8 Đặc điểm ‘phải có’ của giải pháp ERP ngành chế biến thuỷ sản

Việc lựa chọn giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp chế biến thuỷ sản sẽ dựa trên hiểu biết đặc thù ngành và các yêu cầu mà ERP phải đạt được khi ứng dụng vào doanh nghiệp.

Giải pháp ERP ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp chế biến thuỷ sản (CBTS) Việt Nam những năm gần đây. Hầu như tất cả các tập đoàn, công ty thuỷ sản lớn đều đầu tư nhiều tiền cho ứng dụng này.

Giải pháp erp ngành thủy sản

Một công đoạn chế biến tôm

Mục tiêu chúng ta đều rõ, giải pháp ERP hướng đến việc quản lý toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp và thông qua đó giảm chi phí, tối đa biên lợi nhuận và giúp vận hành hoạt động kinh doanh trôi chảy hơn, đồng thời nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Tuy nhiên, vì hiện nay có khá nhiều nhà cung cấp giải pháp ERP, nên khi đứng trước việc tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn giải pháp phù hợp cho mình, sẽ không ít doanh nghiệp phân vân với câu hỏi:

Một giải pháp ERP tốt sẽ có những đặc điểm nào giúp cho doanh nghiệp chế biến thuỷ sản đạt được các kết quả trên?

Bài viết này sẽ hướng đến giải quyết phần nào câu hỏi đó. Hãy bắt đầu bằng các khía cạnh, yếu tố hoặc kết quả mà giải pháp ERP cho doanh nghiệp CBTS phải hướng đến.

Giải pháp erp ngành thủy sản

Quy trình chế biến cá tra, cá basa (nguồn: clfish.com)

Trước tiên, cùng xem qua các đặc thù về chi phí [1] của ngành chế biến thuỷ sản là gì:

Một là, quy trình công nghệ chế biến từ tiếp nhận, rửa, phân loại, sơ chế, xử lý, kiểm tra, bao gói, cấp đông đều ảnh hưởng đến chi phí/giá thành sau cùng của sản phẩm.
Hai là, quy trình chế biến phải sử dụng các nguyên liệu tươi đánh bắt tự nhiên hoặc nuôi trồng nên rất dễ bị ươn thối, vì vậy, doanh nghiệp phải đầu tư rất nhiều cho các thiết bị bảo quản và tài sản cố định như bàn cân, bàn phân loại, máy rửa, máy cấp đông…
Ba là, chi phí cho lao động ngoài tiền lương, còn phát sinh thêm tiền tăng ca, bồi dưỡng độc hại hoặc các trích trước tiền lương chi cho người lao động vào các khoảng thời gian ngừng việc trong năm.
Bốn là, cùng quy trình công nghệ sản xuất nhưng có thể có những yêu cầu chất lượng sản phẩm khác nhau do các đơn đặt hàng khác nhau dẫn đến sự phức tạp trong chi phí và việc xác định chi phí cho từng loại sản phẩm cuối cùng khó đảm bảo tính chính xác.

Như vậy ta có thể thấy các biến phí (nguyên liệu, lao động, bao bì) rất khó kiểm soát vì thay đổi thường xuyên, trong khi lại chiếm đến 80% tổng chi phí sản xuất. Vì vậy một giải pháp ERP tốt, đầu tiên phải hướng đến giải quyết yếu tố này.

Nhưng không dừng lại ở đó, để thực sự vượt trội, giải pháp ERP ngành thuỷ sản còn phải tối ưu cho các khía cạnh khác, dù liên quan hoặc không liên quan trực tiếp đến chi phí.

