Vì vậy, hãy tự đặt ra câu hỏi:
- Liệu rằng hệ thống mà doanh nghiệp của bạn đang sử dụng hoạt động có quá chậm chạp?
- Bạn có phải thường xuyên nhập lại dữ liệu vào một bảng tính khác?
- Mọi thành viên trong nhóm của bạn có thể giải quyết vấn đề về hóa đơn chỉ bằng một cuộc điện thoại?
- Hay liệu rằng bộ phận của bạn đang gặt hái thêm giá trị và theo kịp tốc độ kinh doanh hay chưa?
Dưới đây là 10 thực tiễn kế toán cần phải loại bỏ bởi chúng thường mang tới những rủi ro cho doanh nghiệp của bạn.
1. Hãy nói lời tạm biệt với những ứng dụng kế toán đơn lẻ
Việc đưa vào sử dụng những ứng dụng kế toán đơn lẻ khi mới bắt đầu hệ thống có thể tốt, nhưng khi bạn có những kế hoạch phát triển kinh doanh, chúng sẽ không còn mang lại hiệu quả nữa.
Khi doanh nghiệp bạn phát triển, lượng giao dịch sẽ tăng lên, tổ chức sẽ trở nên phức tạp, việc kiểm soát và báo cáo ngày càng quan trọng khiến cho những ứng dụng kế toán đơn lẻ ban đầu không có khă năng quản lý nữa.
Đừng khư khư bám vào hệ thống kế toán này quá lâu, và việc chuyển sang một hệ thống kế toán đám mây, tự động hóa, có quy trình và có khả năng chiết xuất báo cáo thống nhất là câu trả lời duy nhất.
2. Các bảng tính bị quá tải và xung đột
Các bảng tính nắm giữ vai trò quan trọng, tuy nhiên có vẻ bạn đang sử dụng và/hoặc dựa dẫm vào chúng quá nhiều. Những bảng tính này thường dễ bị lỗi, tốn thời gian và khó quản lý – những điều này chẳng giúp ích gì cho bạn, cho doanh nghiệp của bạn và cho việc kiểm tra.
Nếu sử dụng một cách hợp lý, chúng có thể là một tài sản, nhưng nếu dựa dẫm vào chúng quá nhiều, chúng sẽ trở thành khoản nợ lớn.
Nếu đây là vấn đề bạn đang gặp phải, vậy hãy tự hỏi liệu đã đến lúc doanh nghiệp của bạn nghĩ đến việc sử dụng hệ thống kế toán đám mây với những sự kiểm soát tốt hơn, một hệ sơ cở dữ liệu thống nhất, những tính năng báo cáo trực tuyến, báo cáo nhanh, bảng điều khiển (dashboard) và khả năng tự tạo thuật toán kiểm soát trong cơ sở dữ liệu?
3. Bạn chưa tích hợp CRM?
Nhiều bộ phận trong doanh nghiệp của bạn dữ liệu bị nhập trùng nhau?
Có hơn một dữ liệu về khách hàng phải quản lý?
Bạn có thể kết xuất hóa đơn một cách chính xác mà không phải sử dụng quá nhiều động tác thủ công?
Một nhân viên kinh doanh có thể giải đáp bất kì hóa đơn hay khoản phải thu nào cho khách hàng?
Liệu phòng tài chính có thể biết được giao dịch nào đang diễn ra?
Đây thực sự là lúc cần phải tích hợp CRM và hệ thống kế toán của bạn với nhau và khi đó, bạn sẽ phải hối hận tại sao doanh nghiệp của mình không thực hiện nó sớm hơn.
Hãy thử tưởng tượng chỉ cần một cú click chuột, bạn có thể tạo ra một hóa đơn chính xác, chỉ cần quản lý một hệ cơ sở dữ liệu khách hàng duy nhất, và truy cập ngay vào thông tin khách hàng cho dù bạn đang ở bộ phận bán hàng, tài chính hay giao nhận và nhiều lợi ích khác từ CRM.
4. Email không phải là một công cụ cộng tác
Hệ thống email đã trở thành nơi bạn lưu trữ và sao lưu các tài liệu công việc của bạn hay chưa?
Bạn sẽ phải tốn khoảng bao lâu để tìm kiếm văn bản trong hệ thống email nhằm giải thích cho sự kiện xảy ra từ 6 tháng trước?
