5 cách để hệ thống ERP làm việc hiệu quả hơn

Ngày đăng: 2016-08-04 17:02:52 - Ngày cập nhật: 2017-01-11 10:08:27 - Số lần xem: 340
Điểm: 5/5 (1 phiếu)

(Mae Kowalke (12-11-2014) - YếnPTB dịch)

Phần lớn vì sự phức tạp của mình, phần mềm hoạch đinh nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thường có khuynh hướng được sử dụng không đầy đủ. Bạn đang làm việc cho một doanh nghiệp tốt nếu doanh nghiệp này đang nỗ lực để đạt được tỷ suất hoàn vốn (ROI - Return On Investment) có thể có từ hệ thống ERP.

Dưới đây là 5 cách làm thế nào để đào sâu hơn giá trị mà hệ thống ERP có thể mang lại cho doanh nghiệp.

1. Hiểu được phần mềm ERP được xây dựng để làm gì và tại sao bạn sử dụng nó

ERP không đơn thuần chỉ về công nghệ, mặc dù các doanh nghiệp và các nhà cung cấp có khuynh hướng chỉ coi đó là một hệ thống phần mềm.

Ông Robert Stahl, chuyên gia tư vấn phát triển chuỗi cung ứng và là đồng tác giả của cuốn “Cẩm nang lập kế hoạch kinh doanh và hoạt động” đã giải thích rằng ERP được phát triển như là một tập hợp các chính sách và thực hành nhằm làm việc với chuỗi cung ứng. Qua nhiều năm, ý nghĩa của nó dần chuyển sang lĩnh vực phần mềm.

Ông nói “Ngày nay, không còn quá nhiều người sử dụng cụm từ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp với ý nghĩa nào khác ngoại trừ sản phẩm phần mềm”.

Ông bổ sung, các sản phẩm này thường không được thiết kế để giải quyết vấn đề về lập kế hoạch bán hàng và hoạt động.

Theo ông Joel Schneider - Giám đốc Công ty tư vấn Công nghê Liberty thì hệ thống ERP được thiết kế thường để xử lý các vấn đề bao gồm kiểm soát tồn kho, quản lý nguyên vật liệu, mua hàng, chuỗi cung ứng, lên kế hoạch sản xuất, tài chính kế toán.

Việc hiểu rõ ERP được xây dựng để làm gì là cần thiết cho bạn để xác định một cách rõ ràng tại sao bạn lại sử dụng phần mềm này.Lí do đó nên căn cứ vào đáp án của các câu hỏi kinh doanh.

2. Dành thời gian để tối ưu hóa ERP thông qua quá trình tái cấu trúc

Các câu trả lời kinh doanh chỉ thực sự được biết khi ERP được xem như một vấn đề thảo luận chiến lược liên quan đến CNTT và các nhà lãnh đạo, cùng với các gói phần mềm hỗ trợ xác định mục tiêu.

Ông Schneider nhấn mạnh “Hệ thống ERP không thể tự nó giải quyết vấn đề được, bạn phải tiến hành cải thiện cùng với quy trình kinh doanh.”

Nếu bạn thực sự muốn chuyển đổi doanh nghiệp mình sang hướng sử dụng phần mềm ERP tích cực, bạn phải thiết lập thời gian thay đổi hiệu quả và sắp xếp hợp lý các quy trình mà nó hỗ trợ.

Đừng trông đợi nhà cung cấp hỗ trợ bạn một cách chuyên sâu hay tái cấu trúc các quy trình cần thiết. Nhà cung cấp bán sản phẩm, theo dõi việc thực hiện và việc này sẽ diễn ra nhanh hơn nếu rút ngắn được thời gian vào việc thay đổi các quy trình.

Theo ông Schneider, thường thì nhà cung cấp sẽ phỏng vấn nhân viên toàn công ty để xác định các yêu cầu trong công việc và sử dụng chúng để hiệu chỉnh giải pháp. Tuy nhiên việc phỏng vấn cá nhân không cung cấp được bức tranh toàn diện về cách thức xử lý khi một bộ phận nào đó được chuyển sang xử lý ở một bộ phận nào khác.

Ông giải thích: “Điều doanh nghiệp cần làm là tập hợp tất cả nhân viên công ty vào phòng họp cùng 1 lúc, kể cả những nhà cung cấp. Trong dài hạn, nó sẽ giúp cho hệ thống ERP vận hành hiệu quả hơn.”

Ông nói thêm: “Chính xác, nó sẽ tốn thời gian và tiền bạc để tái cấu trúc quy trình trong doanh nghiệp. Nhưng lợi ích có được thì rất xứng đáng.”

3. Phát triển và duy trì chiến lược cải tiến liên tục

Phần mềm ERP không phải là việc mà chỉ việc cài đặt rồi quên nó đi. Điều chỉnh phần mềm và quy trình cần thiết trong suốt thời gian sau đó.

Doanh nghiệp của bạn sẽ tối đa giá trị có từ ERP với một kế hoạch cải thiện liên tục, bao gồm một bản ngân sách hàng năm và xem xét lại định kỳ. Việc xây dựng kế hoạch này dựa trên cơ sở hiểu biết về quy trình đánh giá doanh nghiệp được mô tả trước đó. Tập trung vào các quy trình có khả năng lặp lại và các công cụ, sử dụng các kinh nghiệm tốt nhất, mà có thể tồn tại khi nhân viên nghỉ việc.

4. Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống thông qua các chương trình học tập phù hợp nhu cầu của người sử dụng

Theo các nhân viên, việc phù hợp của hệ thống ERP với nhu cầu người sử dụng thông qua đào tạo là chìa khóa cho việc tối đa giá trị có được từ phần mềm.

Kế hoạch và ngân sách hàng năm cho ERP nên bao gồm đào tạo sửa chữa và có mục tiêu được xác đinh thông qua đánh giá cách mọi người sử dụng hệ thống.

Hệ thống này làm việc tốt nhất nếu bạn sử dụng các phương pháp và kênh đào tạo đa dạng cùng với tập trung vào học tập thông qua thực hành, kết hợp các khía cạnh không chỉ là “làm thế nào” và “tại sao”.

5. Sử dụng bảng thông tin và báo cáo tùy chỉnh để tối đa hóa giá trị cho người sử dụng

Phần mềm ERP hiện đại có thể và nên được chỉnh sửa cho người sử dụng tại các phần tính năng khác nhau. Các thành viên thuộc bộ phận kế toán cần các công cụ khác so với các cán bộ mua hàng. Họ có thể sử dụng cùng một hệ thống nhưng với những giao diện độc lập.

Khi các giao diện được điều chỉnh cho mỗi người sử dụng ERP để cung cấp cho họ những thông tin quan trọng nhất trên một màn hình chính, các dữ liệu chính xác được chuyển tới đúng người.

Gắn kết hệ thống cùng các báo cáo điều chỉnh được thiết kế để hỗ trợ người dùng sử dụng tối đa dữ liệu như là các thông tin có giá trị thực tiễn.

Nếu bạn mới chỉ bắt đầu với các bảng thông tin và báo cáo được tùy chỉnh, đầu tiên hãy tập trung vào các chức năng quan trọng của hệ thống ERP. Cùng sự kì vọng thực tế về những gì có thể đạt được từ nguồn lực sẵn có, thiết lập để hiểu cách thức các chức năng của phần mềm giải quyết các vấn đề then chốt dẫn tới sự thành công của doanh nghiệp và hãy bắt đầu từ đây.

Bài liên quan