Caisoft chỉ ra 21 khu vực [2] mà một giải pháp ERP chế biến thuỷ sản phải đạt được, bao gồm:

Tối ưu tồn kho và quản lý kho
Theo dõi và truy nguyên quy trình sản xuất và chuỗi phân phối
Quản lý cấu trúc lô hàng đáp ứng các yêu cầu sức khoẻ và an toàn
Hoạch định các yêu cầu nguyên vật liệu, cắt giảm chi phí tồn kho
Cải thiện hiệu suất chế biến và độ chính xác
Mã vạch kiểm tra chất lượng và theo dõi chi phí chính xác
Báo cáo và phân tích dữ liệu theo thời gian thực cho việc ra quyết định tốt hơn
Tăng năng suất tất cả các bộ phận
Tối ưu quy trình xử lý đơn hàng
Tối đa tính chính xác khi tính toán chi phí và giá thành
Cải thiện quy trình thu mua nguyên liệu và tìm nhà cung cấp
Thu thập thông tin kinh doanh dựa trên nhu cầu (on-demand)
Hợp nhất hoạt động bán lẻ và điểm bán hàng (POS)
Đạt được tổng chi phí sở hữu giải pháp ERP thấp
Giảm chi phí vận hành kinh doanh
Đạt được lợi thế cạnh tranh thị trường
Vận hành trong môi trường kinh doanh hiện đại
Lấy được báo cáo quản trị tốt nhất
Lợi ích từ đối tác bằng dịch vụ và hỗ trợ vượt trội
Một nguồn duy nhất cho mọi nhu cầu công nghệ trong doanh nghiệp
Đảm bảo không lỗi thời phần mềm

Đến đây, có lẽ bạn đã hình dung đầy đủ các yếu tố mà một giải pháp ERP ngành thuỷ sản phải giải quyết. Và để đạt được các kết quả này, theo gợi ý từ Plex.com, thì giải pháp ERP như vậy sẽ có 8 đặc điểm quan trọng [3].

1. Khả năng truy nguyên thông tin

Doanh nghiệp chế biến phải truy nguyên rất nhiều thông tin về thành phần nguyên liệu và thành phẩm để cô lập vấn đề phát sinh (nếu có) một cách nhanh chóng và chính xác. Vì vậy hệ thống ERP phải có khả năng theo dõi chính xác đến từng lô, từng thùng hoặc từng kiện khi chúng đi qua các bước xử lý và phân phối.
Nếu là giải pháp trực tuyến, ERP phải cho phép người dùng truy cập nhanh chóng vào phả hệ của sản phẩm bất kỳ, tại bất kỳ thời điểm và bất kỳ đâu chỉ qua kết nối internet.

2. Quản lý chất lượng và quản lý chuỗi cung ứng

ERP phải có khả năng theo dõi dữ liệu thời gian thực về mọi khía cạnh từ sản xuất cho tới cung ứng, và lưu trữ dữ liệu cho mục đích kiểm toán và tham khảo trong tương lai.
ERP phải làm cho các chức năng chất lượng liên kết vào các chức năng quản lý chuỗi cung ứng, mang lại cho doanh nghiệp chế biến một cái nhìn tổng thể về chỉ số chất lượng ở từng bước trong chuỗi cung ứng – từ vận hành nhà cung cấp đến người tiêu dùng.

3. An toàn thực phẩm

ERP hỗ trợ quản lý an toàn thực phẩm toàn diện, ví dụ phải hỗ trợ kế hoạch phân tích mối nguy, biểu đồ dòng công việc, kiểm soát quy trình thống kê, chữ ký điện tử… cho phép doanh nghiệp chế biến chuyển từ văn hoá thụ động sang chủ động đối với vấn đề an toàn thực phẩm.

4. Quản lý cấu trúc lô hàng

ERP phải có khả năng theo dõi mọi dữ liệu liên quan tới cấu trúc lô hàng – gồm thông tin mô tả, các đặc tính kỹ thuật, số lượng, thông tin chi phí, ghi chú và lịch sử. Cung cấp các cảnh báo và thông báo liên quan tới các chất gây dị ứng có thể có, với dữ liệu được lưu trữ qua nhiều năm hoặc thậm chí nhiều thập kỉ.

5. Quản lý tài liệu điện tử

ERP phải cung cấp khả năng quản lý tài liệu điện tử để hỗ trợ môi trường không dùng giấy, giúp doanh nghiệp chế biến đạt được năng suất cao nhất có thể. Điều này còn giúp tăng tốc hoạt động vận hành tổng thể và giảm lỗi do yếu tố con người.
ERP phải cho phép doanh nghiệp chế biến tạo và đính kèm tập tin với bất kỳ định dạng nào cho đơn hàng bán, danh mục hàng hoá, đơn hàng mua, hoặc các file giao dịch kế toán.