Đây chính là lúc cần có phương tiện truyền thông mạng xã hội cho doanh nghiệp của bạn. Bằng cách đó, bạn sẽ có nhiều thứ, từ trò chuyện đội nhóm, chia sẻ, kiểm tra thông tin quan trọng của khách hàng kịp thời, các cuộc giao dịch hay tài khoản đồng thời lưu giữ những đoạn hội thoại với dữ liệu thực tế. Sử dụng các công cụ mạng xã hội như Chatter giúp bạn có khả năng theo dõi các cuộc hội thoại với dữ liệu thực, đưa sự hợp tác và khả năng kiểm tra lên một tầm cao mới.
5. Khả năng truy cập di động bị giới hạn sẽ không hiệu quả
Nếu hệ thống kế toán của bạn không có khả năng truy cập di động, nó sẽ ra đi như sự tuyệt chủng của khủng long bạo chúa. Ngày nay, khả năng truy cập giữ vai trò cực kì quan trọng và việc chỉ kiểm tra email trên điện thoại là chưa đủ, bạn cần khả năng có thể làm việc ở bất cứ nới đâu.
Với các ứng dụng di động, bạn có thể quản lý dữ liệu và phê duyệt văn bản khi đang di chuyển hay nhân viên của bạn còn có khả năng trả lời những câu hỏi quan trọng ngay lúc đang chơi đùa cùng con trẻ.
6. Việc thiếu vắng một chiến lược ERP sẽ gây tổn hao cho doanh nghiệp của bạn
Bạn có nghĩ kế toán là một mảng hoàn toàn riêng biệt hay nó có sự liên quan đến CRM, nhân sự và vận hành tổ chức?
Ngày nay, việc đồng bộ và sử dụng các ứng dụng với nhau trở nên quan trọng hơn bao giờ hết đối với việc tạo ra giá trị kinh doanh. Bạn cần có cái nhìn tổng thể, xuyên các phòng ban, để đưa ra câu trả lời cho các câu hỏi thực tế, nắm rõ hoàn cảnh của từng câu hỏi đó và đưa ra những quyết định thông minh hơn.
Với ERP trên nền điện toán đám mây, bạn có thể bắt đầu với một ứng dụng giản đơn như kế toán và từ đó phát triển từ nền điện toán đám mây đơn lẻ sang những mảng quan trọng khác như nhân sự, lương, xuất hóa đơn hay chuỗi cung ứng.
7. Thu hồi tiền là một nỗ lực tập thể và đừng để chỉ số DSO cao
Chỉ số DSO (số ngày trung bình doanh nghiệp cần thu hồi các khoản phải thu) của bạn cao bởi sự ảnh hưởng của những vấn đề trong quy trình ban đầu đang gây ra những vấn đề trong việc thu hồi tiền sau này?
Có lẽ quá trình thu tiền của bạn quá thủ công, dẫn đến những vấn đề về độ chính xác và đúng thời điểm của hóa đơn hoặc áp dụng cách làm việc của thế kỉ 20, cho rằng vấn đề thu tiền là trách nhiệm của bộ phận tài chính?
Dù bởi bất kì nguyên nào nào dòng tiền thu hồi chậm là không bền vững và không hiệu quả đối với doanh nghiệp. Nếu bạn sở hữu một hệ thống kế toán hiện đại với các ứng dụng được sắp xếp hợp lý, hóa đơn có thể được kết xuất một cách nhanh hơn và chính xác hơn.
Và nếu bạn bổ sung các ứng dụng tích hợp ERP và CRM, bạn có thể trao quyền cho nhân viên của mình (bao gồm nhân viên bán hàng, dịch vụ khách hàng, giao nhận) tương tác với khách hàng để hỗ trợ việc thu hồi tiền bởi họ dễ dàng nhận biết các hóa đơn tồn nợ. Điều này cho phép bạn thúc đẩy những nhân viên có mối quan hệ tốt với khách hàng để thu tiền.
Mọi người đều có khả năng thu tiền, không riêng gì bộ phận tài chính.
8. Bạn thực sự cần một tập lưu trữ tài liệu?
Việc tạo, duy trì và lưu trữ các văn bản tài chính có thể được coi là công việc chán ngắt nhất của bộ phận tài chính. Các văn bản (kể cả email) được in ra giấy, đóng lại thành một tập hồ sơ dày cộm, được đặt trên những cái kệ và chả bao giờ được ngó ngàng tới cho tới khi chúng ta cần chúng khi đến kì kế toán hay khi cần thảo luận.
Chính việc này dẫn đến vấn đề tốn thời gian và lãng phí tài nguyên.
Trong kỉ nguyên công nghệ số, bạn có thể dễ dàng lưu giữ cá tài liệu, bảng tính và những đoạn hội thoại diễn ra trong các cuộc giao dịch, kế toán và báo cáo bằng dữ liệu điện tử và sẵn sàng truy cập 24/7.
Bạn có thể gắn trực tiếp các thông tin sao lưu của mình lên hệ cơ sở dữ liệu hơn là tìm kiếm nó trên các kệ chứa hay ổ cứng của một ai đó. Như vậy, bạn sẽ không còn phải mất thời gian lục tung đống tài để tìm lời giải thích về một quyết định hay giao dịch cụ thể nào đó đã xảy ra trong quá khứ.
9. Nỗi buồn vào cuối kì kế toán
Cuộc sống của bạn như thế nào mỗi khi đến kì kế toán?
Nếu câu trả lời của bạn đại loại như phải trải qua việc làm tăng ca đến tối muộn, không có thời gian dành cho gia đình, phải làm việc vào cuối tuần hay làm bạn với những chiếc bánh mì nguội ngắt thì thực sự bạn cần một giải pháp kế toán tốt hơn rồi đấy.
Nếu bạn chẳng thể giải quyết hết đống công việc vào cuối kì kế toán, bạn sẽ phải hoàn thành một mớ các công việc hại não như đối chiếu, đồng bộ cac tài khoản, thúc giục ai đó phải hoàn thành công việc qua email hay đợi ai đó cập nhật cả một biển bảng tính bao la.
Với hệ thống điện toán đám mây hiện đại, bạn có thể lưu trữ tất cả các dữ liệu trong một hệ thống riêng biệt mà không cần yêu cầu đối chiếu giữa các mô đun với nhau. Bạn có thể xem một thông tin trực tuyến các công việc cuối kì và quản lý tất cả nhiệm vụ, quy trình công việc cần thiết để chốt mọi sổ sách của công ty.
Bạn là người quyết định việc khóa sổ và đừng để điều ngược lại xảy ra.
10. Bỏ qua các chi phí giao dịch
Chi phí mua và bán sản phẩm không chỉ liên qua đến giá bán của nó. Chi phí giao dịch đôi khi cao hơn giá bán của bản thân sản phẩm đó, nhất là các khoản phí giao dịch linh tinh.
Nếu có lỗi xảy ra trong quá trình, việc làm lại và giải quyết các phàn nàn từ khách hàng, nhà cung cấp có thể làm phát sinh thêm chi phí và giảm lợi nhuận. Một hệ thống điện toán đám mây hiện đại giúp bạn tự động, hợp lý hóa quá trình để giảm ngay chi phí giao dịch bằng cách thực hiện chính xác giao dịch ngay từ đầu và giải quyết triệt để các bước thủ công phát sinh.
Hãy giữ lợi nhuận biên của mình một cách chắc chắn và quản trị chi phí ở mức thấp hơn bằng cách đầu tư vào hệ tự động hóa hiện đại!
————————
Đã đến lúc bạn cần thôi việc âm thầm chịu đựng và để tình trang mù mờ làm bạn kiệt sức. Hệ thống kế toán lỗi thời và không hiệu quả sẽ kìm hãm sự phát triển của công ty hay thậm chí là công việc của bạn. Ngày nay, những kĩ thuật đơn giản, hiện đại nhưng xuất sắc có thể giúp bạn sắp xếp tất cả các yếu tố của bộ phận tài chính và cải thiện cuộc sống của chính mình!
Việc cập nhật hệ thống kế toán trên nền điện toán đám mây sẽ cho phép bạn vượt ra khỏi phạm vi của hoạt động kế toán và quy trình giao dịch cơ bản.
Vì vậy, bạn có thể đạt được nhiều sự hiệu quả, giải quyết các công việc thủ công lặp đi lặp lại, rút ngắn thời gian cuối kì kế toán, tiết kiệm tiền và cập nhật kịp thời điều gì đang diễn ra với dòng tiền, hàng bán, hóa đơn và nhiều thứ khác. Trong khi việc xuất hóa đơn và các khoản phải thu được thúc tiến, bộ phận quản lý nhận được thông tin cần thiết để đưa ra những quyết định quan trọng giúp công ty ngày càng phát triển. Hệ thống kế toán đám mây sẽ không cản trở mà giúp công ty bạn gặt hái được nhiều lợi nhuận hơn.
Jason wu, 13-5-2014 (YếnPTB dịch)