và tiện lợi thông qua các bước tiếp theo sau:
- Bước 1: Nhấp chuột phải vào vị trí cần chèn chữ ký trong tài liệu.
- Bước 2: Chọn Sign.
- Bước 3: Nhấp vào Sign trong hộp thoại hiện ra.
- Bước 4: Di chuột đến vị trí cần ký và vẽ chữ ký bằng bút cảm ứng hoặc chuột.
- Bước 5: Nhấp Sign để xác nhận.
Bạn cần lưu ý rằng việc tạo bằng Word chỉ có hiệu lực trong môi trường Word và không được công nhận rộng rãi. Để sử dụng chữ ký cho các mục đích chính thức, bạn nên sử dụng các phương pháp tạo chữ ký có tính bảo mật cao hơn.
Cách 3: Tạo chữ ký điện tử trực tuyến
Hiện nay, có nhiều trang web cung cấp dịch vụ tạo chữ ký online miễn phí hoặc trả phí với nhiều mẫu mã đa dạng và tính bảo mật cao. Bạn cần thực hiện các bước sau để tạo được chữ ký điện tử nhanh chóng và bảo mật.
- Bước 1: Truy cập trang web tạo chữ ký online uy tín như Wikici, Smallpdf.com,…
- Bước 2: Chọn mẫu chữ ký yêu thích hoặc tự thiết kế chữ ký theo ý muốn.
- Bước 3: Nhập thông tin cá nhân và điều chỉnh các tùy chọn theo yêu cầu.
- Bước 4: Tải xuống chữ ký dưới dạng hình ảnh hoặc file PDF.
Chữ ký điện tử trực tuyến có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên, mức độ tin cậy có thể khác nhau tùy vào từng trang web cung cấp. Trong đó, dịch vụ chữ ký số của công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST là một trong những đơn vị cung cấp uy tín. Đơn vị đã đồng hành và được tin dùng bởi hàng triệu doanh nghiệp nhờ những ưu điểm vượt trội:
-
- Giải pháp đa dạng: FAST là nhà cung cấp đa dạng các loại dịch vụ chữ ký số phù hợp với mọi nhu cầu của cá nhân và doanh nghiệp:
- HSM cho doanh nghiệp: Chữ ký đảm bảo tính bảo mật cao nhất cho các giao dịch quan trọng.
- Token cho doanh nghiệp: Giải pháp tiện lợi, dễ sử dụng cho doanh nghiệp thường xuyên sử dụng chữ ký số.
- Token cho cá nhân: Dịch vụ phù hợp cho nhu cầu cá nhân, sử dụng đơn giản và tiết kiệm chi phí.
- Giải pháp đa dạng: FAST là nhà cung cấp đa dạng các loại dịch vụ chữ ký số phù hợp với mọi nhu cầu của cá nhân và doanh nghiệp:
- Ưu đãi hấp dẫn: FAST luôn mang đến cho khách hàng mức giá tốt nhất, phù hợp với mọi ngân sách. Đơn vị thường xuyên triển khai các chương trình khuyến mãi hấp dẫn, giúp khách hàng tiết kiệm chi phí.
- Hệ thống hỗ trợ toàn diện: Đơn vị hỗ trợ khách hàng dễ dàng sử dụng hóa đơn điện tử và chữ ký số cùng lúc với phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice. Đồng thời, người dùng có thể đăng ký và sử dụng dịch vụ hoàn toàn online, không cần đến địa điểm đăng ký.
- Đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng tận tâm: Công ty có đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp, luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7.
- Hệ sinh thái tài chính kế toán tối ưu: Khi sử dụng FAST, khách hàng chỉ cần làm việc với 1 đối tác duy nhất. Phần mềm là giải pháp giúp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hàng.
>>> Xem thêm: Bảng giá dịch vụ chữ ký số mới nhất 2024 của FAST
Trên đây, bài viết đã cung cấp đến bạn toàn bộ thông tin chi tiết hướng dẫn tạo và sử dụng chữ ký điện tử. Các tính năng nổi trội về tính bảo mật và độ chính xác cao, chữ ký được sử dụng rộng rãi trong thời đại chuyển đổi số. Để được tự vấn miễn phí về các dịch vụ chữ ký số cá nhân và doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ với FAST theo thông tin dưới đây!