6. Tối ưu tồn kho

ERP phải có chức năng truy nguyên, và chức năng hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, cho phép doanh nghiệp lên kế hoạch phân phối nguyên liệu “đúng nơi đúng lúc – Just in time”.

7. Hệ thống hợp nhất

ERP cho phép các hệ thống quản lý tài chính, sản xuất, chất lượng, tồn kho được vận hành trong mà một hệ thống duy nhất. Điều này giúp cho dòng dữ liệu trôi chảy hơn giữa các bộ phận mà không cần phải chấp vá giữa các hệ thống hay báo cáo khác nhau.

8. Hệ thống mã vạch linh hoạt

Hệ thống ERP phải có chức năng mã vạch được tích hợp sẵn, gồm in tem và quét mã, và phải cho phép tuỳ biến để đáp ứng nhu cầu cụ thể.
Mã vạch phải giúp người dùng thực hiện kiểm tra chất lượng chính xác và lẹ làng ở bất cứ điểm nào trong toàn bộ dòng sản phẩm, và giúp theo dõi thông tin chi phí ở từng bước quy trình.

Tuy nhiên, một hệ thống ERP không đáp ứng đủ các đặc điểm “thần thánh” này cũng không hề là một lựa chọn tồi.

Theo quan điểm trong việc lựa chọn phần mềm phù hợp, chỉ cần đáp ứng khoảng 70 – 80% các đặc điểm/yêu cầu đề ra là có thể chấp nhận được. Trên thực tế, đa phần các giải pháp ERP khi được triển khai đều xuất hiện nhu cầu tuỳ chỉnh hoặc thay đổi trên phần mềm cho phù hợp với thực tiễn của doanh nghiệp, điều này cũng giúp đơn vị cung cấp có thời gian để hoàn thiện giải pháp ERP của mình hơn.

Bằng kinh nghiệm của mình khi triển khai ERP cho hơn 30 doanh nghiệp thuỷ sản (xem danh sách ở cuối bài), FAST nhận thấy việc lựa chọn triển khai một vài phân hệ cốt lõi trong hệ thống ERP vẫn mang lại hiệu quả tốt và phù hợp ở 3 khía cạnh:

Giúp doanh nghiệp dần làm quen với ERP
Tạo đà để bước sang các phân hệ khác rồi dần dần hoàn thiện cả hệ thống ERP
Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Thống kê nội bộ của FAST cũng chỉ ra danh tính các phân hệ này là:

1. Phân hệ tài chính kế toán: Đầy đủ với kế toán giá thành, nguyên vật liệu.

Kế toán vốn bằng tiền: giấy báo có, giấy báo nợ, khế ước.
Kế toán phải thu: hoá đơn bán hàng/dịch vụ.
Quản lý hàng tồn kho: số dư đầu kì, phiếu nhập kho, báo cáo XNT theo kho và theo đơn vị tính.
Quản lý tài sản cố định.
Tính giá thành: tập hợp và phân bổ chi phí.
Báo cáo thuế và báo cáo tài chính.

2. Phân hệ quản lý kho và sơ đồ kho

Quản lý Pallet, giá thuê kho, giờ làm việc, hoá đơn
Quản lý sơ đồ kho: vị trí kho hàng, dồn hàng trên sơ đồ kho, nhập kho theo sơ đồ, xuất kho từ tồn kho, báo cáo thẻ hàng hoá lưu kho, bảng kê tính phí lưu kho, báo cáo nhập xuất tồn chi tiết, nhập xuất tồn theo khách hàng/theo kho, tổng lượng xuất/nhập, bảng kê chi tiết phiếu nhập/phiếu xuất, báo cáo tồn kho theo vị trí.

3. Phân hệ quản lý mua hàng: Phiếu yêu cầu vật tư với các trạng thái từ lúc tạo phiếu cho đến lúc duyệt. Có chức năng tờ khai hải quan nếu thực hiện đơn hàng nhập khẩu. Cảnh báo đơn hàng/phiếu nhu cầu chờ duyệt. Báo cáo mua hàng, phân tích mua hàng và báo cáo phiếu nhu cầu/đơn hàng.

4. Phân hệ quản lý bán hàng: Phù hợp với chính sách bán hàng/chiết khấu của doanh nghiệp, có hệ thống báo cáo đa dạng, sâu và phản ánh theo nhiều khía cạnh khác nhau.

Theo khách hàng: Báo cáo thể hiện các khách hàng không phát sinh hoá đơn với công ty, Báo cáo các khách hàng có doanh số thấp, Báo cáo tỷ trọng doanh thu của khách hàng/nhóm khách hàng, Bảng kê khách hàng nộp tiền theo hoá đơn, Báo cáo công nợ khách hàng theo hoá đơn, tỷ trọng nợ/doanh thu của từng khách hàng, bảng kê hoá đơn huỷ, bảng kê chi tiết khách hàng – mặt hàng…
Theo sản phẩm: Bảng kê chi tiết mặt hàng – khách hàng, báo cáo doanh thu theo mặt hàng, doanh số mặt hàng theo địa danh/thời gian, tỷ trọng doanh số theo mặt hàng/nhóm mặt hàng, tỷ trọng doanh thu của từng sản phẩm trong nhóm sản phẩm, doanh số chi tiết từng mặt hàng, danh sách sản phẩm gián đoạn, tỷ trọng doanh thu sản phẩm trên tổng doanh thu, bảng kê hàng trả lại…

5. Phân hệ quản lý giao nhận hàng: Kiểm soát chi phí giao hàng và so sánh chi phí trên tỷ lệ doanh thu. Quản lý giao nhận theo hoá đơn chứng từ. Kiểm soát hoạt động giao hàng của các phương tiện vận chuyển. Phiếu điều xe, cập nhật chi tiết lộ trình (chi phí, nguyên liệu, sửa chữa). Báo cáo chi tiết lộ trình, định mức nhiên liệu, chi phí và phân tích chi phí giao hàng, thống kê KH giao hàng không thành công, thống kê giờ giao hàng.

6. Phân hệ thống kê phân xưởng và hệ thống: Thống kê số lượng sản xuất từng công đoạn phục vụ tính lương. Thống kê số liệu chi tiết theo từng mẻ hàng, phục vụ tính hiệu quả sản xuất hàng ngày. Linh động set up nhiều công đoạn khác nhau cho từng sản phẩm (2 loại là hàng gia công và hàng tự sản xuất). Lập quy trình theo dõi dữ liệu giữa các khâu từ khi LSX được lập tới công đoạn cập nhật dữ liệu thống kê chạy máy. Khai báo nhân công trong tổ sản xuất.

Kết

Như vậy, chúng ta đã đi vào chi tiết về giải pháp ERP đặc thù cho doanh nghiệp chế biến. Giải pháp ERP phù hợp ngoài việc nhắm đến việc giảm thiểu chi phí, còn phải bao gồm việc tối ưu và nâng cao hiệu quả của các hoạt động khác của doanh nghiệp.

Từ việc chỉ ra các khu vực mà một giải pháp ERP phải đạt được, bài viết gợi ý các đặc điểm mà doanh nghiệp nên xem xét khi lựa chọn hệ thống ERP cho riêng mình. Đồng thời, FAST cũng nêu ra một số phân hệ mà các doanh nghiệp thường chọn lúc ban đầu khi ứng dụng bộ phần mềm ERP của mình là Fast Business và Fast Business Online.

Rất mong tiếp tục đào sâu và cập nhật thông tin để giúp các doanh nghiệp chế biến thuỷ sản nước ta tìm kiếm và lựa chọn các giải pháp quản lý tài chính, kế toán, nhân sự và khách hàng một cách đúng đắn và trên hết là mang lại hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp.

Nguồn tham khảo:

[1]. Đặc điểm ngành chế biến thuỷ sản Việt Nam

[2]. Seafood Processing and Distribution Solutions

[3]. 8 Must-have features for food and beverage manufacturers

[4]. Quy trình chế biến cá tra, cá basa fille đông block

Danh sách KH doanh nghiệp ngành Thuỷ sản đang sử dụng phần mềm của FAST: